کارمند شما اشتراک نرمافزاری ۹۰۰ دلاری میخرد، هزینه یک دوره صدور گواهینامه را میپردازد، یا از تلفن شخصی برای رسیدگی به موارد اضطراری مشتری استفاده میکند. میخواهید هزینه را پوشش دهید، اما نمیخواهید یک هزینه عادی تجاری به دستمزد مشمول مالیات، کسر از حقوق، و تعدیل گیجکننده فرم W-2 تبدیل شود.
قانون مالیات فدرال دستهبندی مفیدی برای دقیقاً این موقعیت دارد: مزیت فرعی شرایط کاری. طبق بخش ۱۳۲(d)، اموال یا خدمات میتوانند عموماً از دستمزد کارمند خارج بمانند، تا اندازهای که کارمند میتوانست هزینه را به عنوان هزینه تجاری یا استهلاک کسر کند اگر خودش آن را پرداخت کرده بود.
این قاعده قدرتمند است، اما معافیت blanket برای هر چیزی که «مرتبط با کار» توصیف میشود نیست. مزیت باید به کار فعلی کارمند مرتبط باشد، و کارفرما باید بتواند از استفاده تجاری حمایت کند. در اینجا نحوه ارزیابی مزیت، مستندسازی آن، و ثبت تمیز آن آمده است.
مزیت فرعی شرایط کاری چیست؟
مزیت فرعی، جبران خدمت به شکلی غیر از دستمزد نقدی عادی است. مزیت فرعی شرایط کاری، بخش باریکی از مزایای فرعی است که جایگزین هزینهای میشود که کارمند در غیر این صورت برای انجام وظیفه شغلی خود متحمل میشد.
آزمون عملی این است:
اگر کارمند این اموال یا خدمات را شخصاً پرداخت کرده بود، آیا پرداخت به عنوان هزینه تجاری یا هزینه استهلاک مرتبط با کسبوکار کارفرما مجاز بود؟
اگر پاسخ بله است، کارفرما میتواند عموماً مقدار واجد شرایط را از درآمد کارمند مستثنی کند. این مبلغ در کسر مالیات بر درآمد فدرال، دستمزد تأمین اجتماعی و مدیکر، یا جبران خدمات فرم W-2 لحاظ نمیشود. کارفرما همچنان هزینه را به عنوان هزینه تجاری عادی یا دارایی طبق رویه حسابداری معمول خود ثبت میکند.
عبارت «تا اندازهای» اهمیت دارد. یک مزیت میتواند هم ارزش تجاری و هم شخصی داشته باشد. فقط بخش تجاری اثباتشده در معافیت مزیت فرعی شرایط کاری قرار میگیرد.
مزیت باید به شغل فعلی خدمت کند
آزمون کسر به تجارت یا کسبوکار کارمند از کار کردن برای کارفرما نگاه میکند. دورههایی که مهارتهای برنامهنویسی موجود یک مهندس را بهبود میبخشد، راحتتر قابل حمایت است تا دورههایی که آن مهندس را برای یک حرفه نامرتبط آماده میکند. اشتراک یک نشریه فنی که توسط تیم تحقیقاتی استفاده میشود، با اشتراک سرگرمی عمومی متفاوت است.
هدف تجاری کارفرما باید در سوابق تأیید قابل مشاهده باشد: چه وظیفه شغلی نیاز به هزینه دارد، چگونه از اقلام استفاده میشود، و چه کسی آن را تأیید کرده است. «توسعه حرفهای» به تنهایی یک برچسب است، نه شواهد.
مزایای رایج که ممکن است واجد شرایط باشند
این دسته برای اموال، خدمات، و برخی پرداختهای نقدی اعمال میشود. این مثالها نقاط شروع مفیدی هستند، اما هر مزیت همچنان به تحلیل استفاده تجاری خود نیاز دارد.
ابزارها و تجهیزات
ابزارهای تخصصی، تجهیزات ایمنی، دستگاههای آزمایش، و سایر اموال مورد نیاز شغل میتوانند زمانی واجد شرایط شوند که کارمند برای انجام وظایف فعلی به آنها نیاز دارد. اقلام کمهزینه ممکن است طبق خطمشی سرمایهگذاری کارفرما هزینه شوند. تجهیزات گرانتر ممکن است نیاز به ثبت به عنوان دارایی و استهلاک داشته باشند؛ معافیت مالیاتی برای کارمند مقداری را دنبال میکند که طبق قوانین قابل اعمال قابل کسر بود.
رسید خرید، نقش کارمند، و دلیل تجاری را کنار هم نگه دارید. اگر ابزار دارایی شرکت باقی بماند، این را در خطمشی بیان کنید و نگهداری آن را پیگیری کنید. اگر کارمند ممکن است آن را به خانه ببرد، هرگونه محدودیت استفاده شخصی را مستند کنید.
نرمافزار و اشتراکهای حرفهای
نرمافزار تجاری، پایگاههای داده فنی، نشریات تجاری، و خدمات حرفهای میتوانند زمانی واجد شرایط شوند که از کار فعلی کارمند حمایت کنند. مجوز پرداختشده توسط شرکت که به طراح، تحلیلگر، توسعهدهنده، یا فروشنده اختصاص داده شده است، معمولاً راحتتر قابل اثبات است تا اشتراک گستردهای که بدون هدف تجاری تعریفشده ارائه میشود.
برای نرمافزار مشترک، فهرست صندلی یا گزارش دسترسی نگه دارید. برای اشتراکی که تا حدی برای اهداف شخصی استفاده میشود، درصد تجاری را تخمین بزنید و مستند کنید به جای اینکه بهطور خودکار کل هزینه را معاف از مالیات در نظر بگیرید. صندلیهای استفادهنشده را به سرعت لغو کنید؛ یک فاکتور به تنهایی ثابت نمیکند که سرویس برای کار استفاده شده است.
آموزش و پرورش مرتبط با شغل
IRS دو مسیر اصلی برای آموزش پرداختشده توسط کارفرما را تشخیص میدهد. به عنوان مزیت فرعی شرایط کاری، آموزش باید همان الزاماتی را برآورده کند که اگر کارمند شخصاً آن را پرداخت میکرد اعمال میشد. معمولاً باید برای حفظ شغل، حقوق، یا وضعیت فعلی کارمند الزامی باشد، یا مهارتهای مورد نیاز در شغل فعلی را حفظ یا بهبود بخشد.
آموزش از این مسیر واجد شرایط نمیشود زمانی که حداقل الزامات آموزشی برای تجارت یا کسبوکار فعلی کارمند را برآورده کند، یا زمانی که بخشی از برنامهای باشد که کارمند را برای یک تجارت یا کسبوکار جدید واجد شرایط میکند. یک برنامه تحصیلی بهطور خودکار رد صلاحیت یا تأیید نمیشود: دورههای فردی و ارتباط آنها با وظایف فعلی کارمند را ارزیابی کنید.
کمک آموزشی بخش ۱۲۷ مسیر جداگانهای با قوانین برنامه کتبی و محدودیت دلاری خاص خود است. برای سال ۲۰۲۶، معافیت عمومی تحت این برنامه ۵,۲۵۰ دلار برای هر کارمند است. یک مزیت فرعی شرایط کاری واجد شرایط به ۵,۲۵۰ دلار محدود نمیشود، اما کارفرما باید مشخص کند کدام قاعده از معافیت حمایت میکند به جای ترکیب دو برنامه در یک دسته بازپرداخت نامشخص.
آموزش سواد هوش مصنوعی و توسعه هوش مصنوعی نیز مستحق همین تحلیل هستند. راهنمای فعلی مزایای فرعی IRS میگوید برنامههای ارائهشده توسط کارفرما ممکن است زمانی مزایای فرعی شرایط کاری معاف از مالیات باشند که مهارتهای شغل فعلی کارمند را حفظ یا بهبود بخشند. دورههایی که به تیم پشتیبانی مشتری آموزش میدهد از یک ابزار کاری تأییدشده استفاده کنند ممکن است مناسب باشد؛ دورهای با علاقه شخصی عمومی بدون ارتباط با شغل فعلی ممکن است مناسب نباشد.
استفاده تجاری از تلفنها و وسایل نقلیه
تلفن همراه ارائهشده توسط کارفرما میتواند زمانی مستثنی شود که عمدتاً به دلیل تجاری غیر جبرانی ارائه شود، مانند پوشش مشتری، در دسترس بودن اضطراری، یا کاری که نیاز به ارتباط در خارج از ساعات عادی دارد. تلفنی که عمدتاً به عنوان مزیت اضافی یا جبران خدمت اضافی ارائه میشود، صرفاً به این دلیل که کارمند گهگاه به پیام کاری پاسخ میدهد معاف از مالیات نمیشود.
برای وسایل نقلیه، بخش شرایط کاری مقداری است که به استفاده تجاری نسبت داده میشود. سوابق مسافت پیمودهشده، اهداف سفر، و مسافت کل مورد نیاز برای محاسبه درصد تجاری را نگهداری کنید. رفتوآمد و سفرهای شخصی فقط به این دلیل که وسیله نقلیه برای کار در دسترس است، استفاده تجاری نیستند. برخی وسایل نقلیه طراحیشده خاص، مانند وسایل نقلیه باربری یا ایمنی عمومی واجد شرایط، قوانین خاصتری دارند و باید جداگانه بررسی شوند.
بازپرداختهای نقدی به انضباط بیشتری نیاز دارند
پرداخت مستقیم به فروشنده اغلب ساده است: شرکت مالک فاکتور است، سرویس را کنترل میکند، و میتواند آن را به هدف تجاری مرتبط کند. پول نقد پرداختشده به کارمند بیشتر در معرض اشتباهات حقوق و دستمزد است.
IRS اجازه معافیت برای پرداخت نقدی برای فعالیت تجاری خاص یا از پیش ترتیب داده شده را میدهد زمانی که کارفرما از کارمند میخواهد تأیید کند که پرداخت برای آن فعالیت استفاده شده است و هر مبلغ استفادهنشده را بازگرداند. مبلغ تکرارشونده به نام «کمک هزینه ابزار» یا «کمک هزینه دفتر خانگی» فقط به این دلیل که خطمشی میگوید اینطور است، بهطور خودکار معاف از مالیات نیست.
از یک خطمشی بازپرداخت کتبی با سه قاعده عملیاتی استفاده کنید:
- هزینه باید ارتباط واضحی با کار کارمند داشته باشد.
- کارمند باید مبلغ، تاریخ، فروشنده، و هدف تجاری را در یک دوره زمانی معقول اثبات کند.
- هر پیشپرداخت اضافی باید بازگردانده شود نه اینکه به عنوان پرداخت اضافی نگهداری شود.
اگر این شرایط برآورده نشده باشند، پرداخت را به عنوان جبران خدمت مشمول مالیات در نظر بگیرید یا از یک متخصص مالیاتی بخواهید تعیین کند آیا معافیت دیگری اعمال میشود یا خیر. پاداش را بهطور بازگشتی پس از بسته شدن حقوق و دستمزد به عنوان بازپرداخت تغییر نام ندهید.
مستندسازی بخشی از مزیت مالیاتی است
معافیت فقط یک تنظیم حقوق و دستمزد نیست. مقررات فدرال مستلزم رعایت الزامات اثبات قابل اعمال تحت بخشهای ۱۶۲ یا ۲۷۴(d) است. در عمل، کارفرما به سوابق کافی یا شواهد دیگر حمایتکننده از اظهارنامه کارمند نیاز دارد.
برای هر مزیت، موارد زیر را نگهداری کنید:
- کارمند، نقش، دپارتمان، و تاریخ تأیید
- فاکتور فروشنده، رسید، یا تأیید ثبتنام
- هدف تجاری و مهارت یا وظیفه شغلی فعلی مرتبط
- درصد استفاده تجاری زمانی که استفاده شخصی ممکن است
- هرگونه سوابق مسافت پیمودهشده، استفاده، یا دسترسی مورد نیاز برای مزیت
- تاریخهای تأیید، بازپرداخت، و بازگشت اضافی
- رفتار حسابداری و تصمیم حقوق و دستمزد
یک پوشه دیجیتال ساده یا گردش کار هزینه کافی است اگر این حقایق را حفظ کند. ویژگی مهم پیوند از پرداخت به دلیل تجاری است. تطبیق بانکی پایان ماه میتواند ثابت کند که پول از حساب خارج شده است؛ نمیتواند به تنهایی ثابت کند که چرا پرداخت برای کارمند معاف از مالیات بود.
گردش کار دفترداری که از غافلگیری حقوق و دستمزد جلوگیری میکند
مزایای فرعی شرایط کاری را به عنوان یک فرآیند هزینه کنترلشده در نظر بگیرید نه یک مزیت متفرقه کارکنان. نمودار حسابهای شما ممکن است نرمافزار، آموزش، ابزارهای کوچک، تجهیزات، و بازپرداختهای کارکنان را جدا کند. زمانی که کسبوکار نیاز به اندازهگیری هزینه توسط تیم دارد، یک بُعد دپارتمان یا پروژه اضافه کنید.
زمانی که شرکت فاکتور نرمافزار واجد شرایط را میپردازد، هزینه فروشنده یا دارایی پیشپرداخت را به طور عادی ثبت کنید و یادداشت هدف تجاری را پیوست کنید. زمانی که کارمند ابتدا پرداخت میکند، تا تکمیل رسید و تأیید، از یک حساب پرداختنی بازپرداخت کارمند یا حساب واسطه استفاده کنید. این از ناپدید شدن بازپرداخت غیرپشتیبانیشده در هزینه عمومی جلوگیری میکند.
در بسته شدن حقوق و دستمزد، یک گزارش کوتاه مزایا با سه دسته صادر کنید:
- مزایای فرعی شرایط کاری واجد شرایط مستثنی شده از دستمزد
- مزایای در انتظار اثبات یا بازگشت اضافی
- مزایای تعیینشده به عنوان دستمزد مشمول مالیات
فقط دسته سوم باید به حقوق مشمول مالیات وارد شود زیرا دسته اول توسط کسر تجاری فرضی کارمند پشتیبانی میشود. دسته دوم یک صف استثنا است، نه یک سطل حسابداری دائمی. اگر رسیدی وجود ندارد، قبل از تبدیل شدن پرداخت به مشکل گزارش سالانه پیگیری کنید.
این جداسازی همچنین گزارش مدیریتی را بهتر میکند. میتوانید ببینید شرکت برای تجهیز هر تیم چه چیزی هزینه میکند بدون اینکه آن سرمایهگذاری را با حقوق، پاداش، یا مزایای مشمول مالیات اشتباه بگیرید.
اشتباهاتی که معمولاً معافیت را از بین میبرند
صدا زدن هر مزیت یادگیری «مرتبط با شغل»
عنوان دوره کافی نیست. وظیفه فعلی که از آن حمایت میکند و اینکه آیا مهارت موجود را حفظ یا بهبود میبخشد را بنویسید. برای برنامههای تحصیلی، دورهها را به طور جداگانه بررسی کنید. اگر آموزش به یک تجارت یا کسبوکار جدید منجر شود، فرض نکنید قاعده شرایط کاری اعمال میشود.
نادیده گرفتن استفاده ترکیبی شخصی و تجاری
یک کارمند ممکن است از لپتاپ، تلفن، وسیله نقلیه، یا اشتراک برای هر دو فعالیت کاری و شخصی استفاده کند. یک روش تخصیص منطقی ایجاد کنید و سوابق استفادهشده برای محاسبه آن را نگه دارید. ادعای استفاده تجاری ۱۰۰٪ برای دارایی با استفاده ترکیبی واضح، دفاع از آن دشوار است.
استفاده از کمک هزینه ثابت بدون مسیر شواهد
پرداختهای ثابت میتوانند راحت باشند، اما راحتی الزامات ارتباط تجاری و اثبات را برآورده نمیکند. مرحله تأیید را در ابزار هزینه یا تقویم حقوق و دستمزد بسازید و پیشپرداختهای استفادهنشده را بازگردانید.
رفتار با مالکان مانند کارمندان عادی بدون بررسی قوانین
مالک-کارمند، شریک، یا سهامدار S corporation بیش از ۲٪ ممکن است مشمول قوانین ویژه مزایای فرعی و کسر باشند. قبل از استفاده از همان خطمشی برای مالکان و کارکنان، از مشاور مالیاتی شرکت بخواهید رفتار و گزارش حقوق و دستمزد را تأیید کند.
ثبت همه چیز در «مزایای کارکنان»
یک حساب گسترده اطلاعات مفید را پنهان میکند و تطبیق را دشوارتر میکند. آموزش، نرمافزار، تجهیزات، و بازپرداختها را در سطحی جدا کنید که با نحوه بررسی کسبوکار شما مطابقت دارد. طبقهبندی مالیاتی را به تراکنش پیوست کنید به جای تکیه بر حافظه در پایان سال.
چکلیست تأیید پنج دقیقهای
قبل از تأیید یک مزیت جدید، بپرسید:
- چه وظیفه شغلی فعلی به این اقلام نیاز دارد یا از آن بهرهمند میشود؟
- آیا کارمند میتوانست آن را به عنوان هزینه تجاری یا استهلاک کسر کند اگر شخصاً پرداخت میکرد؟
- آیا استفاده شخصی وجود دارد، و چگونه بخش تجاری اندازهگیری خواهد شد؟
- چه رسید، سوابق استفاده، یا گزارش مسافت پیمودهشده از ادعا حمایت میکند؟
- آیا پرداخت مستقیم به فروشنده است، یا به بازپرداخت و کنترلهای بازگشت اضافی نیاز دارد؟
- کدام حساب هزینه را ثبت میکند، و حقوق و دستمزد چگونه میداند که آیا مشمول مالیات است؟
اگر پاسخ به سؤال دوم یا چهارم نامشخص است، پرداخت را متوقف کنید و مشاوره مالیاتی بگیرید. تصمیم دقیق قبل از خرید ارزانتر از بازسازی حقایق پس از ثبت حقوق و دستمزد است.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
هنگامی که هر ابزار، اشتراک، و پرداخت آموزش هدف تجاری روشنی داشته باشد، حفظ مسیر پشتیبانی بسیار آسانتر میشود. Beancount.io حسابداری متن ساده را ارائه میدهد که شفاف، نسخهکنترلشده، و آماده هوش مصنوعی است، بنابراین سوابق مالی شما میتواند نه تنها چه چیزی پرداخت شده بلکه چرا را نشان دهد. رایگان شروع کنید و سوابق تمیزتری از هزینههای مرتبط با کارکنان خود بسازید.