Remise de dette du prêt PPP : Votre guide complet étape par étape

Si votre entreprise a reçu un prêt du Programme de Protection des Chèques de Paie (PPP), comprendre le processus de remise de dette est crucial pour vous assurer que vous n'avez pas à rembourser ces fonds. Ce guide complet vous explique tout ce que vous devez savoir pour être admissible à une remise de dette complète, des dépenses admissibles aux exigences de documentation.

Comprendre les bases de la remise de dette du prêt PPP

Le Programme de Protection des Chèques de Paie a été conçu pour aider les petites entreprises à maintenir leur effectif pendant les difficultés économiques. Le meilleur dans tout ça ? Ces prêts peuvent être entièrement remis si vous répondez à des critères spécifiques. Cependant, si vous ne respectez pas les règles, vous devrez rembourser le prêt avec un intérêt de 1 %.

Principe clé : Votre prêt peut être remis si vous avez dépensé les fonds pour des dépenses commerciales admissibles pendant votre période couverte et si vous avez maintenu vos niveaux d'effectifs et de rémunération.

La règle 60/40 : Votre fondation pour la remise de dette

Pour être admissible à une remise de dette complète, vous devez suivre cette règle essentielle :

• Au moins 60 % du produit du prêt doit être dépensé en coûts salariaux.
• Jusqu'à 40 % peut être dépensé en d'autres dépenses non salariales admissibles.

Si vous dépensez moins de 60 % en salaires, le montant de votre remise de dette sera réduit proportionnellement. Par exemple, si vous ne dépensez que 50 % en coûts salariaux, vous ne pouvez recevoir une remise de dette que pour une partie de votre prêt.

Dépenses salariales admissibles

Les coûts salariaux sont la pierre angulaire de la remise de dette du PPP. Voici ce qui est admissible :

Pour les employés

• Salaires bruts, traitements, pourboires et commissions
• Contributions de l'employeur à l'assurance maladie des employés
• Contributions de l'employeur aux régimes de retraite
• Impôts étatiques et locaux sur la rémunération des employés (comme l'assurance chômage)
• Congés de maladie et congés familiaux payés

Pour les propriétaires d'entreprise

• Travailleurs autonomes et propriétaires uniques : Jusqu'à 20 833 $(équivalent à 100 000$ par an sur 2,5 mois)
• Associés commandités : Basé sur les revenus nets de 2019 ou 2020 provenant du travail autonome, plafonné à 20 833 $
• Propriétaires-employés : Limité au moindre de 20 833 $ ou 2,5 mois de leur rémunération de 2019

Ce qui n'est PAS inclus dans les coûts salariaux

• Paiements aux entrepreneurs indépendants (ils reçoivent leurs propres prêts PPP)
• Rémunération des employés supérieure à 100 000 $ sur une base annualisée
• Cotisations de l'employeur à la Sécurité sociale, à Medicare ou à l'impôt fédéral sur le chômage
• Salaires de congés de maladie et de congés familiaux admissibles pour lesquels un crédit est autorisé en vertu de la loi Families First Coronavirus Response Act

Dépenses non salariales admissibles

Vous pouvez utiliser jusqu'à 40 % de votre prêt pour ces dépenses admissibles (doivent avoir commencé avant le 15 février 2020, sauf indication contraire) :

Intérêts hypothécaires commerciaux

• Paiements d'intérêts sur les hypothèques garanties par des biens immobiliers ou personnels
• Doit avoir commencé avant le 15 février 2020
• N'inclut PAS les paiements de principal ou les remboursements anticipés

Paiements de loyer et de location

• Loyer sur des biens immobiliers (espace de bureau, emplacements de vente au détail)
• Paiements de location sur des biens personnels (équipement, véhicules)
• Les ententes doivent avoir été en vigueur avant le 15 février 2020
• Si vous partagez l'espace avec une autre entreprise, calculez au prorata en fonction de vos déclarations de revenus

Services publics

• Électricité et gaz
• Services d'eau et d'égout
• Services téléphoniques (ligne fixe et mobile)
• Accès Internet
• Services de transport (carburant, entretien des véhicules commerciaux)

Les ententes de service doivent avoir commencé avant le 15 février 2020, mais peuvent être renouvelées ou refinancées.

Dépenses admissibles élargies (ajoutées en 2021)

Frais d'exploitation

• Logiciels et services d'infonuagique pour les opérations commerciales
• Logiciels de comptabilité, de RH et autres logiciels commerciaux similaires

Frais de dommages matériels

• Réparations pour les dommages matériels causés par les troubles publics en 2020 (vandalisme, pillage)
• Seule la portion non assurée est admissible

Coûts des fournisseurs

• Paiements aux fournisseurs pour les biens essentiels aux opérations
• Doit être conforme à un contrat ou à un bon de commande en vigueur avant de recevoir votre prêt
• Les biens périssables commandés pendant la période couverte peuvent être admissibles

Dépenses de protection des travailleurs

• Équipement de protection individuelle (EPI)
• Barrières physiques (écrans en plexiglas, cloisons)
• Améliorations de la ventilation et de la filtration de l'air
• Coûts pour agrandir les zones de restauration ou de service extérieures
• Dépistages et tests de santé
• Fournitures de nettoyage et services d'assainissement

Ces dépenses sont admissibles à partir du 1er mars 2020.

Choisir votre période couverte

Vous pouvez sélectionner une période couverte entre 8 et 24 semaines à partir du moment où vous avez reçu le décaissement de votre prêt (pas la date de la demande). Voici comment choisir :

• 8 semaines : Idéal si vous avez des coûts salariaux plus élevés par rapport au montant de votre prêt
• 24 semaines : Vous offre plus de flexibilité pour répondre à l'exigence salariale de 60 %
• Vous n'avez pas besoin d'ajuster votre calendrier de paie; les dépenses sont comptabilisées lorsqu'elles sont engagées, pas nécessairement lorsqu'elles sont payées

La plupart des entreprises bénéficient de la période de 24 semaines, car elle offre plus de temps pour déployer les fonds de manière appropriée.

Exigences de documentation

Une documentation appropriée est essentielle pour la remise de dette. Rassemblez ces documents :

Documentation salariale

• Rapports de paie de votre fournisseur de services de paie
• Déclarations fédérales d'impôt sur la paie (formulaire 941)
• Rapports trimestriels des salaires de l'État
• Déclarations d'assurance chômage
• Reçus de paiement ou chèques annulés
• Documentation des contributions à la retraite et à l'assurance maladie

Vérification des employés

• Listes d'employés indiquant les équivalents temps plein (ETP)
• Taux de rémunération pour tous les employés
• Documents prouvant que les employés étaient sur la liste de paie pendant la période couverte
• Documentation de toute cessation d'emploi ou réduction d'effectif

Documentation des dépenses non salariales

• Preuve que les obligations existaient avant le 15 février 2020 (contrats de location, documents hypothécaires, factures de services publics)
• Chèques annulés ou relevés bancaires indiquant les paiements
• Reçus et factures pour les services publics, le loyer et les intérêts hypothécaires
• Reçus pour les frais d'exploitation admissibles, les coûts des fournisseurs et les dépenses de protection des travailleurs

Conseil de pro : Organisez les documents par catégorie et chronologiquement. Cela facilite le processus de demande et aide si votre prêt fait l'objet d'un examen de la SBA.

Maintien de l'effectif et de la rémunération des employés

Pour bénéficier d'une remise de dette complète, vous devez maintenir votre effectif pendant la période couverte :

Exigences en matière d'effectifs

Calculez vos employés équivalents temps plein (ETP) :

1. Déterminez l'ETP moyen pendant votre période couverte
2. Comparez à une période de référence (choisissez la meilleure option) :
   • 1er janvier 2020 au 29 février 2020
   • 15 février 2019 au 30 juin 2019

Si votre ratio est de 1,0 ou plus, vous avez maintenu l'effectif. S'il est inférieur à 1,0, votre remise de dette sera réduite proportionnellement.

Des exemptions s'appliquent si :

• Vous avez offert de réembaucher des employés aux mêmes heures et au même salaire, mais ils ont refusé
• Vous n'avez pas pu trouver d'employés ayant les mêmes qualifications
• Vous n'avez pas pu fonctionner aux niveaux d'avant la COVID en raison des exigences ou des directives fédérales liées à la COVID-19
• Les employés ont été congédiés pour un motif valable, ont démissionné volontairement ou ont demandé volontairement une réduction de leurs heures de travail

Exigences salariales

Vous ne pouvez pas réduire le salaire annuel ou le salaire horaire d'un employé de plus de 25 % par rapport au trimestre complet le plus récent avant votre période couverte. Ceci s'applique aux employés qui gagnaient moins de 100 000 $ par année en 2019.

Règle refuge : Si vous avez réduit l'effectif ou les salaires, mais que vous les avez rétablis au 31 décembre 2020, vous pouvez toujours bénéficier d'une remise de dette complète.

Le processus de demande

Étape 1 : Déterminez le montant de votre remise de dette

Calculez le total des dépenses admissibles pendant votre période couverte, en vous assurant qu'au moins 60 % ont été consacrés aux coûts salariaux.

Étape 2 : Choisissez le bon formulaire

Trois formulaires de demande de remise de dette sont disponibles :

• Formulaire 3508S : Pour les prêts de 150 000 $ ou moins (simplifié avec moins de calculs)
• Formulaire 3508EZ : Pour certains emprunteurs dans des situations simples
• Formulaire 3508 : Formulaire standard pour tous les autres emprunteurs

La plupart des emprunteurs ayant des prêts de moins de 150 000 $ devraient utiliser le formulaire simplifié 3508S.

Étape 3 : Remplissez la demande

• Remplissez le formulaire approprié
• Joignez tous les documents requis
• Faites signer la demande par un représentant autorisé

Étape 4 : Soumettez à votre prêteur

Soumettez votre demande et votre documentation par le biais du portail de votre prêteur ou du processus de soumission. Chaque prêteur a des procédures légèrement différentes, alors vérifiez auprès du vôtre pour obtenir des instructions spécifiques.

Étape 5 : Attendez la décision

• Examen par le prêteur : Votre prêteur a 60 jours pour examiner et soumettre votre demande à la SBA
• Examen par la SBA : La SBA a 90 jours pour rendre une décision concernant la remise de dette
• Vous serez informé de la décision par l'intermédiaire de votre prêteur

Chronologie des demandes

Quand faire la demande : Vous pouvez faire la demande à tout moment après avoir utilisé tous les produits du prêt, jusqu'à la date d'échéance du prêt. Toutefois, si vous ne faites pas la demande dans les 10 mois suivant la fin de votre période couverte, vous devez commencer à effectuer des paiements sur le prêt.

Report des paiements : Si vous faites la demande dans les 10 mois, les paiements sont reportés jusqu'à ce que la SBA prenne une décision concernant la remise de dette.

Erreurs courantes à éviter

Erreur n° 1 : Ne pas suivre correctement la période couverte

Utilisez la date à laquelle vous avez reçu les fonds (date du décaissement), et non la date de votre demande ou la date d'approbation.

Erreur n° 2 : Mélanger les dépenses personnelles et professionnelles

Pour les entreprises à domicile, n'incluez que la partie des services publics et du loyer qui est déductible sur votre déclaration de revenus d'entreprise.

Erreur n° 3 : Inclure incorrectement l'assurance maladie du propriétaire

Pour les travailleurs autonomes, vous ne pouvez pas inclure l'assurance maladie ou les cotisations de retraite financées par le prêt PPP dans votre calcul de remise de dette.

Erreur n° 4 : Payer des entrepreneurs indépendants

Les paiements aux entrepreneurs indépendants ne sont pas considérés comme des dépenses salariales admissibles. Ils doivent demander leurs propres prêts PPP.

Erreur n° 5 : Mauvaise tenue des registres

Conservez des registres et des reçus détaillés pour tout. La SBA peut vérifier votre prêt même après que la remise de dette a été accordée.

Erreur n° 6 : Ne pas tenir compte des employés à temps partiel

Lors du calcul des ETP, les employés à temps partiel (ceux qui travaillent moins de 40 heures par semaine) doivent être calculés proportionnellement.

Erreur n° 7 : Oublier la période de règle refuge

Si vous avez réduit le personnel ou les salaires, mais que vous les avez rétablis au 31 décembre 2020, documentez soigneusement cela pour éviter les réductions.

Prêts de 50 000 $ ou moins : Dispositions spéciales

Si votre prêt était de 50 000 $ ou moins, vous êtes exempté des réductions de remise de dette en raison de la diminution de l'effectif ou des salaires, ce qui rend le processus beaucoup plus facile.

Que se passe-t-il si la remise de dette n'est pas totale ?

Si seule une partie de votre prêt est remise :

• Vous devez rembourser le montant non remis
• Un taux d'intérêt de 1 % s'applique
• Durée de remboursement de 5 ans (2 ans pour les prêts contractés avant le 5 juin 2020)
• Vous pouvez faire appel de la décision de la SBA si vous n'êtes pas d'accord

Remise de dette et impôts

Bonne nouvelle : La remise de dette du prêt PPP n'est pas un revenu imposable au niveau fédéral. De plus, les dépenses payées avec les fonds du PPP sont entièrement déductibles aux fins de l'impôt fédéral.

Impôts d'État : Certains États ont des règles différentes. Vérifiez auprès de votre conseiller fiscal le traitement par votre État de la remise de dette du PPP et des dépenses connexes.

Liste de contrôle finale avant de faire la demande

Avant de soumettre votre demande, confirmez que vous avez :

• Calculé correctement votre période couverte
• Vérifié qu'au moins 60 % des fonds ont été utilisés pour les salaires
• Rassemblé tous les documents relatifs aux salaires
• Recueilli la preuve des dépenses non salariales
• Vérifié les niveaux d'effectif et de salaire
• Organisé les documents par catégorie
• Rempli le formulaire de remise de dette approprié
• Fait examiner et signer par un représentant autorisé
• Enregistré des copies de tout pour vos dossiers

Obtenir de l'aide

Le processus de remise de dette du PPP peut être complexe. Envisagez de travailler avec :

• Votre comptable ou CPA pour obtenir de l'aide en matière d'impôts et de calculs
• Votre fournisseur de services de paie pour obtenir des rapports de paie et de la documentation
• Votre avocat pour obtenir des réponses à des questions juridiques concernant l'admissibilité ou la conformité
• Votre prêteur pour connaître les exigences spécifiques en matière de soumission

Les sites Web de la SBA et du département du Trésor (sba.gov et treasury.gov) fournissent également des directives officielles et des réponses aux questions fréquemment posées.

Conclusion

La remise de dette du prêt PPP exige une documentation minutieuse et le respect de règles spécifiques, mais avec une planification et une organisation adéquates, la plupart des entreprises peuvent recevoir avec succès une remise de dette complète. La clé est de comprendre les dépenses admissibles, de maintenir les niveaux d'emploi requis et de tenir des registres complets tout au long de votre période couverte.

Commencez à rassembler votre documentation tôt, utilisez la période couverte complète si nécessaire et n'hésitez pas à consulter des professionnels lorsque des questions se posent. Avec la bonne préparation, vous pouvez transformer votre prêt PPP en la subvention qu'il était censé être - en assurant le fonctionnement de votre entreprise et en payant vos employés pendant les périodes difficiles.

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Cet article fournit des informations générales et ne doit pas être considéré comme un avis juridique, comptable ou fiscal. Consultez des professionnels qualifiés concernant votre situation particulière et consultez les directives officielles de la SBA pour connaître les exigences les plus récentes.