درک کمک هزینه روزانه: راهنمای جامع برای صاحبان مشاغل کوچک
اگر اصطلاح "کمک هزینه روزانه" را در گفتگوهای تجاری شنیده اید اما مطمئن نیستید که به چه معناست یا چگونه برای شرکت شما اعمال می شود، تنها نیستید. این عبارت لاتین، که به "به ازای هر روز" یا "برای هر روز" ترجمه می شود، پیامدهای مهمی برای نحوه مدیریت نیروی کار و هزینه های تجاری شما دارد.
به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک، درک کمک هزینه روزانه می تواند به شما در تصمیم گیری های استخدامی هوشمندانه تر و ساده سازی فرآیندهای مدیریت هزینه کمک کند. بیایید همه چیزهایی را که باید در مورد کمک هزینه روزانه در زمینه های تجاری بدانید، بررسی کنیم.
کمک هزینه روزانه به چه معناست؟
در هسته خود، کمک هزینه روزانه به سادگی به معنای "بر اساس روز" است. در تجارت، این اصطلاح در دو سناریوی متمایز کاربرد دارد:
- کارمندان با حقوق روزانه - کارگرانی که به صورت روزانه و در صورت نیاز استخدام می شوند.
- بازپرداخت هزینه ها به صورت روزانه - کمک هزینه های روزانه ای که به کارمندان برای هزینه های سفر کاری ارائه می شود.
هر دو کاربرد می توانند در صورت استفاده استراتژیک، مزایای قابل توجهی را برای مشاغل کوچک ارائه دهند.
کارمندان با حقوق روزانه: راه حل های انعطاف پذیر نیروی کار
برخلاف کارمندان تمام وقت یا پاره وقت سنتی که برنامه های منظم و مداوم دارند، کارمندان با حقوق روزانه در صورت نیاز به پشتیبانی اضافی، به صورت روزانه به کار گرفته می شوند.
چه زمانی از کارگران با حقوق روزانه استفاده کنیم
مشاغل کوچک معمولاً در چندین موقعیت، کارمندان با حقوق روزانه را استخدام می کنند:
پوشش شکاف ها در پوشش - هنگامی که کارمندان عادی بیمار هستند، در تعطیلات هستند یا مرخصی شخصی می گیرند، کارگران با حقوق روزانه می توانند برای حفظ عملیات وارد عمل شوند.
مدیریت کمبود پرسنل غیرمنتظره - اگر کارمندی به طور ناگهانی ترک کند یا بین استخدام ها باشید، کارکنان با حقوق روزانه می توانند این شکاف را پر کنند.
رسیدگی به تقاضاهای فصلی - در دوره های شلوغ یا برای پروژه های ویژه، کارگران با حقوق روزانه، نیروی کار اضافی مورد نیاز شما را بدون تعهدات بلندمدت فراهم می کنند.
آزمایش قبل از استخدام - ترتیبات پرداخت روزانه می تواند به عنوان دوره های آزمایشی طولانی مدت برای ارزیابی اینکه آیا فردی برای یک موقعیت دائمی مناسب است یا خیر، عمل کند.
در حالی که کارمندان با حقوق روزانه معمولاً با مراقبت های بهداشتی (پرستاران) و آموزش (معلمان جایگزین) مرتبط هستند، مشاغل کوچک در صنایع مختلف از آنها برای پشتیبانی اداری، پروژه های خلاقانه، عملیات انبارداری، تامین کارکنان رویدادها و مشاوره تخصصی استفاده می کنند.
نحوه کار استخدام با حقوق روزانه
در اینجا چیزی است که استخدام با حقوق روزانه را منحصر به فرد می کند:
نرخ ثابت روزانه - کارگران با حقوق روزانه معمولاً قبل از پذیرش یک کار، یک نرخ ثابت روزانه را مذاکره می کنند. این نرخ بدون توجه به اینکه دو ساعت یا هشت ساعت کار می کنند، پرداخت می شود، اگرچه قوانین کار در مورد حداقل دستمزد و اضافه کار هنوز اعمال می شود.
بدون ساعات تضمین شده - برخلاف کارمندان عادی، کارگران با حقوق روزانه برنامه های تضمین شده ندارند. آنها در صورت نیاز فراخوانده می شوند و ممکن است هفته ها بدون کار از یک کارفرمای خاص بگذرانند.
انعطاف پذیری برای هر دو طرف - مشاغل انعطاف پذیری نیروی کار را به دست می آ ورند، در حالی که کارگران می توانند بر اساس در دسترس بودن خود، کارها را بپذیرند یا رد کنند.
مثال در عمل
تصور کنید که یک آژانس بازاریابی بوتیک را اداره می کنید و یک پروژه بزرگ به دست می آورید که نیاز به کار طراحی گرافیکی گسترده در یک دوره دو هفته ای دارد. طراح داخلی شما می تواند از عهده حجم کار عادی برآید، اما این پروژه نیاز به پشتیبانی اضافی دارد.
شما یک طراح گرافیک با حقوق روزانه را با نرخ 400 دلار در روز برای ده روز کاری استخدام می کنید. برخی روزها طراح در پنج ساعت کار را تمام می کند. روزهای دیگر به نه ساعت نیاز دارند. صرف نظر از ساعات کار، شما مبلغ توافق شده 400 دلار در روز را پرداخت می کنید (اگرچه اگر ساعات کار به طور مداوم از هشت ساعت در روز تجاوز کند، بسته به حوزه قضایی شما، بدهکار اضافه کار خواهید بود).
بازپرداخت هزینه های سفر روزانه: ساده سازی سفرهای کاری
دومین کاربرد کمک هزینه روزانه شامل بازپرداخت هزینه های سفر است. به جای اینکه از کارمندان بخواهند رسیدهای هر وعده غذایی و هزینه را در طول سفر کاری ردیابی و ارسال کنند، بسیاری از شرکت ها یک کمک هزینه روزانه تعیین می کنند.
نحوه کار هزینه های سفر روزانه
تعیین حداکثر نرخ روزانه - شرکت شما حداکثر مبلغی را که کارمندان می توانند در روز برای هزینه های مربوط به سفر خرج کنند، تعیین می کند. این معمولاً هزینه های اقامت، غذا و هزینه های جانبی را پوشش می دهد.
ارائه پیش پرداخت یا بازپرداخت - برخی از شرکت ها مبلغ کمک هزینه روزانه را قبل از سفر پیش پرداخت می کنند. سایرین پس از آن بازپرداخت می کنند.
ردیابی هزینه ساده - کارمندان نیازی به جمع آوری رسید برای هر قهوه یا وعده غذایی ندارند، تا زمانی که در محدوده کمک هزینه روزانه بمانند.
دستورالعمل های فدرال و پیامدهای مالیاتی
اداره خدمات عمومی ایالات متحده (GSA) نرخ های کمک هزینه روزانه فدرال را منتشر می کند که بسته به مکان متفاوت است. در حالی که مشاغل ملزم به رعایت این نرخ ها نیستند، اما پیامدهای مالیاتی برای فراتر رفتن از آنها وجود دارد.
در محدوده نرخ های GSA - بازپرداخت ها در یا کمتر از نرخ های GSA به طور کلی به عنوان درآمد مشمول مالیات برای کارمندان در نظر گرفته نمی شود.
بالاتر از نرخ های GSA - هر مبلغی که از نرخ های GSA فراتر رود به عنوان درآمد مشمول مالیات تلقی می شود و باید در فرم های W-2 کارمندان گزارش شود.
به عنوان مثال، اگر نرخ کمک هزینه روزانه GSA برای یک شهر 180 دلار در روز باشد، اما شرکت شما 250 دلار در روز ارائه می دهد، تفاوت 70 دلاری درآمد مشمول مالیات برای کارمند است.
مثال در عمل
نماینده فروش شما به مدت سه روز به کنفرانسی در شیکاگو سفر می کند. شما نرخ کمک هزینه روزانه 200 دلار در روز را تعیین کرده اید که در مجموع 600 دلار برای این سفر می شود. به جای جمع آوری رسید برای هر وعده غذایی و کرایه تاکسی، کارمند شما به سادگی اطمینان می دهد که هزینه های روزانه آنها کمتر از 200 دلار است. آنها یک گزارش هزینه مختصر حاوی خلاصه ای از هزینه های خود ارسال می کنند و شما مبلغ کامل را بازپرداخت می کنید.
مزایای کلیدی استفاده از کمک هزینه روزانه
برای کارمندان با حقوق روزانه
بهره وری هزینه - شما فقط برای نیروی کاری که واقعاً نیاز دارید، زمانی که به آن نیاز دارید، پرداخت می کنید. هیچ تعهدی برای ارائه ساعات ثابت در دوره های کم کار وجود ندارد.
کاهش هزینه های سربار - کارگران با حقوق روزانه معمولاً مزایایی مانند بیمه درمانی، کمک های بازنشستگی یا مرخصی با حقوق دریافت نمی کنند، که هزینه های کلی استخدام شما را کاهش می دهد.
انعطاف پذیری داخلی - نیروی کار خود را بر اساس تقاضای فعلی، بدون پیچیدگی های تعدیل نیرو یا کمبود پرسنل، افزایش یا کاهش دهید.
تخصص تخصصی - متخصصان را برای پروژه های خاص بدون تعهد به حقوق تمام وقت برای مهارت هایی که فقط گهگاه به آنها نیاز دارید، استخدام کنید.
برای بازپرداخت هزینه های سفر روزانه
مدیریت ساده - کاغذبازی کمتر، رسیدهای کمتری برای بررسی و پردازش ساده تر گزارش هزینه.
بودجه بندی قابل پیش بینی - شما دقیقاً می دانید که هر روز سفر کاری چقدر هزینه خواهد داشت، که برنامه ریزی بودجه را ساده تر می کند.
راحتی کارمند - تیم شما نیازی به پرداخت مبالغ زیادی پول یا ذخیره هر رسید ندارد، که استرس ناشی از سفر کاری را کاهش می دهد.
بازپرداخت سریعتر - بدون تأیید گسترده رسید، می توانید سریعتر به کارمندان بازپرداخت کنید.
بهترین شیوه ها برای اجرای کمک هزینه روزانه
برای استخدام کارمندان با حقوق روزانه
تحقیق در مورد نرخ های رقابتی - بازار محلی خود را بررسی کنید تا از نرخ های رایج برای کار با حقوق روزانه در صنعت خود مطلع شوید. ارائه حقوق رقابتی به جذب استعدادهای با کیفیت کمک می کند.
ارائه انتظارات روشن - حتی برای کارهای یک روزه، به طور واضح آنچه باید انجام شود، چه منابعی در دسترس است و موفقیت چگونه به نظر می رسد را بیان کنید.
به حرفه ای بودن آنها احترام بگذارید - با کارگران با حقوق روزانه همان احترامی را بگذارید که با کارمندان عادی می گذارید. ممکن است دوباره به خدمات آنها نیاز داشته باشید و حرف دهان مهم است.
آنها را برای موفقیت آماده کنید - دسترسی لازم به ابزارها، سیستم ها و اطلاعات را فراهم کنید. چند دقیقه آموزش می تواند بهره وری را به طور چشمگیری بهبود بخشد.
حفظ یک فهرست - با کارگران با حقوق روزانه قابل اعتماد که می توانند در صورت نیاز وارد عمل شوند، رابطه برقرار کنید. داشتن یک "ذخیره" از استعدادهای مورد اعتماد، برنامه ریزی لحظه آخری را آسان تر می کند.
رعایت قوانین کار - به یاد داشته باشید که کارمندان با حقوق روزانه هنوز مشمول قوانین حداقل دستمزد، مقررات اضافه کار و الزامات ایمنی محل کار هستند.
برای بازپرداخت هزینه های سفر روزانه
ایجاد سیاست های روشن - نرخ های کمک هزینه روزانه خود، هزینه های تحت پوشش و نحوه گزارش هزینه ها توسط کارمندان را مستند کنید.
در نظر گرفتن نرخ های مبتنی بر مکان - سفر به نیویورک سیتی گران تر از سفر به شهرهای کوچکتر است. در نظر بگیرید که نرخ ها را بر اساس مقصد تنظیم کنید.
درخواست گزارش هزینه - حتی بدون رسید، کارمندان باید گزارش هایی حاوی خلاصه ای از نحوه صرف کمک هزینه روزانه خود ارسال کنند. این مستندات برای اهداف مالیاتی بسیار مهم است.
در صورت امکان، پیش پرداخت ارائه دهید - ملزم کردن کارمندان به پرداخت صدها دلار برای سفر کاری می تواند مشکلات مالی ایجاد کند. ارائه پیش پرداخت کمک هزینه روزانه این بار را کاهش می دهد.
به طور منظم بررسی و تنظیم کنید - به طور دوره ای ارزیابی کنید که آیا نرخ های کمک هزینه روزانه شما با تغییر هزینه ها همچنان منطقی هستند یا خیر.
در صورت نیاز، دسته بندی ها را جدا کنید - برخی از مشاغل نرخ های متفاوتی را برای اقامت در مقابل غذا و هزینه های جانبی تعیین می کنند و راهنمایی های دقیق تری ارائه می دهند.
اشتباهات رایج برای اجتناب
طبقه بندی نادرست کارگران - اطمینان حاصل کنید که کارگران با حقوق روزانه در صورت کنترل روش ها و برنامه کاری آنها، به درستی به عنوان کارمند (نه پیمانکار مستقل) طبقه بندی می شوند. طبقه بندی نادرست می تواند منجر به جریمه شود.
نادیده گرفتن اضافه کار - فقط به این دلیل که فردی نرخ روزانه دارد، اگر فراتر از ساعات استاندارد کار کند، از قوانین اضافه کار معاف نیست.
تعیین نرخ های اختیاری - نرخ های کمک هزینه روزانه خود را بر اساس تحقیقات بازار و هزینه های واقعی تعیین کنید، نه حدس و گمان.
فقدان مستندات - حتی با فرآیندهای ساده شده کمک هزینه روزانه، سوابق مناسب را برای اهداف مالیاتی و انطباق حفظ کنید.
رفتار بد با کارگران با حقوق روزانه - ایجاد یک تجربه منفی به این معنی است که کارگران با استعداد در زمانی که دوباره به آنها نیاز دارید در دسترس نخواهند بود.
آیا کمک هزینه روزانه برای کسب و کار شما مناسب است؟
ترتیبات پرداخت روزانه زمانی به خوبی کار می کنند که:
- کسب و کار شما نیازهای کارکنان متغیری دارد
- شما به مهارت های تخصصی برای پروژه های خاص نیاز دارید
- شما می خواهید کارمندان بالقوه را آزمایش کنید
- کارمندان شما به طور منظم برای تجارت سفر می کنند
- شما می خواهید مدیریت هزینه را ساده کنید
- شما به پوشش برای غیبت کارمندان نیاز دارید
ممکن است زمانی ایده آل نباشند که:
- شما به پوشش روزانه ثابت و قابل اعتماد نیاز دارید
- منحنی یادگیری برای کارهای جدید شیب دار است
- موقعیت ها نیاز به دانش عمیق سازمانی دارند
- شما در مکانی با استعدادهای کم حقوق روزانه هستید
- کسب و کار شما به ندرت شامل سفر می شود
حرکت به جلو با کمک هزینه روزانه
چه کارمندان با حقوق روزانه یا بازپرداخت هزینه های سفر را در نظر بگیرید، نکته کلیدی این است که این ترتیبات را با دقت اجرا کنید. وقت بگذارید تا نرخ های مناسب را تحقیق کنید، سیاست های روشن ایجاد کنید و انتظارات را به وضوح بیان کنید.
برای بسیاری از مشاغل کوچک، ترتیبات پرداخت روز انه تعادل کاملی از انعطاف پذیری و ساختار را ارائه می دهد. آنها به شما این امکان را می دهند که به استعدادها و منابع مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید در حالی که عملیات ناب و هزینه های قابل پیش بینی را حفظ می کنید.
با یک کار کوچک شروع کنید - شاید با یک استخدام با حقوق روزانه برای یک پروژه آتی یا اجرای بازپرداخت هزینه های سفر روزانه برای سفر کاری بعدی خود. با راحت تر شدن با این ترتیبات، می توانید استفاده از آنها را به طور استراتژیک در سراسر کسب و کار خود گسترش دهید.
به یاد داشته باشید، هدف این نیست که تیم اصلی خود را با کارگران با حقوق روزانه جایگزین کنید، بلکه تکمیل نیروی کار عادی خود با راه حل های انعطاف پذیری است که به کسب و کار شما کمک می کند کارآمدتر عمل کند و با خواسته های در حال تغییر سازگار شود.
---
آیا در مورد اجرای ترتیبات پرداخت روزانه در کسب و کار خود سوالاتی دارید؟ برای اطمینان از اینکه با پرداخت، مالیات و انطباق به درستی برای موقعیت خاص خود برخورد می کنید، با یک متخصص منابع انسانی یا حسابدار مشورت کنید.
