Su empleado falleció y usted todavía le debe un cheque de nómina: cómo los salarios del año de fallecimiento impactan el Formulario W-2 y el 1099-MISC

Si procesa el cheque de nómina final de su empleado fallecido a través de su proceso de nómina normal, la declaración que presente estará equivocada en al menos tres lugares: retendrá el impuesto federal sobre la renta que nunca debió retener, pondrá los salarios en la Casilla 1 del W-2 donde no corresponden, y omitirá un 1099-MISC que el IRS espera ver. Cada error es corregible — pero solo si lo detecta antes de la temporada de presentación de enero, cuando comienzan a llegar los avisos de discrepancia.

Esta guía explica exactamente cómo pagar los salarios acumulados, las vacaciones y otras compensaciones que se le deben a alguien que falleció mientras estaba empleado: qué retener, qué formularios llevan qué cifras, quién está legalmente autorizado a recibir el dinero, y la trampa de temporalidad que cambia por completo el tratamiento fiscal.

La regla fundamental: la muerte divide un cheque de nómina entre dos formularios​

Cuando un empleado fallece, cualquier salario, pago de vacaciones, bonificación, comisión y otra compensación que se debía pero no se había pagado a la fecha de fallecimiento se convierte en "salarios respecto de un causante". Ya no son ingresos del empleado — pertenecen al patrimonio sucesorio o al beneficiario — y el código fiscal los trata de manera diferente a los salarios ordinarios.

El hecho más importante es el año calendario en que realiza el pago, no el año en que se ganaron los salarios:

• Pagado durante el año calendario del fallecimiento: Retenga los impuestos del Seguro Social y Medicare (FICA), pero no retenga el impuesto federal sobre la renta. Reporte el pago en el Formulario W-2 del causante en las Casillas 3 y 5 (salarios del Seguro Social y Medicare) con los impuestos retenidos en las Casillas 4 y 6 — y exclúyalo por completo de la Casilla 1. Luego reporte el monto bruto (antes de la retención de FICA) en el Formulario 1099-MISC, Casilla 3, emitido al patrimonio sucesorio o al beneficiario.
• Pagado en un año calendario posterior al año del fallecimiento: No retenga nada — ni impuesto sobre la renta, ni FICA, ni FUTA. No presente ningún W-2 por el pago. Repórtelo únicamente en el Formulario 1099-MISC, Casilla 3, al patrimonio sucesorio o al beneficiario.

Sí, eso significa que un pago del mismo año produce dos declaraciones informativas por un solo cheque de nómina: un fragmento del W-2 que muestra solo los salarios e impuestos de FICA, más un 1099-MISC que muestra el ingreso bruto. Esa doble declaración es la parte que la mayoría de los pequeños empleadores — y algunas configuraciones de software de nómina — hacen mal.

Un ejemplo práctico: las cifras en cada formulario​

Suponga que su empleado ganó $10,000 en salarios a principios del año (con $1,500 de impuesto federal sobre la renta ya retenido), luego falleció con $2,000 en salarios no pagados y $1,000 en vacaciones acumuladas adeudadas. Usted paga los $3,000 al patrimonio sucesorio en julio del mismo año.

Formulario W-2 (emitido a nombre y con el número de Seguro Social del causante):

• Casilla 1 (salarios): $10,000 — el pago posterior al fallecimiento de $3,000 queda excluido
• Casilla 2 (impuesto federal retenido): $1,500 — sin cambios
• Casilla 3 (salarios del Seguro Social): $13,000 — incluye los $3,000
• Casilla 4 (impuesto del Seguro Social retenido): el impuesto sobre $13,000
• Casilla 5 (salarios de Medicare): $13,000 — incluye los $3,000
• Casilla 6 (impuesto de Medicare retenido): el impuesto sobre $13,000

Formulario 1099-MISC (emitido a nombre y con el TIN del patrimonio sucesorio o del beneficiario):

• Casilla 3 (otros ingresos): $3,000 — el monto bruto total, aunque se haya retenido FICA

Si en cambio hubiera pagado esos $3,000 en enero siguiente, no habría retención de FICA, nada en ningún W-2, y solo los $3,000 en la Casilla 3 del Formulario 1099-MISC.

La pregunta de los $600: cuándo se requiere el 1099-MISC​

La declaración del 1099-MISC sigue el umbral estándar: si los pagos posteriores al fallecimiento al patrimonio sucesorio o al beneficiario suman $600 o más en el año calendario, debe presentar el formulario. Por debajo de $600 sin retención de respaldo, no se requiere 1099-MISC — aunque el receptor todavía debe impuesto sobre la renta por el dinero.

Observe la asimetría que esto crea: un pago final de vacaciones de $500 realizado en el año del fallecimiento todavía requiere retención de FICA y aún aparece en las Casillas 3 y 5 del W-2, pero no genera ningún 1099-MISC. Guarde un registro de todos modos, porque el preparador de impuestos del patrimonio sucesorio preguntará qué se pagó y qué se retuvo.

La excepción de recepción constructiva: cheques emitidos antes del fallecimiento​

No todo pago posterior al fallecimiento sigue la división W-2/1099-MISC. Si el dinero fue real o constructivamente recibido por el empleado antes del fallecimiento, sigue siendo ingreso salarial ordinario en la declaración final.

El caso clásico es el cheque de nómina que ya se había emitido. Si usted emitió y puso a disposición el cheque de nómina regular del empleado antes de que falleciera — incluso si nunca lo cobró — esos salarios fueron constructivamente recibidos. El procedimiento es:

1. Anule el cheque original emitido a nombre del empleado.
2. Emita un cheque de reemplazo pagadero al patrimonio sucesorio o al beneficiario por el mismo monto neto.
3. No ajuste sus registros de nómina. Los salarios ya se reportaron normalmente en la Casilla 1 del W-2 con toda la retención aplicada. No se necesita ningún 1099-MISC por el monto reemitido.

La línea divisoria es la preparación versus la no preparación: un cheque preparado antes del fallecimiento son los salarios del causante; las vacaciones acumuladas o una bonificación que no se había procesado a la fecha del fallecimiento son salarios respecto de un causante y siguen las reglas de la declaración dividida. Cuando la temporalidad es ajustada, documente las fechas — fecha del cheque, fecha del fallecimiento, fecha de reemisión — en el archivo de nómina.

¿Quién recibe el dinero? La ley estatal decide, no usted​

Las reglas fiscales federales le dicen cómo reportar el pago. La ley estatal le dice quién puede recibirlo — y las respuestas varían enormemente. La mayoría de los estados tienen un procedimiento específico para pequeñas cantidades de salarios no pagados adeudados a un empleado fallecido:

• Muchos estados le permiten pagar directamente a un cónyuge sobreviviente (y a veces a hijos adultos o a un beneficiario designado) tras recibir una declaración jurada firmada de parentesco, hasta un límite estatutario. Esos límites varían desde unos pocos cientos de dólares hasta decenas de miles según el estado.
• Los montos por encima del límite generalmente deben ir al representante personal o administrador del patrimonio sucesorio designado por el tribunal — no al familiar que lo solicite primero.
• Algunos estados imponen un plazo (por ejemplo, pagar a los sobrevivientes elegibles dentro de los 30 días posteriores al fallecimiento) y requieren un acuse de recibo por escrito que extinga su responsabilidad.

El manual práctico:

1. Solicite un certificado de defunción y guarde una copia en el expediente del personal.
2. Consulte al departamento de trabajo de su estado o a su abogado sobre el procedimiento de salarios de empleados fallecidos y el límite vigente antes de pagarle a alguien.
3. Recoja un Formulario W-9 de quien vaya a recibir el dinero — necesita su nombre y TIN para el 1099-MISC. Si el beneficiario del pago es el patrimonio sucesorio, este necesita su propio Número de Identificación de Empleador (solicitado con el Formulario SS-4); no use el número de Seguro Social del causante en el 1099-MISC.
4. Si nadie reclama los salarios, no los retenga indefinidamente — los cheques de nómina no reclamados eventualmente pasan al estado como propiedad no reclamada después del período de inactividad, y la mayoría de los estados esperan que los tenedores los reporten y los remitan.

Pagar a la persona equivocada no solo genera una disputa familiar; genera un desastre de declaración, porque el 1099-MISC debe ir al receptor real. Vaya despacio y verifique.

Retención de respaldo: la trampa del 24%​

Debido a que los salarios posteriores al fallecimiento se reportan en el Formulario 1099-MISC, se aplican las reglas de retención de respaldo. Si el patrimonio sucesorio o el beneficiario no proporciona un TIN — sin W-9, sin EIN todavía, papeleo atascado en el proceso sucesorio — debe retener el impuesto federal sobre la renta a la tasa de retención de respaldo del 24% del pago y reportarlo en la Casilla 4 del 1099-MISC.

Esta es la única situación en la que el impuesto federal sobre la renta sí se retiene de los salarios posteriores al fallecimiento, y sorprende a los empleadores que aprendieron la regla de "sin retención del impuesto sobre la renta". La solución es procedimental: no libere el pago hasta tener un W-9 válido en mano. Obtener el TIN por adelantado es mucho más fácil que explicar la retención de respaldo a una familia en duelo — o corregirla después.

FUTA, impuestos estatales y el resto del sistema de nómina​

• FUTA (impuesto federal de desempleo): Los pagos del mismo año del fallecimiento todavía están sujetos a FUTA; los pagos realizados después del año del fallecimiento no lo están. Incluya el pago en su base salarial del Formulario 940 solo cuando se pague en el año del fallecimiento.
• Retención del impuesto estatal sobre la renta y seguro de desempleo: La mayoría de los estados siguen el patrón federal (sin retención del impuesto sobre la renta; el tratamiento equivalente al FICA varía), pero los detalles difieren según el estado. Confirme con la agencia de rentas de su estado o su proveedor de nómina en lugar de asumirlo.
• Deducción del empleador: Los salarios finales siguen siendo un gasto comercial ordinario y necesario. Los deduce cuando se pagan, igual que cualquier otra nómina.

Una advertencia más sobre la temporalidad: si un empleado fallece en diciembre y usted paga los salarios acumulados en enero, el pago escapa completamente del FICA y omite el W-2. Ese es el resultado correcto según las reglas — pero no retrase deliberadamente el pago para fabricar ese resultado. Los plazos estatales para el cheque de nómina final todavía aplican, y algunos estados penalizan los salarios finales tardíos con multas diarias que empequeñecen cualquier ahorro en impuestos de nómina.

Qué más cuenta como compensación posterior al fallecimiento​

Las reglas de declaración dividida cubren más que las últimas dos semanas de salario:

• Pagos de vacaciones acumuladas y PTO (y licencia por enfermedad, donde su política o la ley estatal requiera el pago)
• Comisiones y bonificaciones devengadas, incluidos los montos calculados después del fallecimiento
• Indemnización por despido adeudada según un acuerdo o política
• Beneficios por fallecimiento de planes de compensación diferida no calificados y planes de la Sección 457 — reportados en el 1099-MISC, Casilla 3

Dos exclusiones importantes: los beneficios por fallecimiento de un plan de jubilación calificado se reportan en el Formulario 1099-R, no en el 1099-MISC. Y los productos de un seguro de vida colectivo temporal pagado por el empleador siguen sus propias reglas de declaración, no las reglas salariales. Si el empleado tenía compensación en acciones, compensación diferida o una pensión, involucre a su contador público antes de presentar cualquier cosa — esos pagos tienen cada uno su propio formulario y su propia lógica para el año de fallecimiento.

Para el lado del receptor en el balance: los salarios posteriores al fallecimiento son ingreso respecto de un causante (IRD) — gravable para quien los reciba, reportado en su declaración, no en la declaración final del causante. Si el patrimonio sucesorio fue lo suficientemente grande como para deber impuesto sucesorio, el receptor también puede calificar para la deducción de IRD por el impuesto sucesorio atribuible a ese ingreso. Eso es territorio del preparador del patrimonio sucesorio, pero mencionárselo a la familia es una amabilidad que vale la pena esa frase.

Los errores que generan avisos del IRS​

Casi todos los errores en esta área caen en uno de seis grupos. Verifique su trabajo contra cada uno:

1. Procesar el cheque final a través de la nómina normal. Su sistema de nómina retendrá alegremente el impuesto federal sobre la renta y meterá el monto en la Casilla 1. Anúlelo: solo FICA, solo Casillas 3 y 5.
2. Reportar el pago en la Casilla 1 del W-2. Los salarios posteriores al fallecimiento nunca van en la Casilla 1. Van en las Casillas 3 y 5 (pago del mismo año) y en el 1099-MISC.
3. Olvidar el 1099-MISC. El patrimonio sucesorio o el beneficiario necesita que se le reporten ingresos de la Casilla 3 de $600 o más. Este es el paso que más comúnmente se omite.
4. Usar el Formulario 1099-NEC en lugar del 1099-MISC. Los salarios posteriores al fallecimiento son "otros ingresos" de la Casilla 3 en el 1099-MISC — nunca compensación de no empleado en el 1099-NEC.
5. Poner el SSN del causante en el 1099-MISC. El 1099-MISC pertenece al receptor: el SSN del beneficiario o el EIN del patrimonio sucesorio.
6. Reportar el neto en lugar del bruto. El 1099-MISC muestra los $3,000 completos aunque el FICA se haya descontado de ellos. El W-2 muestra el lado del FICA; el 1099-MISC muestra el lado del ingreso.

Una lista de verificación para la semana siguiente​

Cuando se entere de que un empleado ha fallecido, recorra esta lista en orden:

1. Asegure los elementos de nómina: detenga o recupere cualquier depósito directo pendiente; retire los cheques no cobrados; congele las corridas programadas de bonificaciones o comisiones para ese empleado.
2. Calcule todo lo adeudado: horas finales, horas extras, vacaciones/PTO acumulados, comisiones y bonificaciones devengadas, reembolsos de gastos y cualquier indemnización por despido debida.
3. Determine al beneficiario del pago según la ley de su estado: sobreviviente elegible por declaración jurada o representante del patrimonio sucesorio — y obtenga el certificado de defunción, la declaración jurada y el W-9 firmado antes de pagar.
4. Decida el año del pago deliberadamente: entienda que un fallecimiento en diciembre pagado en enero cambia el resultado de FICA y W-2, pero cumpla con el plazo estatal para el pago final de todos modos.
5. Procese el pago fuera de ciclo con retención solo de FICA (mismo año) o sin retención (año posterior), y confirme que su proveedor de nómina lo codifica como salarios posteriores al fallecimiento.
6. Presente ambos formularios en enero: el fragmento del W-2 (pagos del mismo año) y la Casilla 3 del 1099-MISC (ambos casos, con $600+).
7. Conserve el expediente: copia del certificado de defunción, declaración jurada, W-9, registros de pago y notas sobre fechas y decisiones, retenidos con sus otros registros de impuestos de nómina.

Mantenga sus registros de nómina limpios cuando más importa​

Manejar correctamente el pago final de un empleado fallecido se reduce a los registros: qué se debía, cuándo se pagó, quién lo recibió y qué se retuvo. Los libros precisos llevados en tiempo real hacen que una semana terrible sea administrativamente simple — y convierten la presentación de enero en un no-evento en lugar de un proyecto de reconstrucción. Beancount.io ofrece contabilidad de texto plano que le brinda transparencia y control totales sobre sus datos financieros — sin cajas negras, sin dependencia de proveedores. Comience gratis y descubra por qué los desarrolladores y profesionales de finanzas están cambiando a la contabilidad de texto plano.