کسب‌وکارهای کوچک آمریکایی عموماً می‌توانند هزینه‌های عادی و ضروری کسبوکار را کسر کنند، اما صرفِ قرار گرفتن در یک دسته‌بندی، کسر مالیاتی را اثبات نمی‌کند. برای تهیه کسرهای مالیاتی فدرال کسبوکار در ۲۰۲۶، هر هزینه را به هدف تجاری آن، سقف مربوطه و مدارکی که آن را پشتیبانی می‌کنند مرتبط کنید. جدول زیر هزینه‌های عملیاتی رایج، خودروها، وعده‌های غذایی، تجهیزات، دفاتر خانگی و هزینه‌هایی که به رسیدگی جداگانه نیاز دارند را پوشش می‌دهد.
منابع در ۱ اکتبر ۲۰۲۶ بررسی شده‌اند. این راهنما از یک صاحب کسبوکار انفرادی که Schedule C تنظیم می‌کند به‌عنوان نقطه شروع استفاده می‌کند. مشارکت‌ها، شرکت‌ها و LLCهایی که به‌عنوان این نهادها مالیات پرداخت می‌کنند می‌توانند قواعد متفاوتی برای گزارش‌دهی و پرداخت به مالک داشته باشند. مالیات‌های ایالتی و خارج از آمریکا خارج از دامنه این راهنما هستند. نشریات قدیمی‌تر IRS که در زیر پیوند داده شده‌اند قواعد جاری را ارائه می‌دهند؛ اطلاعیه‌ها و به‌روزرسانی‌های تاریخ‌دار ۲۰۲۶ مقادیر امسال را ارائه می‌دهند.
چه چیزی به‌عنوان کسر مالیاتی کسبوکار محسوب می‌شود؟
هزینه عادی در کسبوکار شما رایج و پذیرفته‌شده است؛ هزینه ضروری مفید و مناسب است. حتی وقتی هزینه‌ای این آزمون را می‌گذراند، زمان‌بندی و نحوه رسیدگی به آن اهمیت دارد. استفاده شخصی را از استفاده تجاری جدا کنید، هزینه‌های جاری را از دارایی‌های سرمایه‌ای تفکیک کنید، و نگذارید هزینه‌های موجودی کالا از طریق هر دو مسیر هزینه‌ها و بهای تمام‌شده کالای فروش‌رفته دو بار کسر شوند. روش حسابداری شما نیز بر زمان ورود درآمد و هزینه‌ها به اظهارنامه تأثیر می‌گذارد. به نشریه ۳۳۴ IRS و دستورالعمل‌های Schedule C مراجعه کنید.
پرداخت بانکی، هزینه حسابداری و کسر مالیاتی می‌توانند مبالغ متفاوتی باشند. آنچه واقعاً رخ داده را ثبت کنید، سپس تخصیص‌ها و تعدیلات مالیاتی را جداگانه مستند کنید. کسر مالیاتی درآمد مشمول مالیات را کاهش می‌دهد؛ وعده بازپرداخت برابر یا مقدار ثابتی از صرفه‌جویی مالیاتی را نمی‌دهد.
چک‌لیست کسرهای کسبوکار ۲۰۲۶
هر ردیف فرض می‌کند که هدف تجاری اثبات‌شده است. ستون محدودیت مشخص می‌کند پیش از گنجاندن هزینه در جمع کسور، چه چیزی را باید بررسی کنید؛ این یک تعیین قطعی مبنی بر واجد شرایط بودن هر خرید در آن دسته نیست.
| دسته‌بندی | آنچه ممکن است واجد شرایط باشد | محدودیت مهم | مدارکی که باید نگه داشت | مرجع |
|---|---|---|---|---|
| تبلیغات و ترویج | تبلیغات، بازاریابی و میزبانی جاری کسبوکار | هزینه‌های راه‌اندازی، توسعه وب‌سایت و سایر هزینه‌های سرمایه‌ای ممکن است به رسیدگی متفاوتی نیاز داشته باشند؛ برچسب حمایت مالی به‌تنهایی چیزی را اثبات نمی‌کند | فاکتور، جزئیات کمپین یا خدمات، هدف تجاری | Schedule C |
| کارمزدهای بانکی و پردازش پرداخت | کارمزدهای عادی حساب تجاری و پردازش پرداخت پذیرندگان | هزینه‌های شخصی را مستثنا کنید؛ فروش ناخالص را جدا از کارمزدهای کسرشده توسط پردازشگر ثبت کنید | صورت‌حساب‌ها و گزارش‌های تسویه پردازشگر | Pub. 334 |
| اشتراک‌های نرم‌افزاری | اشتراک‌های جاری مورد استفاده در کسبوکار | استفاده شخصی و پیش‌پرداخت‌ها را تخصیص دهید؛ نرم‌افزار تحصیل‌شده و هزینه‌های توسعه می‌توانند قواعد متفاوتی داشته باشند | فاکتورهای اشتراک، دوره‌های خدمات، تخصیص | Schedule C |
| نیروی کار قراردادی | خدمات جاری عادی از پیمانکاران مستقل | کار سرمایه‌ای یا راه‌اندازی ممکن است به سرمایه‌ای‌سازی نیاز داشته باشد؛ طبقه‌بندی کارگر و گزارش‌دهی اطلاعاتی پرسش‌های جداگانه‌ای هستند | قرارداد، فاکتور، روش پرداخت، اطلاعات دریافت‌کننده | Schedule C |
| هزینه‌های حقوقی و حرفه‌ای | مشاوره عملیاتی، حسابداری و تهیه اظهارنامه مالیاتی کسبوکار | خدمات شخصی را تخصیص دهید؛ خدمات مرتبط با تحصیل، راه‌اندازی و سایر خدمات سرمایه‌ای به‌طور خودکار هزینه جاری نیستند | صورت‌حساب تفصیلی که کار انجام‌شده را مشخص می‌کند | Pub. 334 |
| بیمه کسبوکار | پوشش‌های واجد شرایط مسئولیت، اموال، غرامت کارگران و سایر پوشش‌های تجاری | دوره‌های پوشش و استفاده تجاری را تطبیق دهید؛ بیمه خودرو پیش‌تر در نرخ مسافت استاندارد لحاظ شده است؛ پوشش درمانی مالک جداگانه است | بیمه‌نامه، صورت حق بیمه، تاریخ‌های پوشش | Pub. 334 |
| اجاره | استفاده تجاری از محل، تجهیزات یا انبار | اجاره پیش‌پرداخت‌شده به دوره پوشش‌داده‌شده تعلق دارد؛ ترتیبات خرید یا مالکیت سهام متفاوت است | قرارداد اجاره، سوابق پرداخت، دوره اجاره | Pub. 334 |
| تلفن و اینترنت | سهم تجاری مستندشده از خدمات | استفاده شخصی مستثناست؛ هزینه پایه خط تلفن ثابت مسکونی اول همچنان شخصی است | صورت‌حساب‌ها و تخصیص استفاده قابل پشتیبانی | Pub. 587 |
| بهره | بهره بدهی که عواید آن فعالیت تجاری را تأمین مالی می‌کند | استفاده از وجوه را ردیابی کنید، حتی روی کارت اعتباری شخصی؛ اصل بدهی بهره نیست؛ محدودیت‌های بهره تجاری ممکن است اعمال شود | صورت‌حساب‌های وام/کارت و سوابق استفاده از وجوه | Pub. 334 |
| دستمزدها، مالیات‌های حقوق‌ودستمزد و مزایا | دستمزد معقول کارکنان برای خدمات واقعی، مالیات‌های حقوق‌ودستمزد کارفرما و مزایای واجد شرایط | برداشت‌های صاحب کسبوکار انفرادی دستمزد نیست؛ الزامات طرح و طبقه‌بندی مالیاتی نهاد اهمیت دارند | سوابق حقوق‌ودستمزد، خدمات انجام‌شده، اسناد طرح مزایا | Schedule C; Pub. 15-B |
| مالیات‌ها و مجوزهای کسبوکار | مالیات‌های واجد شرایط اموال تجاری، مجوزها و پروانه‌ها | برخی هزینه‌ها سرمایه‌ای‌سازی یا مستهلک می‌شوند؛ مالیات فروش به بهای قلم خریداری‌شده می‌پیوندد؛ مالیات بر درآمد شخصی جداگانه است | صورت‌حساب‌های مالیاتی، مجوزها و فاکتورهای دارایی مربوطه | Schedule C |
| آموزش مرتبط با کار | آموزشی که مهارت‌های به‌کاررفته در کسبوکار فعلی را حفظ یا بهبود می‌بخشد | الزامات حداقل ورود و آموزشی که شما را برای حرفه جدید واجد شرایط می‌کند را حذف می‌کند | شرح دوره، فاکتور، ارتباط با کار فعلی | IRS Topic 513 |
| عضویت‌های صنفی | حق عضویت واجد شرایط حرفه‌ای و انجمن‌های تجاری | حق عضویت باشگاه‌های تفریحی/اجتماعی و بخش‌های غیرقابل‌کسر لابی‌گری مستثنا هستند | صورت حق عضویت و هدف تجاری | Pub. 334 |
| خودروهای تجاری | مسافت استاندارد واجد شرایط یا سهم تجاری هزینه‌های واقعی | واجد شرایط بودن روش اهمیت دارد؛ شمارش مضاعف ممنوع؛ رفت‌وآمد عادی شخصی است | گزارش مسافت تاریخ‌دار، مجموع مسافت سالانه، سوابق خودرو | Pub. 463; نرخ‌های ۲۰۲۶ |
| سفر تجاری | حمل‌ونقل، اقامت و هزینه‌های مرتبط واجد شرایط دور از خانه مالیاتی شما | وظایف باید نیازمند خواب یا استراحت دور از خانه باشند؛ سفر شخصی را جدا کنید؛ وعده‌های غذایی سقف خودشان را دارند | برنامه سفر، رسیدها، تاریخ‌ها، هدف تجاری | Pub. 463 |
| وعده‌های غذایی تجاری | وعده‌های غذایی واجد شرایط تماس تجاری یا سفر | عموماً ۵۰٪؛ وعده‌های غذایی ارائه‌شده توسط کارفرما در ۲۰۲۶ به طبقه‌بندی جداگانه نیاز دارند | رسید تفصیلی، حاضران، هدف تجاری، پرداخت | Pub. 463; Pub. 15-B |
| هدایای مشتریان | هدایای تجاری واجد شرایط | عموماً ۲۵ دلار به‌ازای هر نفر در هر سال مالیاتی، با استثناهای مشخص‌شده؛ این قاعده هدیه کارکنان نیست | دریافت‌کننده، رابطه، هزینه، تاریخ، هدف | Pub. 463 |
| دفتر خانگی | استفاده تجاری واجد شرایط از بخشی از خانه شما | عموماً استفاده منظم/انحصاری لازم است؛ محدودیت‌های روش، درآمد و دوره جزئی سال اعمال می‌شوند | اندازه‌گیری مساحت، استفاده واجد شرایط، تاریخ‌ها، درآمد؛ هزینه‌های روش واقعی | Pub. 587 |
| تجهیزات و استهلاک | تجهیزات تجاری واجد شرایط، مبلمان و سایر اموال قابل استهلاک | تاریخ به‌خدمت‌گذاری، مبنای تجاری، انتخاب‌ها و سقف‌های خاص هر نوع مال زمان‌بندی را تعیین می‌کنند | فاکتور، شرایط تحصیل، تاریخ به‌خدمت‌گذاری، برنامه‌های دارایی و استهلاک | Pub. 946 |
| جابجایی ماشین‌آلات موجود | هزینه‌های واجد شرایط جابجایی ماشین‌آلات تجاری موجود | نصب دارایی جدید یا بهبود ملک ممکن است نیازمند سرمایه‌ای‌سازی باشد | فاکتور جابجایی که تجهیزات و کار را مشخص می‌کند | Pub. 334 |
| هزینه‌های راه‌اندازی | هزینه‌های واجد شرایط پیش از شروع فعالیت کسبوکار | تا ۵٬۰۰۰ دلار بلافاصله، با کاهش بالای ۵۰٬۰۰۰ دلار؛ هزینه‌های واجد شرایط باقی‌مانده عموماً در ۱۸۰ ماه | هزینه‌های تفصیلی پیش از افتتاح و تاریخ شروع کسبوکار | Pub. 583 |
| مطالبات سوخت‌شده تجاری | مبنای بدهی واجد شرایط، از جمله مطالباتی که پیش‌تر در درآمد لحاظ شده‌اند | فاکتور پرداخت‌نشده روش نقدی عموماً اگر هرگز در درآمد لحاظ نشده باشد قابل کسر نیست؛ بی‌ارزشی باید اثبات شود | سابقه اصلی درآمد/بدهی و مدارک وصول | Pub. 334 |
| موجودی کالا و بهای تمام‌شده کالای فروش‌رفته | هزینه‌های موجودی و تعدیلات مجاز تحت روش شما | کمبود یا موجودی منسوخ به‌طور خودکار کسر اضافی روی بهای تمام‌شده کالای فروش‌رفته نیست | شمارش‌ها، هزینه‌های خرید، سوابق ارزیابی و امحا | Schedule C |
قواعد ۲۰۲۶ که باید پیش از جمع‌بستن بررسی کنید
مسافت دو دوره نرخ دارد
برای استفاده واجد شرایط از روش مسافت استاندارد تجاری، مسافت ۲۰۲۶ را به دوره‌های مربوطه تقسیم کنید:
| دوره هزینه ۲۰۲۶ | نرخ مسافت استاندارد تجاری |
|---|---|
| ۱ ژانویه–۳۰ ژوئن | ۷۲٫۵ سنت به ازای هر مایل (۰٫۷۲۵ دلار) |
| ۱ ژوئیه–۳۱ دسامبر | ۷۶ سنت به ازای هر مایل (۰٫۷۶ دلار) |
جدول نرخ مسافت استاندارد IRS هر دو دوره را نشان می‌دهد. اطلاعیه ۲۰۲۶-۱۱ نرخ را برای هزینه‌های حمل‌ونقل قابل کسر پرداخت‌شده یا تحقق‌یافته در ۱ ژوئیه ۲۰۲۶ یا پس از آن تغییر می‌دهد. تاریخ سفرها و مجموع جداگانه هر دوره را نگه دارید؛ یک نرخ سالانه برای مسافت گسترده در هر دو دوره نتیجه درست نمی‌دهد.
برای خودروی تحت مالکیت، انتخاب مسافت استاندارد در اولین سال استفاده تجاری، این گزینه را حفظ می‌کند؛ تغییرات بعدی به هزینه‌های واقعی محدودیت‌های استهلاکی دارد. برای خودروی اجاره‌ای، انتخاب مسافت مستلزم استفاده از آن برای کل مدت اجاره، از جمله تمدیدها است. سوخت، بیمه، استهلاک یا ماده ۱۷۹ را به کسر مسافت برای همان خودرو و سال اضافه نکنید. پارکینگ و عوارض تجاری و سهم تجاری بهره وام خودرو برای فرد خوداشتغال می‌توانند اضافی باشند. این قواعد روش در نشریه ۴۶۳، فصل ۴ آمده است.
رفت‌وآمد عادی خانه تا محل کار شخصی است. سفر از دفتر خانگی به محل کار دیگر در همان کسبوکار به واجد شرایط بودن دفتر خانگی به‌عنوان محل اصلی کسبوکار شما بستگی دارد؛ صرف انجام مقداری کار در خانه این وضعیت را اثبات نمی‌کند. نشریه ۴۶۳ قواعد حمل‌ونقل را توضیح می‌دهد.
ماده ۱۷۹ و استهلاک پاداش به دارایی بستگی دارند
خرید یک دارایی و به‌خدمت‌گذاری آن رویدادهای متفاوتی هستند. دارایی زمانی به‌خدمت‌گذاشته می‌شود که آماده و در دسترس برای استفاده مورد نظر باشد. آن تاریخ و سهم تجاری هزینه آن را در سوابق دارایی نگه دارید. استهلاک دفتری و استهلاک مالیاتی می‌توانند متفاوت باشند؛ انتخاب مالیاتی قیمت خرید یا پرداخت ثبت‌شده در دفاتر شما را تغییر نمی‌دهد. به نشریه ۹۴۶ مراجعه کنید.
برای سال‌های مالیاتی آغازشده در ۲۰۲۶، ماده ۱۷۹ حداکثر کسر ۲٬۵۶۰٬۰۰۰ دلار دارد. سقف دلاری زمانی که اموال واجد شرایط به‌خدمت‌گذاشته‌شده از ۴٬۰۹۰٬۰۰۰ دلار فراتر رود، دلار به دلار کاهش می‌یابد و در ۶٬۶۵۰٬۰۰۰ دلار به صفر می‌رسد. این‌ها مبالغ به‌خدمت‌گذاشته‌شده هستند، نه مجموع کل خریدها. رویه درآمدی ۲۰۲۵-۳۲، بخش ۴٫۲۴ سقف‌های ۲۰۲۶ را ارائه می‌دهد. مبنای تجاری واجد شرایط و سقف درآمد مشمول مالیات کسبوکار فعال می‌توانند کسر را کاهش دهند؛ مبالغ محدودشده توسط درآمد ممکن است تحت نشریه ۹۴۶، فصل ۲ به سال‌های بعد منتقل شوند.
استهلاک پاداش عموماً ۱۰۰٪ برای اموال واجد شرایط تحصیل‌شده و به‌خدمت‌گذاشته‌شده پس از ۱۹ ژانویه ۲۰۲۵ است، مشروط به انتخاب‌ها و استثناهای اموال. قواعد تحصیل برای قراردادهای الزام‌آور و اموال خودساخته به این معناست که تاریخ فاکتور یا پرداخت به‌تنهایی واجد شرایط بودن را تعیین نمی‌کند. انتخاب جداگانه برای استفاده از نرخ انتقالی پایین‌تر به اولین سال مالیاتی پایان‌یافته پس از ۱۹ ژانویه ۲۰۲۵ اعمال می‌شود؛ این یک نرخ عمومی ۲۰۲۶ نیست. به اطلاعیه ۲۰۲۶-۱۱ IRS مراجعه کنید.
اموال واجد شرایط تحصیل‌شده پیش از ۲۰ ژانویه ۲۰۲۵ همچنان تابع قواعد پیشین است: نرخ عمومی پاداش برای چنین اموالی که در سال تقویمی ۲۰۲۶ به‌خدمت‌گذاشته می‌شود ۲۰٪ است، با قواعد زمان‌بندی جداگانه برای اموال تولید طولانی‌مدت مشخص و هواپیما. رویه درآمدی ۲۰۲۶-۱۵، بخش ۲٫۰۲ این تفاوت را تأیید می‌کند. پاداش به مبنای واجد شرایط باقی‌مانده پس از ماده ۱۷۹ اعمال می‌شود؛ سایر محدودیت‌های زیان و خودرو همچنان اهمیت دارند. نشریه ۹۴۶، فصل ۳ ترتیب را توضیح می‌دهد.
خودروها به بررسی جداگانه نیاز دارند. برای سال‌های مالیاتی آغازشده در ۲۰۲۶، سقف ماده ۱۷۹ برای SUVهای مشخص و برخی خودروهای سواری دیگر با وزن ناخالص خودرو بیش از ۶٬۰۰۰ و حداکثر ۱۴٬۰۰۰ پوند ۳۲٬۰۰۰ دلار است. استثناهای طراحی خودرو به این معناست که این یک سقف جهانی برای کامیون‌های سنگین نیست. بیش از ۵۰٪ استفاده تجاری واجد شرایط برای ماده ۱۷۹ لازم است؛ فقط مبنای تجاری واجد شرایط است و تغییرات استفاده بعدی می‌توانند بازپس‌گیری را فعال کنند. پاداش روی هر مبنای واجد شرایط باقی‌مانده پرسش جداگانه‌ای است. سقف دلاری ۲۰۲۶ را در کنار قواعد خودرو در نشریه ۹۴۶ و سقف‌های استهلاک خودروی سواری بررسی کنید.
دفتر خانگی: پیش از انتخاب روش، استفاده واجد شرایط را اثبات کنید
عموماً استفاده تجاری منظم و انحصاری لازم است، با مسیرهای واجد شرایط از جمله محل اصلی کسبوکار، جلسات مشخص با مشتری، یا سازه جداگانه. استثناهای محدود انبار و مراقبت از کودکان شرایط خودشان را دارند. اندازه فضا یا صرف یک گزارش زمانی واجد شرایط بودن را اثبات نمی‌کند. نشریه ۵۸۷ این آزمون‌ها را توضیح می‌دهد.
روش ساده‌شده ۵ دلار به ازای هر فوت مربع، تا ۳۰۰ فوت مربع است، که حداکثر ۱٬۵۰۰ دلار پیش از محدودیت‌های درآمد و دوره جزئی سال می‌دهد. این روش جایگزین کسرهای واقعی هزینه‌های خانه و استهلاک خانه برای آن استفاده می‌شود. هنوز به سوابق مساحت، استفاده واجد شرایط، دوره استفاده و درآمد مربوطه نیاز دارید. هیچ استهلاک خانه‌ای برای سال‌های روش ساده‌شده ادعا نمی‌شود، اما این روش استهلاک سال‌های پیشین را پاک نمی‌کند. به مقایسه گزینه ساده‌شده IRS مراجعه کنید.
روش واقعی هزینه‌های غیرمستقیم واجد شرایط خانه را تخصیص می‌دهد و هزینه‌های مستقیم دفتر را جداگانه رسیدگی می‌کند. اصل وام مسکن قابل کسر نیست. افرادی که Schedule C تنظیم می‌کنند و از هزینه‌های واقعی استفاده می‌کنند عموماً از فرم ۸۸۲۹ استفاده می‌کنند. روش‌ها را با استفاده از سوابق خود مقایسه کنید؛ اندازه دفتر به‌تنهایی تعیین نمی‌کند کدام روش کسر مجاز را تولید می‌کند. نشریه ۵۸۷ محاسبه و محدودیت‌ها را پوشش می‌دهد.
وعده‌های غذایی تجاری و وعده‌های غذایی کارفرما قواعد متفاوتی دارند
وعده‌های غذایی تجاری واجد شرایط عموماً ۵۰٪ قابل کسر هستند. مالیات‌دهنده یا یک کارمند باید حاضر باشد، هزینه نباید تجملی باشد و الزامات تماس تجاری یا سفر واجد شرایط باید برآورده شوند. سرگرمی عموماً غیرقابل‌کسر است؛ غذای واجد شرایطی که جداگانه خریداری یا جداگانه صورت‌حساب شده می‌تواند به‌تنهایی بررسی شود. پرداخت کامل را در دفاتر نگه دارید و محدودیت مالیاتی را جداگانه مستند کنید. تفریحات واجد شرایط کارکنان و غرامت به‌درستی گزارش‌شده می‌توانند استثناهایی برای سقف معمول وعده‌های غذایی باشند. به نشریه ۴۶۳، فصل ۲ مراجعه کنید.
برای مبالغ پرداخت‌شده یا تحقق‌یافته پس از ۲۰۲۵، هزینه‌های مشخص‌شده تأسیسات غذاخوری کارفرما و وعده‌های غذایی ارائه‌شده برای تأمین نیازهای کاری کارفرما دیگر قابل کسر نیستند، مشروط به استثناهای قانونی محدود. مستثنا بودن ارزش وعده غذایی از دستمزد مشمول مالیات کارمند، به‌خودی‌خود به این معنا نیست که هزینه آن وعده برای کارفرما قابل کسر است. غذای دفتر و ترتیبات وعده‌های غذایی را پیش از تخصیص درصد طبقه‌بندی کنید؛ نه نرخ یکنواخت ۵۰٪ و نه ممنوعیت یکنواخت همه موقعیت‌ها را پوشش نمی‌دهد. به نشریه ۱۵-B برای ۲۰۲۶ مراجعه کنید.
سفر ترکیبی تجاری و شخصی نیازمند تخصیص است
برای سفر داخلی عمدتاً برای تجارت، افزودن روزهای شخصی به‌طور خودکار مستلزم تقسیم‌بندی هزینه حمل‌ونقل رفت‌وبرگشت نیست. سفرهای جانبی شخصی و هزینه‌های اقامت و سایر هزینه‌های تمدید تعطیلات را مستثنا کنید. سفر خارجی قواعد تخصیص جداگانه دارد؛ نسبت جهانی روزهای تجاری برای هر سفر وجود ندارد. به نشریه ۴۶۳، فصل ۱ مراجعه کنید.
هزینه‌های راه‌اندازی کاهش تدریجی دارند
برای کسب‌وکاری که در ۲۰۲۶ شروع به فعالیت می‌کند، کسر فوری برای هزینه‌های راه‌اندازی واجد شرایط تا ۵٬۰۰۰ دلار است که با هزینه‌های بالای ۵۰٬۰۰۰ دلار دلار به دلار کاهش می‌یابد. در ۵۵٬۰۰۰ دلار به صفر می‌رسد. هزینه‌های واجد شرایط باقی‌مانده عموماً در ۱۸۰ ماه مستهلک می‌شوند، از ماهی که کسبوکار فعال شروع می‌شود. هزینه‌های سازمانی دسته جداگانه‌ای هستند و تجهیزات صرفاً به این دلیل که پیش از افتتاح خریده‌اید هزینه راه‌اندازی نمی‌شوند. به نشریه ۵۸۳ و دستورالعمل‌های هزینه راه‌اندازی Schedule C مراجعه کنید.
کسرهای پیمانکار و گزارش فرم ۱۰۹۹-NEC جداگانه هستند
برای پرداخت‌های ۲۰۲۶، آستانه عمومی پرداخت خدمات فرم ۱۰۹۹-NEC ۲٬۰۰۰ دلار یا بیشتر به ازای هر دریافت‌کننده قابل گزارش در طول سال تقویمی است. این یک آستانه گزارش‌دهی اطلاعاتی است، نه حداقل هزینه قابل کسر یا مبلغ معاف از مالیات برای پیمانکار. فاکتور تجاری عادی زیر آن آستانه ممکن است همچنان قابل کسر باشد؛ صدور فرم یک هزینه غیرواجد شرایط را قابل کسر نمی‌کند. به نمای کلی اظهارنامه اطلاعاتی IRS مراجعه کنید.
پیش از تهیه فرم‌ها، این تفاوت‌ها را بررسی کنید:
- روش پرداخت: تراکنش‌های کارت پرداخت و شبکه‌های شخص ثالث واجد شرایط تحت گزارش فرم ۱۰۹۹-K قرار می‌گیرند و نباید توسط کسبوکار روی فرم ۱۰۹۹-NEC تکرار شوند.
- دریافت‌کننده: پرداخت‌ها به شرکت‌ها عموماً معاف هستند، اما استثناها شامل خدمات حقوقی می‌شود. نام یک LLC به‌تنهایی طبقه‌بندی مالیاتی فدرال آن را نمی‌گوید.
- کسر مالیات جانشین: گزارش فرم ۱۰۹۹-NEC زمانی لازم است که مالیات بر درآمد فدرال تحت آن قواعد کسر شده باشد، بدون توجه به مبلغ پرداخت.
- مهلت: مهلت تنظیم IRS و اظهارنامه‌های دریافت‌کننده عموماً ۳۱ ژانویه سال بعد است که برای تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات رسمی به روز کاری بعد منتقل می‌شود. چون ۳۱ ژانویه ۲۰۲۷ یکشنبه است، مهلت عادی برای پرداخت‌های ۲۰۲۶ ۱ فوریه ۲۰۲۷ است، مشروط به تسهیلات ویژه قابل اعمال.
دستورالعمل‌های فرم ۱۰۹۹-MISC/۱۰۹۹-NEC سال ۲۰۲۶ این قواعد را توضیح می‌دهد. اطلاعات دریافت‌کننده را جمع‌آوری کنید، معمولاً با استفاده از فرم W-9 برای دریافت‌کنندگان آمریکایی، و سوابق روش پرداخت را نگه دارید. رابطه واقعی کارگر با کسبوکار وضعیت کارمند یا پیمانکار را تعیین می‌کند؛ یک فرم آن را تعیین نمی‌کند.
کسرهای مالک و مواردی که به بررسی جداگانه نیاز دارند
این موارد را جداگانه بررسی کنید. کسرهای مالک ممکن است به اظهارنامه شخصی تعلق داشته باشند، در حالی که پرداخت‌های خیریه و هزینه‌های تحقیق به طبقه‌بندی یا تحلیل زمان‌بندی خودشان نیاز دارند:
- بیمه درمانی خوداشتغالی: پوشش واجد شرایط مالک ممکن است کسر اظهارنامه شخصی جداگانه دریافت کند، مشروط به درآمد کسب‌شده واجد شرایط و سایر الزامات. واجد شرایط بودن برای پوشش کارفرمای یارانه‌ای می‌تواند ماه‌های مشخصی را رد کند. رسیدگی خاص هر نهاد اهمیت دارد؛ همان حق بیمه مالک را به‌عنوان بیمه کارمند لحاظ نکنید. به دستورالعمل‌های فرم ۷۲۰۶ مراجعه کنید.
- کمک‌های بازنشستگی مالک: رسیدگی SEP، SIMPLE و ۴۰۱(k) انفرادی به طرح، کارکنان، غرامت، سقف‌ها و مهلت‌ها بستگی دارد. کمک‌های مالک را برای بررسی تحت نشریه ۵۶۰ از هزینه‌های مزایای کارکنان جدا نگه دارید.
- کسر درآمد واجد شرایط کسبوکار: افراد، املاک و تراست‌های واجد شرایط ممکن است تا ۲۰٪ از QBI خالص را کسر کنند، مشروط به درآمد مشمول مالیات و سایر سقف‌ها. این یک هزینه عملیاتی یا ۲۰٪ از درآمد ناخالص نیست؛ درآمد شرکت C مستثناست. به دستورالعمل‌های فرم ۸۹۹۵ برای چارچوب محاسبه مراجعه کنید؛ تعدیلات تورمی ۲۰۲۶ آستانه‌های خاص سال را تعیین می‌کنند.
- کمک‌های خیریه: هدیه خیریه یک صاحب کسبوکار انفرادی عموماً کسر Schedule C نیست. قواعد کمک نهاد و مالک متفاوت است؛ یک پرداخت تبلیغاتی مستند تحلیل متفاوتی دارد. به نشریه ۳۳۴ مراجعه کنید.
- تحقیق و توسعه نرم‌افزار: برای سال‌های مالیاتی آغازشده پس از ۳۱ دسامبر ۲۰۲۴، ماده ۱۷۴A عموماً کسر جاری برای هزینه‌های تحقیق و آزمایش داخلی را مجاز می‌کند، با انتخاب استهلاک. تحقیق خارجی، هزینه‌های پیش از ۲۰۲۵ و انتخاب‌های انتقالی نیازمند بررسی جداگانه هستند. با رویه درآمدی ۲۰۲۵-۲۸ و رویه‌های به‌روزشده تغییر روش در رویه درآمدی ۲۰۲۶-۳۲ شروع کنید.
هزینه‌هایی که عموماً خارج از جمع کسر کسبوکار می‌مانند
خریدهای شخصی، رفت‌وآمد عادی، لباس روزمره، سرگرمی، کمک‌های سیاسی، لابی‌گری غیرقابل‌کسر، حق عضویت باشگاه تفریحی، مالیات بر درآمد فدرال و جریمه‌ها یا مجازات‌های دولتی را از هزینه‌های قابل کسر جدا کنید. حق بیمه عمر عموماً زمانی که کسبوکار به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم ذی‌نفع است قابل کسر نیست. یک حساب بانکی تجاری این طبقه‌بندی‌ها را تغییر نمی‌دهد. به نشریه ۳۳۴ و نشریه ۴۶۳ مراجعه کنید.
هدایای مشتریان عموماً سقف کسر سالانه ۲۵ دلار به ازای هر نفر دارند، با استثناهایی برای برخی هزینه‌های جانبی و اقلام تبلیغاتی مشخص. هدایای کارکنان قواعد متفاوتی دارند: پول نقد و کارت هدیه عموماً دستمزد هستند، در حالی که اقلام غیرنقدی گاه‌به‌گاه واجد شرایط ممکن است رسیدگی مزایای جنبی دریافت کنند. از قواعد هدیه در نشریه ۴۶۳ و نشریه ۱۵-B برای طبقه‌بندی آن‌ها استفاده کنید.
سوابق نمونه: پرداخت‌ها، تخصیص‌ها و کسرهای بالقوه
این دو مثال فرضی بر حسب دلار آمریکا (USD) هستند و از سوابق یک صاحب کسبوکار انفرادی استفاده می‌کنند. آن‌ها فرض‌های نشان‌داده‌شده را نشان می‌دهند، نه تعیین اینکه وارد کردن یک هزینه آن را قابل کسر می‌کند.
مثال ۱: دو صورت‌حساب اشتراک و یک وعده غذایی تجاری
فرض کنید دو اشتراک نرم‌افزاری ماهانه جاری هر کدام ۱۰۰ دلار هزینه دارند که از حساب بانکی تجاری در ۱ ژوئیه و ۱ اوت ۲۰۲۶ برای ماه‌های مربوطه پرداخت شده‌اند. سوابق استفاده ۷۵٪ استفاده تجاری و ۲۵٪ استفاده شخصی را برای هر صورت‌حساب پشتیبانی می‌کنند. این درصد یک فرض نمونه است، نه درصد مجاز از پیش تعیین‌شده توسط IRS (safe harbor)؛ فاکتورها، دوره‌های خدمات، محاسبه استفاده و ارجاعات بانکی را نگه دارید. قاعده تخصیص تجاری/شخصی بخش شخصی را مستثنا می‌کند.
همچنین فرض کنید یک وعده غذایی ۸۰ دلاری در ۱۵ سپتامبر ۲۰۲۶، شامل مالیات و انعام، الزامات عادی وعده غذایی تجاری را برآورده می‌کند: مالک با یک مشتری برای بحث درباره الزامات پروژه حاضر می‌شود، هزینه تجملی نیست و هیچ سرگرمی یا بازپرداختی درگیر نیست. رسید تفصیلی، حاضران، هدف و ارجاع پرداخت را نگه دارید. سقف معمول ۵۰٪ وعده غذایی در این مثال اعمال می‌شود.
| تاریخ ثبت و پرداخت | پرداخت‌شده (USD) | بخش تجاری (USD) | کسر بالقوه (USD) | مبلغ مستثنا و دلیل (USD) |
|---|---|---|---|---|
| صورت‌حساب نرم‌افزار ژوئیه SUB-07 — 2026-07-01 | ۱۰۰ | ۷۵ | ۷۵ | ۲۵ استفاده شخصی |
| صورت‌حساب نرم‌افزار اوت SUB-08 — 2026-08-01 | ۱۰۰ | ۷۵ | ۷۵ | ۲۵ استفاده شخصی |
| رسید وعده غذایی مشتری MEAL-09 — 2026-09-15 | ۸۰ | ۸۰ | ۴۰ | ۴۰ محدودیت وعده غذایی |
| مجموع | ۲۸۰ | ۲۳۰ | ۱۹۰ | ۵۰ شخصی + ۴۰ محدودیت وعده غذایی |
محاسبه اشتراک ۲۰۰ دلار × ۷۵٪ = ۱۵۰ دلار تجاری و ۵۰ دلار شخصی است. محاسبه وعده غذایی ۸۰ دلار × ۵۰٪ = ۴۰ دلار بالقوه قابل کسر است. کل خروج بانکی ۲۸۰ دلار با ۱۹۰ + ۵۰ + ۴۰ دلار تطبیق می‌یابد. هر دو پرداخت ۱۰۰ دلاری و وعده غذایی ۸۰ دلاری را ثبت کنید، سهم‌های شخصی را جدا کنید و تعدیل مالیاتی ۴۰ دلاری وعده غذایی را نگه دارید. ثبت تنها ۱۹۰ دلار پرداخت‌ها، دفاتر را با بانک ناسازگار می‌کند.
مثال ۲: گزارش مسافت در سراسر تغییر نرخ ۱ ژوئیه
فرض کنید یک خودروی تحت مالکیت برای روش مسافت استاندارد واجد شرایط است و از آن استفاده می‌کند. هر سفر رفت‌وبرگشت زیر کاملاً برای تجارت بین یک دفتر اجاره‌ای و یک سایت مشتری است؛ هیچ رفت‌وآمد یا انحراف شخصی گنجانده نشده و هیچ بازپرداختی دریافت نمی‌شود. گزارش سفرها را همان‌طور که رخ می‌دهند ثبت می‌کند، با مکان‌های واقعی مشتری و کار انجام‌شده. این‌ها دو سفر هستند، نه گزارش سالانه کامل خودرو.
| تاریخ سفر | مسیر و هدف تجاری | مسافت‌سنج بر حسب مایل: شروع → پایان | مایل تجاری | USD به ازای هر مایل | کسر بالقوه (USD) |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-06-30 | دفتر → سایت مشتری A → دفتر؛ بازرسی تجهیزات | ۱۲٬۵۰۰ → ۱۲٬۷۰۰ | ۲۰۰ | ۰٫۷۲۵ | ۱۴۵ |
| 2026-07-01 | دفتر → سایت مشتری B → دفتر؛ بررسی نصب | ۱۲٬۷۰۰ → ۱۲٬۹۰۰ | ۲۰۰ | ۰٫۷۶ | ۱۵۲ |
| مجموع این سفرها | ۴۰۰ | ۲۹۷ |
محاسبه ۲۰۰ × ۰٫۷۲۵ = ۱۴۵ دلار به‌علاوه ۲۰۰ × ۰٫۷۶ = ۱۵۲ دلار، برای ۲۹۷ دلار است. هر نرخ فقط به دوره تاریخ‌دار خودش تحت جدول مسافت IRS و تغییر ۱ ژوئیه اعمال می‌شود. سوابق کامل مسافت تجاری، رفت‌وآمد و شخصی کل سال را در کنار این گزیده نگه دارید، همان‌طور که در نشریه ۴۶۳ توضیح داده شده است.
۲۹۷ دلار یک مبلغ مالیاتی محاسبه‌شده است، نه یک پرداخت بانکی دیگر. پرداخت‌های واقعی خودرو را در دفاتر و محاسبه مسافت را در برگه‌های کاری مالیاتی نگه دارید؛ سوخت، بیمه یا استهلاک را به این مبلغ مسافت استاندارد اضافه نکنید.
چک‌لیست نگهداری سوابق که می‌توانید هر ماه استفاده کنید
این جدول را در یادداشت‌های بستن ماهانه خود کپی کنید و ستون وضعیت را پر کنید. سوابق از بررسی یک هزینه پشتیبانی می‌کنند؛ آن‌ها به‌تنهایی واجد شرایط بودن قانونی را اثبات نمی‌کنند. نشریه ۵۸۳ توضیح می‌دهد چرا شواهد پرداخت به اسناد پشتیبان نیاز دارند و چرا سوابق الکترونیکی باید کامل، قابل بازیابی و خوانا باقی بمانند.
| مرحله | فیلدها یا مدارکی که باید نگه داشت | بررسی پیش از بستن | وضعیت / استثنا |
|---|---|---|---|
| ثبت هر هزینه | شناسه هزینه؛ فروشنده؛ تاریخ فاکتور/رسید؛ دوره خدمات؛ مبلغ؛ ارز؛ محل رسید | هدف تجاری را توصیف کنید؛ حاضران وعده غذایی یا مقصد سفر را در صورت لزوم اضافه کنید | برای تکمیل |
| تطبیق پرداخت | تاریخ پرداخت؛ حساب بانکی/کارت؛ ارجاع صورت‌حساب؛ مبلغ؛ ارز | پرداخت کامل را با سابقه تطبیق دهید، شامل سهم‌های شخصی؛ تفاوت‌های زمان‌بندی را توضیح دهید | برای تکمیل |
| بررسی بازپرداخت‌ها و استردادها | شناسه هزینه اصلی؛ پرداخت‌کننده/دریافت‌کننده؛ تاریخ ادعا؛ مبلغ دریافت/پرداخت‌شده؛ مانده معوق | بازپرداخت‌ها و استردادها را به هزینه اصلی پیوند دهید؛ رسیدگی مالیاتی آن‌ها را برای بررسی علامت‌گذاری کنید | برای تکمیل |
| جلوگیری از موارد تکراری | شماره فاکتور؛ شناسه ورود داده/منبع؛ تاریخ، فروشنده و مبلغ | ورودی‌های بانک، کارت، رسید و بازپرداخت را مقایسه کنید؛ پرداخت صورت‌حساب کارت یک خرید دوم نیست | برای تکمیل |
| مستندسازی تخصیص‌ها و محدودیت‌ها | مبنای استفاده تجاری؛ محاسبه؛ مبلغ مستثنا؛ تعدیل مالیاتی؛ منبع و تاریخ بررسی | بخش‌های شخصی، سقف‌های وعده غذایی و محاسبات مسافت را از پول نقد پرداخت‌شده جدا نگه دارید | برای تکمیل |
| بررسی دارایی‌ها و دریافت‌کنندگان | شرایط تحصیل؛ هزینه؛ استفاده تجاری؛ تاریخ آماده و در دسترس؛ جدول دارایی‌ها؛ سوابق پیمانکار/دریافت‌کننده و روش پرداخت | هزینه‌های سرمایه‌ای، انتخاب‌های استهلاک و گزارش‌دهی اطلاعاتی را به بررسی مناسب هدایت کنید | برای تکمیل |
| آماده‌سازی تحویل پایان سال | دفتر کل تطبیق‌شده؛ مجموع دسته‌بندی‌ها؛ فهرست رسیدها؛ گزارش مسافت؛ جدول دارایی‌ها؛ فهرست بازپرداخت‌ها؛ پرسش‌های حل‌نشده | سوابق و تعدیلات پیشنهادی را به حسابدار بدهید، با استثناهایی که هنوز قابل مشاهده هستند | برای تکمیل |
در مرحله تطبیق پرداخت، از مبدل CSV به Beancount برای تبدیل خروجی بانک به ورودی‌های قابل بررسی استفاده کنید. مبالغ کامل پرداخت‌ها را بررسی کنید، سپس تقسیم‌های تجاری/شخصی پشتیبانی‌شده خود را اعمال کنید و ارجاعات رسید را نگه دارید. برای ورود مکرر داده‌ها، وارد کردن CSV بانکی به Beancount با bea را دنبال کنید تا ورودی‌ها را پیش‌نمایش دهید و تطبیق‌های تکراری را پیش از اعمال بررسی کنید. این ورودی‌ها تراکنش‌ها را ثبت می‌کنند؛ آن‌ها واجد شرایط بودن کسر را تعیین نمی‌کنند یا تعدیلات مالیاتی در مثال‌ها را محاسبه نمی‌کنند.
سوابق را برای دوره‌ای که به آن‌ها مربوط می‌شود نگه دارید
بسیاری از سوابق مالیات بر درآمد عموماً باید سه سال پس از تسلیم اظهارنامه نگه داشته شوند، با اظهارنامه زودهنگام که در تاریخ سررسید آن تسلیم‌شده تلقی می‌شود، اما استثناها نگهداری طولانی‌تر را الزامی می‌کنند. ادعای زیان مطالبات سوخت‌شده یا اوراق بهادار بی‌ارزش عموماً هفت سال نیاز دارد. سوابق مالیات اشتغال عموماً به حداقل چهار سال پس از سررسید یا پرداخت مالیات، هر کدام که دیرتر است نیاز دارند. سوابق مبنای اموال را تا زمان واگذاری یا سایر اشکال خروج دارایی و دوره محدودیت قابل اعمال پس از آن نگه دارید؛ پشتیبانی مبالغ منتقل‌شده به اظهارنامه‌های بعدی را نگه دارید. برنامه نگهداری سوابق IRS را پیش از حذف هر چیزی بررسی کنید، به‌جای اعمال یک مهلت برای همه اسناد.
