Малките предприятия в САЩ обикновено могат да приспаднат обичайни и необходими бизнес разходи, но само категорията не установява облекчение. За да съставите своите федерални бизнес облекчения за 2026 г., свържете всеки разход с неговата бизнес цел, приложимия лимит и документите, които го подкрепят. Таблицата по-долу обхваща обичайни оперативни разходи, превозни средства, храна, оборудване, домашни офиси и разходи, които изискват отделно третиране.
Проверени източници на 1 октомври 2026 г. Това ръководство използва като отправна точка едноличен собственик, подаващ Schedule C. Партньорствата, корпорациите и LLC-тата, облагани като такива образувания, може да имат различни правила за отчитане и плащания към собствениците. Щатските и извън САЩ данъци са извън обхвата му. По-старите публикации на IRS, посочени по-долу, предоставят продължаващи правила; датираните известия и актуализации за 2026 г. предоставят тазгодишните суми.
Какво се счита за бизнес облекчение?
Обичаен разход е често срещан и приет във вашия бизнес; необходим разход е полезен и уместен. Дори когато даден разход премине този тест, неговото време и третиране имат значение. Отделете личното ползване от служебното, разграничете текущите разходи от капиталовите активи и не допускайте разходите за инвентар да бъдат приспадани два пъти както чрез разходи, така и чрез себестойност на продадените стоки. Вашият счетоводен метод също влияе върху това кога приходите и разходите влизат в декларацията. Вижте IRS Publication 334 и инструкциите за Schedule C.
Банковото плащане, разходът за счетоводство и данъчното облекчение могат да бъдат различни суми. Записвайте какво действително се е случило, след което документирайте разпределенията и данъчните корекции отделно. Облекчението намалява дохода, подлежащ на облагане; то не обещава равностоен возврат или фиксирана сума данъчни спестявания.
Контролен списък за бизнес облекчения за 2026 г.
Всеки ред предполага обоснована бизнес цел. Колоната за ограничение посочва какво да проверите, преди да включите разхода в общата сума на облекчението; тя не е определение, че всяка покупка в тази категория отговаря на условията.
| Категория | Какво може да отговаря на условията | Съществено ограничение | Доказателства за съхраняване | Правно основание |
|---|---|---|---|---|
| Реклама и промоция | Текуща бизнес реклама, маркетинг и хостинг | Разходите за стартиране, разработка на уебсайт и други капиталови разходи може да изискват различно третиране; етикетът „спонсорство“ сам по себе си не доказва нищо | Фактура, подробности за кампанията или услугата, бизнес цел | Schedule C |
| Банкови такси и такси за обработка на плащания | Обичайни такси за бизнес сметка и такси за обработка от търговец | Изключете личните такси; записвайте брутните продажби отделно от таксите, удържани от процесора | Извлечения и отчети за сетълмент от процесора | Pub. 334 |
| Абонаменти за софтуер | Текущи абонаменти, използвани в бизнеса | Разпределете личното ползване и предплащанията; придобитият софтуер и разходите за разработка може да следват различни правила | Фактури за абонамент, периоди на услугата, разпределение | Schedule C |
| Труд на изпълнители | Обичайни текущи услуги от независими изпълнители | Капиталовата или стартиращата работа може да изисква капитализация; класификацията на работниците и информационното отчитане са отделни въпроси | Договор, фактура, метод на плащане, информация за получателя | Schedule C |
| Правни и професионални такси | Оперативни съвети, счетоводство и подготовка на бизнес данъци | Разпределете личните услуги; придобиването, стартирането и други капиталови услуги не са автоматично текущи разходи | Подробна сметка, идентифицираща извършената работа | Pub. 334 |
| Бизнес застраховка | Отговорност, имущество, компенсация на работници и други бизнес покрития, отговарящи на условията | Съпоставете периодите на покритие и служебното ползване; застраховката на превозното средство вече е включена в стандартния пробег; здравното покритие на собственика е отделно | Полица, извлечение за премията, дати на покритие | Pub. 334 |
| Наем | Служебно ползване на помещения, оборудване или склад | Предплатеният наем принадлежи към периода, който покрива; договорките за покупка или собствен капитал се различават | Договор за наем, записи за плащания, период на наема | Pub. 334 |
| Телефон и интернет | Документиран дял за бизнеса от услугата | Личното ползване се изключва; основната местна такса на първата жилищна фиксирана линия остава лична | Сметки и обосновано разпределение на ползването | Pub. 587 |
| Лихви | Лихви по дълг, чиито средства финансират бизнес дейност | Проследете използването на средствата, дори по лична кредитна карта; главницата не е лихва; може да се прилагат ограничения за бизнес лихвите | Извлечения за заема/картата и записи за използването на средствата | Pub. 334 |
| Заплати, данъци върху заплати и придобивки | Разумно заплащане на служители за действителни услуги, данъци върху заплати на работодателя и придобивки, отговарящи на условията | Тегленията на едноличния собственик не са заплати; изискванията на плана и данъчната класификация на образуванието имат значение | Записи за заплати, извършени услуги, документи за плана за придобивки | Schedule C; Pub. 15-B |
| Бизнес данъци и лицензи | Бизнес данъци върху имущество, лицензи и разрешителни, отговарящи на условията | Някои разходи се капитализират или амортизират; данъкът върху продажбите се включва в цената на закупения артикул; личните данъци върху дохода са отделни | Данъчни сметки, лицензи и свързани фактури за активи | Schedule C |
| Образование, свързано с работата | Обучение, което поддържа или подобрява уменията, използвани в текущия бизнес | Изключва изискванията за минимално навлизане и образованието, което ви квалифицира за нова професия | Описание на курса, фактура, връзка с текущата работа | IRS Topic 513 |
| Членства в браншови организации | Професионални и браншови членски вноски, отговарящи на условията | Членските вноски за развлекателни/социални клубове и недопустимите за приспадане части за лобиране се изключват | Извлечение за вноските и бизнес цел | Pub. 334 |
| Бизнес превозни средства | Допустим стандартен пробег или дялът за бизнеса от действителните разходи | Допустимостта на метода има значение; без двойно отчитане; обичайното пътуване до работа е лично | Датиран дневник за пробег, годишни общи пробези, записи за превозното средство | Pub. 463; проценти за 2026 |
| Бизнес пътувания | Допустим транспорт, настаняване и свързани разходи далеч от данъчния ви дом | Задълженията трябва да изискват сън или почивка далеч от дома; отделете личните пътувания; храната има свой собствен лимит | Маршрут, касови бележки, дати, бизнес цел | Pub. 463 |
| Бизнес храна | Друга храна, свързана с бизнес контакт или пътуване, която отговаря на условията | Обикновено 50%; храната, предоставена от работодателя, изисква отделна класификация през 2026 г. | Подробна касова бележка, участници, бизнес цел, плащане | Pub. 463; Pub. 15-B |
| Подаръци за клиенти | Бизнес подаръци, отговарящи на условията | Обикновено $25 на човек за данъчна година, с определени изключения; това не е правило за подаръци за служители | Получател, взаимоотношение, цена, дата, цел | Pub. 463 |
| Домашен офис | Квалифицирано служебно ползване на част от дома ви | Обикновено се изисква редовно/изключително ползване; прилагат се ограничения за метода, дохода и частичната година | Измервания на площта, квалифицирано ползване, дати, доход; разходи за действителния метод | Pub. 587 |
| Оборудване и амортизация | Допустимо бизнес оборудване, мебели и друга амортизируема собственост | Датата на въвеждане в експлоатация, бизнес базата, изборите и специфичните за собствеността лимити определят времето | Фактура, условия за придобиване, дата на въвеждане в експлоатация, графици за активи и амортизация | Pub. 946 |
| Преместване на съществуваща техника | Допустими разходи за преместване на съществуваща бизнес техника | Инсталирането на нов актив или подобряването на собственост може да изисква капитализация | Фактура за преместване, идентифицираща оборудването и работата | Pub. 334 |
| Стартиращи разходи | Допустими разходи преди началото на активната дейност | До $5 000 незабавно, намалени над $50 000; останалите допустими разходи обикновено за 180 месеца | Подробни разходи преди откриването и дата на стартиране на бизнеса | Pub. 583 |
| Лоши бизнес дългове | Допустима база на дълга, включително вземания, предварително включени в дохода | Неплатена фактура по касовия метод обикновено не се приспада, ако никога не е била включена в дохода; трябва да се установи обезценяване | Първоначален запис за доход/дълг и доказателства за събиране | Pub. 334 |
| Инвентар и себестойност на продадените стоки | Разходи за инвентар и допустими корекции по вашия метод | Загубите или остарелите стоки не са автоматично допълнително облекчение върху себестойността на продадените стоки | Преброявания, разходи за покупка, записи за оценка и изхвърляне | Schedule C |
Правилата за 2026 г., които да проверите преди сумиране
Пробегът има два периода на процентите
За допустимо ползване на метода на стандартния бизнес пробег разделете пробега за 2026 г. на приложимите периоди:
| Период на разхода за 2026 г. | Стандартна ставка за служебен пробег |
|---|---|
| 1 януари–30 юни | 72,5 цента на миля ($0,725) |
| 1 юли–31 декември | 76 цента на миля ($0,76) |
Таблицата за стандартен пробег на IRS показва и двата периода. Announcement 2026-11 променя процента за приспадащите се транспортни разходи, платени или направени на или след 1 юли 2026 г. Съхранявайте датите на пътуванията и отделните общи суми за периодите; един годишен процент няма да даде правилния резултат за пробег, обхващащ и двата периода.
За собствена кола изборът на стандартен пробег през първата ѝ година на служебно ползване запазва тази опция; по-късните преминавания към действителни разходи имат ограничения за амортизацията. За наета кола изборът на пробег изисква използването му за целия наем, включително подновяванията. Не добавяйте гориво, застраховка, амортизация или раздел 179 към облекчение за пробег за същото превозно средство и година. Бизнес паркирането и тол таксите, както и дялът за бизнеса на самонаетия от лихвите по заем за превозно средство, могат да бъдат допълнителни. Тези правила за метода са в Publication 463, глава 4.
Обичайното пътуване от дома до работа е лично. Пътуването от домашен офис до друго работно място в същия бизнес зависи от това дали домашният офис отговаря на условията като ваше основно място на дейност; простото вършене на известна работа у дома не установява такова третиране. Publication 463 обяснява правилата за транспорта.
Раздел 179 и бонус амортизацията зависят от актива
Купуването на актив и въвеждането му в експлоатация са различни събития. Активът е въведен в експлоатация, когато е готов и достъпен за предназначението си. Съхранявайте тази дата и дела за бизнеса от цената му в записите за активи. Счетоводната амортизация и данъчната амортизация могат да се различават; данъчният избор не променя покупната цена или плащането, записано в книгите ви. Вижте Publication 946.
За данъчни години, започващи през 2026 г., раздел 179 има максимално облекчение от $2 560 000. Лимитът в долари намалява долар за долар, когато допустимата собственост, въведена в експлоатация, надвиши $4 090 000, достигайки нула при $6 650 000. Това са суми за въвеждане в експлоатация, а не обща сума на всички покупки. Revenue Procedure 2025-32, раздел 4.24 предоставя лимитите за 2026 г. Допустимата бизнес база и лимитът за облагаем доход от активна дейност могат да намалят облекчението; ограничените от дохода суми могат да се пренасят напред съгласно Publication 946, глава 2.
Бонус амортизацията обикновено е 100% за допустима собственост, придобита и въведена в експлоатация след 19 януари 2025 г., при спазване на избори и изключения за собственост. Правилата за придобиване при обвързващи договори и самостоятелно изградена собственост означават, че само датата на фактурата или плащането не решава въпроса за допустимостта. Отделният избор за използване на по-нисък преходен процент се прилага за първата данъчна година, приключваща след 19 януари 2025 г.; това не е общ процент за 2026 г. Вижте IRS Notice 2026-11.
Допустимата собственост, придобита преди 20 януари 2025 г., остава предмет на по-ранните правила: общият бонус процент за такава собственост, въведена в експлоатация през календарната 2026 г., е 20%, с отделни правила за времето за определена дългопроизводствена собственост и самолети. Revenue Procedure 2026-15, раздел 2.02 потвърждава това разграничение. Бонусът се прилага към остатъчната допустима база след раздел 179; други ограничения за загуби и превозни средства също имат значение. Publication 946, глава 3 обяснява подреждането.
Превозните средства изискват отделен преглед. За данъчни години, започващи през 2026 г., лимитът по раздел 179 за определени SUV-та и някои други пътнически превозни средства с бруто тегло над 6 000 и не повече от 14 000 паунда е $32 000. Изключенията в зависимост от конструкцията на превозното средство означават, че това не е универсален лимит за тежкотоварни камиони. Изисква се повече от 50% квалифицирано служебно ползване за раздел 179; само бизнес базата отговаря на условията, а по-късните промени в ползването могат да предизвикат възстановяване. Бонусът върху всяка остатъчна допустима база е отделен въпрос. Проверете лимита в долари за 2026 г. заедно с правилата за превозни средства на Publication 946 и лимитите за амортизация на пътнически автомобили.
Домашен офис: установете квалифицирано ползване, преди да изберете метод
Обикновено се изисква редовно и изключително служебно ползване, като квалифициращите пътища включват основно място на дейност, определени срещи с клиенти или отделна структура. Ограничените изключения за складиране и детска грижа имат свои собствени условия. Размерът на помещението или само дневник на времето не установяват допустимост. Publication 587 обяснява тези тестове.
Опростеният метод е $5 на квадратен фут, до 300 квадратни фута, което дава максимум $1 500 преди ограниченията за доход и частична година. Той заменя действителните облекчения за домашни разходи и амортизация на дома за това ползване. Все още се нуждаете от записи за площта, квалифицираното ползване, периода на ползване и съответния доход. Не се претендира амортизация на дома за годините по опростения метод, но методът не заличава амортизацията от по-ранни години. Вижте сравнението на опростената опция на IRS.
Действителният метод разпределя допустимите непряки разходи за дома и третира преките разходи за офиса отделно. Главницата по ипотека не се приспада. Подаващите Schedule C, използващи действителни разходи, обикновено използват Form 8829. Сравнете методите, използвайки записите си; само размерът на офиса не установява кой дава допустимото облекчение. Publication 587 обхваща изчислението и лимитите.
Бизнес храната и храната, предоставена от работодателя, следват различни правила
Друга бизнес храна, която отговаря на условията, обикновено е 50% приспадаща се. Данъкоплатецът или служител трябва да присъства, разходът не трябва да е прекомерен и трябва да са изпълнени изискванията за бизнес контакт или квалифицирано пътуване. Развлеченията обикновено не се приспадат; отделно закупената или отделно посочена квалифицирана храна може да се разглежда самостоятелно. Записвайте пълното плащане в книгите и документирайте данъчното ограничение отделно. Квалифицираната рекреация на служителите и правилно отчетеното възнаграждение могат да бъдат изключения от обичайния лимит за храна. Вижте Publication 463, глава 2.
За суми, платени или направени след 2025 г., определени разходи за заведения за хранене на служители и за храна, предоставена в интерес на работодателя вече не се приспадат, при спазване на ограничени законови изключения. Изключването на стойността на храната от облагаемото възнаграждение на служителя само по себе си не прави разхода на работодателя за тази храна приспадаем. Класифицирайте офис храната и договорките за храна, преди да зададете процент; нито общ процент от 50%, нито обща забрана обхваща всяка ситуация. Вижте Publication 15-B за 2026 г..
Смесените служебни и лични пътувания изискват разпределение
За вътрешни пътувания, предимно за бизнес, добавянето на лични дни не изисква автоматично пропорционално разпределяне на разходите за двупосочния транспорт. Изключете личните странични пътувания и разходите за настаняване и други разходи за удължаване на ваканцията. Чуждестранните пътувания имат отделни правила за разпределение; няма универсално съотношение на бизнес дни за всяко пътуване. Вижте Publication 463, глава 1.
Стартиращите разходи имат поетапно намаляване
За бизнес, започващ дейност през 2026 г., незабавната отстъпка за квалифицирани стартиращи разходи е до $5 000, намалена долар за долар с разходи над $50 000. Тя достига нула при $55 000. Останалите допустими разходи обикновено се амортизират за 180 месеца, започвайки от месеца, в който започва активната дейност. Организационните разходи са отделна категория, а оборудването не се превръща в стартиращ разход само защото сте го купили преди откриването. Вижте Publication 583 и инструкциите за стартиращи разходи на Schedule C.
Облекченията за изпълнители и отчитането по Form 1099-NEC са отделни
За плащанията през 2026 г. общият праг за плащания за услуги по Form 1099-NEC е $2 000 или повече на отчетен получател през календарната година. Това е праг за информационно отчитане, а не минимален приспадащ се разход или необлагаема сума за изпълнителя. Обичайна бизнес фактура под този праг все още може да бъде приспадаща се; издаването на формуляр не прави недопустим разход приспадащ се. Вижте прегледа на информационните декларации на IRS.
Преди да подготвите формуляри, проверете тези разграничения:
- Метод на плащане: транзакциите с платежни карти и квалифицирани мрежи на трети страни попадат под отчитане по Form 1099-K, вместо да бъдат дублирани от бизнеса по Form 1099-NEC.
- Получател: плащанията към корпорации обикновено са освободени, но изключенията включват правни услуги. Само името на LLC не ви казва федералната му данъчна класификация.
- Резервно удържане: отчитането по Form 1099-NEC се изисква, когато федералният данък върху дохода е удържан съгласно тези правила, независимо от размера на плащането.
- Краен срок: подаването до IRS и извлеченията за получателите обикновено са дължими на 31 януари на следващата година, преместени за следващия работен ден при уикенди или празници. Тъй като 31 януари 2027 г. е неделя, обичайният краен срок за плащанията през 2026 г. е 1 февруари 2027 г., при спазване на приложимите специални облекчения.
Инструкциите за Form 1099-MISC/1099-NEC за 2026 г. обясняват тези правила. Събирайте информация за получателите, обикновено чрез Form W-9 за получатели в САЩ, и съхранявайте записи за метода на плащане. Действителното взаимоотношение на работника с бизнеса определя статута на служител или изпълнител; формулярът не го решава.
Облекчения на собственика и позиции за отделен преглед
Прегледайте тези позиции отделно. Облекченията на собственика може да принадлежат към личната декларация, докато благотворителните плащания и разходите за изследвания се нуждаят от собствена класификация или анализ на времето:
- Здравно осигуряване на самонаетия: квалифицираното покритие на собственика може да получи отделно облекчение в личната декларация, при спазване на изискванията за квалифициран трудов доход и други изисквания. Допустимостта за субсидирано покритие от работодател може да анулира определени месеци. Обработката, специфична за образуванието, има значение; не включвайте същите премии на собственика и като застраховка за служители. Вижте инструкциите за Form 7206.
- Пенсионни вноски на собственика: третирането на SEP, SIMPLE и индивидуален 401(k) зависи от плана, служителите, възнаграждението, лимитите и крайните срокове. Дръжте вноските на собственика отделно от разходите за придобивки на служителите за преглед съгласно Publication 560.
- Облекчение за квалифициран бизнес доход: допустимите физически лица, наследства и тръстове могат да приспаднат до 20% от нетния QBI, при спазване на ограниченията за облагаем доход и други лимити. Това не е оперативен разход или 20% от брутния приход; доходът на C-корпорация се изключва. Вижте инструкциите за Form 8995 за рамката на изчислението; корекциите за инфлацията за 2026 г. управляват праговете за конкретната година.
- Благотворителни вноски: благотворителният подарък на едноличния собственик обикновено не е облекчение по Schedule C. Правилата за вноски на образуванието и собственика се различават; обоснованото рекламно плащане има различен анализ. Вижте Publication 334.
- Изследвания и разработка на софтуер: за данъчни години, започващи след 31 декември 2024 г., раздел 174A обикновено позволява текущи облекчения за вътрешни разходи за изследвания и експерименти, с избор за амортизация. Чуждестранните изследвания, разходите преди 2025 г. и преходните избори изискват отделен преглед. Започнете с Revenue Procedure 2025-28 и актуализираните процедури за промяна на метода в Revenue Procedure 2026-32.
Разходи, които обикновено остават извън общата сума на бизнес облекченията
Отделете личните покупки, обичайното пътуване до работа, ежедневното облекло, развлеченията, политическите вноски, недопустимото лобиране, членските вноски за развлекателни клубове, федералните данъци върху дохода и държавните глоби или санкции от приспадащите се разходи. Премиите за животозастраховане обикновено не се приспадат, когато бизнесът е пряко или непряко бенефициент. Бизнес банковата сметка не променя тези класификации. Вижте Publication 334 и Publication 463.
Подаръците за клиенти обикновено имат годишен лимит за приспадане от $25 на човек, с изключения за определени инцидентни разходи и определени промоционални артикули. Подаръците за служители следват различни правила: парите и ваучерите за подарък обикновено са заплати, докато квалифицираните случайни непарични артикули може да получат третиране като придобивка. Използвайте правилата за подаръци на Publication 463 и Publication 15-B, за да ги класифицирате.
Обработени записи: плащания, разпределения и потенциални облекчения
Тези два синтетични примера използват щатски долари (USD) и записи на едноличен собственик. Те илюстрират показаните допускания, а не определение, че въвеждането на разход го прави приспадащ се.
Пример 1: Две фактури за абонамент и бизнес храна
Да предположим, че два текущи месечни абонамента за софтуер струват $100 всеки, платени от бизнес банковата сметка на 1 юли и 1 август 2026 г., за съответните месеци. Записите за ползване подкрепят 75% служебно ползване и 25% лично ползване за всяка фактура. Този процент е примерно допускане, а не безопасно убежище на IRS; съхранявайте фактурите, периодите на услугата, изчислението на ползването и банковите референции. Правилото за разпределение между служебно и лично ползване изключва личната част.
Да предположим също, че храна за $80 на 15 септември 2026 г., включително данък и бакшиш, отговаря на изискванията за обичайна бизнес храна: собственикът присъства с клиент, за да обсъдят изискванията на проекта, разходът не е прекомерен и не са включени развлечения или възстановяване. Съхранявайте подробната касова бележка, участниците, целта и референцията за плащането. Обичайният лимит от 50% за храна се прилага в този пример.
| Запис и дата на плащане | Платено (USD) | Служебна част (USD) | Потенциално облекчение (USD) | Изключена сума и причина (USD) |
|---|---|---|---|---|
| Фактура за софтуер за юли SUB-07 — 2026-07-01 | 100 | 75 | 75 | 25 лично ползване |
| Фактура за софтуер за август SUB-08 — 2026-08-01 | 100 | 75 | 75 | 25 лично ползване |
| Касова бележка за храна с клиент MEAL-09 — 2026-09-15 | 80 | 80 | 40 | 40 ограничение за храна |
| Общо | 280 | 230 | 190 | 50 лично + 40 ограничение за храна |
Изчислението за абонамента е $200 × 75% = $150 служебно и $50 лично. Изчислението за храната е $80 × 50% = $40 потенциално приспадащи се. Пълният банков изходящ поток от $280 се съпоставя с $190 + $50 + $40. Запишете и двете плащания от $100, и храната за $80, отделете личните части и запазете данъчната корекция от $40 за храна. Записването само на $190 от плащанията би оставило книгите в несъответствие с банката.
Пример 2: Дневник за пробег през промяната на процента от 1 юли
Да предположим, че собствена кола отговаря на условията за и използва метода на стандартния пробег. Всяко двупосочно пътуване по-долу е изцяло за бизнес между нает офис и място на клиент; не са включени пътуване до работа или лични отклонения и не се получава възстановяване. Дневникът записва пътуванията както се случват, с действителните места на клиентите и извършената работа. Това са две пътувания, а не пълният годишен дневник на превозното средство.
| Дата на пътуване | Маршрут и бизнес цел | Показание на одометъра в мили: начало → край | Служебни мили | USD на миля | Потенциално облекчение (USD) |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-06-30 | Офис → място на клиент A → офис; проверка на оборудване | 12 500 → 12 700 | 200 | 0,725 | 145 |
| 2026-07-01 | Офис → място на клиент B → офис; преглед на инсталацията | 12 700 → 12 900 | 200 | 0,76 | 152 |
| Общо за тези пътувания | 400 | 297 |
Изчислението е 200 × $0,725 = $145, плюс 200 × $0,76 = $152, за $297. Всеки процент се прилага само за датирания период съгласно таблицата за пробег на IRS и промяната от 1 юли. Съхранявайте записите за служебния, пътуващия до работа и личния пробег за цялата година заедно с този извадък, както е описано в Publication 463.
$297 е изчислена данъчна сума, а не друго банково плащане. Дръжте действителните плащания за превозното средство в книгите, а изчислението на пробега в данъчните работни документи; не добавяйте гориво, застраховка или амортизация към тази сума за стандартен пробег.
Контролен списък за водене на записи, който можете да използвате всеки месец
Копирайте тази таблица в бележките си за месечното приключване и попълнете колоната за статус. Записите подкрепят прегледа на разход; те не установяват правна допустимост сами по себе си. Publication 583 обяснява защо доказателството за плащане се нуждае от подкрепящи документи и защо електронните записи трябва да останат пълни, извлекаеми и четливи.
| Стъпка | Полета или доказателства за съхраняване | Преглед преди приключване | Статус / изключение |
|---|---|---|---|
| Улавяне на всеки разход | ID на разхода; доставчик; дата на фактура/касова бележка; период на услугата; сума; валута; място на касовата бележка | Опишете бизнес целта; добавете участниците в храната или дестинацията на пътуването, където е уместно | За попълване |
| Съпоставяне на плащането | Дата на плащане; банкова/картова сметка; референция за извлечението; сума; валута | Съпоставете пълното плащане със записа, включително личните части; обяснете разликите във времето | За попълване |
| Проверка на възстановявания и връщания | ID на първоначалния разход; платец/получател; дата на иска; получена/платена сума; неизплатен баланс | Свържете изплащанията и връщанията с първоначалния разход; отбележете данъчното им третиране за преглед | За попълване |
| Предотвратяване на дубликати | Номер на фактура; ID за импорт/източник; дата, доставчик и сума | Сравнете банковите, картовите, касовите и възстановителните записи; плащането на картова сметка не е втора покупка | За попълване |
| Документиране на разпределения и лимити | Основа за служебно ползване; изчисление; изключена сума; данъчна корекция; източник и дата на преглед | Дръжте личните части, лимитите за храна и изчисленията за пробег отделно от платените в брой | За попълване |
| Преглед на активи и получатели | Условия за придобиване; цена; служебно ползване; дата на готовност и достъпност; график за активи; записи за изпълнители/получатели и метод на плащане | Насочете капиталовите разходи, изборите за амортизация и информационното отчитане към подходящия преглед | За попълване |
| Подготовка на предаването в края на годината | Сверена главна книга; общи суми по категории; индекс на касовите бележки; дневник за пробег; график за активи; списък с възстановявания; нерешени въпроси | Дайте на счетоводителя записите и предложените корекции, с все още видими изключения | За попълване |
На стъпката за съпоставяне на плащанията използвайте конвертора от CSV към Beancount, за да превърнете банков експорт в записи за преглед. Проверете пълните суми на плащанията, след което приложете подкрепените от вас разделения между служебно и лично ползване и запазете референциите за касовите бележки. За повтарящи се импортирания следвайте Импортиране на банков CSV в Beancount с bea, за да прегледате записите и да проверите дублиращите се съвпадения, преди да ги приложите. Тези записи регистрират транзакции; те не решават допустимостта на облекчението или не изчисляват данъчните корекции в примерите.
Съхранявайте записите за периода, който се отнася за тях
Много записи за данък върху дохода обикновено трябва да се съхраняват три години след подаването, като предсрочно подадена декларация се третира като подадена на крайния ѝ срок, но изключенията изискват по-дълго съхранение. Иск за загуба от лош дълг или обезценена ценна книга обикновено изисква седем години. Записите за данъци върху заетостта обикновено трябва да се съхраняват поне четири години след като данъкът е дължим или платен, което е по-късно. Съхранявайте записите за базата на собствеността до освобождаването и приложимия период на давност след това; запазете подкрепата за суми, пренесени в по-късни декларации. Проверете графика за съхранение на записи на IRS, преди да изтриете нещо, вместо да прилагате един краен срок към всеки документ.
