Розуміння Per Diem: Повний посібник для власників малого бізнесу
Якщо ви чули термін "per diem" у ділових розмовах, але не зовсім впевнені, що він означає або як він застосовується до вашої компанії, ви не самотні. Ця латинська фраза, яка перекладається як "на день" або "за кожен день", має важливе значення для того, як ви керуєте своїми працівниками та діловими витратами.
Як власнику малого бізнесу, розуміння per diem може допомогти вам приймати більш обґрунтовані рішення щодо найму та оптимізувати процеси управління витратами. Розгляньмо все, що вам потрібно знати про per diem у діловому контексті.
Що означає Per Diem?
По суті, per diem просто означає "на день". У бізнесі цей термін застосовується до двох різних сценаріїв:
- Працівники per diem – працівники, яких наймають на щоденній, за потреби, основі
- Відшкодування per diem – щоденні виплати, що надаються працівникам на відшкодування витрат на відрядження
Обидва застосування можуть запропонувати значні переваги малому бізнесу при стратегічному використанні.
Працівники Per Diem: Гнучкі кадрові рішення
На відміну від традиційних штатних або сумісних працівників, які працюють за регулярним, постійним графіком, працівники per diem залучаються на щоденній основі, коли потрібна додаткова підтримка.
Коли використовувати працівників Per Diem
Малий бізнес зазвичай наймає працівників per diem у кількох ситуаціях:
Покриття прогалин у покритті – коли штатні працівники хворіють, перебувають у відпустці або беруть особисту відпустку, працівники per diem можуть втрутитися, щоб підтримувати операції.
Управління непередбаченими кадровими проблемами – якщо працівник раптово звільняється або ви перебуваєте між наймами, персонал per diem може заповнити прогалину.
Обробка сезонних вимог – у періоди пікового навантаження або для спеціальних проєктів працівники per diem надають додаткові руки, які вам потрібні, без довгострокових зобов’язань.
Тестування перед наймом – домовленості per diem можуть слугувати розширеними пробними періодами для оцінки того, чи підходить хтось на постійну посаду.
Хоча працівники per diem зазвичай асоціюються з охороною здоров’я (медсестри) та освітою (вчителі на заміну), малий бізнес у різних галузях використовує їх для адміністративної підтримки, творчих проєктів, складських операцій, обслуговування заходів і спеціалізованого консультування.
Як працює зайнятість Per Diem
Ось що робить зайнятість per diem унікальною:
Фіксована денна ставка – працівники per diem зазвичай узгоджують фіксовану денну ставку перед прийняттям завдання. Ця ставка виплачується незалежно від того, чи працюють вони дві години чи вісім годин, хоча трудове законодавство щодо мінімальної заробітної плати та понаднормової роботи все ще застосовується.
Відсутність гарантованих годин – на відміну від звичайних працівників, працівники per diem не мають гарантованого графіка. Їх викликають, коли це необхідно, і вони можуть тижнями не працювати на певного роботодавця.
Гнучкість для обох сторін – підприємства отримують гнучкість робочої сили, а працівники можуть приймати або відхиляти завдання залежно від їхньої доступності.
Приклад в дії
Уявіть, що ви керуєте бутіковою маркетинговою агенцією та отримали великий проєкт, який вимагає великої роботи з графічного дизайну протягом двотижневого періоду. Ваш внутрішній дизайнер може впоратися зі звичайним навантаженням, але цей проєкт вимагає додаткової підтримки.
Ви наймаєте графічного дизайнера per diem за ставкою 400 доларів на день на десять робочих днів. В деякі дні дизайнер закінчує роботу за п’ять годин; в інші дні потрібно дев’ять годин. Незалежно від відпрацьованих годин, ви платите узгоджену денну ставку в розмірі 400 доларів (хоча вам доведеться сплатити понаднормові, якщо години постійно перевищують вісім на день, залежно від вашої юрисдикції).
Відшкодування витрат на відрядження Per Diem: Спрощення ділових поїздок
Друге застосування per diem передбачає відшкодування витрат на відрядження. Замість того, щоб вимагати від працівників відстежувати та подавати чеки на кожну їжу та витрати під час відрядження, багато компаній встановлюють щоденну виплату.
Як працюють витрати на відрядження Per Diem
Встановіть максимальну денну ставку – Ваша компанія визначає максимальну суму, яку працівники можуть витрачати на день на витрати, пов’язані з відрядженням. Зазвичай це покриває проживання, харчування та випадкові витрати.
Надайте авансом або відшкодуйте – Деякі компанії виплачують суму per diem до відрядження; інші відшкодовують після цього.
Спрощене відстеження витр ат – Працівникам не потрібно збирати чеки на кожну каву чи їжу, якщо вони не перевищують щоденну виплату.
Федеральні рекомендації та податкові наслідки
Управління загальних служб США (GSA) публікує федеральні ставки per diem, які варіюються залежно від місцезнаходження. Хоча підприємства не зобов’язані дотримуватися цих ставок, існують податкові наслідки за їх перевищення.
В межах ставок GSA – Відшкодування за ставками GSA або нижче зазвичай не вважається оподатковуваним доходом працівників.
Вище ставок GSA – Будь-яка сума, що перевищує ставки GSA, розглядається як оподатковуваний дохід і повинна бути зазначена у формі W-2 працівників.
Наприклад, якщо ставка per diem GSA для міста становить 180 доларів на день, але ваша компанія пропонує 250 доларів на день, різниця в розмірі 70 доларів є оподатко вуваним доходом для працівника.
Приклад в дії
Ваш торговий представник їде на конференцію в Чикаго на три дні. Ви встановили ставку per diem у розмірі 200 доларів на день, що становить 600 доларів за поїздку. Замість того, щоб збирати чеки на кожну їжу та поїздку на таксі, ваш працівник просто стежить за тим, щоб його щоденні витрати не перевищували 200 доларів. Він подає короткий звіт про витрати, підсумовуючи свої витрати, і ви відшкодовуєте повну суму.
Основні переваги використання Per Diem
Для працівників Per Diem
Економічна ефективність – Ви платите лише за ту працю, яка вам дійсно потрібна, коли вона вам потрібна. Немає зобов’язань надавати стабільні години в періоди спаду.
Зменшення накладних витрат – Працівники per diem зазвичай не отримують таких пільг, як медичне страхування, пенсійні внески або оплачувана відпустка, що зменшує загальні витрати на оплату праці.
Вбудована гнучкість – Збільшуйте або зменшуйте кількість працівників залежно від поточних вимог без ускладнень, пов’язаних зі звільненнями або недостатнім укомплектуванням штату.
Спеціалізована експертиза – Найміть фахівців для конкретних проєктів, не зобов’язуючись виплачувати повну зарплату за навички, які вам потрібні лише час від часу.
Для відшкодування витрат на відрядження Per Diem
Спрощене адміністрування – Менше пап ерової роботи, менше чеків для перевірки та спрощене опрацювання звітів про витрати.
Передбачуване бюджетування – Ви точно знаєте, скільки коштуватиме кожен день відрядження, що робить бюджетування більш простим.
Зручність для працівників – Вашій команді не потрібно авансувати великі суми грошей або зберігати кожен чек, що зменшує стрес, пов’язаний з відрядженнями.
Швидше відшкодування – Без ретельної перевірки чеків ви можете швидше відшкодувати кошти працівникам.
Найкращі практики для впровадження Per Diem
Для найму працівників Per Diem
Дослідіть конкурентні ставки – Дослідіть свій місцевий ринок, щоб зрозуміти поточні ставки для роботи per diem у вашій галузі. Пропозиція конкурентної компенсації допомагає залучити якісні кадри.
Надайте чіткі очікування – Навіть для одноденних завдань чітко повідомляйте, що потрібно виконати, які ресурси доступні та як виглядає успіх.
Поважайте їхній професіоналізм – Ставтеся до працівників per diem з тією ж повагою, що й до штатних працівників. Можливо, вам знову знадобляться їхні послуги, і чутки мають значення.
Підготуйте їх до успіху – Надайте необхідний доступ до інструментів, систем та інформації. Кілька хвилин адаптації можуть значно підвищити продуктивність.
Ведіть список – Налагоджуйте відносини з надійними працівниками per diem, які можуть допомогти, коли це необхідно. Наявність "лави запасних" з перевірених талантів полегшує планування в останню хвилину.
Дотримуйтесь трудового законодавства – Пам’ятайте, що працівники per diem все ще підпадають під дію законів про мінімальну заробітну плату, положень про понаднормову роботу та вимог безпеки на робочому місці.
Для відшкодування витрат на відрядження Per Diem
Встановіть чіткі політики – Задокументуйте свої ставки per diem, які витрати покриваються та як працівники повинні повідомляти про витрати.
Враховуйте ставки залежно від місцезнаходження – Поїздка до Нью-Йорка коштує дорожче, ніж поїздка до менших міст. Розгляньте можливість коригування ставок залежно від місця призначення.
Вимагайте звіти про витрати – Навіть без чеків працівники повинні подавати звіти, в яких підсумовується, як вони витратили свою виплату per diem. Ця документація має вирішальне значення для податкових цілей.
Надавайте аванси, коли це можливо – Вимога від працівників авансувати сотні доларів на відрядження може створити фінансові труднощі. Надання авансів per diem полегшує цей тягар.
Регулярно переглядайте та кор игуйте – Періодично оцінюйте, чи залишаються ваші ставки per diem обґрунтованими в міру зміни витрат.
За потреби розділіть категорії – Деякі підприємства встановлюють різні ставки для проживання та харчування та випадкових витрат, надаючи більш конкретні вказівки.
Поширені помилки, яких слід уникати
Неправильна класифікація працівників – Переконайтеся, що працівники per diem належним чином класифікуються як працівники (а не незалежні підрядники), якщо ви контролюєте їхні методи роботи та графік. Неправильна класифікація може призвести до штрафів.
Ігнорування понаднормової роботи – Той факт, що хтось має денну ставку, не звільняє його від законів про понаднормову роботу, якщо він працює понад стандартні години.
Встановлення довільних ставок – Базуйте свої ставки per diem на дослідженнях ринку та фактичних витратах, а не на припущеннях.
Відсутність документації – Навіть за умови спрощених процесів per diem, ведіть належний облік для податкових цілей і цілей відповідності.
Погане ставлення до працівників per diem – Створення негативного досвіду означає, що талановиті працівники не будуть доступні, коли вони вам знову знадобляться.
Чи підходить Per Diem для вашого бізнесу?
Угоди per diem добре працюють, коли:
- Ваш бізнес має непостійні кадрові потреби
- Вам потрібні спеціалізовані навички для конкретних проєктів
- Ви хочете випробувати потенційних працівників
- Ваші працівники регулярно їздять у відрядження
- Ви хочете спростити управління витратами
- Вам потрібне покриття для відсутності працівників
Вони можуть бути не ідеальними, коли:
- Вам потрібне стабільне, надійне щоденне покриття
- Крива навчання для нових завдань крута
- Посади вимагають глибоких інституційних знань
- Ви перебуваєте в місці з обмеженими талантами per diem
- Ваш бізнес рідко передбачає відрядження
Рухаємось вперед з Per Diem
Незалежно від того, чи розглядаєте ви працівників per diem або відшкодування витрат на відрядження, головне – ретельно впроваджувати ці домовленості. Приділіть час дослідженню відповідних ставок, встановленню чіткої політики та чіткому повідомленню очікувань.
Для багатьох малих підприємств домовленості per diem пропонують ідеальний баланс між гнучкістю та структурою. Вони дозволяють вам отримати доступ до талантів і ресурсів, які вам потрібні, зберігаючи при цьому ефективні операції та передбачувані витрати.
Почніть з малого – можливо, з найму одного працівника per diem для майбутнього проєкту або впровадження відшкодування витрат на відрядження per diem для вашої наступної ділової поїздки. Оскільки ви стаєте більш комфортними з цими домовленостями, ви можете розширити їх використання стратегічно по всьому своєму бізнесу.
Пам’ятайте, що мета полягає не в тому, щоб замінити вашу основну команду працівниками per diem, а в тому, щоб доповнити вашу штатну робочу силу гнучкими рішеннями, які допоможуть вашому бізнесу працювати ефективніше та адаптуватися до змінних вимог.
Маєте запитання щодо впровадження угод per diem у вашому бізнесі? Розгляньте можливість консультації з фахівцем з кадрів або бухгалтером, щоб переконатися, що ви правильно обробляєте компенсації, податки та відповідність вимогам для вашої конкретної ситуації.
