Las pequeñas empresas en EE. UU. generalmente pueden deducir los costos ordinarios y necesarios del negocio, pero la categoría por sí sola no establece una deducción. Para armar sus deducciones federales de negocio de 2026, conecte cada gasto con su propósito comercial, el límite aplicable y los registros que lo respaldan. La tabla a continuación cubre costos operativos comunes, vehículos, comidas, equipo, oficinas en casa y costos que requieren un tratamiento por separado.
Fuentes verificadas el 1 de octubre de 2026. Esta guía usa como punto de partida a un trabajador por cuenta propia que presenta el Anexo C. Las sociedades, corporaciones y LLC gravadas como esas entidades pueden tener reglas distintas de reporte y de pagos a los propietarios. Los impuestos estatales y fuera de EE. UU. quedan fuera de su alcance. Las publicaciones más antiguas del IRS enlazadas a continuación aportan reglas vigentes; los avisos y actualizaciones de 2026 con fecha aportan los montos de este año.
¿Qué cuenta como una deducción de negocio?
Un gasto ordinario es común y aceptado en su negocio; un gasto necesario es útil y apropiado. Incluso cuando un costo supera esa prueba, su momento y su tratamiento importan. Separe el uso personal del uso comercial, distinga los gastos corrientes de los activos de capital y evite que los costos de inventario se deduzcan dos veces, tanto en gastos como en el costo de bienes vendidos. Su método contable también afecta cuándo los ingresos y los gastos entran en la declaración. Consulte la Publicación 334 del IRS y las instrucciones del Anexo C.
Un pago bancario, un gasto de contabilidad y una deducción fiscal pueden ser montos diferentes. Registre lo que realmente ocurrió, luego documente las asignaciones y los ajustes fiscales por separado. Una deducción reduce el ingreso sujeto a impuesto; no promete un reembolso equivalente ni un monto fijo de ahorro fiscal.
Lista de verificación de deducciones de negocio para 2026
Cada fila supone un propósito comercial debidamente comprobado. La columna de limitación identifica qué revisar antes de incluir el costo en un total de deducciones; no es una determinación de que toda compra en esa categoría califique.
| Categoría | Qué puede calificar | Limitación material | Evidencia a conservar | Autoridad |
|---|---|---|---|---|
| Publicidad y promoción | Publicidad, marketing y hosting actuales del negocio | Los costos de inicio, desarrollo de sitios web y otros costos de capital pueden requerir un tratamiento distinto; una etiqueta de patrocinio por sí sola no prueba nada | Factura, detalles de la campaña o servicio, propósito comercial | Anexo C |
| Comisiones bancarias y de procesamiento de pagos | Comisiones ordinarias de cuenta de negocio y procesamiento de comerciante | Excluya cargos personales; registre las ventas brutas por separado de las comisiones retenidas por un procesador | Estados de cuenta e informes de liquidación del procesador | Pub. 334 |
| Suscripciones de software | Suscripciones actuales usadas en el negocio | Asigne el uso personal y los pagos anticipados; el software adquirido y los costos de desarrollo pueden seguir reglas distintas | Facturas de suscripción, periodos de servicio, asignación | Anexo C |
| Mano de obra contratada | Servicios corrientes ordinarios de contratistas independientes | El trabajo de capital o de inicio puede requerir capitalización; la clasificación del trabajador y el reporte de información son cuestiones separadas | Contrato, factura, método de pago, información del beneficiario | Anexo C |
| Honorarios legales y profesionales | Asesoría operativa, contabilidad y preparación de impuestos del negocio | Asigne los servicios personales; los servicios de adquisición, inicio y otros servicios de capital no son automáticamente gastos corrientes | Factura detallada que identifique el trabajo realizado | Pub. 334 |
| Seguros de negocio | Cobertura de responsabilidad civil, propiedad, compensación laboral y otros seguros de negocio que califiquen | Coincida los periodos de cobertura y el uso comercial; el seguro del vehículo ya está incluido en el millaje estándar; la cobertura de salud del propietario es aparte | Póliza, estado de prima, fechas de cobertura | Pub. 334 |
| Alquiler | Uso comercial de locales, equipo o almacenamiento | El alquiler prepagado corresponde al periodo cubierto; los arreglos de compra o de participación accionaria son distintos | Contrato de arrendamiento, registros de pago, periodo de alquiler | Pub. 334 |
| Teléfono e internet | Participación comercial documentada del servicio | Se excluye el uso personal; el cargo local básico de la primera línea residencial sigue siendo personal | Facturas y una asignación de uso sustentable | Pub. 587 |
| Intereses | Intereses sobre deuda cuyos fondos financian la actividad del negocio | Rastree el uso de los fondos, incluso en una tarjeta de crédito personal; el principal no es interés; pueden aplicar límites de intereses de negocio | Estados de préstamo/tarjeta y registros del uso de fondos | Pub. 334 |
| Salarios, impuestos de nómina y beneficios | Pago razonable a empleados por servicios reales, impuestos de nómina del empleador y beneficios que califiquen | Los retiros del trabajador por cuenta propia no son salarios; los requisitos del plan y la clasificación fiscal de la entidad importan | Registros de nómina, servicios prestados, documentos del plan de beneficios | Anexo C; Pub. 15-B |
| Impuestos y licencias de negocio | Impuestos sobre propiedad de negocio, licencias y permisos que califiquen | Algunos costos se capitalizan o amortizan; el impuesto sobre ventas se suma al costo del artículo comprado; los impuestos personales sobre la renta son aparte | Facturas de impuestos, licencias y facturas de activos relacionadas | Anexo C |
| Educación relacionada con el trabajo | Capacitación que mantiene o mejora habilidades usadas en el negocio actual | Excluye requisitos mínimos de ingreso y educación que lo califica para un nuevo oficio | Descripción del curso, factura, conexión con el trabajo actual | Tema 513 del IRS |
| Membresías gremiales | Cuotas de asociaciones profesionales y de negocios que califiquen | Se excluyen las cuotas de clubes recreativos/sociales y las porciones de cabildeo no deducibles | Estado de cuotas y propósito comercial | Pub. 334 |
| Vehículos de negocio | Millaje estándar elegible o la participación comercial de los costos reales | La elegibilidad del método importa; sin doble conteo; el desplazamiento ordinario es personal | Registro de millaje con fechas, totales anuales de millaje, registros del vehículo | Pub. 463; tarifas 2026 |
| Viajes de negocio | Transporte, alojamiento y costos relacionados elegibles fuera de su domicilio fiscal | Las funciones deben requerir dormir o descansar fuera de casa; separe los viajes personales; las comidas tienen su propio límite | Itinerario, recibos, fechas, propósito comercial | Pub. 463 |
| Comidas de negocio | Comidas de contacto comercial o de viaje que califiquen | Generalmente 50%; las comidas proporcionadas por el empleador requieren una clasificación separada en 2026 | Recibo detallado, asistentes, propósito comercial, pago | Pub. 463; Pub. 15-B |
| Regalos a clientes | Regalos de negocio que califiquen | Generalmente $25 por persona por año fiscal, con excepciones especificadas; esta no es una regla sobre regalos a empleados | Beneficiario, relación, costo, fecha, propósito | Pub. 463 |
| Oficina en casa | Un uso comercial que califique de parte de su hogar | Generalmente se requiere uso regular/exclusivo; aplican límites de método, ingreso y año parcial | Medidas del área, uso que califique, fechas, ingreso; costos del método real | Pub. 587 |
| Equipo y depreciación | Equipo de negocio, mobiliario y otra propiedad depreciable que califiquen | La fecha de puesta en servicio, la base comercial, las elecciones y los límites específicos de la propiedad determinan el momento | Factura, términos de adquisición, fecha de servicio, calendarios de activos y depreciación | Pub. 946 |
| Mudanza de maquinaria existente | Costos que califiquen de mudar maquinaria de negocio existente | Instalar un activo nuevo o mejorar la propiedad puede requerir capitalización | Factura de mudanza que identifique el equipo y el trabajo | Pub. 334 |
| Costos de inicio | Costos que califiquen antes de que comience el negocio activo | Hasta $5,000 de inmediato, reducidos por encima de $50,000; los costos elegibles restantes generalmente a lo largo de 180 meses | Costos detallados previos a la apertura y fecha de inicio del negocio | Pub. 583 |
| Deudas incobrables de negocio | Base de deuda que califique, incluido el cuentas por cobrar previamente incluido en ingresos | Una factura impaga bajo el método de efectivo generalmente no es deducible si nunca se incluyó en ingresos; debe establecerse la falta de valor | Registro original de ingreso/deuda y evidencia de cobro | Pub. 334 |
| Inventario y costo de bienes vendidos | Costos de inventario y ajustes permitidos según su método | La merma o el inventario obsoleto no es automáticamente una deducción extra sobre el costo de bienes vendidos | Conteos, costos de compra, registros de valoración y disposición | Anexo C |
Las reglas de 2026 que debe revisar antes de totalizar
El millaje tiene dos periodos de tarifa
Para el uso elegible del método de millaje estándar de negocios, separe el millaje de 2026 en los periodos aplicables:
| Periodo de gasto 2026 | Tarifa de millaje estándar de negocios |
|---|---|
| 1 de enero–30 de junio | 72.5 centavos por milla ($0.725) |
| 1 de julio–31 de diciembre | 76 centavos por milla ($0.76) |
La tabla de millaje estándar del IRS muestra ambos periodos. El Anuncio 2026-11 cambia la tarifa para los gastos de transporte deducibles pagados o incurridos el 1 de julio de 2026 o después. Conserve las fechas de los viajes y los totales separados por periodo; una sola tarifa anual no dará el resultado correcto para el millaje que abarca ambos periodos.
Para un automóvil propio, elegir el millaje estándar en su primer año de uso comercial preserva esa opción; los cambios posteriores a costos reales tienen restricciones de depreciación. Para un automóvil arrendado, elegir el millaje requiere usarlo durante todo el arrendamiento, incluidas las renovaciones. No agregue combustible, seguro, depreciación ni la Sección 179 a una deducción de millaje para el mismo vehículo y año. El estacionamiento y los peajes de negocios, y la participación comercial de un trabajador por cuenta propia en los intereses del préstamo del vehículo, pueden ser adicionales. Estas reglas de método están en la Publicación 463, capítulo 4.
El desplazamiento ordinario de casa al trabajo es personal. El viaje de una oficina en casa a otro lugar de trabajo en el mismo negocio depende de que la oficina en casa califique como su lugar principal de negocios; el solo hecho de hacer algo de trabajo en casa no establece ese tratamiento. La Publicación 463 explica las reglas de transporte.
La Sección 179 y la depreciación adicional dependen del activo
Comprar un activo y ponerlo en servicio son eventos distintos. Un activo se pone en servicio cuando está listo y disponible para su uso previsto. Conserve esa fecha y la participación comercial de su costo en los registros del activo. La depreciación contable y la depreciación fiscal pueden diferir; una elección fiscal no cambia el precio de compra ni el pago registrado en sus libros. Consulte la Publicación 946.
Para los años fiscales que comienzan en 2026, la Sección 179 tiene una deducción máxima de $2,560,000. El límite en dólares disminuye dólar por dólar cuando la propiedad que califica puesta en servicio supera los $4,090,000, llegando a cero en $6,650,000. Estos son montos puestos en servicio, no un total de todas las compras. El Procedimiento de Ingresos 2025-32, sección 4.24 proporciona los límites de 2026. La base comercial elegible y el límite de ingreso gravable del negocio activo pueden reducir la deducción; los montos limitados por ingreso pueden transferirse según la Publicación 946, capítulo 2.
La depreciación adicional es generalmente del 100% para la propiedad elegible adquirida y puesta en servicio después del 19 de enero de 2025, sujeta a elecciones y exclusiones de propiedad. Las reglas de adquisición para contratos vinculantes y propiedad autoconstruida significan que la fecha de la factura o del pago por sí sola no resuelve la elegibilidad. La elección separada de usar una tasa transitoria más baja aplica al primer año fiscal que termine después del 19 de enero de 2025; no es una tasa general de 2026. Consulte el Aviso 2026-11 del IRS.
La propiedad elegible adquirida antes del 20 de enero de 2025 sigue sujeta a las reglas anteriores: la tasa general de depreciación adicional para dicha propiedad puesta en servicio en el año calendario 2026 es del 20%, con reglas de momento separadas para propiedad de producción prolongada especificada y aeronaves. El Procedimiento de Ingresos 2026-15, sección 2.02 confirma esa distinción. La depreciación adicional aplica a la base elegible restante después de la Sección 179; otros límites de pérdidas y de vehículos siguen importando. La Publicación 946, capítulo 3 explica el orden.
Los vehículos requieren una revisión aparte. Para los años fiscales que comienzan en 2026, el límite de la Sección 179 para SUV especificados y ciertos otros vehículos de pasajeros de más de 6,000 y no más de 14,000 libras de GVWR es de $32,000. Las excepciones de diseño de vehículos significan que este no es un límite universal para camiones pesados. Se requiere más del 50% de uso comercial calificado para la Sección 179; solo la base comercial califica, y los cambios de uso posteriores pueden activar la recuperación. La depreciación adicional sobre cualquier base elegible restante es una cuestión aparte. Consulte el límite en dólares de 2026 junto con las reglas de vehículos de la Publicación 946 y los límites de depreciación de automóviles de pasajeros.
Oficina en casa: establezca el uso que califica antes de elegir un método
Generalmente se requiere uso comercial regular y exclusivo, con rutas de calificación que incluyen un lugar principal de negocios, ciertas reuniones con clientes o una estructura separada. Las excepciones limitadas de almacenamiento y cuidado infantil tienen sus propias condiciones. El tamaño de un espacio o un registro de tiempo por sí solo no establece la elegibilidad. La Publicación 587 explica esas pruebas.
El método simplificado es de $5 por pie cuadrado, hasta 300 pies cuadrados, lo que da un máximo de $1,500 antes de las limitaciones de ingreso y de año parcial. Reemplaza las deducciones reales de gastos del hogar y de depreciación del hogar para ese uso. Aún necesita registros del área, el uso que califica, el periodo de uso y el ingreso relevante. No se reclama depreciación del hogar en los años del método simplificado, pero el método no borra la depreciación de años anteriores. Consulte la comparación de la opción simplificada del IRS.
El método real asigna los costos indirectos elegibles del hogar y trata los costos directos de la oficina por separado. El principal de la hipoteca no es deducible. Quienes presentan el Anexo C usando gastos reales generalmente usan el Formulario 8829. Compare los métodos usando sus registros; el tamaño de la oficina por sí solo no establece cuál produce la deducción permitida. La Publicación 587 cubre el cálculo y los límites.
Las comidas de negocio y las comidas del empleador siguen reglas distintas
Las comidas de negocio que califican son generalmente deducibles al 50%. El contribuyente o un empleado debe estar presente, el gasto no debe ser suntuoso y deben cumplirse los requisitos de contacto comercial o de viaje que califique. El entretenimiento generalmente no es deducible; la comida que califica, comprada por separado o declarada por separado, puede considerarse por sí sola. Conserve el pago completo en los libros y documente la limitación fiscal por separado. La recreación de empleados que califica y la compensación debidamente reportada pueden ser excepciones al límite habitual de comidas. Consulte la Publicación 463, capítulo 2.
Para los montos pagados o incurridos después de 2025, los costos especificados de instalaciones para comer del empleador y de comidas por conveniencia del empleador ya no son deducibles, sujetos a excepciones legales limitadas. Que el valor de una comida se excluya del salario gravable del empleado no hace, por sí solo, que el costo de esa comida sea deducible para el empleador. Clasifique la comida de oficina y los arreglos de comidas antes de asignar un porcentaje; ni una tasa general del 50% ni una prohibición general cubren todas las situaciones. Consulte la Publicación 15-B para 2026.
Los viajes mixtos de negocio y personales requieren asignación
Para los viajes nacionales principalmente por negocios, agregar días personales no requiere automáticamente prorratear el costo de transporte de ida y vuelta. Excluya las escapadas personales y el alojamiento y otros costos de una extensión de vacaciones. Los viajes al extranjero tienen reglas de asignación separadas; no hay una proporción universal de días de negocio para cada viaje. Consulte la Publicación 463, capítulo 1.
Los costos de inicio tienen una reducción gradual
Para un negocio que comienza operaciones en 2026, la asignación inmediata para costos de inicio que califiquen es de hasta $5,000, reducida dólar por dólar por costos superiores a $50,000. Llega a cero en $55,000. Los costos elegibles restantes generalmente se amortizan a lo largo de 180 meses, comenzando con el mes en que comienza el negocio activo. Los costos organizacionales son una categoría aparte, y el equipo no se convierte en un gasto de inicio solo porque lo compró antes de abrir. Consulte la Publicación 583 y las instrucciones del Anexo C sobre costos de inicio.
Las deducciones de contratistas y el reporte del Formulario 1099-NEC son aparte
Para los pagos de 2026, el umbral general del Formulario 1099-NEC para pagos de servicios es de $2,000 o más por beneficiario reportable durante el año calendario. Este es un umbral de reporte de información, no un gasto deducible mínimo ni un monto libre de impuestos para el contratista. Una factura comercial ordinaria por debajo de ese umbral puede seguir siendo deducible; emitir un formulario no hace deducible un gasto inelegible. Consulte la descripción general de las declaraciones informativas del IRS.
Antes de preparar formularios, revise estas distinciones:
- Método de pago: las transacciones con tarjeta de pago y redes de terceros que califican se reportan en el Formulario 1099-K en lugar de duplicarse por el negocio en el Formulario 1099-NEC.
- Beneficiario: los pagos a corporaciones generalmente están exentos, pero las excepciones incluyen servicios legales. El nombre de una LLC por sí solo no le dice su clasificación fiscal federal.
- Retención de respaldo: el reporte en el Formulario 1099-NEC es obligatorio cuando se retuvo impuesto federal sobre la renta bajo esas reglas, independientemente del monto del pago.
- Plazo: la presentación ante el IRS y los estados de cuenta de los beneficiarios generalmente vencen el 31 de enero del año siguiente, trasladándose al siguiente día hábil por fines de semana o feriados. Como el 31 de enero de 2027 es domingo, el plazo ordinario para los pagos de 2026 es el 1 de febrero de 2027, sujeto al alivio especial aplicable.
Las instrucciones del Formulario 1099-MISC/1099-NEC de 2026 explican esas reglas. Reúna la información del beneficiario, típicamente usando el Formulario W-9 para beneficiarios en EE. UU., y conserve los registros del método de pago. La relación real del trabajador con el negocio determina el estatus de empleado o contratista; un formulario no lo decide.
Deducciones del propietario y partidas para revisión aparte
Revise estas partidas por separado. Las deducciones del propietario pueden pertenecer a la declaración personal, mientras que las donaciones caritativas y los costos de investigación necesitan su propia clasificación o análisis de momento:
- Seguro de salud por cuenta propia: la cobertura del propietario que califica puede recibir una deducción separada en la declaración personal, sujeta al ingreso del trabajo que califique y otros requisitos. La elegibilidad para cobertura subsidiada del empleador puede descalificar meses particulares. El manejo específico de cada entidad importa; no incluya también las mismas primas del propietario como seguro de empleados. Consulte las instrucciones del Formulario 7206.
- Contribuciones de jubilación del propietario: el tratamiento de SEP, SIMPLE y 401(k) individual depende del plan, los empleados, la compensación, los límites y los plazos. Mantenga las contribuciones del propietario separadas de los gastos de beneficios de empleados para su revisión según la Publicación 560.
- Deducción por ingreso de negocio calificado: las personas, sucesiones y fideicomisos elegibles pueden deducir hasta el 20% del QBI neto, sujeto al ingreso gravable y otros límites. No es un gasto operativo ni el 20% de los ingresos brutos; el ingreso de corporaciones C está excluido. Consulte las instrucciones del Formulario 8995 para el marco de cálculo; los ajustes por inflación de 2026 rigen los umbrales específicos del año.
- Contribuciones caritativas: el regalo caritativo de un trabajador por cuenta propia generalmente no es una deducción del Anexo C. Las reglas de contribución de la entidad y del propietario difieren; un pago publicitario debidamente comprobado tiene un análisis distinto. Consulte la Publicación 334.
- Investigación y desarrollo de software: para los años fiscales que comienzan después del 31 de diciembre de 2024, la Sección 174A generalmente permite deducciones corrientes para costos de investigación y experimentación nacionales, con una elección de amortización. La investigación extranjera, los costos anteriores a 2025 y las elecciones de transición requieren una revisión aparte. Comience con el Procedimiento de Ingresos 2025-28 y los procedimientos actualizados de cambio de método en el Procedimiento de Ingresos 2026-32.
Costos que generalmente quedan fuera del total de deducciones de negocio
Separe las compras personales, el desplazamiento ordinario, la ropa de uso diario, el entretenimiento, las contribuciones políticas, el cabildeo no deducible, las cuotas de clubes recreativos, los impuestos federales sobre la renta y las multas o sanciones gubernamentales de los gastos deducibles. Las primas de seguro de vida generalmente no son deducibles cuando el negocio es directa o indirectamente el beneficiario. Una cuenta bancaria de negocio no cambia estas clasificaciones. Consulte la Publicación 334 y la Publicación 463.
Los regalos a clientes generalmente tienen un límite de deducción anual de $25 por persona, con excepciones para ciertos costos incidentales y artículos promocionales especificados. Los regalos a empleados siguen reglas distintas: el efectivo y las tarjetas de regalo generalmente son salarios, mientras que los artículos no monetarios ocasionales que califiquen pueden recibir tratamiento de beneficio marginal. Use las reglas de regalos de la Publicación 463 y la Publicación 15-B para clasificarlos.
Registros trabajados: pagos, asignaciones y deducciones potenciales
Estos dos ejemplos sintéticos usan dólares estadounidenses (USD) y los registros de un trabajador por cuenta propia. Ilustran los supuestos mostrados, no una determinación de que registrar un gasto lo haga deducible.
Ejemplo 1: Dos facturas de suscripción y una comida de negocio
Suponga que dos suscripciones de software mensuales corrientes cuestan $100 cada una, pagadas desde la cuenta bancaria del negocio el 1 de julio y el 1 de agosto de 2026, por esos meses respectivos. Los registros de uso respaldan 75% de uso comercial y 25% de uso personal para cada factura. Ese porcentaje es un supuesto de ejemplo, no un puerto seguro del IRS; conserve las facturas, los periodos de servicio, el cálculo de uso y las referencias bancarias. La regla de asignación negocio/personal excluye la porción personal.
Suponga también que una comida de $80 el 15 de septiembre de 2026, incluidos impuestos y propina, cumple los requisitos ordinarios de comida de negocio: el propietario asiste con un cliente para discutir los requisitos del proyecto, el costo no es suntuoso y no hay entretenimiento ni reembolso involucrado. Conserve el recibo detallado, los asistentes, el propósito y la referencia de pago. El límite habitual del 50% para comidas aplica en este ejemplo.
| Registro y fecha de pago | Pagado (USD) | Porción comercial (USD) | Deducción potencial (USD) | Monto excluido y razón (USD) |
|---|---|---|---|---|
| Factura de software de julio SUB-07 — 2026-07-01 | 100 | 75 | 75 | 25 uso personal |
| Factura de software de agosto SUB-08 — 2026-08-01 | 100 | 75 | 75 | 25 uso personal |
| Recibo de comida con cliente MEAL-09 — 2026-09-15 | 80 | 80 | 40 | 40 limitación de comidas |
| Total | 280 | 230 | 190 | 50 personales + 40 limitación de comidas |
El cálculo de las suscripciones es $200 × 75% = $150 comercial y $50 personal. El cálculo de la comida es $80 × 50% = $40 potencialmente deducible. La salida bancaria completa de $280 se reconcilia con $190 + $50 + $40. Registre ambos pagos de $100 y la comida de $80, separe las porciones personales y conserve el ajuste fiscal de $40 por la comida. Registrar solo $190 de pagos dejaría los libros inconsistentes con el banco.
Ejemplo 2: Un registro de millaje a través del cambio de tarifa del 1 de julio
Suponga que un automóvil propio es elegible para el método de millaje estándar y lo usa. Cada viaje de ida y vuelta a continuación es completamente por negocios entre una oficina alquilada y el sitio de un cliente; no se incluye desplazamiento ni desvíos personales, y no se recibe reembolso. El registro anota los viajes a medida que ocurren, con las ubicaciones reales de los clientes y el trabajo realizado. Estos son dos viajes, no el registro anual completo del vehículo.
| Fecha del viaje | Ruta y propósito comercial | Odómetro inicio → fin | Millas de negocio | USD por milla | Deducción potencial (USD) |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-06-30 | Oficina → Sitio del Cliente A → oficina; inspección de equipo | 12,500 → 12,700 | 200 | 0.725 | 145 |
| 2026-07-01 | Oficina → Sitio del Cliente B → oficina; revisión de instalación | 12,700 → 12,900 | 200 | 0.76 | 152 |
| Total de estos viajes | 400 | 297 |
El cálculo es 200 × $0.725 = $145, más 200 × $0.76 = $152, para $297. Cada tarifa aplica solo a su periodo con fecha según la tabla de millaje del IRS y el cambio del 1 de julio. Conserve los registros de millaje de negocios, desplazamiento y personales de todo el año junto con este extracto, como se describe en la Publicación 463.
Los $297 son un monto fiscal calculado, no otro pago bancario. Mantenga los pagos reales del vehículo en los libros y el cálculo de millaje en los papeles de trabajo fiscales; no agregue combustible, seguro ni depreciación a este monto de millaje estándar.
Una lista de verificación de registros que puede usar cada mes
Copie esta tabla en sus notas de cierre mensual y complete la columna de estado. Los registros respaldan la revisión de un gasto; no establecen la elegibilidad legal por sí solos. La Publicación 583 explica por qué la evidencia de pago necesita documentos de respaldo y por qué los registros electrónicos deben permanecer completos, recuperables y legibles.
| Paso | Campos o evidencia a conservar | Revisar antes del cierre | Estado / excepción |
|---|---|---|---|
| Capturar cada costo | ID de gasto; proveedor; fecha de factura/recibo; periodo de servicio; monto; moneda; ubicación del recibo | Describa el propósito comercial; agregue asistentes de comida o destino de viaje donde sea relevante | Por completar |
| Cotejar el pago | Fecha de pago; cuenta bancaria/tarjeta; referencia del estado de cuenta; monto; moneda | Coteje el pago completo con el registro, incluidas las porciones personales; explique las diferencias de momento | Por completar |
| Revisar reembolsos y devoluciones | ID de gasto original; pagador/beneficiario; fecha del reclamo; monto recibido/pagado; saldo pendiente | Vincule los reembolsos y devoluciones con el costo original; marque su tratamiento fiscal para revisión | Por completar |
| Prevenir duplicados | Número de factura; ID de importación/fuente; fecha, proveedor y monto | Compare los asientos de banco, tarjeta, recibo y reembolso; el pago de una factura de tarjeta no es una segunda compra | Por completar |
| Documentar asignaciones y límites | Base del uso comercial; cálculo; monto excluido; ajuste fiscal; fuente y fecha de revisión | Mantenga las porciones personales, los límites de comidas y los cálculos de millaje separados del efectivo pagado | Por completar |
| Revisar activos y beneficiarios | Términos de adquisición; costo; uso comercial; fecha de listo y disponible; calendario de activos; registros del contratista/beneficiario y del método de pago | Dirija los costos de capital, las elecciones de depreciación y el reporte de información a la revisión correspondiente | Por completar |
| Preparar la entrega de fin de año | Libro mayor conciliado; totales por categoría; índice de recibos; registro de millaje; calendario de activos; lista de reembolsos; preguntas sin resolver | Entregue al contador los registros y los ajustes propuestos, con las excepciones aún visibles | Por completar |
En el paso de cotejo de pagos, use el conversor de CSV a Beancount para convertir una exportación bancaria en asientos para revisión. Verifique los montos de pago completos, luego aplique sus divisiones negocio/personal respaldadas y conserve las referencias de los recibos. Para importaciones recurrentes, siga Importar un CSV bancario a Beancount con bea para previsualizar asientos y revisar coincidencias duplicadas antes de aplicarlas. Estos asientos registran transacciones; no deciden la elegibilidad de la deducción ni calculan los ajustes fiscales de los ejemplos.
Conserve los registros durante el periodo que les corresponda
Muchos registros del impuesto sobre la renta generalmente deben conservarse durante tres años después de la presentación, considerando una declaración anticipada como presentada en su fecha de vencimiento, pero las excepciones requieren una retención más larga. Un reclamo por pérdida por deuda incobrable o valor sin valor generalmente requiere siete años. Los registros del impuesto sobre el empleo generalmente requieren al menos cuatro años después de que el impuesto venza o se pague, lo que sea posterior. Conserve los registros de base de la propiedad hasta su disposición y el periodo de limitaciones aplicable después; retenga el respaldo de los montos que se trasladen a declaraciones posteriores. Consulte el calendario de retención de registros del IRS antes de eliminar cualquier cosa, en lugar de aplicar un solo plazo a todos los documentos.
