Método de tramos salariales vs. método porcentual: las dos formas en que se calcula tu retención federal

Si llevas la nómina a mano y el aumento de un empleado lo empuja por encima de unos $100,000 al año, la tabla de consulta del IRS que has usado todo el año deja silenciosamente de ser válida para él. Nada en la página te advierte. La tabla simplemente termina, y a partir de ese cheque de nómina se supone que debes cambiar a un método distinto — una fórmula en lugar de una consulta — o retendrás de menos y deberás tú la diferencia.

Ambos métodos viven en la misma publicación del IRS, ambos parten del mismo Formulario W-4, y ambos suelen producir cifras similares. Pero funcionan de manera distinta, se aplican en situaciones distintas, y el que usa tu software de nómina casi con certeza no es el que enseñan las tablas en papel. Aquí tienes cómo funciona cada uno, cuándo se aplica cada uno y cuál encaja en tu situación.

Los dos métodos en 60 segundos​

Todo cálculo de retención parte de la Publicación 15-T del IRS, Federal Income Tax Withholding Methods, que el IRS reemite cada año con cifras ajustadas por inflación. Ofrece dos caminos hacia la misma respuesta:

Si usas software de nómina, ya estás usando el método porcentual — el IRS publica un conjunto dedicado de tablas del método porcentual para sistemas de nómina automatizados y espera que el software las use. El método de tramos salariales sobrevive para los empleadores que todavía calculan la retención a mano.

El método de tramos salariales: retención por consulta​

El método de tramos salariales es la forma más sencilla de retener: sin matemáticas, solo una consulta. La Publicación 15-T imprime una tabla por período de pago — semanal, quincenal, dos veces al mes, mensual y el resto — y dentro de cada tabla las filas son rangos de salario y las columnas son estados civiles.

Para retener a un empleado quincenal que es soltero y ganó $3,000 este período, abres la tabla quincenal, encuentras la fila que dice "al menos $2,990 pero menos de $3,000", avanzas hasta la columna de soltero y lees el importe en dólares. Esa cifra es el impuesto federal sobre la renta a retener. Listo.

Qué tabla usar: la versión del W-4 importa​

El rediseño del Formulario W-4 de 2020 eliminó por completo las exenciones, reemplazándolas por una casilla de múltiples empleos (Paso 2), créditos por dependientes (Paso 3) y ajustes por otros ingresos y deducciones (Paso 4). Como los formularios antiguos y nuevos llevan datos distintos, la Publicación 15-T imprime dos conjuntos completamente separados de tablas de tramos salariales:

• Tablas para Formularios W-4 de 2020 o posterior, que se basan en el estado civil más las entradas de los Pasos 2 a 4.
• Tablas para Formularios W-4 de 2019 o anterior, que se basan en el estado civil más un número de exenciones.

Usar la versión equivocada es uno de los errores manuales de nómina más comunes. Un empleado contratado en 2023 tiene por definición un W-4 de formulario nuevo; buscarlo en la tabla de exenciones produce una cifra equivocada sin ningún mensaje de error. En caso de duda, comprueba qué formulario firmó realmente el empleado — nunca se exigió a los empleadores recoger nuevos W-4 del personal existente, así que una plantilla con mucha antigüedad puede fácilmente tener una mezcla de ambos.

Los dos límites duros​

Las tablas de tramos salariales cubren solo un universo acotado, y la publicación lo dice explícitamente:

1. Alrededor de $100,000 en salarios anuales. Las tablas simplemente terminan. Si los salarios sujetos a impuesto superan el último tramo de la tabla para ese período de pago y estado civil, debes usar el método porcentual en su lugar.
2. Hasta 10 exenciones — y solo para W-4 de 2019 o anterior. Un empleado que reclamó más de 10 exenciones en un formulario antiguo tampoco puede buscarse.

Ambos límites muerden a mitad de año más a menudo que en la contratación. Un trimestre cargado de bonificaciones, un aumento a mitad de año o un empleado que acumula horas extra pueden empujar los salarios anualizados más allá del borde de la tabla varios meses después de un año de consultas correctas. La solución no es forzar al empleado a la fila superior — eso retiene de menos — sino cambiar a ese empleado al método porcentual para los cheques de nómina afectados.

El método porcentual: retención por fórmula​

El método porcentual cambia la consulta por una hoja de trabajo breve. Conceptualmente hace lo que hacen las tablas, pero con aritmética exacta en lugar de filas prerredondeadas:

1. Anualiza el cheque de nómina. Multiplica los salarios sujetos a impuesto de este período por el número de períodos de pago del año (26 para quincenal, 12 para mensual, y así sucesivamente).
2. Ajusta según el W-4. Aplica el importe de la deducción estándar según el estado civil, divide los tramos a la mitad si está marcada la casilla de múltiples empleos del Paso 2, resta los créditos por dependientes del Paso 3 e incorpora los ajustes del Paso 4 por otros ingresos, deducciones y retención adicional.
3. Busca el tramo de tasas. Encuentra el salario anual ajustado en la tabla de tasas del método porcentual para ese estado civil, lo que da un importe base de impuesto más una tasa marginal sobre el exceso por encima del piso del tramo.
4. Calcula y desanualiza. La retención anual tentativa es igual a la base más la tasa por el exceso; divide entre el número de períodos de pago para obtener la retención de este cheque de nómina.

Un ejemplo resuelto lo hace concreto. Supón que la hoja de trabajo deja un salario anual ajustado de $69,400 para un contribuyente soltero. En la tabla de tasas eso cae en el tramo de $57,900–$113,200, que lleva un impuesto base de $5,800 más el 22 por ciento del importe que supera los $57,900:

• Exceso sobre el piso: $69,400 − $57,900 = $11,500
• Impuesto marginal: 22% × $11,500 = $2,530
• Retención anual tentativa: $5,800 + $2,530 = $8,330
• Retención quincenal: $8,330 ÷ 26 = $320.38

La Publicación 15-T imprime tres conjuntos de tablas del método porcentual: uno para sistemas de nómina automatizados, uno para sistemas manuales con W-4 de 2020 o posterior y uno para sistemas manuales con W-4 de 2019 o anterior. Los proveedores de software implementan el conjunto automatizado, y por eso todo producto de nómina convencional maneja cualquier nivel de ingresos, cualquier número de exenciones y toda combinación de los Pasos 2 a 4 sin casos especiales.

Por qué los dos métodos dan respuestas ligeramente distintas​

Si buscas a un empleado en la tabla de tramos salariales y sometes al mismo empleado a la fórmula porcentual, las dos respuestas a menudo diferirán en unos pocos dólares. Eso es lo esperado, no un error.

La tabla de tramos salariales precalcula la retención para el punto medio de cada fila de salario y redondea el resultado, así que todos en la misma banda de $10 o $20 obtienen la misma cifra. El método porcentual calcula sobre el salario exacto. Ambos son correctos a los ojos del IRS — la publicación autoriza cualquiera de los dos métodos donde ambos apliquen — pero la diferencia tiene una consecuencia práctica: si retienes a algunos empleados por tabla y a otros por fórmula, cheques de nómina similares pueden mostrar retenciones ligeramente distintas, y los empleados preguntarán por qué. Usar un solo método para toda la plantilla mantiene consistente cada recibo de nómina y breve cada explicación.

Cuándo debes cambiar de método​

Puedes elegir cualquiera de los dos métodos donde ambos apliquen, pero tres situaciones obligan el método porcentual:

• El empleado gana demasiado para las tablas. Por encima de aproximadamente $100,000 en salarios anualizados, el método de tramos salariales no está disponible. Vigílalo tras aumentos, bonificaciones y rachas de horas extra — es una prueba por cheque de nómina sobre salarios anualizados, no una clasificación de una vez al año.
• El W-4 de formulario antiguo reclama más de 10 exenciones. Raro hoy, pero las tablas terminan en 10 y el método porcentual no tiene tope.
• Llevas la nómina mediante software. Se espera que los sistemas automatizados usen las tablas del método porcentual para sistemas de nómina automatizados. En la práctica, todo producto de nómina ya lo hace.

Otros dos acontecimientos merecen una revisión incluso cuando el método no cambia. Un cambio de W-4 a mitad de año — el primer formulario de un nuevo empleado, un matrimonio, un dependiente — puede mover a un empleado entre tramos o activar o desactivar la división a la mitad del Paso 2, así que vuelve a ejecutar la hoja de trabajo desde el primer cheque de nómina que cubra el nuevo formulario. Y cada enero, las tablas mismas cambian: nuevos importes de deducción estándar, nuevos umbrales de tramos y, ocasionalmente, actualizaciones legislativas (la edición de 2026 de la Publicación 15-T refleja la reciente legislación tributaria junto con los ajustes habituales por inflación). La retención calculada con la publicación del año pasado es incorrecta desde la primera corrida de nómina del año.

Qué hacen mal los empleadores con nómina manual​

La mayoría de los errores de retención son fallos aburridos de proceso, no de matemáticas. La lista breve, en orden aproximado de frecuencia:

1. Usar la Publicación 15-T del año pasado. Los umbrales de tramos y los importes de deducción se mueven cada año. Guarda en marcadores la edición actual y reemplaza el PDF cada enero antes de la primera corrida de nómina.
2. Quedarse en las tablas de tramos salariales más allá del tope. La fila superior de la tabla no es un comodín. Los salarios por encima de ella requieren el método porcentual, sin excepción.
3. Confundir las versiones del W-4. Empleados con formulario nuevo en las tablas de exenciones, o empleados con formulario antiguo en las tablas nuevas, producen cifras equivocadas que parecen seguras. Clasifica tus W-4 por versión una vez y etiqueta a qué conjunto de tablas pertenece cada empleado.
4. Ignorar la casilla del Paso 2. Cuando un empleado tiene dos empleos o presenta conjuntamente con un cónyuge que trabaja, la casilla marcada divide a la mitad la deducción estándar y las amplitudes de los tramos para ese empleo. Omitirla retiene de menos, a veces drásticamente.
5. Retener las bonificaciones como salario regular — o viceversa. Los salarios suplementarios (bonificaciones, comisiones, indemnizaciones, pagos de vacaciones acumuladas) siguen sus propias reglas: puedes retener a la tasa plana del 22 por ciento para suplementarios, o agregar el pago con los salarios regulares y retener sobre la cantidad combinada. Los salarios suplementarios por encima de $1 millón en un año deben retenerse al 37 por ciento. Elegir el carril equivocado aquí es la forma más rápida de sorprender a un empleado a la hora de declarar.

Cualquiera de estos puede dejar a un empleado con retención insuficiente, y una retención insuficiente descubierta a fin de año significa cifras rectificadas, Formularios W-2 corregidos y una conversación desagradable. El impuesto retenido es además dinero de fondo fiduciario — una vez retenido del cheque de nómina, pertenece al IRS y debe depositarse en la fecha prevista — así que hacer bien el cálculo es solo la mitad del trabajo; depositarlo a tiempo es la otra mitad.

Registrar la retención en tus libros​

Sea cual sea el método que calcule la cifra, la contabilidad es la misma: el salario bruto es tu gasto, cada importe retenido es un pasivo que debes a alguien más, y la diferencia es el efectivo que sale de tu cuenta. Registrar las tres piezas por separado — en lugar de contabilizar solo el cheque de nómina neto — es lo que te permite conciliar tus cuentas de pasivos de nómina con tu Formulario 941 trimestral y detectar un depósito omitido antes que el IRS.

Una nómina quincenal para un empleado, con $6,000 en salarios brutos y $640.76 de retención federal calculada por el método porcentual, se ve así en Beancount:

2026-10-24 * "Biweekly payroll - gross wages and withholding"
  Expenses:Payroll:Salaries                  6,000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal-Withholding     -640.76 USD
  Liabilities:Payroll:Social-Security         -372.00 USD
  Liabilities:Payroll:Medicare                 -87.00 USD
  Assets:Checking                           -4,900.24 USD

Cuando remites el impuesto federal retenido, el pasivo se salda contra el efectivo:

2026-10-30 * "Remit withheld federal income tax via EFTPS"
  Liabilities:Payroll:Federal-Withholding     640.76 USD
  Assets:Checking                            -640.76 USD

Mantén una subcuenta de pasivo por cada tipo de impuesto — retención federal, Seguro Social, Medicare, estatal — y tu conciliación de fin de mes se convierte en una comprobación de saldo: cada cuenta debe contener exactamente lo que has retenido pero aún no remitido. Si llevas la nómina en libros de texto plano, la documentación de Beancount cubre la estructura de cuentas con más profundidad, y Fava convierte estos asientos en los gráficos de tendencia que muestran tu verdadero costo laboral por período.

¿Qué método deberías usar?​

Para la mayoría de los pequeños empleadores el árbol de decisión es corto:

• Llevas la nómina a mano, todos ganan por debajo del tope y los W-4 son sencillos. El método de tramos salariales está bien. Es más rápido, las tablas hacen el redondeo por ti y el IRS las diseñó exactamente para este caso.
• Alguien gana más de aproximadamente $100,000, alguien tiene un W-4 antiguo con más de 10 exenciones, o los W-4 llevan entradas de los Pasos 2 a 4 que sigues confundiendo. Usa el método porcentual para esos empleados — o para todos, por consistencia.
• Usas software de nómina. Ya estás en el método porcentual. Tu trabajo es asegurarte de que el software tenga las tablas del año en curso y los datos correctos del W-4, no hacer la aritmética.

De cualquier manera, el paso de mayor valor es el mismo y lleva cinco minutos: descargar la Publicación 15-T del año en curso, confirmar a qué conjunto de tablas pertenece cada empleado y comprobar que los salarios anualizados de nadie se hayan desviado más allá del borde de las tablas de tramos salariales desde la última vez que miraste.