1 پست با برچسب "accounts receivable"

اگر کسب‌وکاری دارید که به مشتریان فاکتور می‌فرستد، به روشی کاملاً قابل اعتماد برای پیگیری اینکه چه کسی به شما بدهکار است نیاز دارید. اینجا است که حساب‌های دریافتنی (AR) وارد می‌شود. این فقط یک عدد در گزارش نیست؛ این خون جریان نقدی شماست.

این راهنما به شما می‌گوید حساب‌های دریافتنی چیست، چرا مهم است و چگونه می‌توانید با دقت و شفافیت با استفاده از سیستم حسابداری متنی ساده Beancount آن را مدیریت کنید.

TL;DR​

حساب‌های دریافتنی (AR) پولی است که مشتریان برای کالاها یا خدماتی که قبلاً تحویل داده‌اید، به شما بدهکارند. این یک دارایی جاری در ترازنامه شماست، در حسابداری تعهدی مرکزی است و عامل کلیدی جریان نقدی کسب‌وکار شماست. می‌توانید AR را به‌صورت تمیز در Beancount با استفاده از حساب‌های فرعی مشتری، لینک‌کردن فاکتورها به پرداخت‌ها با ^links و اجرای چند پرس‌وجوی ساده پیگیری کنید. برای اندازه‌گیری سرعت وصول، می‌توانید نسبت گردش AR و روزهای فروش معوق (DSO) را محاسبه کنید. برای مدیریت ریسک، می‌توانید از ذخیره‌سازی برای حساب‌های مشکوک استفاده کنید.

حساب‌های دریافتنی چیست؟​

تعریف
حساب‌های دریافتنی نمایانگر مانده پولی است که مشتریان برای کالاها یا خدمات تحویل‌داده‌شده ولی هنوز پرداخت نشده به شرکت شما بدهکارند. تحت حسابداری تعهدی، این درآمد را زمانی که کسب می‌کنید شناسایی می‌کنید، نه زمانی که نقدینگی دریافت می‌کنید. در نتیجه، AR به‌عنوان یک دارایی جاری در ترازنامه شرکت شما ظاهر می‌شود.

چرا مهم است
مدیریت مؤثر AR برای حفظ نقدینگی سالم حیاتی است. هرچه سریع‌تر فاکتورهای خود را وصول کنید، دوره تبدیل نقدینگی شما کوتاه‌تر می‌شود — زمان لازم برای تبدیل سرمایه‌گذاری‌های موجودی و سایر منابع به نقد. با نظارت بر معیارهایی مانند نسبت گردش AR و DSO می‌توانید تصویر واضحی از کارایی وصول خود به‌دست آورید و برای بهبود آن اقدام کنید.

حساب‌های دریافتنی در مقابل حساب‌های پرداختنی (مروری یک‌خطی)

• AR = پولی که به شما بدهکار است (یک دارایی است).
• AP = پولی که شما به دیگران بدهکارید (یک بدهی است).

جریان حساب‌های دریافتنی در حسابداری دوطرفه​

به‌صورت مفهومی، چرخه یک دریافتنی این مراحل را دنبال می‌کند:

1. صدور فاکتور (فروش اعتباری): وقتی فاکتور می‌فرستید، دارایی‌های خود (به‌ویژه حساب‌های دریافتنی) را افزایش می‌دهید و درآمد کسب‌شده را شناسایی می‌کنید.
2. دریافت نقدینگی: وقتی مشتری پرداخت می‌کند، یک دارایی (Assets:Bank) را افزایش می‌دهید و دارایی دیگر (Assets:AR) را کاهش می‌دهید. اثر خالص بر کل دارایی‌ها صفر است، اما موقعیت نقدی شما بهبود می‌یابد.
3. تخفیف یا اعتبار: اگر تخفیف پیش‌پرداختی ارائه دهید یا برگه اعتبار صادر کنید، مانده AR مشتری را کاهش می‌دهید و آن را با هزینه تخفیف یا کاهش درآمد (کنترا‑درآمد) جبران می‌کنید.
4. بدی‌های مشکوک: متأسفانه همه فاکتورها پرداخت نمی‌شوند. برای حساب کردن این موارد می‌توانید یک ذخیره‌سازی برای حساب‌های مشکوک (یک کنترا‑دارایی که ارزش AR را کاهش می‌دهد) و هزینه بدی مشکوک مربوطه را شناسایی کنید. سپس می‌توانید فاکتور خاصی را که غیرقابل وصول است نسبت به این ذخیره‌سازی حذف کنید.

مدل‌سازی AR در Beancount​

Beancount یک سیستم حسابداری متنی، دوطرفه است که به‌طور کامل برای پیگیری AR مناسب است. استفاده از tags (که با # شروع می‌شوند)، links (که با ^ شروع می‌شوند) و زبان پرس‌وجوی شبیه‑SQL (bean-query) تمام فرآیند AR شما را شفاف، قابل حسابرسی و اسکریپت‌پذیر می‌کند.

ساختار پیشنهادی حساب‌ها​

یک نمودار حساب‌های تمیز پایه و اساس است. در اینجا ساختار پیشنهادی آورده شده است:

Assets:AR
Assets:AR:Clients:<Name>
Assets:AR:Allowance            ; یک حساب کنترا‑دارایی

Income:Sales
Income:Contra:SalesDiscounts   ; جایگزینی برای حساب هزینه

Expenses:SalesDiscounts
Expenses:BadDebt

1. ثبت فروش اعتباری (صدور فاکتور)​

وقتی فاکتور به مشتری می‌فرستید، آن را در دفتر کل ثبت می‌کنید.

2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar #client:acme
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

• لینک ^INV-2025-045 یک شناسهٔ یکتاست که این فاکتور را به پرداخت(های) آینده‌اش متصل می‌کند.
• متادیتای document: به Fava (رابط وب Beancount) امکان می‌دهد لینک کلیکی مستقیم به فایل PDF فاکتور ارائه دهد.

2. ثبت پرداخت کامل​

وقتی Acme Co. فاکتور را به‌صورت کامل پرداخت کرد، مانده دریافتنی آن‌ها را پاک می‌کنید.

2025-07-25 * "Acme Co." "Payment for INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

استفاده از همان لینک ^INV-2025-045 ردپای حسابرسی واضحی بین فاکتور و پرداخت ایجاد می‌کند.

3. مدیریت پرداخت‌های جزئی​

اگر مشتری پرداخت جزئی انجام دهد، روند همان است. لینک همه چیز را به‌هم متصل می‌کند.

2025-07-20 * "Acme Co." "Partial payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                 400.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           -400.00 USD

یک پرس‌وجو روی ^INV-2025-045 فاکتور اصلی ۱۲۰۰ دلاری و این پرداخت ۴۰۰ دلاری را نشان می‌دهد و ماندهٔ ۸۰۰ دلاری را باقی می‌گذارد.

4. مدیریت تخفیف پیش‌پرداخت​

فرض کنید برای فاکتور ۱۰۰۰ دلاری، در صورت پرداخت زودهنگام ۲٪ تخفیف بدهید.

2025-07-10 * "Acme Co." "2% early-payment discount on INV-2025-046" ^INV-2025-046 #ar
  Assets:Bank:Checking                 980.00 USD
  Expenses:SalesDiscounts               20.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1000.00 USD

در اینجا دریافتنی کامل ۱۰۰۰ دلاری پاک می‌شود، ۹۸۰ دلار نقد دریافت می‌شود و ۲۰ دلار تخفیف به‌عنوان هزینه ثبت می‌شود. نکته: بسیاری از دفاتر تخفیف‌های فروش را به‌جای هزینه، به‌عنوان کنترا‑درآمد ثبت می‌کنند. استفاده از حساب هزینه برای دفاتر کوچک‌تر ساده‌تر است. مهم این است که یک روش را انتخاب کنید و به‌صورت یکنواخت از آن استفاده کنید.

5. افزودن مالیات بر فروش به فاکتورها​

اگر مالیات بر فروش جمع‌آوری می‌کنید، آن را به‌عنوان بدهی در زمان صدور فاکتور ثبت می‌کنید.

2025-07-01 * "Acme Co." "INV-2025-047 · Hardware + tax" ^INV-2025-047 #ar
  invoice: "2025-047"
  due: "2025-07-31"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1100.00 USD
  Income:Sales                       -1000.00 USD
  Liabilities:Tax:Sales               -100.00 USD

در اینجا ۱۱۰۰ دلار فاکتور شده، ۱۰۰۰ دلار درآمد شناسایی می‌شود و ۱۰۰ دلار به‌عنوان بدهی مالیاتی به مقامات مالیاتی ثبت می‌شود.

6. مدیریت بدی‌های مشکوک (روش ذخیره‌سازی)​

روش ذخیره‌سازی تحت استانداردهای GAAP ترجیح داده می‌شود زیرا هزینه‌ها را بهتر با درآمدها مطابقت می‌دهد.

مرحله ۱: برآورد و ایجاد ذخیره (مثلاً در پایان سال)
بر پایه داده‌های تاریخی، درصدی از دریافتنی‌ها را که ممکن است غیرقابل وصول باشد، برآورد می‌کنید.

2025-12-31 * "Allowance for doubtful accounts (2% of AR)"
  Expenses:BadDebt                     300.00 USD
  Assets:AR:Allowance                 -300.00 USD

این یک حساب کنترا‑دارایی (Assets:AR:Allowance) ایجاد می‌کند که ارزش کل دریافتنی‌های شما را کاهش می‌دهد.

مرحله ۲: حذف یک فاکتور خاص غیرقابل وصول
وقتی مطمئن شدید فاکتوری پرداخت نخواهد شد، آن را نسبت به ذخیره‌سازی حذف می‌کنید.

2026-03-05 * "Write-off INV-2025-049 for Insolvent Client" ^INV-2025-049 #ar
  Assets:AR:Allowance                 1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Insolvent-Client -1200.00 USD

دقت کنید این تراکنش هزینه‌ای اضافه نمی‌کند؛ هزینه قبلاً هنگام ایجاد ذخیره‌سازی شناسایی شده بود.

گزارش‌گیری حداقل و پرس‌وجوها​

می‌توانید با استفاده از Fava یا bean-query snapshots سریع از AR خود بگیرید.

دریافتنی‌های باز بر حسب مشتری

SELECT account, SUM(position)
WHERE account   '^Assets:AR'
GROUP BY account
ORDER BY account;

دفتر روزنامهٔ فعالیت‌های AR برای یک بازهٔ زمانی

JOURNAL
WHERE account   '^Assets:AR'
  AND date >= 2025-07-01 AND date < 2025-08-01;

معیارهای کلیدی AR (با فرمول‌های سریع)​

برای این نسبت‌ها، رویکرد عملی این است که از bean-query اعداد لازم (فروش‌های اعتباری دوره، مانده‌های ابتدایی/پایانی AR) استخراج کنید و سپس محاسبه‌ها را در یک صفحه‌گسترده یا اسکریپت انجام دهید. این کار دفتر کل شما را تمیز نگه می‌دارد و ریاضیات را شفاف می‌کند.

نسبت گردش AR​

این نشان می‌دهد در هر دوره چند بار کسب‌وکار شما متوسط دریافتنی‌هایش را جمع‌آوری می‌کند. هرچه بالاتر بهتر.

$AR\\ Turnover = \\frac{Net\\ Credit\\ Sales}{Average\\ AR}$

DSO (روزهای فروش معوق)​

می‌گوید به‌طور متوسط چند روز طول می‌کشد تا پس از فروش، پرداخت دریافت شود. هرچه کمتر بهتر.

$DSO = (\\frac{Accounts\\ Receivable}{Total\\ Credit\\ Sales}) \\times Number\\ of\\ Days$

این دو معیار نشان می‌دهند چقدر به‌صورت مؤثر فاکتورها را به نقد تبدیل می‌کنید.

فایل شروع سادهٔ Beancount (کپی/پیست)​

; --- Accounts ---------------------------------------------------------------
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking           USD
1970-01-01 open Assets:AR
1970-01-01 open Assets:AR:Clients:Acme-Co
1970-01-01 open Assets:AR:Allowance
1970-01-01 open Income:Sales
1970-01-01 open Expenses:SalesDiscounts
1970-01-01 open Expenses:BadDebt
1970-01-01 open Liabilities:Tax:Sales          USD
; ---------------------------------------------------------------------------

; مثال فاکتور
2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

; دریافت پرداخت
2025-07-25 * "Acme Co." "Payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

نکات عملی برای حفظ سلامت AR​

• شرایط واضح تعیین کنید: تاریخ سررسید، سیاست‌های جریمهٔ دیرکرد و هر گونه تخفیف پیش‌پرداخت را در هر فاکتور بگنجانید.
• همه چیز را لینک کنید: از الگوی یکنواخت ^INV-... برای اتصال فاکتورها، پرداخت‌ها و برگه‌های اعتبار استفاده کنید تا ردپای حسابرسی واضحی داشته باشید.
• اسناد را پیوست کنید: از متادیتای document: برای لینک مستقیم به PDF فاکتورها، سفارش خریدها و قراردادها بهره ببرید.
• ماهانه بازبینی کنید: گزارش باز AR خود را حداقل یک بار در ماه بررسی کنید و پیگیری فاکتورهای معوق را انجام دهید. روندهای AR Turnover و DSO را زیر نظر داشته باشید تا مشکلات را زود تشخیص دهید.

منابع بیشتر (منابع استفاده‌شده)​

• Investopedia دربارهٔ مبانی AR و DSO
• مستندات Beancount برای سینتکس، لینک‌ها/برچسب‌ها و زبان پرس‌وجو
• Lumen Learning دربارهٔ روش‌های ذخیره‌سازی در مقابل حذف مستقیم