هزینههای تجاری غیرقابل کسر: مواردی که نمیتوانید در سال ۲۰۲۶ از مالیات کسر کنید
احتمالاً این شوخی را شنیدهاید: از یک حسابدار بپرسید چه چیزی قابل کسر از مالیات است، و او خواهد گفت "بستگی دارد". اما اگر بپرسید چه چیزی قابل کسر نیست، لیست به طرز عجیبی طولانی میشود—و برای صاحبان کسبوکاری که اشتباه حدس میزنند، به طرز عجیبی گران تمام میشود.
هر ساله، سازمان امور مالیاتی (IRS) میلیاردها دلار از کسورات هزینههای کسبوکار را که مودیان تصور میکردند قانونی هستند، رد میکند. جریمهها و مجازاتها دردناک هستند، اما مشکل بزرگتر این است که اکثر این موارد رد شده، با درک اولیهای از آنچه کنگره و IRS صراحتاً ممنوع کردهاند، قابل پیشگیری بودند.
این راهنما به بررسی هزینههایی میپردازد که نمیتوانید در اظهارنامه مالیاتی کسبوکار کسر کنید، منطق پشت هر قانون را توضیح میدهد و تلههای رایجی را که صاحبان کسبوکار دقیق را گرفتار میکند، برجسته میسازد.
دو آزمونی که هر کسر مالیاتی باید از آنها عبور کند
قبل از لیست کردن موارد غیرقابل کسر، درک دلیل آن کمککننده است. ماده ۱۶۲ قانون درآمدهای داخلی به کسبوکارها اجازه میدهد هزینههایی را کسر کنند که هر دو ویژگی زیر را داشته باشند:
- متعارف (Ordinary) – در حرفه یا صنعت شما رایج و پذیرفته شده باشد.
- ضروری (Necessary) – برای عملیات کسبوکار شما مفید و مناسب باشد.
"ضروری" به معنای حیاتی و اجتنابناپذیر نیست. یک صندلی ارگونومیک خوب برای یک توسعهدهنده نرمافزار ضروری است، حتی اگر او تئوریکاً بتواند روی یک چهارپایه کدنویسی کند. اما خرید یک جتاسکی برای یک آژانس طراحی گرافیک تقریباً قطعاً ضروری نیست.
وقتی هزینهای در هر یک از این دو آزمون مردود شود، در دسته غیرقابل کسر قرار میگیرد. زمانی که هزینهای هر دو آزمون را پاس میکند اما همچنان رد میشود، معمولاً به این دلیل است که کنگره استثنای خاصی را در قانون مالیات برای آن لحاظ کرده است. در هر دو صورت، نتیجه یکسان است: شما باید آن هزینه را با دلارهای پس از کسر مالیات پرداخت کنید.
هزینههای شخصی در پوشش کسبوکار
این مقوله بزرگترین دسته از کسورات رد شده است و جایی است که چراغ قرمزهای حسابرسی سریعتر از هر جای دیگری روشن میشوند.
هزینههای رفت و آمد (Commuting Costs)
رانندگی از خانه تا مح ل کار همیشگی، یک هزینه شخصی است و تمام. فرقی نمیکند که در راه تماسهای کاری بگیرید، به پادکستهای صنعتی گوش دهید یا در تمام طول مسیر به کار فکر کنید. IRS تصمیمگیری درباره محل زندگی نسبت به دفتر کار را یک انتخاب شخصی میداند.
آنچه قابل کسر است: رانندگی از یک محل کار به محل کار دیگر در طول روز کاری، ملاقات با مشتریان، یا سفر به محلهای کار موقت خارج از محدوده کلانشهری شما.
لباسهای روزمره
حتی اگر کارفرمای شما پوشیدن کتوشلوار را الزامی کند، یا برند شما ایجاب کند که برای جلسات با مشتری لباسهای گرانقیمت بپوشید، لباسهایی که میتوان آنها را خارج از محیط کار پوشید، قابل کسر نیستند. IRS در این مورد بسیار سختگیر بوده و حتی کسورات مربوط به لباسهای اجرای یک مجری تلویزیونی را نیز رد کرده است.
استثنای محدود: لباسهای فرم و تجهیزات حفاظتی که برای استفاده روزمره مناسب نیستند—کلاههای ایمنی، کفشهای پنجهفولادی، روپوشهای آزمایشگاهی با لوگوی شرکت، کتهای آشپزی و لباسهای اسکراب با برند کلینیک.
خواروبار و وعدههای غذایی شخصی
خرید ناهار برای خوردن پشت میز کار در حین فعالیت، همچنان یک هزینه شخصی محسوب میشود. وعدههای غذایی کاری تنها زمانی به طور جزئی قابل کسر هستند (در حال حاضر ۵۰٪) که با یک مشتری، کارمند یا شریک تجاری و با هدف تجاری روشن صرف شوند و هزینه آن "تجملاتی یا گزاف" نباشد.
مناطق خاکستری دفتر کار خانگی
کسر هزینه دفتر کار خانگی قانونی است اما سوءاستفادههای زیادی از آن میشود. برای واجد شرایط بودن، فضا باید به طور منظم و منحصراً برای کسبوکار استفاده شود. میزی در گوشه پذیرایی که بچههایتان هم در آنجا تکالیفشان را انجام میدهند، واجد شرایط نیست. اما یک اتاق خواب اضافه که کاملاً به دفتر کار تبدیل شده است، واجد شرایط میباشد.
حتی زمانی که واجد شرایط هستید، فقط میتوانید درصد مربوط به استفاده تجاری از هزینههای خانه را کسر کنید—نه کل هزینه یک سقف جدید را، فقط چون دفتر شما زیر آن قرار دارد.
جریمهها، مجازاتها و فعالیتهای غیرقانونی
IRS برای قانونشکنی یارانهای پرداخت نمیکند، هرچقدر هم که آن قانونشکنی با کسبوکار شما مرتبط باشد.
موارد غیرقابل کسر در این دسته عبارتند از:
- جریمهها و مجازاتهای دولتی — جریمههای پارکینگ رانندگان دلیوری، جریمههای OSHA (اداره ایمنی و بهداشت حرفهای)، جریمههای زیستمحیطی و جریمههای دیرکرد در تسلیم اظهارنامه مالیاتی خودتان.
- رشوهها و پورسانتهای غیرقانونی — طبق ماده 162(c) صراحتاً ممنوع شده است، از جمله پرداخت به مقامات خارجی که قانون شیوههای فسادآمیز خارجی را نقض میکند.
- هزینههای مرتبط با فعالیتهای غیرقانونی — اگر خود کسبوکار غیرقانونی باشد یا فعالیتهای خاصی در یک کسبوکار قانونی، غیرقانونی ت لقی شود.
- مبالغ تسویهحساب برای آزار جنسی — اگر مشمول قرارداد عدم افشا (NDA) باشد، طبق قانون کاهش مالیات و مشاغل سال ۲۰۱۷ غیرقابل کسر شدند.
یک نکته ظریف: خسارات جبرانی پرداخت شده به طرفی که به او آسیب رساندهاید، گاهی اوقات میتواند به عنوان یک هزینه متعارف کسبوکار قابل کسر باشد. این جریمه پرداخت شده به دولت است که صراحتاً مستثنی شده است.
هزینههای سیاسی و لابیگری
ماده 162(e) کسر موارد زیر را مسدود میکند:
- کمک به نامزدها، احزاب یا کمپینهای سیاسی.
- هزینهها برای تأثیرگذاری بر عموم مردم در مورد قانونگذاری یا انتخابات.
- ارتباط مستقیم با مقامات ارشد قوه مجریه فدرال برای تأثیرگذاری بر اقدامات آنها.
- حق عضویت پرداختی به سازمانها، به میزانی که آن حق عضویتها صرف لابیگری میشود.
مورد آخر بسیاری از صاحبان کسبوکار را غافلگیر میکند. اگر به یک انجمن صنفی حق عضویت پرداخت میکنید که از طرف شما لابیگری میکند، آن انجمن باید به شما اعلام کند که چند درصد از حق عضویت شما صرف لابیگری شده است، و آن درصد قابل کسر نیست.
لابیگری محلی (در سطح شهر یا شهرستان) قبلاً قابل کسر بود، اما این استثنا در اصلاحات مالیاتی سال ۲۰۱۷ حذف شد. امروزه، اساساً تمام لابیگریها بدون توجه به سطح دولت، غیرقابل کسر هستند.
سرگرمی و تفریحات: عمدتاً از سال ۲۰۱۷ حذف شدهاند
قانون کاهش مالیات و مشاغل (TCJA) این دستهبندی را به طور قابل توجهی تغییر داد. قبل از سال ۲۰۱۸، شما میتوانستید ۵۰٪ از هزینههای تفریحی با اهداف تجاری را کسر کنید. پس از سال ۲۰۱۸، تفریحات تقریباً به طور کامل غیرقابل کسر هستند، حتی زمانی که به وضوح مرتبط با کار باشند.
تفریحات غیرقابل کسر اکنون شامل موارد زیر است:
- بلیطهای ورزشی، بلیطهای کنسرت و بلیطهای تئاتر برای مشتریان یا مشتریان احتمالی
- گشتوگذارهای گلف، سفرهای ماهیگیری، تورهای شکار
- حق عضویت در کلوپهای روستایی یا کلوپهای اجتماعی (حتی آنهایی که بر شبکهسازی متمرکز هستند)
- هزینههای تأسیسات برای مکانهای تفریحی که مالک آنها هستید یا اجاره کردهاید
چند استثنای محدود باقی مانده است:
- غذا و نوشیدنی در یک رویداد تفریحی، اگر به طور مجزا در صورتحساب ذکر شده باشد، همچنان به عنوان وعدههای غذایی ۵۰٪ قابل کسر است
- رویدادهای در سطح شرکت که برای همه کارکنان آزاد است (جشنهای تعطیلات، پیکنیکهای تابستانی) همچنان ۱۰۰٪ قابل کسر هستند
- تفریحاتی که در روند عادی تجارت به مشتریان فروخته میشود (مثلاً بلیطهای نمایش یک شرکت تولیدی)
هزینههای سرمایهای و زمین
برخی از هزینهها تنها به این معنا «غیرقابل کسر» هستند که نمیتوانید آنها را بلافاصله به عنوان هزینه ثبت کنید؛ آنها باید سرمایهای شوند و در طول زمان از طریق استهلاک (Depreciation) یا استهلاک داراییهای نامشهود (Amortization) بازیافت شوند.
خودِ زمین
زمین هرگز مستهلک نمیشود. استدلال IRS این است که زمین فرسوده نمیشود، منسوخ نمیشود و از طریق استفاده مصرف نمیگردد. اگر کسبوکار شما ساختمانی را در یک قطعه زمین نیماکری به قیمت ۵۰۰,۰۰۰ دلار بخرد و ارزش زمین ۱۰۰,۰۰۰ دلار باشد، تنها ۴۰۰,۰۰۰ دلار اختصاص یافته به ساختمان قابل استهلاک است.
بهسازیهای زمین با عمر مفید محدود (حصارکشی، پارکینگها، محوطهسازی، نورپردازی فضای باز) میتواند به طور جداگانه، معمولاً طی ۱۵ سال، مستهلک شود.
خودروها و تجهیزات
قیمت خرید یک خودروی تجاری در سال خرید به طور کامل کسر نمیشود (با برخی استثنائات مربوط به بخش ۱۷۹ و استهلاک جایزه). در عوض، شما هزینه را از طریق استهلاک یا نرخ استاندارد مسافت پیموده شده، هر روشی که انتخاب کنید، بازمیگردانید.
پرداختهای اصل وام خودرو هرگز قابل کسر نیستند. بهره وام تنها تا میزانی که خودرو برای اهداف تجاری استفاده میشود، قابل کسر است.
هزینههای راهاندازی بیش از ۵,۰۰۰ دلار
شما میتوانید تا ۵,۰۰۰ دلار از هزینههای راهاندازی را در اولین سال کسبوکار خود کسر کنید. مبالغ بالاتر از آن طی ۱۸۰ ماه (۱۵ سال) مستهلک میشوند. فراموش کردن این قانون یکی از رایجترین اشتباهاتی است که صاحبان کسبوکارهای جدید در اولین اظهارنامه مالیاتی خود مرتکب میشوند.
سرمایهگذاریهای شخصی و زیانهای غیرفعال
پولی که در کسبوکار خود سرمایهگذاری میکنید یک هزینه قابل کسر نیست، بلکه یک آورده سرمایهای است. شما آن را زمانی که کسبوکار را میفروشید، سود برداشت میکنید (Distributions) یا کسبوکار را تعطیل کرده و ادعای زیان سرمایهای میکنید، بازمیگردانید.
زیانهای غیرفعال (ناشی از املاک اجار های یا کسبوکارهایی که در آنها مشارکت مادی ندارید) به طور کلی محدود به درآمد غیرفعال هستند. شما نمیتوانید از زیان غیرفعال املاک و مستغلات برای جبران درآمد مشاوره خود استفاده کنید، مگر با استثنائات محدود برای متخصصان فعال در حوزه املاک.
حق بیمه عمر
اگر کسبوکار شما حق بیمه عمر را برای بیمهنامهای که شما، یک مدیر یا هر کسی که ذینفع مالی در کسبوکار است را پوشش میدهد پرداخت کند، آن حق بیمهها غیرقابل کسر هستند؛ به ویژه زمانی که کسبوکار ذینفع (Beneficiary) باشد.
استثنای محدود: بیمه عمر گروهی که به عنوان مزایای کارکنان ارائه میشود، تا سقف ۵۰,۰۰۰ دلار پوشش برای هر کارمند، برای کارفرما قابل کسر و برای کارمند معاف از مالیات است.
کمکهای خیریه (تا حدودی)
مالکان انفرادی و شرکتهای LLC تکعضوه نمیتوانند کمکهای خیریه را در اظهارنامه مالیاتی کسبوکار خود (Schedule C) کسر کنند. آن کمکها در Schedule A فرد به عنوان کسورات تفکیکسده قرار میگیرند.
شرکتهای تضامنی (Partnerships) و شرکتهای سهامی S (S-corps) کمکهای خیریه را به مالکان منتقل میکنند و آنها سپس در اظهارنامههای شخصی خود ادعا میکنند.
شرکتهای سهامی C (C-corporations) میتوانند کمکهای خیریه را در اظهارنامه کسبوکار کسر کنند، اما با محدودیتهایی (عموماً ۱۰٪ از درآمد مشمول مالیات).
نکته کاربردی: فرض نکنید که LLC شما میتواند کمکهای اهدایی را به همان روشی که یک شرکت بزرگ کسر میکند، از مالیات خارج کند.
چرا سوابق شفاف بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارند
بیشتر مشکلات مربوط به هزینههای غیرقابل کسر به یک شکل شروع میشوند: درهمآمیختن امور مالی. وقتی هزینههای شخصی و تجاری از حسابهای یکسانی عبور میکنند، تفکیک کسورات قانونی از برداشتهای شخصی تقریباً غیرممکن میشود. در نهایت یا کسورات واقعی را از دست میدهید یا مواردی را ادعا میکنید که IRS آنها را رد خواهد کرد.
چند عادت که از بیشتر مشکلات رد صلاحیت جلوگیری میکند:
- یک حساب بانکی و کارت اعتباری تجاری جداگانه داشته باشید. تمام هزینههای تجاری از این حسابها عبور میکنند و هیچ چیز دیگری نباید از آنها بگذرد.
- مسافت پیموده شده را به طور همزمان ثبت کنید. عبارت «من سال گذشته زیاد رانندگی کردم» برای اثبات کافی نیست. یک اپلیکیشن یا یک دفترچه ثبت که در لحظه بهروزرسانی شود، قابل قبول است.
- رسیدهای هر چیزی بالای ۷۵ دلار را ذخیره کنید. IRS از نظر فنی برای مبالغ زیر آن حد نصاب نیازی به رسید ندارد، اما حسابدار شما برای ذخیره کردن همه چیز از شما تشکر خواهد کرد.
- هزینهها را به طور مداوم طبقهبندی کنید. اگر یک نوع خرید را یک ماه در دسته «ملزومات اداری» و ماه بعد در دسته «تجهیزات» قرار دهید، صورتهای مالی شما غیرقابل اعتماد میشوند.
دفترداری صحیح فقط مربوط به زمان مالیات نیست؛ بلکه فونداسیونی است که هر تصمیم مالی دیگری را آسانتر میکند. سوابق شفاف و منسجم به این معنی است که شما میدانید کدام هزینهها قبل از ارسال اظهارنامه قابل کسر هستند، نه بعد از اینکه یک ممیز از شما سوال پرسید.
حوزههای خاکستری متداولی که صاحبان کسبوکار را به دام میاندازند
چند موقعیت خاص نیاز به توجه بیشتری دارند، زیرا در ظاهر قابل کسر از مالیات به نظر میرسند اما معمولاً اینطور نیستند:
- خودروهای شخصی که گاهی برای کسبوکار استفاده میشوند — شما میتوانید هزینه مسافت طی شده یا درصدی از هزینههای واقعی را که مربوط به استفاده تجاری است کسر کنید، نه کل هزینههای خودرو را.
- استفاده تجاری از تلفن همراه — اگر یک تلفن همراه برای همه کارهای شخصی و کاری دارید، فقط درصد مربوط به استفاده تجاری قابل کسر است.
- سفرهایی که روزهای کاری و شخصی را ترکیب میکنند — شما تنها در صورتی میتوانید هزینه سفر به مقصد را کسر کنید که هدف اصلی سفر، کاری بوده باشد؛ در غیر این صورت فقط هزینههای مستقیم تجاری واجد شرایط هستند.
- کنفرانسها در مقاصد تفریحی — اگر کنفرانس واقعاً آموزشی و مستقیماً با حرفه شما مرتبط باشد، قانونی است، اما انتظار بررسی دقیق و سختگیرانه را داشته باشید.
- هدایا به مشتریان — هزینه هدایا فقط تا سقف ۲۵ دلار برای هر گیرنده در سال قابل کسر است (این محدودیت از سال ۱۹۶۲ تاکنون تعدیل نشده است).
- حق عضویت در کلوپهای اجتماعی — این هزینهها هرگز قابل کسر نیستند، حتی اگر واقعاً از کلوپ برای جلسات کاری استفاده کنید.
زمانی که تردید دارید، «آزمون فرد منطقی» را به کار ببرید: آیا صاحب کسبوکار دیگری در صنعت شما، این خرید را عادی و ضروری میداند؟ اگر مجبور هستید توجیهی پیچیده و ساختگی بتراشید، احتمالاً این کسر مالیاتی در بررسیها دوام نخواهد آورد.
وقتی هزینه غیرقابل کسری را پرداخت کردهاید، چه باید کرد؟
صرف هزینه برای چیزی که قابل کسر از مالیات نیست، پایان دنیا نیست. چند راهکار عملی وجود دارد:
- طبقهبندی مجدد به روش صحیح. اگر حق عضویت یک کلوپ تفریحی را از حساب تجاری خود پرداخت کردهاید، آن را به عنوان برداشت مالک (برای نهادهای مالی شفاف) یا توزیع سود سهامداران (برای شرکتهای S-corp) ثبت کنید، نه به عنوان یک هزینه تجاری.
- بررسی کنید که آیا اعتبار مالیاتی تعلق میگیرد یا خیر. برخی هزینههای غیرقابل کسر ممکن است در عوض واجد شرایط «اعتبار مالیاتی» (Tax Credit) باشند؛ هزینههای تحقیق و توسعه (R&D)، مراقبت از وابستگان و برخی مزایای کارکنان ممکن است حتی زمانی که کسر مستقیم هزینه امکانپذیر نیست، اعتبار مالیاتی ایجاد کنند.
- استراتژی خود را برای آینده تنظیم کنید. وقتی متوجه شدید دستهای از هزینهها غیرقابل کسر است، تصمیم بگیرید که آیا هنوز ارزش هزینه کردن دارد یا خیر. گاهی اوقات ارزشش را دارد (مثلاً شبکهسازی در یک کلوپ گلف ممکن است ارزش هزینهکردِ غیرقابل کسر را داشته باشد). گاهی اوقات هم ارزشش را ندارد.
امور مالی خود را از روز اول سازماندهی کنید
دانستن اینکه چه چیزهایی را نمیتوانید کسر کنید، نیمی از مسیر است. نیمه دیگر داشتن سوابق شفاف و قابل حسابرسی است که باعث میشود هر کسر مالیاتی که انجام میدهید، در صورت بازرسی قابل دفاع باشد. Beancount.io حسابداری متن-ساده (plain-text) و تحت کنترل نسخه (version-controlled) را ارائه میدهد که شفافیت کامل را برای هر تراکنش فراهم میکند — بدون جعبههای سیاه، بدون وابستگی به فروشنده (vendor lock-in) و با یک ردپای حسابرسی که توضیح آن آسان است. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان امور مالی در حال مهاجرت به حسابداری متن-ساده هستند.
