Что такое Per Diem: Полное руководство для владельцев малого бизнеса

Если вы слышали термин "per diem" в деловых разговорах, но не совсем уверены, что он означает или как он применяется к вашей компании, вы не одиноки. Эта латинская фраза, которая переводится как "в день" или "на каждый день", имеет важные последствия для управления как вашим персоналом, так и бизнес-расходами.

Как владелец малого бизнеса, понимание per diem может помочь вам принимать более разумные решения о найме и оптимизировать процессы управления расходами. Давайте разберем все, что вам нужно знать о per diem в деловом контексте.

Что означает Per Diem?

По своей сути, per diem просто означает "за день". В бизнесе этот термин применяется к двум различным сценариям:

1. Per diem сотрудники – работники, которые нанимаются на ежедневной, по мере необходимости, основе
2. Per diem возмещения – ежедневные выплаты, предоставляемые сотрудникам для покрытия расходов на командировки

Оба варианта применения могут предложить значительные преимущества для малого бизнеса при стратегическом использовании.

Per Diem Сотрудники: Гибкие решения для рабочей силы

В отличие от традиционных штатных или частично занятых сотрудников, которые работают по регулярному, непрерывному графику, per diem сотрудники привлекаются на ежедневной основе, когда требуется дополнительная поддержка.

Когда использовать Per Diem работников

Малые предприятия обычно нанимают per diem сотрудников в нескольких ситуациях:

Покрытие пробелов в графике – Когда штатные сотрудники отсутствуют по болезни, в отпуске или берут отпуск по личным обстоятельствам, per diem работники могут вмешаться, чтобы поддерживать работу.

Управление неожиданной нехваткой персонала – Если сотрудник внезапно уходит или вы находитесь в процессе найма, per diem персонал может заполнить пробел.

Обработка сезонного спроса – В периоды высокой загрузки или для специальных проектов per diem работники предоставляют дополнительные руки, которые вам нужны, без долгосрочных обязательств.

Тестирование перед наймом – Per diem договоренности могут служить в качестве расширенных испытательных периодов, чтобы оценить, подходит ли кто-то для постоянной должности.

Хотя per diem сотрудники обычно ассоциируются со здравоохранением (медсестры) и образованием (заменяющие учителя), малые предприятия во всех отраслях используют их для административной поддержки, творческих проектов, складских операций, организации мероприятий и специализированного консалтинга.

Как работает Per Diem трудоустройство

Вот что делает per diem трудоустройство уникальным:

Фиксированная дневная ставка – Per diem работники обычно договариваются о фиксированной дневной ставке до принятия задания. Эта ставка выплачивается независимо от того, работают ли они два часа или восемь часов, хотя трудовое законодательство о минимальной заработной плате и сверхурочных все еще применяется.

Нет гарантированных часов – В отличие от штатных сотрудников, per diem работники не имеют гарантированного графика. Их вызывают при необходимости, и они могут неделями не получать работу от конкретного работодателя.

Гибкость для обеих сторон – Предприятия получают гибкость рабочей силы, а работники могут принимать или отклонять задания в зависимости от их доступности.

Пример в действии

Представьте, что вы управляете бутиковым маркетинговым агентством и получаете крупный проект, требующий обширной работы по графическому дизайну в течение двух недель. Ваш штатный дизайнер может справиться с обычной нагрузкой, но этот проект требует дополнительной поддержки.

Вы нанимаете per diem графического дизайнера по ставке 400 долларов в день на десять рабочих дней. В некоторые дни дизайнер заканчивает работу за пять часов; в другие дни требуется девять часов. Независимо от отработанных часов, вы платите согласованную дневную ставку в размере 400 долларов (хотя вам придется заплатить за сверхурочную работу, если часы постоянно превышают восемь в день, в зависимости от вашей юрисдикции).

Per Diem Возмещение командировочных расходов: Упрощение командировок

Второе применение per diem связано с возмещением командировочных расходов. Вместо того, чтобы требовать от сотрудников отслеживать и предоставлять квитанции за каждое питание и расходы во время командировок, многие компании устанавливают ежедневное пособие.

Как работает Per Diem возмещение командировочных расходов

Установите максимальную дневную ставку – Ваша компания определяет максимальную сумму, которую сотрудники могут тратить в день на расходы, связанные с командировками. Обычно это покрывает проживание, питание и непредвиденные расходы.

Предоставьте авансом или возместите – Некоторые компании выплачивают сумму per diem авансом перед поездкой; другие возмещают после.

Упрощенное отслеживание расходов – Сотрудникам не нужно собирать квитанции за каждый кофе или еду, если они не превышают дневное пособие.

Федеральные рекомендации и налоговые последствия

Управление общих служб США (GSA) публикует федеральные ставки per diem, которые варьируются в зависимости от местоположения. Хотя компании не обязаны следовать этим ставкам, существуют налоговые последствия для их превышения.

В пределах ставок GSA – Возмещения по ставкам GSA или ниже обычно не считаются налогооблагаемым доходом для сотрудников.

Выше ставок GSA – Любая сумма, превышающая ставки GSA, рассматривается как налогооблагаемый доход и должна быть указана в форме W-2 сотрудников.

Например, если ставка per diem GSA для города составляет 180 долларов в день, но ваша компания предлагает 250 долларов в день, разница в 70 долларов является налогооблагаемым доходом для сотрудника.

Пример в действии

Ваш торговый представитель едет на конференцию в Чикаго на три дня. Вы установили ставку per diem в размере 200 долларов в день, что составляет 600 долларов за поездку. Вместо того, чтобы собирать квитанции за каждую еду и поездку на такси, ваш сотрудник просто следит за тем, чтобы его ежедневные расходы не превышали 200 долларов. Он предоставляет краткий отчет о расходах с указанием своих затрат, и вы возмещаете полную сумму.

Ключевые преимущества использования Per Diem

Для Per Diem Сотрудников

Экономическая эффективность – Вы платите только за ту работу, которая вам действительно нужна, когда она вам нужна. Нет никаких обязательств по предоставлению постоянных часов в периоды низкой загрузки.

Снижение накладных расходов – Per diem работники обычно не получают льготы, такие как медицинское страхование, пенсионные взносы или оплачиваемый отпуск, что снижает ваши общие затраты на оплату труда.

Встроенная гибкость – Увеличивайте или уменьшайте численность персонала в зависимости от текущего спроса без осложнений, связанных с увольнениями или нехваткой персонала.

Специализированный опыт – Нанимайте специалистов для конкретных проектов, не принимая на себя обязательства по выплате полной заработной платы за навыки, которые вам нужны только время от времени.

Для Per Diem Возмещения командировочных расходов

Упрощенное администрирование – Меньше бумажной работы, меньше квитанций для проверки и упрощенная обработка отчетов о расходах.

Предсказуемое бюджетирование – Вы точно знаете, сколько будет стоить каждый день командировки, что упрощает планирование бюджета.

Удобство для сотрудников – Вашей команде не нужно авансировать крупные суммы денег или сохранять каждую квитанцию, что снижает стресс, связанный с командировками.

Более быстрое возмещение – Без обширной проверки квитанций вы можете возместить сотрудникам расходы быстрее.

Лучшие практики для внедрения Per Diem

Для найма Per Diem Сотрудников

Изучите конкурентные ставки – Изучите свой местный рынок, чтобы понять текущие ставки для per diem работы в вашей отрасли. Предложение конкурентной компенсации помогает привлечь качественные кадры.

Предоставьте четкие ожидания – Даже для однодневных заданий четко сообщите, что необходимо сделать, какие ресурсы доступны и как выглядит успех.

Уважайте их профессионализм – Относитесь к per diem работникам с тем же уважением, что и к штатным сотрудникам. Вам могут понадобиться их услуги снова, и сарафанное радио имеет значение.

Подготовьте их к успеху – Предоставьте необходимый доступ к инструментам, системам и информации. Несколько минут адаптации могут значительно повысить производительность.

Ведите список – Налаживайте отношения с надежными per diem работниками, которые могут вмешаться при необходимости. Наличие "скамейки" надежных талантов упрощает планирование в последнюю минуту.

Соблюдайте трудовое законодательство – Помните, что per diem сотрудники по-прежнему подпадают под действие законов о минимальной заработной плате, правил о сверхурочной работе и требований безопасности на рабочем месте.

Для Per Diem Возмещения командировочных расходов

Установите четкую политику – Задокументируйте свои ставки per diem, какие расходы покрываются и как сотрудники должны сообщать о расходах.

Учитывайте ставки в зависимости от местоположения – Поездка в Нью-Йорк стоит дороже, чем поездка в небольшие города. Рассмотрите возможность корректировки ставок в зависимости от пункта назначения.

Требуйте отчеты о расходах – Даже без квитанций сотрудники должны предоставлять отчеты с указанием того, как они потратили свое пособие per diem. Эта документация имеет решающее значение для налоговых целей.

Предоставляйте авансы, когда это возможно – Требование от сотрудников авансирования сотен долларов на командировки может создать финансовые трудности. Предоставление авансов per diem облегчает это бремя.

Регулярно просматривайте и корректируйте – Периодически оценивайте, остаются ли ваши ставки per diem разумными по мере изменения затрат.

Разделите категории, если это необходимо – Некоторые предприятия устанавливают разные ставки для проживания и питания и непредвиденных расходов, предоставляя более конкретные указания.

Общие ошибки, которых следует избегать

Неправильная классификация работников – Убедитесь, что per diem работники правильно классифицированы как сотрудники (а не как независимые подрядчики), если вы контролируете их методы работы и график. Неправильная классификация может привести к штрафам.

Игнорирование сверхурочной работы – Тот факт, что у кого-то есть дневная ставка, не освобождает его от законов о сверхурочной работе, если он работает сверх стандартных часов.

Установление произвольных ставок – Основывайте свои ставки per diem на исследованиях рынка и фактических затратах, а не на догадках.

Отсутствие документации – Даже при упрощенных процессах per diem ведите надлежащую документацию для налоговых целей и целей соответствия требованиям.

Плохое обращение с per diem работниками – Создание негативного опыта означает, что талантливые работники не будут доступны, когда они вам понадобятся снова.

Подходит ли Per Diem для вашего бизнеса?

Per diem договоренности хорошо работают, когда:

• У вашего бизнеса колеблющиеся потребности в персонале
• Вам нужны специальные навыки для конкретных проектов
• Вы хотите протестировать потенциальных сотрудников
• Ваши сотрудники регулярно ездят в командировки
• Вы хотите упростить управление расходами
• Вам нужно покрытие на время отсутствия сотрудников

Они могут быть не идеальными, когда:

• Вам нужно постоянное, надежное ежедневное покрытие
• Кривая обучения новым задачам крутая
• Должности требуют глубоких институциональных знаний
• Вы находитесь в месте с ограниченным количеством per diem талантов
• Ваш бизнес редко включает в себя поездки

Продвижение вперед с Per Diem

Независимо от того, рассматриваете ли вы per diem сотрудников или возмещение командировочных расходов, главное – это вдумчиво внедрить эти договоренности. Найдите время, чтобы изучить соответствующие ставки, установить четкую политику и четко сообщить ожидания.

Для многих малых предприятий per diem договоренности предлагают идеальный баланс гибкости и структуры. Они позволяют вам получить доступ к талантам и ресурсам, которые вам нужны, поддерживая при этом бережливые операции и предсказуемые затраты.

Начните с малого — возможно, с одного per diem найма для предстоящего проекта или с внедрения возмещения командировочных расходов per diem для вашей следующей деловой поездки. По мере того, как вы будете чувствовать себя более комфортно с этими договоренностями, вы можете стратегически расширить их использование во всем своем бизнесе.

Помните, что цель состоит не в том, чтобы заменить вашу основную команду per diem работниками, а в том, чтобы дополнить вашу штатную рабочую силу гибкими решениями, которые помогут вашему бизнесу работать более эффективно и адаптироваться к меняющимся требованиям.

---

У вас есть вопросы о внедрении per diem договоренностей в вашем бизнесе? Рассмотрите возможность консультации со специалистом по управлению персоналом или бухгалтером, чтобы убедиться, что вы правильно обрабатываете компенсации, налоги и соответствие требованиям для вашей конкретной ситуации.