Su empleado vuela a la sede de un cliente el 2 de octubre y usted reembolsa el viaje a la misma tarifa diaria que usó todo el verano. Nada parece distinto, hasta que su revisión de fin de año revela que cada reembolso desde octubre se calculó con las tarifas del IRS del año pasado, y el tratamiento del exceso en sus libros está equivocado en la dirección contraria a la que esperaba. El IRS acaba de elevar las tarifas per diem simplificadas para el año de viaje de octubre de 2026 a septiembre de 2027, y si su plan responsable tiene fijados esos números antiguos, el 1 de octubre es el día en que quedan silenciosamente obsoletos.
El 24 de septiembre de 2026, el IRS publicó el Aviso 2026-60, que establece las tarifas per diem especiales para el período del 1 de octubre de 2026 al 30 de septiembre de 2027. Esto es lo que cambió, cómo funciona el método alto-bajo y las actualizaciones que su política de reembolso y su contabilidad necesitan antes del primer viaje de octubre.
Qué cambió el 1 de octubre
El cambio principal está en el método de comprobación alto-bajo, la alternativa simplificada que permite a los empleadores reembolsar alojamiento, comidas y gastos incidentales (M&IE) a una de dos tarifas diarias fijas para viajes dentro de los Estados Unidos continentales (CONUS), en lugar de buscar la tarifa federal de cada ciudad.
| Tarifa | 2025–2026 (Aviso 2025-54) | 2026–2027 (Aviso 2026-60) |
|---|---|---|
| Localidad de alto costo (alojamiento + M&IE) | $319/día | $329/día |
| Otra localidad CONUS (alojamiento + M&IE) | $225/día | $230/día |
| Porción de comidas, alto costo (Sec. 274(n)) | $86 | $86 (sin cambios) |
| Porción de comidas, otro CONUS | $74 | $74 (sin cambios) |
| Tarifa solo M&IE | $86 / $74 | $86 / $74 (sin cambios) |
| M&IE de la industria del transporte | $80 CONUS / $86 OCONUS | Sin cambios |
| Solo gastos incidentales | $5/día | Sin cambios |
Algunas cosas destacan. Las asignaciones totales subieron de forma modesta —$10 al día en ciudades de alto costo, $5 en el resto— mientras que cada componente de comidas e incidentales se mantuvo exactamente igual. Eso significa que todo el aumento se atribuye a los costos de alojamiento. Para un empleado que pasa 20 noches al año en ciudades de alto costo, la asignación adicional es de aproximadamente $200 al año: no es dinero que cambie decisiones, pero es suficiente para que una política que aún cita $319 reembolse de menos (o reporte mal) cada viaje.
El umbral de lo que cuenta como localidad de alto costo también subió. Una localidad ahora califica cuando su tarifa per diem federal es de $280 o más, frente a $272 el año pasado, un recordatorio de que la lista alto-bajo sigue las tarifas federales de alojamiento subyacentes, no un listado fijo de ciudades caras.
La lista de localidades de alto costo sufrió cambios
Como los costos de viaje cambian cada año, el IRS revisa anualmente la lista de localidades de alto costo. Para 2026–2027:
Añadidas a la lista de alto costo:
- Tucson, Arizona
- San Mateo, Foster City y Belmont, California
- Albuquerque, Nuevo México
- Cody, Wyoming
Eliminadas de la lista:
- Panama City, Florida — ahora se reembolsa a la tarifa de "otra localidad" de $230
Las ventanas estacionales cambiaron para quince localidades que mantuvieron el estatus de alto costo pero solo durante una porción distinta del año calendario, incluidas Napa, South Lake Tahoe y el Parque Nacional de Yosemite en California; Aspen, Steamboat Springs y Telluride en Colorado; Fort Myers en Florida; Falmouth en Massachusetts; Toms River en Nueva Jersey; la ciudad de Nueva York; Filadelfia; y Hilton Head en Carolina del Sur.
Los cambios en las ventanas estacionales son el detalle que más probablemente cause problemas a una pequeña empresa. Si su empleado asiste a la misma conferencia anual en la misma ciudad cada año, la tarifa correcta puede cambiar de un año a otro, o incluso depender del mes en que cae el evento. Cuando un viaje cruza el límite, la tarifa sigue el estatus de la localidad en cada día de viaje, por lo que un solo informe de gastos puede legítimamente mezclar días de $329 y días de $230. Su formulario de reembolso debería capturar las fechas de viaje por día, no solo un total del viaje, para que la tarifa correcta se aplique a cada noche.
Cómo funciona realmente el método alto-bajo
El método alto-bajo es una de dos formas de usar las tarifas per diem para la comprobación. El método regular usa la tarifa per diem federal exacta para la localidad específica del viaje; el método alto-bajo colapsa todo el país en las dos tarifas fijas anteriores. Los empleadores eligen por empleado y deben aplicar el método elegido de manera consistente: no puede usar alto-bajo para un viaje y tarifas federales específicas de la ciudad para el siguiente viaje del mismo empleado en el mismo año calendario.
Entender qué comprueba y qué no comprueba el per diem es esencial:
El per diem comprueba el monto, y solo el monto. Cuando reembolsa a la tarifa federal aplicable o por debajo de ella bajo un plan responsable, el IRS considera comprobado el monto en dólares. No se requiere recibo del hotel para justificar la cifra.
Aún debe comprobar el tiempo, el lugar y el propósito del negocio. Para cada viaje, sus registros todavía necesitan las fechas de viaje, el destino y la razón del negocio. Un pago per diem sin registro de adónde fue alguien o por qué no está comprobado, y el atajo de "pagamos per diem, así que no necesitamos registros" es una de las formas más comunes en que las pequeñas empresas pierden el tratamiento libre de impuestos.
Los montos por encima de la tarifa federal son salarios. Si reembolsa más que la tarifa aplicable, el exceso se trata como compensación gravable: debe reportarse como salarios, estar sujeto a retención e incluirse en el Formulario W-2. Esta es la razón mecánica por la que su política debe rastrear el cambio del 1 de octubre: la línea entre el reembolso libre de impuestos y los salarios gravables acaba de moverse $10 y $5 al día.
Alojamiento, comidas e incidentales van juntos. Las cifras de $329 y $230 cubren alojamiento más comidas y gastos incidentales (M&IE). Si reembolsa el alojamiento al costo real y quiere per diem solo para comidas, se aplican en su lugar las tarifas solo M&IE ($86 en alto costo, $74 en el resto). Los gastos incidentales —propinas a botones, maleteros y personal del hotel— también pueden reembolsarse solos a $5 al día cuando eso es todo lo que cubre.
Las reglas del plan responsable que mantienen los reembolsos libres de impuestos
Las tarifas per diem solo producen reembolsos libres de impuestos dentro de un plan responsable. Sin uno, cada reembolso es salario desde el primer dólar, independientemente de la tarifa. Un plan responsable debe cumplir tres requisitos:
-
Conexión con el negocio. Los reembolsos cubren solo gastos incurridos para su negocio: gastos de negocio de empleados deducibles pagados o incurridos mientras prestan servicios para usted.
-
Comprobación. Los empleados justifican cada gasto dentro de un tiempo razonable: el monto (considerado comprobado a la tarifa federal o por debajo de ella), más el tiempo, el lugar y el propósito del negocio documentados como se describió anteriormente.
-
Devolución del exceso. Los empleados devuelven cualquier monto pagado en exceso de los gastos comprobados dentro de un tiempo razonable. Los anticipos para un viaje que se cancela, o los anticipos que exceden la asignación de la tarifa federal, deben devolverse; de lo contrario, el plan falla y los pagos se convierten en salarios.
"Tiempo razonable" tiene puertos seguros reglamentarios que muchas pequeñas empresas adoptan directamente: anticipos dentro de los 30 días del gasto, comprobación dentro de los 60 días después de que se paga o incurre el gasto, y devolución del exceso dentro de los 120 días. Escribir estos plazos en su política elimina toda discusión sobre qué significa razonable.
Ponga el plan por escrito. El IRS no exige estrictamente un documento escrito, pero un entendimiento no escrito de "reembolsamos viajes" es casi imposible de defender cuando se ponen a prueba los tres requisitos anteriores. Una política de una página que declare las tarifas, la comprobación que los empleados deben presentar y los plazos para anticipos y devolución de excesos es una de las páginas de mayor valor en los archivos de una pequeña empresa.
Si es trabajador por cuenta propia, las reglas son más estrechas
La asignación alto-bajo de alojamiento está diseñada para empleadores que reembolsan a empleados. Si usted es propietario único, socio o miembro de una LLC gravado como cualquiera de los dos, no puede usar el per diem para comprobar su propio alojamiento: sus estancias de hotel deben deducirse al costo real con recibos.
Lo que sí puede usar es el método solo M&IE: deducir la tarifa federal de comidas e incidentales de su destino ($86 en localidades de alto costo, $74 en el resto para 2026–2027) en lugar de rastrear cada recibo de comida. Las comidas siguen sujetas a la limitación del 50% que se analiza a continuación, y aún necesita registros del tiempo, el lugar y el propósito del negocio de cada viaje.
Una trampa común: el dueño de una corporación S que también es empleado. En ese doble rol, la corporación puede reembolsarle como empleado bajo su plan responsable, incluido el per diem de alojamiento, lo que es un resultado notablemente mejor que la regla del propietario único. Pero la corporación necesita un plan responsable real con comprobación real; los reembolsos al dueño sin informes de gastos son una invitación permanente a la reclasificación.
El límite del 50% en comidas sigue aplicándose, así que separe sus libros
Incluso cuando el per diem completo está libre de impuestos para el empleado, la deducción del empleador por la porción de comidas está limitada al 50% bajo la Sección 274(n). Por eso el Aviso 2026-60 especifica por separado los componentes de comidas de $86 y $74: esos son los montos a los que se aplica el recorte del 50%.
Concretamente, para un viaje de cinco días a una ciudad de alto costo reembolsado a $329 al día ($1,645 en total), $430 de ese total se consideran comidas ($86 × 5) y solo $215 de eso es deducible; los $1,215 restantes son totalmente deducibles. Reclamar los $1,645 completos exagera la deducción en $215 por viaje: poco por viaje, material a lo largo de un equipo que viaja durante un año.
Aquí es donde la disciplina contable importa más que el conocimiento fiscal. Sus libros deben registrar los componentes de alojamiento y comidas de cada reembolso per diem como asientos separados desde el principio, no como una sola línea de "viajes" que promete dividir a la hora de impuestos. Nadie reconstruye de forma confiable esa división en abril. Si su catálogo de cuentas tiene categorías distintas de viajes-alojamiento y viajes-comidas y cada informe de gastos registra en ambas, la limitación del 50% surge del libro mayor automáticamente en lugar de requerir un ejercicio de fin de año propenso a errores.
Errores comunes que convierten el per diem en salarios gravables
- Reembolsar por encima de la tarifa sin tratamiento de salario. El error más mecánico: la política aún cita $319, la tarifa federal real es $329 y nadie lo nota, o lo contrario después de que una localidad se elimina de la lista de alto costo. Los viajes a Panama City reembolsados a $329 después del 1 de octubre pagan de más $99 al día, y el exceso son salarios.
- Sin plan responsable escrito. Los entendimientos verbales fallan las pruebas de comprobación y devolución de excesos en una auditoría. Escriba la política de una página.
- Faltan registros del propósito del negocio. El per diem cubre solo el monto. Los informes de gastos necesitan fechas, destino y razón del negocio para cada viaje.
- Usar el per diem alto-bajo de alojamiento para dueños o contratistas. Los trabajadores por cuenta propia y los contratistas independientes no pueden usar el per diem para alojamiento. Pagar a un contratista 1099 una tarifa "todo incluido de $329/día" no les crea una deducción per diem: es simplemente ingreso bruto que ellos reportan y contra el cual deducen gastos reales.
- Mezclar métodos para el mismo empleado a mitad de año. Elija alto-bajo o tarifas federales específicas de la localidad por empleado para el año calendario y manténgase en ello, sujeto a las reglas de transición para el último trimestre.
- Olvidar el límite del 50% en comidas. Deducir el total completo del per diem exagera las deducciones en cada declaración que presenta el negocio.
- Ignorar las ventanas estacionales. El tratamiento de alto costo durante todo el año para una localidad que el aviso limita a parte del año paga de más cada viaje fuera de temporada.
Qué actualizar antes del 1 de octubre
Recorra esta breve lista de verificación esta semana, antes de que llegue a su escritorio el primer informe de viaje de octubre:
- Actualice las tarifas en su política escrita a $329 en alto costo y $230 en el resto de CONUS para viajes a partir del 1 de octubre de 2026, manteniendo la división de comidas de $86/$74 y la tarifa de solo incidentales de $5.
- Actualice la lista de localidades de alto costo en la política: añada Tucson, San Mateo/Foster City/Belmont, Albuquerque y Cody; mueva Panama City a la tarifa estándar; y marque los quince cambios de ventana estacional para las ciudades que su equipo realmente visita.
- Confirme que su formulario de informe de gastos captura fechas y destinos por día, para que los viajes con tarifas mixtas y los límites estacionales se calculen correctamente.
- Verifique que su proceso de nómina trata el exceso sobre la tarifa federal como salarios, incluidos los anticipos que exceden la asignación y los excesos no devueltos.
- Separe alojamiento y comidas en su catálogo de cuentas si aún no lo ha hecho, para que la limitación del 50% en comidas se calcule desde el libro mayor en lugar de la memoria.
- Informe a cualquiera que apruebe viajes: los gerentes que firman informes necesitan conocer los nuevos números, no solo el contador que los registra.
Si usa el método regular de per diem federal en lugar del alto-bajo, la actualización complementaria es la publicación de tarifas de la GSA para el año fiscal 2027, que restableció las tablas de alojamiento y M&IE a nivel de localidad en el mismo ciclo del 1 de octubre.
Mantenga sus gastos de viaje listos para auditoría desde el primer día
El per diem simplifica la cuestión del monto, pero concentra todo lo demás —fechas, destinos, propósito del negocio, la división alojamiento-comidas, el manejo de excesos— en sus registros. Las empresas que pasan sin problemas el escrutinio de gastos de viaje no son las que tienen la política más ingeniosa, sino aquellas cuya contabilidad cotidiana captura los componentes de cada viaje de forma completa y consistente.
Mientras actualiza su plan responsable para las nuevas tarifas, asegúrese de que sus registros financieros sigan el ritmo. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda transparencia y control totales sobre sus datos financieros: sin cajas negras, sin dependencia de proveedores. Comience gratis y descubra por qué los desarrolladores y profesionales de finanzas se están cambiando a la contabilidad en texto plano.
