شما کمکهزینه ماهانه ۷۵ دلاری اینترنت را برای اینکه کارمند دورکارتان متصل بماند تصویب کردهاید. این به نظر یک بازپرداخت ساده میرسد: پولی که برای هزینه کسبوکار خارج میشود و همه راضی هستند. سپس حقوق و دستمزد اجرا میشود، حسابدار شما میپرسد که آیا این مبلغ باید در W-2 ثبت شود یا نه، و متوجه میشوید که پاسخ میتواند ۷.۶۵٪ مالیات کارفرما — به علاوه مالیات بر درآمد برای کارمند شما — برای کل سال اضافه کند.
تفاوت به خود هزینه مربوط نمیشود. اینترنت، تلفن، مانیتور، صندلی اداری — همه اینها میتوانند هزینههای مشروع کسبوکار باشند. تفاوت در نحوه پرداخت شما برای آنهاست. IRS فقط دو مسیر را به رسمیت میشناسد، و فقط یکی از آنها بازپرداختها را معاف از مالیات و خارج از W-2 نگه میدارد.
دو مسیری که IRS واقعاً به رسمیت میشناسد
هر ترتیبی برای پوشش هزینههای کارمند در یکی از دو دستهای قرار میگیرد که در نشریه ۱۵ IRS و مقررات ۲-۱.۶۲ وزارت خزانهداری تعریف شدهاند. این برچسب اهمیت دارد زیرا وضعیت مالیاتی و حقوق و دستمزد را تعیین میکند.
مسیر ۱: برنامه غیرپاسخگو — کمکهزینه مشمول مالیات
این کمکهزینه ثابتی است که بدون هیچ قید و شرطی از طریق حقوق و دستمزد پرداخت میکنید: «۱۰۰ دلار برای اینترنت»، «۱۵۰ دلار کمکهزینه کار از راه دور»، «۵۰ دلار تلفن». شما صورتحساب نمیخواهید، نمیپرسید چه بخشی استفاده تجاری بوده، و هیچ مبلغ مصرفنشدهای را پس نمیگیرید.
تحت یک برنامه غیرپاسخگو — یا زمانی که هیچ برنامه کتبی ندارید — IRS کل پرداخت را به عنوان دستمزد تکمیلی در نظر میگیرد:
- در کادر ۱ فرم W-2 لحاظ میشود
- مشمول کسر مالیات بر درآمد فدرال، تأمین اجتماعی، مدیکر و مالیات بیکاری فدرال است
- شما، به عنوان کارفرما، مالیاتهای تأمین اجتماعی کارفرما را پرداخت میکنید
- کارمند شما کمتر از آنچه پرداخت کردهاید دریافت میکند
این پرداخت ۷۵ دلاری اینترنت، ۷۵ دلار اینترنت برای کارمند شما نمیخرد. پس از کسورات، بسته به نرخ مالیاتی او، ممکن است ۵۵ تا ۶۰ دلار بخرد. شما همچنان آن را کسر میکنید، اما به عنوان دستمزد، نه به عنوان بازپرداخت هزینه تجاری.
ساده است، و برای برخی تیمها سادگی ارزش هزینه مالیاتی را دارد. اما اگر سالانه ۹۰۰ دلار به همین کارمند بازپرداخت کنید، حدود ۶۹ دلار مالیات کارفرما اضافه کردهاید و ارزش آن برای کارمند را ۲۰٪ تا ۳۰٪ کاهش دادهاید.
مسیر ۲: برنامه پاسخگو — بازپرداخت معاف از مالیات
برنامه پاسخگو یک ترتیب کتبی است که سه شرط سختگیرانه IRS را برآورده میکند. وقتی هر سه را برآورده کنید، بازپرداختها:
- از درآمد ناخالص کارمند مستثنی میشوند
- از کسر مالیات و مالیات حقوق و دستمزد معاف هستند
- به عنوان دستمزد در W-2 گزارش نمیشوند
- همچنان برای شما به عنوان هزینه تجاری قابل کسر هستند
به عبارت دیگر، کسبوکار هزینه را کسر میکند، کارمند هر دلار را نگه میدارد و حقوق و دستمزد تمیز میماند. در ازای این، مستندسازی لازم است.
سه شرطی که یک برنامه را پاسخگو میکند
هر سه باید رعایت شوند. اگر یکی را از دست بدهید، کل ترتیب به عنوان غیرپاسخگو در نظر گرفته میشود — کل مبلغ به دستمزد تبدیل میشود، نه فقط بخش بدون مدرک.
۱. ارتباط تجاری
هزینه باید قابل کسر باشد اگر کسبوکار مستقیماً آن را پرداخت کرده بود و باید توسط کارمند در ارتباط با خدماتی که برای شما انجام میدهد تحمیل شده باشد.
برای کار از راه دور، این معمولاً شامل موارد زیر است:
- بخش استفاده تجاری از اینترنت خانگی و سرویس تلفن همراه
- تجهیزات لازم برای انجام کار: مانیتور، صفحهکلید، هدست، وبکم
- مبلمان ارگونومیک مورد نیاز برای ایستگاه کاری خانگی
- نرمافزار و اشتراکهایی که برای کار الزامی میکنید
شامل دکور، ارتقاء استریم شخصی غیرمرتبط با کار، یا کمکهزینه کلی «سلامتی» نمیشود. میتوانید دلارهای سلامتی ارائه دهید، اما نمیتوانند در یک برنامه پاسخگو به عنوان معاف از مالیات قرار گیرند اگر ارتباط تجاری نداشته باشند.
نحوه برخورد با هزینههای استفاده مختلط مهم است. اگر اینترنت خانگی یک کارمند ۹۰ دلار است و او تماموقت از خانه کار میکند، بسیاری از کارفرمایان ۵۰٪ تا ۷۵٪ را به عنوان تخصیص معقول استفاده تجاری بازپرداخت میکنند، مشروط بر اینکه سیاست روش را توضیح دهد. نکته کلیدی این است که تخصیص مرتبط با تجارت و بهطور یکنواخت اعمال شود.
۲. اثبات هزینه در زمان معقول
کارمند باید برای هر هزینه بهطور کافی به شما حساب پس بدهد: مبلغ، زمان، مکان (یا استفاده) و هدف تجاری. برای هزینههای کار از راه دور، این معمولاً به این معنی است:
- کپی از صورتحساب اینترنت یا تلفن که مبلغ را نشان میدهد
- رسید برای تجهیزات با تاریخ و فروشنده
- یادداشت کوتاه هدف تجاری («اینترنت خانگی — مورد نیاز برای تماسهای ویدیویی و VPN»، «مانیتور دوم — توسعه نرمافزار»)
- برای هزینههای ماهانه جاری، ارائه ماهانه در یک گزارش هزینه ساده
مدت امن IRS برای «زمان معقول» بهطور گسترده توسط ارائهدهندگان حقوق و دستمزد و حسابداران استفاده میشود:
- اثبات هزینه ظرف ۶۰ روز پس از پرداخت یا تحمل هزینه
- بازگرداندن هر پیشپرداخت مازاد ظرف ۱۲۰ روز
- پیشپرداختها، در صورت دادن، ظرف ۳۰ روز قبل از هزینه مورد انتظار
شما همچنین میتوانید از روش صورتدورهای استفاده کنید: حداقل بهصورت فصلی صورتهایی ارائه دهید که مبالغ پرداختی را در مقابل مبالغ اثباتشده نشان دهد و از کارمند بخواهید که ظرف ۱۲۰ روز از تاریخ صورت، حساب پس دهد یا مانده را بازگرداند. هر روشی را که انتخاب میکنید، آن را کتبی کنید و برای همه به یک شکل اجرا کنید.
۳. بازگرداندن مبالغ اضافی
اگر بیش از آنچه واقعاً خرج شده یا اثبات شده است پیشپرداخت یا بازپرداخت کنید، کارمند باید مازاد را در زمان معقول بازگرداند. یک اشتباه رایج این است که کمکهزینه ثابت ۱۰۰ دلاری پرداخت کنید وقتی صورتحساب مستند ۷۵ دلار است و اجازه دهید کارمند ۲۵ دلار تفاوت را نگه دارد. در یک برنامه پاسخگو، آن ۲۵ دلار باید برگردد. اگر برنگردد، کل ترتیب میتواند وضعیت پاسخگو را از دست بدهد.
به همین دلیل است که بسیاری از کسبوکارهای کوچک از پیشپرداخت برای هزینههای دورکاری جاری اجتناب میکنند و در عوض پس از ارائه صورتحساب توسط کارمند، بازپرداخت میکنند. بدون پیشپرداخت، چیزی برای بازگرداندن و هیچ مازادی برای پیگیری وجود ندارد.
اثبات هزینه خوب برای کار از راه دور چه شکلی است
برای برآورده کردن استاندارد نیازی به سیستم هزینه پیچیده ندارید، اما به فرآیندی یکنواخت و سوابقی نیاز دارید که بتوانید در بازرسی ارائه دهید.
اینترنت و تلفن ماهانه: کارمند فاکتور ارائهدهنده یا اسکرینشات صورتحساب و همچنین محاسبه درصد استفاده تجاری تعریفشده در برنامه شما را ارائه میدهد. صورتحساب را بههمراه سوابق بازپرداخت به مدت هفت سال نگه دارید.
تجهیزات: کارمند قبل یا در زمان بازپرداخت رسید را ارائه میدهد و یادداشت میکند که اگر کالا نزد کارمند میماند، متعلق به کسبوکار است یا به هدف تجاری اختصاص دارد. برای اقلام بالای ۲۵۰۰ دلار، در نظر بگیرید که آیا سرمایهگذاری از هزینهکردن فوری تحت انتخاب معافیت حداقلی شما مناسبتر است یا خیر؛ حسابدار شما میتواند آستانهای را که دارید تأیید کند.
کمکهزینههای پلکانی بهدرستی انجامشده: شما میتوانید سطوح مختلف را بدون نقض قوانین ارائه دهید، به شرطی که هر سطح به هزینههای اثباتشده مرتبط باشد:
- سطح پایه — بخش استفاده تجاری اینترنت و تلفن
- سطح متوسط — بهعلاوه لوازم جانبی و نرمافزار مورد نیاز کار
- سطح مختص نقش — ابزارهای سفر، تجهیزات تخصصی، یا راهاندازی دفتر خانگی برای نقشهایی که نیاز دارند
پلکانی بر اساس نقش زمانی مجاز است که نیاز تجاری را منعکس کند. پلکانی صرفاً بر اساس سطح حقوق، بدون ارتباط با هزینههای اثباتشده، شبیه جبران پنهان است.
مکانیک حقوق و دستمزد و حسابداری
درست انجام دادن حسابداری به همان اندازه مهم است که درست نوشتن متن برنامه، زیرا دفاتر چیزی هستند که بازرس، وامدهنده یا بازرسی نرمافزاری در واقع خواهد دید.
تحت یک برنامه غیرپاسخگو یا کمکهزینه ثابت:
- آن را به عنوان دستمزد ثبت کنید: بستانکار وجه نقد، بدهکار هزینه حقوق و دستمزد — کمکهزینه دورکاری (یا دستمزد)
- آن را از طریق حقوق و دستمزد با کسر مالیات اجرا کنید؛ در کادر ۱ W-2 و کادرهای ۳ و ۵ برای دستمزد تأمین اجتماعی و مدیکر ظاهر میشود
- مالیات کارفرما به هزینه مالیات حقوق و دستمزد بدهکار میشود
تحت یک برنامه پاسخگو:
- آن را به عنوان بازپرداخت هزینه تجاری کارمند ثبت کنید، نه دستمزد: بستانکار وجه نقد، بدهکار هزینههای بازپرداختشدنی کارمند یا حساب هزینه طبیعی (اینترنت، تلفن، تجهیزات اداری)
- آن را به عنوان دستمزد از طریق حقوق و دستمزد اجرا نکنید
- کسر مالیات نکنید، در W-2 گزارش نکنید، مالیات کارفرما بر آن پرداخت نکنید
- گزارش هزینه، رسید و مدرک پرداخت را با هم نگه دارید — گزارش هزینه شما فایل اثبات است
حسابهای دفتر کل جداگانه برای بازپرداختهای برنامه پاسخگو در مقابل کمکهزینههای مشمول مالیات ایجاد کنید. وقتی فید بانکی را تطبیق میدهید، برچسبی مانند «دورکاری: بازپرداخت پاسخگو — غیر W-2» از اینکه حسابدار بعداً آن را در پاکسازی پایان سال به عنوان جبران متفرقه طبقهبندی کند، جلوگیری میکند.
اگر از ارائهدهنده حقوق و دستمزد استفاده میکنید، دو نوع پرداخت را همین حالا تنظیم کنید: «کمکهزینه دورکاری — مشمول مالیات» و «بازپرداخت پاسخگو — غیرمشمول مالیات». فقط نامگذاری از رایجترین خطا جلوگیری میکند، که اجرای بازپرداخت بهدرستی اثباتشده از طریق حقوق و دستمزد به عنوان دستمزد مشمول مالیات است، زیرا هیچکس به سیستم نگفته که متفاوت است.
و اجازه ندهید کارمندان خودشان هزینهها را کسر کنند. از زمان تغییرات مالیاتی ۲۰۱۸، کارمندان W-2 نمیتوانند هزینههای تجاری کارمندی بازپرداختنشده را در اظهارنامه شخصی خود برای اهداف فدرال کسر کنند. تنها راه برای جبران کامل آنها بهصورت معاف از مالیات، از طریق برنامه پاسخگوی شماست.
پیچیدگی قانون ایالتی که نمیتوانید نادیده بگیرید
قوانین مالیاتی فدرال به شما میگویند که آیا بازپرداخت مشمول مالیات است یا خیر. قانون کار ایالتی به شما میگوید که آیا اصلاً ملزم به پرداخت آن هستید یا نه.
اقلیتی رو به رشد از ایالتها از کارفرمایان میخواهند هزینههای تجاری لازم را که کارمندان متحمل میشوند بازپرداخت کنند. بخش ۲۸۰۲ قانون کار کالیفرنیا بیشترین استناد را دارد: کارفرما را موظف میکند کارمندان را برای هزینههای لازم که در محدوده استخدام انجام میشود جبران کند، و کمکهزینه ثابت بدون اثبات بهطور خودکار آن را برآورده نمیکند. ایلینوی، آیووا، مونتانا، نیوهمپشایر، داکوتای شمالی، داکوتای جنوبی و چندین ایالت دیگر قوانین مشابهی دارند و چند شهر نیز قوانین خودشان را اضافه میکنند.
حتی در جایی که قانون بازپرداخت خاصی اعمال نمیشود، عدم پوشش هزینههای لازم کار از راه دور میتواند ریسک دستمزد و ساعت ایجاد کند اگر هزینه بازپرداختنشده بهطور مؤثر کارمند ساعتی را به زیر حداقل دستمزد برساند.
نتیجه عملی: ایالتهایی را بررسی کنید که کارمندان دورکار شما واقعاً در آنجا هستند، نه فقط جایی که نهاد شما ثبت شده است. اگر حتی یک کارمند در ایالت بازپرداخت اجباری باشد، یک برنامه پاسخگوی مستند دو کار انجام میدهد — پرداخت را برای اهداف IRS معاف از مالیات نگه میدارد و الزام ایالتی بازپرداخت هزینههای واقعی و لازم را برآورده میکند.
پنج اشتباهی که یک برنامه خوب را مشمول مالیات میکند
۱. نداشتن سند برنامه کتبی
توافق شفاهی حساب نمیشود. IRS انتظار یک برنامه کتبی دارد که ارتباط تجاری، الزام اثبات هزینه، الزام بازگرداندن مازاد و قوانین زمانی اتخاذشده شما را بیان کند. آن را با کتابچه راهنمای کارمند نگه دارید و از کارمندان بخواهید آن را تأیید کنند.
۲. پذیرش یک رسید برای یک سال هزینههای ماهانه
یک صورتحساب اینترنت ژانویه دوازده پرداخت ۷۵ دلاری را اثبات نمیکند. مستندات ماهانه لازم است. برای قبضهای مکرر، یک گزارش هزینه ماهانه یک صفحهای که تاریخ، مبلغ، فروشنده و هدف تجاری را فهرست میکند کافی است.
۳. اجازه دادن به کمکهزینه برای تجاوز از صورتحساب بدون بازگرداندن
پرداخت ۱۰۰ دلار وقتی صورتحساب ۷۰ دلار است و چشمپوشی از تفاوت، برنامه پاسخگو نیست. مبلغ اثباتشده را بازپرداخت کنید یا مازاد را در بازه زمانی اعلامشده خود جمعآوری کنید.
۴. مخلوط کردن مزایای شخصی در دسته معاف از مالیات
عضویت پلتون، کمکهزینه ناهار یا پرداخت کلی «سلامتی کار از خانه» ممکن است مزیت عالی باشد، اما مشمول مالیات است مگر اینکه ارتباط تجاری خاصی وجود داشته باشد. آن را به عنوان مزیت مشمول مالیات پرداخت کنید و از آلوده کردن بازپرداختهای پاسخگوی خود اجتناب کنید.
۵. فراموش کردن پیشپرداختها و زمانبندی بینسالانه
اگر در دسامبر ۱۰۰۰ دلار برای راهاندازی دفتر خانگی پیشپرداخت کنید و کارمند در فوریه آن را اثبات کند، خارج از مدت امن ۶۰ روزه برای اثبات هستید مگر اینکه برنامه شما بهدرستی از روش صورتدورهای استفاده کند. برای اکثر تیمهای کوچک، عادت امنتر این است که به سادگی پس از خرید بازپرداخت کنید.
چگونه یک برنامه پاسخگو در یک هفته راهاندازی کنیم
شما میتوانید بدون استخدام یک شرکت بزرگ یا خرید نرمافزار جدید، از کمکهزینههای مشمول مالیات به یک برنامه پاسخگوی منطبق حرکت کنید.
روز ۱–۲: برنامه را پیشنویس کنید. یک سند یک تا دو صفحهای بنویسید که شامل: هدف، اینکه چه کسی واجد شرایط است، کدام دستههای هزینه پوشش داده میشوند، زبان ارتباط تجاری، نحوه اثبات هزینه توسط کارمندان (چه چیزی و کجا ارسال کنند)، قوانین زمانی ۶۰ روز/۱۲۰ روز یا جایگزین صورتدورهای، و قانون بازگرداندن مازاد. یک بار حسابدار یا ارائهدهنده حقوق و دستمزدتان آن را بررسی کند.
روز ۳: عادت ارسال را ایجاد کنید. یک قالب ساده ایجاد کنید: تاریخ، فروشنده، مبلغ، هدف تجاری، رسید پیوست. از ایمیل، پوشه درایو مشترک برای هر کارمند، یا ابزار هزینه موجود خود استفاده کنید. ابزار کمتر از یکنواختی اهمیت دارد. ارسالها را با تراکنش بازپرداخت ذخیره کنید.
روز ۴: مدیران را آموزش دهید و دستههای پاسخگو را انتخاب کنید. تصمیم بگیرید چه چیزی را معاف از مالیات پوشش میدهید و چه چیزی را نه. یک لیست شروع متداول: بخش استفاده تجاری اینترنت و تلفن، لوازم جانبی ضروری تا سقف سالانه، و نرمافزاری که الزام میکنید. سطوح و روش درصدی برای اینترنت/تلفن را اعلام کنید.
روز ۵: حقوق و دستمزد و حسابداری را هماهنگ کنید. دو نوع پرداخت، حسابهای دفتر کل را تنظیم کنید و به حسابدار خود بگویید برای هر موقعیت از کدام استفاده کند. یک بازپرداخت آزمایشی برای یک کارمند اجرا کنید و تأیید کنید که در W-2 نمونه ظاهر نمیشود.
ادامه: پاکسازی فصلی. هر فصل، برای هر کارمند صورتای تولید کنید که مبالغ بازپرداختشده و مبالغ اثباتشده را نشان دهد، هر اثبات از دست رفته را درخواست کنید و هر بازگرداندن مازاد را مستند کنید. همه چیز را حداقل به مدت هفت سال نگه دارید — IRS میتواند گزارشدهی حقوق و دستمزد را مدتها پس از پایان سال زیر سؤال ببرد، و سوابق خوب قوانین ایالتی نیز همین افق را دنبال میکنند.
راهنمای تصمیمگیری سریع
- میخواهید حداقل مدیریت و همه همان مبلغ دلاری را بدون توجه به هزینه واقعی دریافت کنند؟ یک کمکهزینه ثابت مشمول مالیات از طریق حقوق و دستمزد پرداخت کنید. برای مالیات کارفرما بودجه بندی کنید و ریاضی دریافتی را به کارمندان بگویید.
- میخواهید کارمندان مبلغ کامل دلاری را دریافت کنند، مالیات حقوق و دستمزدی بر بازپرداخت نباشد و مایلید هر ماه صورتحساب جمعآوری کنید؟ یک برنامه پاسخگوی کتبی اتخاذ کنید و فقط آنچه را اثبات شده بازپرداخت کنید.
بسیاری از کارفرمایان در وسط قرار میگیرند: کمکهزینههای مشمول مالیات برای مزایای سبک زندگی و یک برنامه پاسخگو برای هزینههای اصلی کسبوکار اجرا میکنند. برچسبها — و رفتار W-2 — باید هر ماه با ماهیت منطبق باشند، نه فقط زمانی که برنامه نوشته شده است.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
چه کمکهزینه مشمول مالیات را انتخاب کنید یا یک برنامه پاسخگوی معاف از مالیات، عامل تعیینکننده پیگیری مالی یکنواخت است — چه کسی پرداخت شد، برای چه، با چه مدرکی و چگونه ثبت شد. سوابق شفاف چیزی است که یک سیاست خوب را به دفاتری آماده بازرسی و یک فایل دقیق W-2 تبدیل میکند.
Beancount.io حسابداری متنمحور و تحت کنترل نسخه را به شما میدهد که آن سوابق را شفاف و قابل حمل میکند — بدون جعبه سیاه، بدون قفل فروشنده. هر بازپرداخت، ورودی حقوق و دستمزد و مرجع اثبات در دفتری زندگی میکند که متعلق به شماست و میتوانید آن را جستجو، تطبیق و با حسابدار خود به اشتراک بگذارید. همین حالا رایگان شروع کنید و امور مالی دورکاری خود را به همان اندازه تیم دورکارتان سازمانیافته نگه دارید.