شما به کارمند تازه استخدامشدهتان یک تلفن شرکتی میدهید، یا ماهانه ۸۵ دلار به او برای طرح شخصیای که از قبل دارد بازپرداخت میکنید. در هر صورت، کسی از آن تلفن برای تماس با مشتری استفاده میکند — و برای پیامک به دوستان، پیمایش نقشه، و پخش موسیقی در مسیر رفتوآمد. سؤالی که بیسروصدا تعیین میکند که آیا هر یک از آن پولها به عنوان دستمزد مشمول مالیات در فرم W-2 ظاهر میشود یا نه این است: آیا تلفن عمدتاً به دلایل کاری غیرمزیتی (غیرcompensatory) ارائه شده است؟
اگر این عبارت شبیه متنهای حاشیهای قانون مالیات به نظر میرسد، اما همان لولایی است که همه چیز بر آن میچرخد. اگر آن را درست انجام دهید، کل ترتیب — هم استفاده کاری و هم استفاده شخصی — میتواند بدون نیاز به ثبت تماس، معاف از مالیات باشد. اگر اشتباه انجامش دهید، «کمکهزینه تلفن» شما فقط دستمزدی با نامی دوستانهتر است که مشمول کسر مالیات بر درآمد، تأمین اجتماعی، مدیکر و مالیات بیکاری است. بازپرداختهای اینترنت خانگی قوانین سختگیرانهتری دارند. این راهنما چارچوب IRS، سه روش رایجی که کسبوکارهای کوچک تلفن ارائه میدهند، تفاوت اینترنت، و مدارکی که آن را معاف از مالیات نگه میدارد را توضیح میدهد.
پیشینه: چرا تلفنها قبلاً کابوس ثبت سوابق بودند
قبل از سال ۲۰۱۰، تلفنهای همراه «اموال فهرستشده» تحت بخش 280F قانون مالیات بودند — همان دستهای که خودروهای سواری و رایانهها قبلاً در آن قرار داشتند. اموال فهرستشده یک فرض ناخوشایند داشت: استفاده شخصی مشمول مالیات بود مگر اینکه کارمند استفاده کاری را با سوابق کافی اثبات کند. در تئوری، هر کارمندی با تلفن شرکتی باید دفترچهای نگه میداشت که تماسهای کاری را از شخصی جدا کند و بخش شخصی دستمزد بود.
البته هیچکس این کار را نمیکرد. کنگره سرانجام در قانون مشاغل کوچک ۲۰۱۰ واقعیت را پذیرفت و تلفنهای همراه را از تعریف اموال فهرستشده برای سالهای مالی پس از ۳۱ دسامبر ۲۰۰۹ حذف کرد. IRS با اطلاعیه 2011-72، که هنوز هم امروز معتبر است، این کار را دنبال کرد:
- استفاده کاری از یک تلفن همراه ارائهشده توسط کارفرما یک مزیت جانبی شرط کاری است که از درآمد کارمند مستثنی است — همان دستهای که لپتاپ شرکتی برای کارمندی که برای کار به آن نیاز دارد، قرار میگیرد.
- استفاده شخصی از همان تلفن یک مزیت جانبی جزئی است که آن نیز مستثنی است.
- هیچ ثبت سوابقی لازم نیست. IRS صراحتاً میگوید برای اعطای این برخورد، به دفترچه تماس بین استفاده کاری و شخصی نیازی ندارد.
این معافیت سخاوتمندانه است اما مشروط است. همه چیز به این بستگی دارد که تلفن عمدتاً به دلایل کاری غیرمزیتی ارائه شده باشد. اگر این آزمون را رد کنید، به قلمرو مشمول مالیات بازمیگردید.
عبارت جادویی: «عمدتاً به دلایل کاری غیرمزیتی»
IRS این آزمون را زمانی برآورده میداند که دلایل کاری قابلتوجهی فراتر از پرداخت به کارمند وجود داشته باشد. نمونههای کلاسیک از این راهنما عبارتند از:
- کارفرما نیاز دارد کارمند در همه زمانها برای شرایط اضطراری مرتبط با کار در دسترس باشد.
- کارمند نیاز دارد وقتی از دفتر دور است با مشتریان صحبت کند.
- کارمند باید هنگام سفر، در محل کار، یا بهطورکلی دور از تلفن ثابت در دسترس باشد.
و این راهنما به همان اندازه درباره آنچه در آزمون ناموفق است شفاف است. تلفنی که برای تقویت روحیه یا حسن نیت، جذب کارمند بالقوه، یا ارائه غرامت اضافی داده میشود — یا زمانی که جایگزین بخشی از دستمزدی شود که کارمند در غیر این صورت دریافت میکرد — عمدتاً به دلایل غیرمزیتی ارائه نشده است.
برای اکثر کسبوکارهای کوچک با کارکنان میدانی، کارکنان شیفتهای آمادهباش، فروشندگان، یا هر کسی که دور از میز کار میکند، برآورده کردن این آزمون آسان است. منطقه خطر دفتری است که همه در آن کنار خط ثابت نشستهاند و «تلفن کاری» واقعاً یک امتیاز است که در قالب خطمشی پیچیده شده. صادق باشید که در کدام وضعیت هستید، زیرا بقیه رفتار مالیاتی از آن ناشی میشود.
سه روش ارائه تلفن، رتبهبندیشده بر اساس سادگی مالیاتی
۱. تلفن متعلق به شرکت: تمیزترین گزینه
وقتی تلفن را میخرید، قبض اپراتور را مستقیماً پرداخت میکنید و دستگاه را به کارمندی میدهید که واقعاً برای کار به آن نیاز دارد، از تمام مزایای اطلاعیه 2011-72 بهرهمند میشوید. استفاده کاری یک مزیت جانبی شرط کاری معاف از مالیات است، استفاده شخصی اجتنابناپذیر به عنوان مزیت جانبی جزئی معاف سوار میشود و هیچکس دفترچه تماس نگه نمیدارد. هیچ چیز وارد فرم W-2 نمیشود.
این ترتیبی است که راهنما برای آن نوشته شده است و گزینهای است که وقتی اعداد جواب میدهند باید انتخاب شود. تنها هزینههای واقعی آن اداری است — مدیریت ناوگانی از دستگاهها و طرحها — به همین دلیل کسبوکارهای بسیار کوچک اغلب گزینه دوم را ترجیح میدهند.
۲. بازپرداخت تلفن شخصی: معاف از مالیات اگر یادداشت کسبوکار کوچک را دنبال کنید
اکثر کسبوکارهای کوچک نمیخواهند ناوگانی از دستگاهها را مدیریت کنند. آنها به کارمندان اجازه میدهند از تلفنهای شخصی استفاده کنند و هزینه را بازپرداخت کنند. IRS دقیقاً همین را پیشبینی کرده است: در کنار اطلاعیه 2011-72، بخش کسبوکار کوچک/خوداشتغال آن راهنمای ممیزی صادر کرد که به بازرسان میگفت رویکرد مشابهی را برای بازپرداخت نقدی تلفنهای شخصی اعمال کنند.
بر اساس آن رویکرد، وقتی الزام میکنید کارمندان از تلفنهای شخصی برای کار استفاده کنند — و این الزام عمدتاً به دلایل کاری غیرمزیتی باشد — میتوانید بازپرداخت هزینههای معقول پوشش تلفن همراه را به عنوان غیرمشمول در نظر بگیرید. سه مرز مهم است:
- فقط معقول. بازپرداخت هزینه پوشش منطقی خوب است؛ بازپرداخت هزینههای غیرعادی یا بیش از حد نه. پرداخت کل طرح خانوادگی ۲۲۰ دلاری یک کارمند وقتی استفاده کاری او چند تماس در هفته است، سؤال برانگیز است. یک روش رایج قابل دفاع، بازپرداخت درصد ثابتی از قبض یا مبلغ ثابتی متناسب با هزینه یک طرح پایه قابلاستفاده برای کار است.
- الزامی، نه اختیاری. منطق یادداشت بر این استوار است که کارمند ملزم به استفاده از تلفن شخصی برای کار باشد. یک خطمشی کتبی که مشخص کند چه کسی باید تلفن حمل کند و چرا، یک عادت غیررسمی را به یک الزام مستند تبدیل میکند.
- جایگزین دستمزد نباشید. اگر «بازپرداخت» واقعاً بخشی از بسته جبرانی باشد — همان مبلغ هر ماه بدون توجه به هر هزینه تلفن، به جای افزایش حقوق ارائه شود — بازرسان آن را دستمزد تلقی میکنند.
۳. کمکهزینه ثابت ماهانه بدون مدارک: معمولاً فقط دستمزد
کمکهزینه ثابت ۷۵ دلاری «اتصال» که با هر فیش حقوقی واریز میشود و هرگز با قبض واقعی تطبیق داده نمیشود، رایجترین اشتباه در این زمینه است. بدون اثبات — مدرکی که کارمند واقعاً هزینه را متحمل شده است — پرداخت قوانین طرح قابل پاسخگویی که در زیر توضیح داده شده را نقض میکند و کل مبلغ دستمزد مشمول مالیات است که باید در فرم W-2 گزارش شود.
این بدان معنا نیست که مبالغ ثابت ممنوع هستند. بازپرداخت ثابت ماهانه همچنان میتواند معاف از مالیات باشد اگر کارمندان بهصورت دورهای هزینه زیربنایی را اثبات کنند (مثلاً ارسال قبض اپراتور بهصورت فصلی) و مبلغ از آنچه واقعاً هزینه میکنند تجاوز نکند. کاری که نمیتوانید انجام دهید این است که کورکورانه پرداخت کنید و آن را بازپرداخت بنامید. فرم از کاغذبازی ناشی میشود: بدون رسید، بدون معافیت مالیاتی.
اینترنت خانگی قوانین سختگیرانهتری دارد
اینجا تله است: کارفرمایان فرض میکنند قوانین سخاوتمندانه تلفن همراه به اینترنت خانگی نیز تعمیم مییابد. اینطور نیست. اطلاعیه 2011-72 تلفنهای همراه و تجهیزات مشابه مخابراتی را پوشش میدهد — نه قبض پهنای باند خانه کارمند.
بازپرداختهای اینترنت کاملاً تحت قوانین طرح قابل پاسخگویی هستند. این بدان معناست که فقط بخش کاری قبض میتواند معاف از مالیات باشد و فقط زمانی که کارمند آن را اثبات کند. در عمل:
- بازپرداخت مبتنی بر رسید سهم کاری مؤثر است. کارمند قبض اینترنت را ارسال میکند، شما درصد کاری مستند را بازپرداخت میکنید و پرداخت تحت یک طرح قابل پاسخگویی معاف از مالیات است.
- کمکهزینههای ثابت اینترنت بدون اثبات، دستمزد هستند. کمکهزینه ماهانه ۶۰ دلاری «دورکاری» که هیچکس آن را به قبض واقعی مرتبط نمیکند، جبران خسارت است، نقطهپایان.
- یک تخصیص معقول انتخاب کنید و به آن پایبند بمانید. هیچ درصد منتشرشدهای از IRS وجود ندارد. یک کارمند دورکار تماموقت در خانه ممکن است ۵۰ درصد را توجیه کند؛ یک کارمند ترکیبی که سه روز در هفته در دفتر است درصد کمتری را توجیه میکند. روش را مستند کنید — روزهای کار از خانه، ساعتهای استفاده کاری — و آن را بهطور مداوم اعمال کنید.
یک مرز دیگر: رفتار مطلوبی که برخی کارفرمایان برای تجهیزات دورکاری در طول سالهای همهگیری به خاطر دارند، معافیت کلی اینترنت ایجاد نمیکند. هر دلار همچنان به ارتباط کاری و رسید پشت آن نیاز دارد.
طرح قابل پاسخگویی: سپر سهقاعدهای شما
برای همه چیز خارج از پناهگاه امن تلفن متعلق به شرکت — بازپرداخت تلفن شخصی، اینترنت، هزینههای دفتر خانگی — طرح قابل پاسخگویی تحت بخش 62(c) چیزی است که بازپرداختها را از فرم W-2 دور نگه میدارد. دقیقاً سه شرط دارد:
۱. ارتباط کاری. بازپرداخت باید برای هزینههایی باشد که کارمند در حین انجام خدمات برای شما متحمل شده است. نمیتوانید هزینههای شغل قبلی یا هزینههای شخصی بدون ارتباط کاری را بازپرداخت کنید. ۲. اثبات در زمان معقول. کارمند باید مبلغ، تاریخ، مکان و هدف کاری هر هزینه را پاسخگو باشد. مقررات ۶۰ روز پس از هزینه را به عنوان زمان معقول تأیید میکند. قبضهای اپراتور، رسیدها و یک گزارش هزینه کوتاه بهراحتی این را برآورده میکنند. ۳. بازگرداندن مبالغ اضافی. هر پیشپرداختی فراتر از آنچه واقعاً خرج شده است باید در زمان معقول — ۱۲۰ روز منطقه امن نظارتی است — برگردد.
شکست در هر یک از این سه شرط، طرح را غیرقابل پاسخگویی میکند: هر بازپرداختی تحت آن به دستمزد مشمول مالیات تبدیل میشود که مشمول کسر است. این یک صخره همهیاهیچ است، به همین دلیل خطمشی کتبی اهمیت دارد. خطمشی را بنویسید، مشخص کنید چه چیزی و با چه محدودیتهایی قابل بازپرداخت است، گزارش هزینه با رسید الزامی کنید و ضربالاجلها را اجرا کنید. توصیه همیشگی مجله حسابداری به شرکتهای کوچک این است که قبل از بروز مشکلات، طرح را شروع یا بازبینی کنند به جای بازسازی آن در طول ممیزی — توصیهای ارزشمند، زیرا طرحی که هفته تماس بازرس نوشته شود هیچکس را فریب نمیدهد.
خوداشتغال هستید؟ بازی متفاوتی انجام میدهید
اگر مالک انفرادی، فریلنسر یا مالک LLC تکعضوی هستید، طرحهای قابل پاسخگویی شامل شما نمیشود — نمیتوانید به خودتان به عنوان کارمند بازپرداخت کنید. در عوض، درصد کاری هزینههای تلفن و اینترنت خود را مستقیماً در جدول C به عنوان هزینههای عادی و ضروری کسر میکنید.
سازوکار ساده است اما کاملاً به خودتان بستگی دارد:
- بخش کاری را جدا کنید. اگر قبض ماهانه ۱۰۰ دلاری تلفن شما تقریباً ۷۰ درصد تماس با مشتری، هماهنگی محل کار و برنامههای کاری است، ۷۰ دلار قابل کسر و ۳۰ دلار شخصی است. تخمینها باید معقول و مستدل باشند — یادداشت همزمان درباره نحوه استخراج درصد بهتر از عددی است که در زمان مالیات اختراع شده است.
- قبضهای زیربنایی را نگه دارید. در یک بازرسی، قبض کل را ثابت میکند و سوابق شما تخصیص را. هر دو را حداقل سه سال از تاریخ اظهارنامه نگه دارید.
- اینترنت از همان منطق پیروی میکند. بر اساس استفاده کاری تخصیص دهید — توسعهدهنده خانهدار که تمام روز تماس تصویری دارد سهم بسیار بزرگتری نسبت به کسی که هفتهای دو بار از خانه ایمیل چک میکند، توجیه میکند.
- یک خط دوم همه چیز را ساده میکند. یک شماره کاری اختصاصی یا اتصال اینترنت کاری جداگانه، تمرین تخصیص را به کسر تمیز ۱۰۰ درصدی تبدیل میکند. برای بسیاری از مالکان، این سادگی ارزش هزینه ماهانه اضافی را دارد.
شرکا و مالکان S-corporation با بیش از ۲ درصد مالکیت باید جزئیات را با حسابرس خود تأیید کنند، زیرا قوانین مزایای جانبی برای مالکان متفاوت از کارمندان عادی اعمال میشود — اما اصل اصلی برقرار است: ارتباط کاری را مستند کنید و فقط بخش کاری را کسر کنید.
ایالت شما ممکن است هر طور شده شما را ملزم کند
قانون مالیات فدرال به شما میگوید چه زمانی بازپرداخت معاف است. قانون کار ایالتی ممکن است بگوید که شما باید اساساً بازپرداخت کنید. بخش 2802 قانون کار کالیفرنیا کارفرمایان را ملزم میکند که هزینههای تجاری ضروری کارکنان را جبران کنند، و دادگاههای کالیفرنیا این را به معنای درصد معقولی از قبض تلفن همراه شخصی هر زمان که کارمند باید از تلفن شخصی برای کار استفاده کند، تفسیر کردهاند — حتی در طرح نامحدود که تماسهای کاری هزینه اضافی برای کارمند ندارد. ایلینوی قانون بازپرداخت هزینه خود را بر اساس قانون کالیفرنیا الگو قرار داده است، و فهرست رو به رشدی از ایالتها، از جمله ناحیه کلمبیا، وظایف مشابهی را اعمال میکنند.
نتیجه عملی: در این ایالتها، «ما تلفن بازپرداخت نمیکنیم» یک خطمشی نیست؛ یک بدهی است. و ایلینوی صراحتاً به کارفرمایان اجازه میدهد از طریق یک خطمشی بازپرداخت کتبی با مبالغ و رویههای تعریفشده، این وظیفه را برآورده کنند — دلیل دیگری برای نوشتن خطمشی. حتی در جایی که قانونی اعمال نمیشود، یک خطمشی کتبی واضح که مشخص کند چه کسی تحت پوشش است، چه چیزی قابل بازپرداخت است، چه مدارکی لازم است و چگونه ارائه شود، ۹۰ درصد اختلافات را قبل از شروع حل میکند.
پنج اشتباه که معافیت مالیاتی را به مشمول مالیات تبدیل میکند
پرداخت کمکهزینه ثابت که هیچکس آن را اثبات نمیکند. اشتباه شماره یک. بدون رسید و طرح قابل پاسخگویی، کمکهزینه شما دستمزد است. با جمعآوری منظم قبضهای اپراتور یا ISP و تطبیق پرداختها آن را حل کنید.
بازپرداخت کل طرح خانوادگی. وقتی بازپرداخت بدیهی است از هر هزینه تجاری قابل قبولی فراتر میرود، مازاد شبیه جبران خسارت به نظر میرسد. بازپرداخت را در سطح معقولی متناسب با استفاده کاری واقعی محدود کنید.
قول دادن مزیت تلفن به عنوان جبران خسارت. اگر نامه پیشنهاد شغلی تلفن یا کمکهزینه را به عنوان بخشی از بسته پرداختی یا به جای حقوق معرفی کند، شرط «غیرمزیتی» را با دست خط خودتان تضعیف کردهاید. آن را به عنوان ابزار کاری برای نیاز کاری قاب کنید.
فرض اینکه اینترنت برخورد تلفن همراه را دارد. اینطور نیست. اینترنت به طرح قابل پاسخگویی، تخصیص درصد کاری و رسید در هر بار نیاز دارد.
نگهنداشتن دفتر. بازپرداختهایی که از حافظه پرداخت میشوند، از یادآوری گرد میشوند و در هیچ جا ثبت نمیشوند، در بازرسی غیرقابل دفاع و در امور مالی خودتان نامرئی هستند. هر پرداخت باید به گزارش هزینه، رسید و ورودی دفتر کل برسد.
بازپرداختها را مانند سوابق مالیاتی که هستند ردیابی کنید
هر بازپرداختی در این مقاله همزمان یک موضع مالیاتی و یک ورودی حسابداری است. وقتی پرداختهای تلفن و اینترنت از یک حساب مخابراتی یا بازپرداخت کارمند اختصاصی عبور میکنند — هر کدام به گزارش هزینه و رسید مرتبط باشد — دو اتفاق خوب بهطور همزمان میافتد: صورت سود و زیان شما هزینههای عملیاتی واقعی را نشان میدهد به جای مهآلودگی انتقالهای متفرقه، و یک بازرس یک طرح قابل پاسخگویی مستند میبیند نه خروجیهای غیرقابل توضیح. اگر تا به حال نیاز به اثبات ارتباط کاری پشت یک سال پرداخت داشته باشید، دفتر کل به همراه گزارشهای پیوست شده کل دفاع است. برای تیمهایی که آن مسیر را در قالتی قابل جستجو، diff و نسخهبرداری مانند کد میخواهند، حسابداری متن ساده با ابزاری مانند Beancount.io هر بازپرداخت، حساب و یادداشت پشتیبان را در یک مکان تحت کنترل نسخه نگه میدارد، و داشبوردهایی مانند Fava مجموعهای هر کارمند و هر دسته را در یک نگاه قابل مشاهده میکند.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
وقتی بازپرداختهای تلفن و اینترنت را تنظیم میکنید، حفظ سوابق واضح از هر پرداخت چیزی است که معافیت مالیاتی را دستنخورده نگه میدارد. Beancount.io حسابداری متن سادهای ارائه میدهد که شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالی شما میدهد — بدون جعبه سیاه، بدون قفل فروشنده. همین حالا رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی در حال روی آوردن به حسابداری متن ساده هستند.