Бізнес-витрати, що не підлягають вирахуванню: що не можна списати у 2026 році

Ви, мабуть, чули цей жарт: запитайте бухгалтера, що можна списати, і він відповість: «це залежить». Запитайте, що не можна списати, і список виявиться напрочуд довгим — і напрочуд дорогим для власників бізнесу, які помиляються.

Щороку IRS (Податкова служба США) відхиляє мільярди доларів податкових вирахувань на бізнес-витрати, які платники податків вважали законними. Штрафи та пені болючі, але більша проблема полягає в тому, що більшості цих відмов можна було б уникнути, маючи базове розуміння того, що Конгрес і IRS явно заборонили.

Цей посібник розглядає витрати, які ви не можете вирахувати в податковій декларації бізнесу, пояснює логіку кожного правила та висвітлює загальні пастки, у які потрапляють навіть уважні власники бізнесу.

Два критерії, яким має відповідати кожне вирахування

Перш ніж перераховувати те, що не підлягає вирахуванню, корисно зрозуміти чому. Стаття 162 Кодексу внутрішніх доходів дозволяє бізнесу вираховувати витрати, які є водночас:

• Звичайними (Ordinary) – загальноприйнятими та поширеними у вашій сфері діяльності чи галузі.
• Необхідними (Necessary) – корисними та відповідними для ваших бізнес-операцій.

«Необхідний» не означає «незамінний». Хороше ергономічне крісло необхідне для розробника програмного забезпечення, навіть якщо він теоретично міг би писати код на табуреті. Але водний мотоцикл для агентства графічного дизайну, швидше за все, таким не є.

Якщо витрата не проходить жоден із цих тестів, вона потрапляє до категорії тих, що не підлягають вирахуванню. Якщо вона проходить обидва тести, але все одно відхиляється, це зазвичай тому, що Конгрес прописав спеціальний виняток у податковому кодексі. Обидві ситуації призводять до одного результату: ви оплачуєте витрати коштами після сплати податків.

Особисті витрати, замасковані під бізнес-витрати

Це, безумовно, найбільша категорія відхилених вирахувань, і саме тут найшвидше з’являються «червоні прапорці» для податкового аудиту.

Витрати на доїзд до роботи

Поїздка від дому до вашого постійного місця роботи — це особиста витрата, без варіантів. Не має значення, чи робите ви ділові дзвінки по дорозі, чи слухаєте галузеві подкасти, чи думаєте про роботу під час усієї поїздки. IRS розглядає рішення про те, де жити відносно офісу, як особистий вибір.

Що можна вирахувати: переїзди з одного робочого об’єкта на інший протягом робочого дня, візити до клієнтів або поїздки до тимчасових місць роботи за межами вашої міської зони.

Повсякденний одяг

Навіть якщо ваш роботодавець вимагає носіння костюма, або ваш бренд вимагає дорогого вбрання для зустрічей з клієнтами, одяг, який можна носити поза роботою, не підлягає вирахуванню. IRS залишається надзвичайно послідовною в цьому питанні, навіть відмовляючи у вирахуваннях на ефірний гардероб телеведучих.

Вузький виняток: уніформа та захисне спорядження, непридатні для повсякденного носіння — каски, взуття зі сталевим носком, лабораторні халати з логотипом компанії, кухарські кітелі, медичні костюми з брендуванням практики.

Продукти та особисте харчування

Купівля обіду, щоб з’їсти його за робочим столом, все одно залишається особистою витратою. Бізнес-ланчі стають частково вирахуваними (наразі 50%) лише тоді, коли ви обідаєте з клієнтом, співробітником або діловим партнером з чіткою діловою метою, і вартість не є «непомірною або екстравагантною».

Сірі зони домашнього офісу

Вирахування на домашній офіс є законним, але ним часто зловживають. Щоб відповідати вимогам, простір має використовуватися регулярно та виключно для бізнесу. Стіл у кутку вітальні, де ваші діти також роблять домашні завдання, не підходить. Запасна спальня, повністю перетворена на офіс, — так.

Навіть якщо ви відповідаєте вимогам, ви можете вирахувати лише відсоток витрат на житло, що припадає на бізнес-використання, а не повну вартість нового даху лише тому, що ваш офіс випадково знаходиться під ним.

Штрафи, пені та незаконна діяльність

IRS не субсидуватиме порушення закону, незалежно від того, наскільки вони пов’язані з вашим бізнесом.

До цієї категорії належать такі витрати, що не підлягають вирахуванню:

• Державні штрафи та пені — штрафи за паркування кур’єрів, штрафи OSHA (з охорони праці), екологічні штрафи, пені за несвоєчасну подачу вашої власної податкової декларації.
• Незаконні хабарі та «відкати» — прямо заборонені статтею 162(c), включаючи виплати іноземним посадовим особам, що порушують Закон про корупцію за кордоном (FCPA).
• Витрати, пов’язані з незаконною діяльністю — якщо сам ваш бізнес є незаконним або якщо конкретні дії в межах легального бізнесу є незаконними.
• Виплати за врегулювання позовів про сексуальні домагання — якщо вони підпадають під угоду про нерозголошення, вони стали непідлягаючими вирахуванню згідно із Законом про зниження податків та робочі місця 2017 року.

Один нюанс: компенсаційні збитки, виплачені стороні, якій ви завдали шкоди, іноді можуть бути вирахувані як звичайні бізнес-витрати. Саме штраф, сплачений державі, спеціально виключений із переліку вирахувань.

Політичні та лобістські витрати

Стаття 162(e) блокує вирахування для:

• Внесків на користь політичних кандидатів, партій або кампаній.
• Витрат на вплив на широку громадськість щодо законодавства чи виборів.
• Прямої комунікації з високопосадовцями федеральної виконавчої влади з метою впливу на їхні дії.
• Членських внесків, сплачених організаціям, у тій частині, в якій ці внески фінансують лобіювання.

Останній пункт часто стає несподіванкою для багатьох власників бізнесу. Якщо ви сплачуєте внески до галузевої торгової асоціації, яка лобіює ваші інтереси, асоціація має повідомити вам, який відсоток ваших внесків пішов на лобіювання, і цей відсоток не підлягає вирахуванню.

Місцеве лобіювання (на рівні міста чи округу) раніше підлягало вирахуванню, але цей виняток було скасовано податковою реформою 2017 року. Сьогодні практично будь-яке лобіювання не підлягає вирахуванню незалежно від рівня влади.

Розваги: Майже повністю зникли з 2017 року

Закон про зниження податків та створення робочих місць (Tax Cuts and Jobs Act) кардинально змінив цю категорію. До 2018 року ви могли вираховувати 50% витрат на розваги, якщо вони мали ділову мету. Після 2018 року витрати на розваги майже повністю не підлягають вирахуванню, навіть якщо вони чітко пов'язані з роботою.

До розваг, що не підлягають вирахуванню, тепер належать:

• Квитки на спортивні заходи, концерти та в театри для клієнтів або потенційних замовників
• Поїздки на гольф, риболовлю, мисливські експедиції
• Членські внески в заміські або соціальні клуби (навіть ті, що орієнтовані на нетворкінг)
• Витрати на утримання розважальних об'єктів, якими ви володієте або які орендуєте

Збереглося кілька вузьких винятків:

• Їжа та напої на розважальному заході залишаються на 50% придатними для вирахування як витрати на харчування, якщо вони зазначені окремим рядком в інвойсі
• Загальнокорпоративні заходи, відкриті для всіх працівників (святкові вечірки, літні пікніки), залишаються на 100% придатними для вирахування
• Розваги, що продаються клієнтам у ході звичайної господарської діяльності (наприклад, квитки на шоу продюсерської компанії)

Капітальні витрати та земля

Деякі витрати є «недедукованими» лише в тому сенсі, що ви не можете списати їх миттєво — вони мають бути капіталізовані та відшкодовані з часом через амортизацію.

Сама земля

Земля ніколи не амортизується. Логіка IRS полягає в тому, що земля не зношується, не застаріває і не споживається під час використання. Якщо ваш бізнес купує будівлю на ділянці в пів акра за 500 000 доларів, і земля коштує 100 000 доларів, то амортизації підлягають лише 400 000 доларів, розподілені на будівлю.

Покращення землі з обмеженим терміном корисної служби — паркани, парковки, ландшафтний дизайн, зовнішнє освітлення — можуть амортизуватися окремо, зазвичай протягом 15 років.

Транспортні засоби та обладнання

Ціна купівлі бізнес-автомобіля не вираховується повністю в рік придбання (за деякими винятками згідно з Розділом 179 та бонусною амортизацією). Замість цього ви відшкодовуєте вартість через амортизацію або за стандартною ставкою пробігу, залежно від обраного методу.

Виплати основної суми кредиту на автомобіль ніколи не підлягають вирахуванню. Відсотки за кредитом підлягають вирахуванню лише в тій мірі, в якій автомобіль використовується для бізнесу.

Витрати на запуск понад 5 000 доларів

Ви можете вирахувати до 5 000 доларів витрат на запуск у перший рік роботи бізнесу. Суми понад цей ліміт амортизуються протягом 180 місяців (15 років). Ігнорування цього правила є однією з найпоширеніших помилок власників нового бізнесу в їхній першій податковій декларації.

Особисті інвестиції та пасивні збитки

Гроші, які ви інвестуєте у власний бізнес, не є витратою, що підлягає вирахуванню — це внесок у капітал. Ви повертаєте їх, коли продаєте бізнес, отримуєте дивіденди (розподіл прибутку) або закриваєте бізнес і заявляєте про капітальний збиток.

Пасивні збитки (від оренди нерухомості або бізнесу, в якому ви не берете суттєвої участі) зазвичай обмежуються пасивним доходом. Ви не можете використовувати пасивний збиток від нерухомості для компенсації доходу від консалтингу, за винятком рідкісних випадків для професіоналів у сфері нерухомості.

Страхові внески на страхування життя

Якщо ваш бізнес сплачує внески за полісом страхування життя, що покриває вас, керівника або будь-яку особу, фінансово зацікавлену в бізнесі, ці внески не підлягають вирахуванню — особливо якщо бенефіціаром є сам бізнес.

Вузький виняток: групове термінове страхування життя, що надається як допомога працівникам, з покриттям до 50 000 доларів на кожного працівника, підлягає вирахуванню для роботодавця і не оподатковується для працівника.

Благодійні внески (певною мірою)

Одноосібні власники та LLC з одним учасником не можуть вираховувати благодійні внески у своїй податковій декларації про доходи від бізнесу (Додаток C). Ці пожертви вносяться до Додатка А фізичної особи як деталізовані відрахування.

Партнерства та S-корпорації передають благодійні внески власникам, які потім заявляють про них у своїх особистих деклараціях.

C-корпорації можуть вираховувати благодійні внески в декларації підприємства, але з обмеженнями (зазвичай 10% від оподатковуваного доходу).

Практичний висновок: не припускайте, що ваше LLC може списувати пожертви так само, як це робить корпорація.

Чому чиста звітність важливіша, ніж будь-коли

Більшість проблем із витратами, що не підлягають вирахуванню, починаються однаково: змішування фінансів. Коли особисті та бізнес-витрати проходять через одні й ті самі рахунки, стає майже неможливо відрізнити законні відрахування від особистих знять коштів. У результаті ви або втрачаєте реальні відрахування, або заявляєте про витрати, які IRS не визнає.

Кілька звичок, які запобігають більшості проблем із відмовами у вирахуванні:

1. Майте окремий банківський рахунок та кредитну картку для бізнесу. Усі бізнес-витрати проходять через ці рахунки, і нічого більше.
2. Ведіть облік пробігу своєчасно. Фраза «Я багато їздив минулого року» не є прийнятним підтвердженням. Додаток або журнал, що ведеться в режимі реального часу — так.
3. Зберігайте чеки на суму понад 75 доларів. Технічно IRS не вимагає чеків нижче цього порогу, але ваш бухгалтер буде вдячний вам за збереження всього.
4. Класифікуйте витрати послідовно. Якщо ви один місяць класифікуєте покупку одного типу як «канцтовари», а наступного — як «обладнання», ваша фінансова звітність стає ненадійною.

Належне ведення бухгалтерії — це не лише про час подання податкової звітності. Це фундамент, який полегшує прийняття будь-яких інших фінансових рішень. Чіткі, послідовні записи означають, що ви знаєте, які витрати підлягають вирахуванню ще до подання декларації, а не після того, як про це запитає аудитор.

Поширені «сірі зони», в які потрапляють власники бізнесу

Кілька конкретних ситуацій заслуговують на особливу увагу, оскільки вони виглядають як витрати, що підлягають вирахуванню, але зазвичай такими не є:

• Особисті автомобілі, що іноді використовуються для бізнесу — ви можете вирахувати пробіг або частку фактичних витрат, пов'язану з бізнесом, а не всю суму
• Використання телефону для бізнесу — якщо у вас один мобільний телефон для всього, вирахуванню підлягає лише відсоток його використання у бізнесі
• Подорожі, що поєднують бізнес та особисті дні — ви можете вирахувати витрати на поїздку до місця призначення лише у разі, якщо поїздка була переважно діловою; в іншому випадку право на вирахування мають лише прямі бізнес-витрати
• Конференції в курортних місцях — вони є правомірними, якщо конференція дійсно є освітньою та безпосередньо пов'язаною з вашою діяльністю, але будьте готові до прискіпливої уваги
• Подарунки клієнтам — підлягають вирахуванню лише до 25 доларів на одного одержувача на рік (цей ліміт не змінювався з 1962 року)
• Внески до соціальних клубів — ніколи не підлягають вирахуванню, навіть якщо ви справді використовуєте клуб для ділових зустрічей

Якщо ви сумніваєтеся, скористайтеся тестом «розумної людини»: чи вважав би інший власник бізнесу у вашій галузі цю покупку звичайною та необхідною? Якщо вам доводиться вигадувати складне обґрунтування, вирахування, ймовірно, не витримає перевірки.

Що робити, якщо ви вже оплатили витрати, що не підлягають вирахуванню

Витрата грошей на щось, що не підлягає вирахуванню, — це не кінець світу. Кілька практичних кроків:

• Правильно класифікуйте. Якщо ви сплатили членство в заміському клубі через свій бізнес-рахунок, проведіть це як вилучення коштів власником (для організацій з наскрізним оподаткуванням) або як розподіл прибутку між акціонерами (для S-корпорацій), а не як бізнес-витрати.
• Перевірте, чи застосовується податковий кредит. Деякі витрати, що не підлягають вирахуванню, натомість дають право на податковий кредит — витрати на НДДКР, догляд за утриманцями та певні виплати працівникам можуть створювати кредити, навіть якщо пряме вирахування неможливе.
• Скоригуйте свою стратегію на майбутнє. Як тільки ви дізнаєтеся, що певна категорія не підлягає вирахуванню, вирішіть, чи варто продовжувати витрачати на неї кошти. Іноді це того варто (нетворкінг у гольф-клубі може бути вартим витрат без права на вирахування). Іноді — ні.

Тримайте свої фінанси в порядку з першого дня

Знати, що ви не можете вирахувати, — це лише половина справи. Інша половина — мати чисті записи, що піддаються аудиту, які роблять кожне зроблене вами вирахування обґрунтованим у разі виникнення запитань. Beancount.io забезпечує текстовий облік з контролем версій, що дає вам повну прозорість кожної транзакції — жодних «чорних скриньок», жодної залежності від постачальника та історію аудиту, яку легко пояснити. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на текстовий облік.