Pochopenie pojmu Per Diem: Kompletný sprievodca pre majiteľov malých firiem
Ak ste už počuli termín "per diem" v obchodných rozhovoroch, ale nie ste si celkom istí, čo to znamená alebo ako sa to vzťahuje na vašu spoločnosť, nie ste sami. Táto latinská fráza, ktorá sa prekladá ako "za deň" alebo "pre každý deň", má dôležitý význam pre to, ako riadite svoju pracovnú silu a obchodné výdavky.
Ako majiteľ malej firmy vám pochopenie per diem môže pomôcť robiť inteligentnejšie rozhodnutia pri prijímaní zamestnancov a zefektívniť procesy riadenia výdavkov. Rozoberme si všetko, čo potrebujete vedieť o per diem v obchodných kontextoch.
Čo znamená Per Diem?
Vo svojej podstate per diem jednoducho znamená "za deň". V podnikaní sa tento termín vzťahuje na dva odlišné scenáre:
- Zamestnanci pracujúci na základe per diem – pracovníci, ktorí sú najímaní na dennej, podľa potreby, báze
- Náhrady per diem – denné príspevky poskytované zamestnancom na cestovné výdavky súvisiace s podnikaním
Obe aplikácie môžu strategicky použité ponúknuť malým podnikom významné výhody.
Zamestnanci pracujúci na základe Per Diem: Flexibilné riešenia pracovnej sily
Na rozdiel od tradičných zamestnancov na plný alebo čiastočný úväzok, ktorí pracujú podľa pravidelných, nepretržitých rozvrhov, zamestnanci pracujúci na základe per diem sú prijímaní na dennej báze, keď je potrebná dodatočná podpora.
Kedy používať pracovníkov Per Diem
Malé podniky zvyčajne najímajú zamestnancov pracujúcich na základe per diem v niekoľkých situáciách:
Pokrývanie medzier v pokrytí – Keď sú bežní zamestnanci práceneschopní, na dovolenke alebo si berú osobné voľno, môžu pracovníci pracujúci na základe per diem nastúpiť, aby udržali prevádzku.
Riadenie neočakávaného nedostatku zamestnancov – Ak zamestnanec náhle odíde alebo ste medzi prijímaním zamestnancov, pracovníci pracujúci na základe per diem môžu preklenúť medzeru.
Zvládanie sezónnych požiadaviek – Počas rušných období alebo pre špeciálne projekty poskytujú pracovníci pracujúci na základe per diem extra pomoc, ktorú potrebujete, bez dlhodobých záväzkov.
Testovanie pred prijatím – Dohody o per diem môžu slúžiť ako predĺžené skúšobné obdobia na vyhodnotenie, či sa niekto hodí na trvalú pozíciu.
Zatiaľ čo zamestnanci pracujúci na základe per diem sú bežne spájaní so zdravotníctvom (sestry) a vzdelávaním (zástupcovia učiteľov), malé podniky v rôznych odvetviach ich využívajú na administratívnu podporu, kreatívne projekty, prevádzku skladov, zabezpečenie podujatí a špecializované poradenstvo.
Ako funguje zamestnanie Per Diem
Tu je to, čo robí zamestnanie na základe per diem jedinečným:
Fixná denná sadzba – Pracovníci pracujúci na základe per diem zvyčajne dohodnú pevnú dennú sadzbu pred prijatím úlohy. Táto sadzba sa platí bez ohľadu na to, či pracujú dve hodiny alebo osem hodín, aj keď stále platia pracovné zákony týkajúce sa minimálnej mzdy a nadčasov.
Žiadne garantované hodiny – Na rozdiel od bežných zamestnancov, pracovníci pracujúci na základe per diem nemajú garantované rozvrhy. Sú povolaní, keď sú potrební, a môžu prejsť týždne bez práce od konkrétneho zamestnávateľa.
Flexibilita pre obe strany – Podniky získavajú flexibilitu pracovnej sily, zatiaľ čo pracovníci môžu prijať alebo odmietnuť úlohy na základe ich dostupnosti.
Príklad v praxi
Predstavte si, že prevádzkujete butikovú marketingovú agentúru a získate rozsiahly projekt, ktorý si vyžaduje rozsiahle grafické práce počas dvojtýždňového obdobia. Váš interný dizajnér dokáže zvládnuť bežnú pracovnú záťaž, ale tento projekt si vyžaduje dodatočnú podporu.
Najmete si grafického dizajnéra pracujúceho na základe per diem za sadzbu 400 USD za deň na desať pracovných dní. Niektoré dni dizajnér skončí za päť hodín; iné dni si vyžadujú deväť hodín. Bez ohľadu na odpracované hodiny zaplatíte dohodnutú dennú sadzbu 400 USD (aj keď by ste dlhovali nadčasy, ak hodiny trvalo presahujú osem za deň, v závislosti od vašej jurisdikcie).
Náhrady cestovných výdavkov Per Diem: Zjednodušenie služobných ciest
Druhá aplikácia per diem zahŕňa náhrady cestovných výdavkov. Namiesto toho, aby sa od zamestnancov vyžadovalo sledovanie a predkladanie dokladov o každom jedle a výdavku počas služobnej cesty, mnoho spoločností stanovuje denný príspevok.
Ako fungujú cestovné výdavky Per Diem
Stanovte maximálnu dennú sadzbu – Vaša spoločnosť určí maximálnu sumu, ktorú môžu zamestnanci minúť za deň na výdavky súvisiace s cestovaním. Zvyčajne to pokrýva ubytovanie, stravu a vedľajšie výdavky.
Poskytnite vopred alebo preplatte – Niektoré spoločnosti poskytnú sumu per diem vopred pred cestou; iné preplatia neskôr.
Zjednodušené sledovanie výdavkov – Zamestnanci nemusia zbierať doklady o každej káve alebo jedle, pokiaľ zostanú v rámci denného príspevku.
Federálne usmernenia a daňové dôsledky
Americká správa pre všeobecné služby (GSA) zverejňuje federálne sadzby per diem, ktoré sa líšia podľa lokality. Zatiaľ čo podniky nie sú povinné dodržiavať tieto sadzby, existujú daňové dôsledky pre ich prekročenie.
V rámci sadzieb GSA – Náhrady na úrovni sadzieb GSA alebo nižšie sa vo všeobecnosti nepovažujú za zdaniteľný príjem zamestnancov.
Nad sadzbami GSA – Akákoľvek suma presahujúca sadzby GSA sa považuje za zdaniteľný príjem a musí byť uvedená vo formulároch W-2 zamestnancov.
Napríklad, ak je sadzba per diem GSA pre mesto 180 USD za deň, ale vaša spoločnosť ponúka 250 USD za deň, rozdiel 70 USD je zdaniteľný príjem pre zamestnanca.
Príklad v praxi
Váš obchodn ý zástupca cestuje na konferenciu do Chicaga na tri dni. Stanovili ste sadzbu per diem 200 USD za deň, čo predstavuje celkovo 600 USD za cestu. Namiesto zbierania dokladov o každom jedle a jazde taxíkom sa váš zamestnanec jednoducho uistí, že jeho denné výdavky zostanú pod 200 USD. Predloží stručnú správu o výdavkoch sumarizujúcu jeho náklady a vy preplatíte celú sumu.
Kľúčové výhody používania Per Diem
Pre zamestnancov pracujúcich na základe Per Diem
Nákladová efektívnosť – Platíte iba za prácu, ktorú skutočne potrebujete, keď ju potrebujete. Neexistuje žiadna povinnosť poskytovať konzistentné hodiny počas pomalých období.
Znížené režijné náklady – Pracovníci pracujúci na základe per diem zvyčajne nedostávajú výhody, ako je zdravotné poistenie, dôchodkové príspevky alebo platené voľno, čo znižuje vaše celkové náklady na zamestnanie.
Vstavaná flexibilita – Zvýšte alebo znížte svoju pracovnú silu na základe aktuálnych požiadaviek bez komplikácií prepúšťania alebo nedostatočného počtu zamestnancov.
Špecializované odborné znalosti – Najmite si špecialistov pre konkrétne projekty bez toho, aby ste sa zaviazali k plným platom za zručnosti, ktoré potrebujete len občas.
Pre náhrady cestovných výdavkov Per Diem
Zjednodušená administrácia – Menej papierovania, menej dokladov na kontrolu a zjednodušené spracovanie správ o výdavkoch.
Predvídateľné rozpočtovanie – Viete presne, koľko bude stáť každý deň služobnej cesty, vďaka čomu je plánovanie rozpočtu priamočiarejšie.
Pohodlie pre zamestnancov – Váš tím nemusí platiť veľké sumy peňazí vopred ani ukladať každý doklad, čo znižuje stres spojený so služobnou cestou.
Rýchlejšie preplatenie – Bez rozsiahleho overovania dokladov môžete zamestnancom preplatiť výdavky rýchlejšie.
Osvedčené postupy pre implementáciu Per Diem
Pre prijímanie zamestnancov pracujúcich na základe Per Diem
Preskúmajte konkurenčné sadzby – Preskúmajte svoj miestny trh, aby ste pochopili bežné sadzby pre prácu na základe per diem vo vašom odvetví. Ponúkanie konkurencieschopnej kompenzácie pomáha prilákať kvalitných talentov.
Poskytnite jasné očakávania – Aj pre jednodňové úlohy jasne komunikujte, čo je potrebné dosiahnuť, aké zdroje sú k dispozícii a ako vyzerá úspech.
Rešpektujte ich profesionalitu – Správajte sa k pracovníkom pracujúcim na základe per diem s rovnakým rešpektom ako k bežným zamestnancom. Možno budete opäť potrebovať ich služby a na slove záleží.
Pripravte ich na úspech – Poskytnite potrebný prístup k nástrojom, systémom a informáciám. Niekoľko minút onboardingu môže dramaticky zlepšiť produktivitu.
Udržiavajte si zoznam – Budujte vzťahy so spoľahlivými pracovníkmi pracujúcimi na základe per diem, ktorí môžu nastúpiť, keď sú potrební. Mať "lavičku" dôveryhodných talentov uľahčuje plánovanie na poslednú chvíľu.
Dodržiavajte pracovné zákony – Pamätajte, že na zamestnancov pracujúcich na základe per diem sa stále vzťahujú zákony o minimálnej mzde, predpisy o nadčasoch a požiadavky na bezpečnosť na pracovisku.
Pre náhrady cestovných výdavkov Per Diem
Stanovte jasné zásady – Dokumentujte svoje sadzby per diem, aké výdavky sú kryté a ako by mali zamestnanci vykazovať výdavky.
Zvážte sadzby podľa lokality – Cesta do New Yorku stojí viac ako cesta do menších miest. Zvážte úpravu sadzieb na základe destinácie.
Vyžadujte správy o výdavkoch – Aj bez dokladov by zamestnanci mali predkladať správy sumarizujúce, ako minuli svoj príspevok per diem. Táto dokumentácia je rozhodujúca pre daňové účely.
Ak je to možné, poskytnite zálohy – Ak sa od zamestnancov vyžaduje, aby vopred platili stovky dolárov za služobnú cestu, môže to spôsobiť finančné ťažkosti. Poskytovanie záloh per diem zmierňuje túto záťaž.
Pravidelne kontrolujte a upravujte – Pravidelne vyhodnocujte, či sú vaše sadzby per diem stále primerané, keďže sa náklady menia.
V prípade potreby oddeľte kategórie – Niektoré podniky stanovujú rôzne sadzby pre ubytovanie verzus stravu a vedľajšie výdavky, čím poskytujú konkrétnejšie usmernenie.
Bežné nástrahy, ktorým sa treba vyhnúť
Nesprávna klasifikácia pracovníkov – Uistite sa, že pracovníci pracujúci na základe per diem sú správne klasifikovaní ako zamestnanci (nie nezávislí dodávatelia), ak kontrolujete ich pracovné metódy a rozvrh. Nesprávna klasifikácia môže viesť k sankciám.
Ignorovanie nadčasov – Len preto, že má niekto dennú sadzbu, nezbavuje ho to zákonov o nadčasoch, ak pracuje nad rámec bežných hodín.
Stanovenie svojvoľných sadzieb – Založte svoje sadzby per diem na prieskume trhu a skutočných nákladoch, nie na odhadoch.
Nedostatok dokumentácie – Aj pri zjednodušených procesoch per diem uchovávajte správne záznamy na daňové a regulačné účely.
Zlé zaobchádzanie s pracovníkmi pracujúcimi na základe per diem – Vytvorenie negatívnej skúsenosti znamená, že talentovaní pracovníci nebudú k dispozícii, keď ich budete opäť potrebovať.
Je Per Diem to pravé pre vaše podnikanie?
Dohody o per diem fungujú dobre, keď:
- Vaše podnikanie má kolísavé potreby zamestnancov
- Potrebujete špecializované zručnosti pre konkrétne projekty
- Chcete otestovať potenciálnych zamestnancov
- Vaši zamestnanci pravidelne cestujú za prácou
- Chcete zjednodušiť riadenie výdavkov
- Potrebujete pokrytie absencií zamestnancov
Nemusia byť ideálne, keď:
- Potrebujete konzistentné, spoľahlivé denné pokrytie
- Krivka učenia sa pre nové úlohy je strmá
- Pozície si vyžadujú hlboké inštitucionálne znalosti
- Ste v lokalite s obmedzeným počtom talentov per diem
- Vaše podnikanie zriedka zahŕňa cestovanie
Postup s Per Diem
Či už uvažujete o zamestnancoch pracujúcich na základe per diem alebo o náhradách cestovných výdavkov, kľúčom je implementovať tieto dohody premyslene. Nájdite si čas na preskúmanie vhodných sadzieb, stanovenie jasných zásad a jasne komunikujte očakávania.
Pre mnohé malé podniky ponúkajú dohody o per diem dokonalú rovnováhu medzi flexibilitou a štruktúrou. Umožňujú vám získať prístup k talentom a zdrojom, ktoré potrebujete, pri zachovaní efektívnej prevádzky a predvídateľných nákladov.
Začnite v malom – možno s jediným zamestnancom pracujúcim na základe per diem pre nadchádzajúci projekt alebo implementáciou náhrad cestovných výdavkov per diem pre vašu nasledujúcu služobnú cestu. Keď si na tieto dohody zvyknete, môžete strategicky rozšíriť ich používanie v celom vašom podnikaní.
Pamätajte, že cieľom nie je nahradiť váš hlavný tím pracovníkmi pracujúcimi na základe per diem, ale doplniť vašu bežnú pracovnú silu flexibilnými riešeniami, ktoré pomáhajú vášmu podniku fungovať efektívnejšie a prispôsobovať sa meniacim sa požiadavkám.
Máte otázky týkajúce sa implementácie dohôd o per diem vo vašom podnikaní? Zvážte konzultáciu s odborníkom na ľudské zdroje alebo účtovníkom, aby ste sa uistili, že správne riešite odmeňovanie, dane a súlad s predpismi pre vašu konkrétnu situáciu.
