Les petites empreses dels EUA generalment poden deduir les despeses empresarials ordinàries i necessàries, però la categoria per si sola no estableix una deducció. Per confeccionar les vostres deduccions empresarials federals del 2026, connecteu cada despesa amb el seu propòsit empresarial, el límit aplicable i els registres que la donen suport. La taula següent cobreix costos operatius comuns, vehicles, àpats, equip, despatxos a casa i costos que necessiten un tractament separat.
Fonts verificades l'1 d'octubre de 2026. Aquesta guia utilitza com a punt de partida un empresari individual que presenta el Schedule C. Les societats col·lectives, les societats anònimes i les LLC tributades com a tals entitats poden tenir regles de presentació i de pagament als propietaris diferents. Els impostos estatals i no estatunidencs queden fora del seu abast. Les publicacions de l'IRS més antigues enllaçades a continuació proporcionen regles que continuen vigents; els avisos i actualitzacions datats del 2026 proporcionen els imports d'enguany.
Què compta com una deducció empresarial?
Una despesa ordinària és comuna i acceptada en la vostra empresa; una despesa necessària és útil i apropiada. Fins i tot quan un cost supera aquesta prova, el seu moment i tractament importen. Separeu l'ús personal de l'ús empresarial, distingiu les despeses corrents dels actius de capital i eviteu que els costos d'inventari es dedueixin dues vegades, tant per despeses com pel cost de les mercaderies venudes. El vostre mètode comptable també afecta quan els ingressos i les despeses entren a la declaració. Vegeu la Publicació 334 de l'IRS i les instruccions del Schedule C.
Un pagament bancari, una despesa de comptabilitat i una deducció fiscal poden ser imports diferents. Registreu què va passar realment i després documenteu les assignacions i els ajustos fiscals per separat. Una deducció redueix els ingressos subjectes a impost; no promet una devolució equivalent ni un import fix d'estalvi fiscal.
Llista de verificació de deduccions empresarials del 2026
Cada fila assumeix un propòsit empresarial documentat. La columna de limitació identifica què cal comprovar abans d'incloure el cost en un total de deduccions; no és una determinació que cada compra d'aquesta categoria qualifiqui.
| Categoria | Què pot qualificar | Limitació material | Evidència que cal conservar | Autoritat |
|---|---|---|---|---|
| Publicitat i promoció | Publicitat, màrqueting i allotjament web empresarial corrents | Els costos d'inici, desenvolupament de llocs web i altres costos de capital poden necessitar un tractament diferent; una etiqueta de patrocini per si sola no prova res | Factura, detalls de la campanya o servei, propòsit empresarial | Schedule C |
| Comissions bancàries i de processament de pagaments | Comissions ordinàries de comptes empresarials i de processament de comerciants | Excloeu els càrrecs personals; registreu les vendes brutes per separat de les comissions retingudes per un processador | Extractes i informes de liquidació del processador | Pub. 334 |
| Subscripcions de programari | Subscripcions corrents utilitzades en l'empresa | Assigneu l'ús personal i els pagaments anticipats; el programari adquirit i els costos de desenvolupament poden seguir regles diferents | Factures de subscripció, períodes de servei, assignació | Schedule C |
| Mà d'obra contractada | Serveis corrents ordinaris de contractistes independents | El treball de capital o d'inici pot necessitar capitalització; la classificació de treballadors i la informació declarativa són qüestions separades | Contracte, factura, mètode de pagament, informació del beneficiari | Schedule C |
| Honoraris legals i professionals | Assessorament operatiu, comptabilitat i preparació de la declaració fiscal empresarial | Assigneu els serveis personals; els serveis d'adquisició, d'inici i altres serveis de capital no són automàticament despeses corrents | Factura detallada que identifiqui el treball realitzat | Pub. 334 |
| Assegurances empresarials | Cobertura de responsabilitat civil, propietat, compensació laboral i altres cobertures empresarials que qualifiquen | Feu coincidir els períodes de cobertura i l'ús empresarial; l'assegurança del vehicle ja està inclosa en el quilometratge estàndard; la cobertura sanitària del propietari és separada | Pòlissa, rebut de prima, dates de cobertura | Pub. 334 |
| Lloguer | Ús empresarial de locals, equip o emmagatzematge | El lloguer pagat per endavant pertany al període cobert; els acords de compra o participació són diferents | Contracte d'arrendament, registres de pagament, període de lloguer | Pub. 334 |
| Telèfon i internet | Participació empresarial documentada del servei | S'exclou l'ús personal; el càrrec local bàsic de la primera línia fixa residencial continua sent personal | Factures i una assignació d'ús sostenible | Pub. 587 |
| Interessos | Interessos sobre deute els fons del qual financen activitat empresarial | Rastregueu l'ús dels fons, fins i tot en una targeta de crèdit personal; el principal no és interès; poden aplicar-se límits als interessos empresarials | Extractes de préstec/targeta i registres d'ús dels fons | Pub. 334 |
| Salaris, impostos sobre nòmines i beneficis | Retribució raonable dels empleats per serveis reals, impostos sobre nòmines de l'ocupador i beneficis que qualifiquen | Les extraccions de l'empresari individual no són salaris; els requisits del pla i la classificació fiscal de l'entitat importen | Registres de nòmines, serveis prestats, documents del pla de beneficis | Schedule C; Pub. 15-B |
| Impostos i llicències empresarials | Impostos de propietat empresarial, llicències i permisos que qualifiquen | Alguns costos es capitalitzen o s'amortitzen; l'impost sobre vendes s'uneix al cost de l'article adquirit; els impostos sobre la renda personal són separats | Factures d'impostos, llicències i factures d'actius relacionades | Schedule C |
| Educació relacionada amb la feina | Formació que manté o millora les habilitats utilitzades en l'empresa actual | Exclou els requisits mínims d'entrada i l'educació que us qualifica per a un ofici nou | Descripció del curs, factura, connexió amb la feina actual | Tema 513 de l'IRS |
| Afiliacions professionals | Quotes professionals i d'associacions empresarials que qualifiquen | S'exclouen les quotes de clubs recreatius/socials i les porcions no deduïbles de lobby | Estat de quotes i propòsit empresarial | Pub. 334 |
| Vehicles empresarials | Quilometratge estàndard elegible o la part empresarial dels costos reals | L'elegibilitat del mètode importa; no hi ha doble comptatge; el desplaçament ordinari és personal | Registre de quilometratge datat, totals anuals de quilometratge, registres del vehicle | Pub. 463; tarifes 2026 |
| Viatges de negocis | Transport elegible, allotjament i costos relacionats fora de la vostra llar fiscal | Les tasques han de requerir dormir o descansar fora de casa; separeu els viatges personals; els àpats tenen el seu propi límit | Itinerari, rebuts, dates, propòsit empresarial | Pub. 463 |
| Àpats de negocis | Àpats de contacte empresarial o de viatge que d'altra manera qualifiquen | Generalment 50%; els àpats proporcionats per l'ocupador requereixen una classificació separada el 2026 | Rebut detallat, assistents, propòsit empresarial, pagament | Pub. 463; Pub. 15-B |
| Regals a clients | Regals empresarials que qualifiquen | Generalment 25 $ per persona per any fiscal, amb excepcions especificades; aquesta no és una regla de regals a empleats | Destinatari, relació, cost, data, propòsit | Pub. 463 |
| Despatx a casa | Un ús empresarial que qualifica d'una part de la vostra llar | Generalment es requereix ús regular/exclusiu; s'apliquen límits de mètode, ingressos i any parcial | Mesures de superfície, ús que qualifica, dates, ingressos; costos del mètode real | Pub. 587 |
| Equip i depreciació | Equip empresarial elegible, mobiliari i altres béns depreciables | La data de posada en servei, la base empresarial, les eleccions i els límits específics de cada bé determinen el moment | Factura, termes d'adquisició, data de servei, calendaris d'actius i depreciació | Pub. 946 |
| Trasllat de maquinària existent | Costos que qualifiquen pel trasllat de maquinària empresarial existent | Instal·lar un actiu nou o millorar propietat pot requerir capitalització | Factura de trasllat que identifiqui l'equip i el treball | Pub. 334 |
| Costos d'inici | Costos que qualifiquen abans que comenci l'activitat empresarial | Fins a 5.000 $ immediatament, reduïts per sobre de 50.000 $; els costos elegibles restants generalment durant 180 mesos | Costos de preobertura detallats i data d'inici de l'empresa | Pub. 583 |
| Deutes incobrables empresarials | Base del deute que qualifica, incloent-hi comptes per cobrar prèviament inclosos en ingressos | Una factura impagada pel mètode de caixa generalment no és deduïble si mai es va incloure en ingressos; cal establir la seva condició de no recuperable | Registre original d'ingressos/deute i evidència de cobrament | Pub. 334 |
| Inventari i cost de les mercaderies venudes | Costos d'inventari i ajustos permesos segons el vostre mètode | Les pèrdues o l'estoc obsolet no són automàticament una deducció addicional a sobre del cost de les mercaderies venudes | Recomptes, costos de compra, registres de valoració i eliminació | Schedule C |
Les regles del 2026 que cal comprovar abans de totalitzar
El quilometratge té dos períodes de tarifa
Per a l'ús elegible del mètode de quilometratge estàndard empresarial, separeu el quilometratge del 2026 en els períodes aplicables:
| Període de despesa 2026 | Tarifa de quilometratge estàndard empresarial |
|---|---|
| 1 de gener–30 de juny | 72,5 centaus per milla (0,725 $) |
| 1 de juliol–31 de desembre | 76 centaus per milla (0,76 $) |
La taula de quilometratge estàndard de l'IRS mostra tots dos períodes. L'Anunci 2026-11 canvia la tarifa per a les despeses de transport deduïbles pagades o incorregudes l'1 de juliol de 2026 o després. Conserva les dates dels viatges i els totals separats per període; una sola tarifa anual no donarà el resultat correcte per al quilometratge que abasta tots dos períodes.
Per a un cotxe en propietat, triar el quilometratge estàndard el primer any d'ús empresarial preserva aquesta opció; els canvis posteriors a costos reals tenen restriccions de depreciació. Per a un cotxe en arrendament, triar el quilometratge requereix utilitzar-lo durant tot l'arrendament, incloent-hi les renovacions. No afegiu combustible, assegurança, depreciació ni Secció 179 a una deducció de quilometratge per al mateix vehicle i any. L'aparcament i els peatges empresarials, i la part empresarial dels interessos del préstec del vehicle d'una persona autònoma, poden ser addicionals. Aquestes regles de mètode es troben a la Publicació 463, capítol 4.
El desplaçament ordinari de casa a la feina és personal. El viatge des d'un despatx a casa a una altra ubicació de treball dins la mateixa empresa depèn que el despatx a casa qualifiqui com a lloc principal de negoci; fer una mica de feina a casa no estableix aquest tractament. La Publicació 463 explica les regles de transport.
La Secció 179 i la depreciació bonus depenen de l'actiu
Comprar un actiu i posar-lo en servei són esdeveniments diferents. Un actiu es posa en servei quan està a punt i disponible per al seu ús previst. Conserveu aquesta data i la part empresarial del seu cost als registres d'actius. La depreciació comptable i la depreciació fiscal poden diferir; una elecció fiscal no canvia el preu de compra ni el pagament registrat als vostres llibres. Vegeu la Publicació 946.
Per als anys fiscals que comencen el 2026, la Secció 179 té una deducció màxima de 2.560.000 $. El límit en dòlars disminueix dòlar per dòlar quan la propietat que qualifica posada en servei supera 4.090.000 $, arribant a zero a 6.650.000 $. Aquests són imports de posada en servei, no un total de totes les compres. El Procediment de Renda 2025-32, secció 4.24 proporciona els límits del 2026. La base empresarial elegible i el límit d'ingressos subjectes a impost de l'activitat empresarial poden reduir la deducció; els imports limitats per ingressos es poden traslladar segons la Publicació 946, capítol 2.
La depreciació bonus és generalment del 100% per a la propietat elegible adquirida i posada en servei després del 19 de gener de 2025, subjecta a eleccions i exclusions de propietat. Les regles d'adquisició per a contractes vinculants i propietat autoconstruïda fan que la data de factura o de pagament per si sola no resolgui l'elegibilitat. L'elecció separada d'utilitzar una tarifa transitòria inferior s'aplica al primer any fiscal que acaba després del 19 de gener de 2025; no és una tarifa general del 2026. Vegeu l'Avís 2026-11 de l'IRS.
La propietat elegible adquirida abans del 20 de gener de 2025 continua subjecta a les regles anteriors: la tarifa general de bonus per a aquesta propietat posada en servei l'any natural 2026 és del 20%, amb regles de temporalitat separades per a propietat específica de producció llarga i aeronaus. El Procediment de Renda 2026-15, secció 2.02 confirma aquesta distinció. El bonus s'aplica a la base elegible restant després de la Secció 179; altres límits de pèrdues i de vehicles encara importen. La Publicació 946, capítol 3 explica l'ordenació.
Els vehicles necessiten una revisió separada. Per als anys fiscals que comencen el 2026, el límit de la Secció 179 per a SUVs especificats i certs altres vehicles de passatgers de més de 6.000 i no més de 14.000 lliures de GVWR és de 32.000 $. Les excepcions de disseny de vehicle fan que aquest no sigui un límit universal per a camions pesants. Es requereix més del 50% d'ús empresarial qualificat per a la Secció 179; només qualifica la base empresarial, i canvis posteriors en l'ús poden desencadenar recaptura. El bonus sobre qualsevol base elegible restant és una qüestió separada. Consulteu el límit en dòlars del 2026 juntament amb les regles de vehicles de la Publicació 946 i els límits de depreciació d'automòbils de passatgers.
Despatx a casa: establiu l'ús que qualifica abans de triar un mètode
Generalment es requereix ús empresarial regular i exclusiu, amb vies que qualifiquen com ara un lloc principal de negoci, certes reunions amb clients o una estructura separada. Les excepcions limitades d'emmagatzematge i de guarderia tenen les seves pròpies condicions. La mida d'un espai o un registre de temps per si sols no estableixen l'elegibilitat. La Publicació 587 explica aquestes proves.
El mètode simplificat és de 5 $ per peu quadrat, fins a 300 peus quadrats, donant un màxim de 1.500 $ abans de les limitacions d'ingressos i d'any parcial. Substitueix les deduccions reals de despeses de la llar i de depreciació de la llar per a aquest ús. Encara necessiteu registres de l'àrea, l'ús que qualifica, el període d'ús i els ingressos rellevants. No es reclama depreciació de la llar per als anys de mètode simplificat, però el mètode no esborra la depreciació d'anys anteriors. Vegeu la comparació de l'opció simplificada de l'IRS.
El mètode real assigna els costos indirectes elegibles de la llar i tracta els costos directes del despatx per separat. El principal de la hipoteca no és deduïble. Els contribuents del Schedule C que utilitzen despeses reals generalment utilitzen el Formulari 8829. Compareu els mètodes utilitzant els vostres registres; la mida del despatx per si sola no estableix quin produeix la deducció permesa. La Publicació 587 cobreix el càlcul i els límits.
Els àpats de negocis i els àpats de l'ocupador segueixen regles diferents
Els àpats de negocis que d'altra manera qualifiquen són generalment deduïbles al 50%. El contribuent o un empleat ha d'estar present, la despesa no ha de ser luxosa i s'han de complir els requisits de contacte empresarial o de viatge que qualifica. L'entreteniment generalment no és deduïble; el menjar que qualifica comprat per separat o declarat per separat es pot considerar pel seu compte. Conserveu el pagament complet als llibres i documenteu la limitació fiscal per separat. La recreació dels empleats que qualifica i la compensació reportada adequadament poden ser excepcions al límit habitual dels àpats. Vegeu la Publicació 463, capítol 2.
Per als imports pagats o incorreguts després del 2025, els costos especificats d'instal·lacions de menjador de l'ocupador i d'àpats proporcionats per necessitats de l'ocupador ja no són deduïbles, subjectes a excepcions legals limitades. Que el valor d'un àpat quedi exclòs del salari imposable de l'empleat no fa, per si sol, que el cost de l'àpat sigui deduïble per a l'ocupador. Classifiqueu el menjar d'oficina i els arranjaments d'àpats abans d'assignar un percentatge; ni una tarifa general del 50% ni una prohibició general cobreixen totes les situacions. Vegeu la Publicació 15-B per al 2026.
Els viatges mixtos, empresarials i personals, necessiten assignació
Per als viatges nacionals principalment per negocis, afegir dies personals no requereix automàticament prorratejar el cost del transport d'anada i tornada. Excloeu les excursions personals i l'allotjament i altres costos d'una extensió de vacances. Els viatges a l'estranger tenen regles d'assignació separades; no hi ha una ràtio universal de dies de negoci per a cada viatge. Vegeu la Publicació 463, capítol 1.
Els costos d'inici tenen una eliminació gradual
Per a una empresa que comença operacions el 2026, l'assignació immediata per a costos d'inici que qualifiquen és de fins a 5.000 $, reduïda dòlar per dòlar pels costos per sobre de 50.000 $. Arriba a zero a 55.000 $. Els costos elegibles restants generalment s'amortitzen durant 180 mesos, començant amb el mes en què comença l'activitat empresarial. Els costos organitzatius són una categoria separada, i l'equip no es converteix en una despesa d'inici només perquè el vau comprar abans d'obrir. Vegeu la Publicació 583 i les instruccions de costos d'inici del Schedule C.
Les deduccions de contractistes i la declaració del Formulari 1099-NEC són separades
Per als pagaments del 2026, el llindar general de pagaments per serveis del Formulari 1099-NEC és de 2.000 $ o més per beneficiari declarable durant l'any natural. Aquest és un llindar d'informació declarativa, no una despesa mínima deduïble ni un import lliure d'impostos per al contractista. Una factura empresarial ordinària per sota d'aquest llindar encara pot ser deduïble; emetre un formulari no fa que una despesa no elegible sigui deduïble. Vegeu la visió general de les declaracions informatives de l'IRS.
Abans de preparar formularis, comproveu aquestes distincions:
- Mètode de pagament: les transaccions amb targeta de pagament i les de xarxes de tercers que qualifiquen entren dins la declaració del Formulari 1099-K en lloc de ser duplicades per l'empresa al Formulari 1099-NEC.
- Beneficiari: els pagaments a societats anònimes generalment estan exempts, però les excepcions inclouen els serveis legals. El nom d'una LLC per si sol no us diu la seva classificació fiscal federal.
- Retenció de reserva: la declaració del Formulari 1099-NEC és requerida quan es va retenir l'impost federal sobre la renda sota aquestes regles, independentment de l'import del pagament.
- Termini: la presentació a l'IRS i els estats als destinataris generalment venç el 31 de gener de l'any següent, traslladat al següent dia hàbil per caps de setmana o festius. Com que el 31 de gener de 2027 és diumenge, el termini ordinari per als pagaments del 2026 és l'1 de febrer de 2027, subjecte a l'alleujament especial aplicable.
Les instruccions del Formulari 1099-MISC/1099-NEC del 2026 expliquen aquestes regles. Recolliu la informació del beneficiari, normalment utilitzant el Formulari W-9 per a beneficiaris dels EUA, i conserveu els registres del mètode de pagament. La relació real del treballador amb l'empresa determina la condició d'empleat o contractista; un formulari no ho decideix.
Deduccions del propietari i elements per a revisió separada
Reviseu aquests elements per separat. Les deduccions del propietari poden pertànyer a la declaració personal, mentre que els pagaments benèfics i els costos de recerca necessiten la seva pròpia classificació o anàlisi de temporalitat:
- Assegurança de salut per a autònoms: la cobertura del propietari que qualifica pot rebre una deducció separada a la declaració personal, subjecta a ingressos del treball que qualifiquen i altres requisits. L'elegibilitat per a cobertura d'ocupador subvencionada pot inhabilitar mesos concrets. El tractament específic de l'entitat importa; no inclogueu també les mateixes primes del propietari com a assegurança d'empleats. Vegeu les instruccions del Formulari 7206.
- Contribucions de jubilació del propietari: el tractament de SEP, SIMPLE i 401(k) individual depèn del pla, els empleats, la compensació, els límits i els terminis. Manteniu les contribucions del propietari separades de les despeses de beneficis dels empleats per a la revisió segons la Publicació 560.
- Deducció d'ingressos empresarials qualificats: les persones físiques, patrimonis i trusts elegibles poden deduir fins a un 20% del QBI net, subjecte a límits d'ingressos subjectes a impost i altres. No és una despesa operativa ni el 20% dels ingressos bruts; s'exclouen els ingressos de societats anònimes C. Vegeu les instruccions del Formulari 8995 per al marc de càlcul; els ajustos per inflació del 2026 regeixen els llindars específics de cada any.
- Contribucions benèfiques: el regal benèfic d'un empresari individual generalment no és una deducció del Schedule C. Les regles de contribució de l'entitat i del propietari difereixen; un pagament publicitari documentat té una anàlisi diferent. Vegeu la Publicació 334.
- Recerca i desenvolupament de programari: per als anys fiscals que comencen després del 31 de desembre de 2024, la Secció 174A generalment permet deduccions corrents per a costos de recerca i experimentació nacionals, amb una elecció d'amortització. La recerca a l'estranger, els costos anteriors al 2025 i les eleccions de transició requereixen una revisió separada. Comenceu amb el Procediment de Renda 2025-28 i els procediments actualitzats de canvi de mètode del Procediment de Renda 2026-32.
Costos que generalment queden fora del total de deduccions empresarials
Separeu les compres personals, el desplaçament ordinari, la roba quotidiana, l'entreteniment, les contribucions polítiques, el lobby no deduïble, les quotes de clubs recreatius, els impostos federals sobre la renda i les multes o sancions governamentals de les despeses deduïbles. Les primes d'assegurança de vida generalment no són deduïbles quan l'empresa és directament o indirectament la beneficiària. Un compte bancari empresarial no canvia aquestes classificacions. Vegeu la Publicació 334 i la Publicació 463.
Els regals a clients generalment tenen un límit de deducció anual de 25 $ per persona, amb excepcions per a certs costos incidentals i articles promocionals especificats. Els regals a empleats segueixen regles diferents: els diners en efectiu i les targetes regal generalment són salaris, mentre que els articles no monetaris ocasionals que qualifiquen poden rebre tractament de benefici marginal. Utilitzeu les regles de regals de la Publicació 463 i la Publicació 15-B per classificar-los.
Registres treballats: pagaments, assignacions i deduccions potencials
Aquests dos exemples sintètics utilitzen dòlars dels EUA (USD) i els registres d'un empresari individual. Il·lustren les hipòtesis mostrades, no una determinació que registrar una despesa la faci deduïble.
Exemple 1: Dues factures de subscripció i un àpat de negocis
Suposem que dues subscripcions mensuals corrents de programari costen 100 $ cadascuna, pagades des del compte bancari empresarial l'1 de juliol i l'1 d'agost de 2026, pels mesos respectius. Els registres d'ús donen suport a un 75% d'ús empresarial i un 25% d'ús personal per a cada factura. Aquest percentatge és una hipòtesi d'exemple, no una salvaguarda de l'IRS; conserveu les factures, els períodes de servei, el càlcul d'ús i les referències bancàries. La regla d'assignació empresarial/personal exclou la part personal.
Suposem també que un àpat de 80 $ el 15 de setembre de 2026, incloent-hi impost i propina, compleix els requisits ordinaris d'àpat de negocis: el propietari assisteix amb un client per discutir requisits del projecte, el cost no és luxós i no hi ha entreteniment ni reemborsament involucrat. Conserveu el rebut detallat, els assistents, el propòsit i la referència de pagament. El límit habitual del 50% per a àpats s'aplica en aquest exemple.
| Registre i data de pagament | Pagat (USD) | Part empresarial (USD) | Deducció potencial (USD) | Import exclòs i motiu (USD) |
|---|---|---|---|---|
| Factura de programari de juliol SUB-07 — 2026-07-01 | 100 | 75 | 75 | 25 ús personal |
| Factura de programari d'agost SUB-08 — 2026-08-01 | 100 | 75 | 75 | 25 ús personal |
| Rebut d'àpat amb client MEAL-09 — 2026-09-15 | 80 | 80 | 40 | 40 limitació d'àpats |
| Total | 280 | 230 | 190 | 50 personal + 40 limitació d'àpats |
El càlcul de la subscripció és 200 $ × 75% = 150 $ empresarial i 50 $ personal. El càlcul de l'àpat és 80 $ × 50% = 40 $ potencialment deduïble. La sortida bancària completa de 280 $ es concilia amb 190 $ + 50 $ + 40 $. Registreu els dos pagaments de 100 $ i l'àpat de 80 $, separeu les parts personals i conserveu l'ajust fiscal de l'àpat de 40 $. Registrar només 190 $ de pagaments deixaria els llibres inconsistents amb el banc.
Exemple 2: Un registre de quilometratge a través del canvi de tarifa de l'1 de juliol
Suposem que un cotxe en propietat és elegible per al mètode de quilometratge estàndard i l'utilitza. Cada viatge d'anada i tornada a continuació és íntegrament per negocis entre un despatx llogat i el lloc d'un client; no s'inclouen desplaçaments ni desviacions personals, i no es rep cap reemborsament. El registre anota els viatges tal com es produeixen, amb les ubicacions reals dels clients i el treball realitzat. Aquests són dos viatges, no el registre anual complet del vehicle.
| Data del viatge | Ruta i propòsit empresarial | Lectura del comptador en milles: inici → fi | Milles de negoci | USD per milla | Deducció potencial (USD) |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-06-30 | Despatx → lloc del Client A → despatx; inspecció d'equip | 12.500 → 12.700 | 200 | 0,725 | 145 |
| 2026-07-01 | Despatx → lloc del Client B → despatx; revisió d'instal·lació | 12.700 → 12.900 | 200 | 0,76 | 152 |
| Total per a aquests viatges | 400 | 297 |
El càlcul és 200 × 0,725 $ = 145 $, més 200 × 0,76 $ = 152 $, per un total de 297 $. Cada tarifa s'aplica només al seu període datat segons la taula de quilometratge de l'IRS i el canvi de l'1 de juliol. Conserveu els registres de quilometratge de negoci, desplaçament i personal de tot l'any juntament amb aquest extracte, tal com es descriu a la Publicació 463.
Els 297 $ són un import fiscal calculat, no un altre pagament bancari. Manteniu els pagaments reals del vehicle als llibres i el càlcul de quilometratge als papers de treball fiscals; no afegiu combustible, assegurança o depreciació a aquest import de quilometratge estàndard.
Una llista de verificació de registres que podeu utilitzar cada mes
Copieu aquesta taula a les vostres notes de tancament mensual i ompliu la columna d'estat. Els registres donen suport a la revisió d'una despesa; no estableixen l'elegibilitat legal per si sols. La Publicació 583 explica per què l'evidència de pagament necessita documents de suport i per què els registres electrònics han de romandre complets, recuperables i llegibles.
| Pas | Camps o evidència que cal conservar | Revisió abans del tancament | Estat / excepció |
|---|---|---|---|
| Capturar cada cost | ID de despesa; proveïdor; data de factura/rebut; període de servei; import; moneda; ubicació del rebut | Descriure el propòsit empresarial; afegir assistents a l'àpat o destinació del viatge quan sigui rellevant | Per completar |
| Fer coincidir el pagament | Data de pagament; compte bancari/targeta; referència de l'extracte; import; moneda | Fer coincidir el pagament complet amb el registre, incloent-hi les parts personals; explicar les diferències de temporalitat | Per completar |
| Comprovar reemborsaments i devolucions | ID de despesa original; pagador/beneficiari; data de reclamació; import rebut/pagat; saldo pendent | Enllaçar els reemborsaments i devolucions amb el cost original; assenyalar el seu tractament fiscal per a revisió | Per completar |
| Prevenir duplicats | Número de factura; ID d'importació/font; data, proveïdor i import | Comparar les entrades de banc, targeta, rebut i reemborsament; el pagament d'una factura de targeta no és una segona compra | Per completar |
| Documentar assignacions i límits | Base d'ús empresarial; càlcul; import exclòs; ajust fiscal; font i data de revisió | Mantenir les parts personals, els límits d'àpats i els càlculs de quilometratge separats dels diners pagats | Per completar |
| Revisar actius i beneficiaris | Termes d'adquisició; cost; ús empresarial; data de preparat i disponible; calendari d'actius; registres de contractista/beneficiari i mètode de pagament | Encaminar els costos de capital, les eleccions de depreciació i la informació declarativa a la revisió adequada | Per completar |
| Preparar el lliurament de final d'any | Llibre major conciliat; totals per categoria; índex de rebuts; registre de quilometratge; calendari d'actius; llista de reemborsaments; qüestions no resoltes | Donar al comptable els registres i els ajustos proposats, amb les excepcions encara visibles | Per completar |
Al pas de fer coincidir els pagaments, utilitzeu el conversor de CSV a Beancount per convertir una exportació bancària en entrades per a revisió. Comproveu els imports complets dels pagaments i després apliqueu les vostres divisions empresarial/personal recolzades i conserveu les referències dels rebuts. Per a importacions recurrents, seguiu Importar un CSV bancari a Beancount amb bea per previsualitzar entrades i revisar coincidències duplicades abans d'aplicar-les. Aquestes entrades registren transaccions; no decideixen l'elegibilitat de les deduccions ni calculen els ajustos fiscals dels exemples.
Conserveu els registres durant el període que els correspongui
Molts registres d'impost sobre la renda generalment s'han de conservar durant tres anys després de la presentació, amb una declaració anticipada tractada com a presentada a la seva data de venciment, però les excepcions requereixen una retenció més llarga. Una reclamació per un deute incobrable o una pèrdua per valors sense valor generalment requereix set anys. Els registres d'impost sobre l'ocupació generalment requereixen almenys quatre anys després que l'impost venci o es pagui, el que sigui posterior. Conserveu els registres de base de propietat fins a la seva disposició i el període de limitacions aplicable després; retingueu el suport dels imports traslladats a declaracions posteriors. Consulteu el calendari de retenció de registres de l'IRS abans de suprimir res en lloc d'aplicar un sol termini a tots els documents.
