Si ayudó a un empleado a mudarse este año y trató el reembolso como libre de impuestos, su nómina está mal — y el error ahora se agrava para siempre. La Ley de Un Gran y Hermoso Proyecto de Ley (OBBBA, por sus siglas en inglés) derogó permanentemente la deducción federal de gastos de mudanza y el tratamiento libre de impuestos de los reembolsos de mudanza pagados por el empleador, cerrando una puerta que estaba programada para reabrirse el 1 de enero de 2026.
Esto es lo que cambió, quién aún califica para el tratamiento anterior y cómo corregir su política de reubicación y nómina antes de fin de año.
Lo Que Realmente Cambió: La Sección 70113 en Términos Sencillos
De 2018 a 2025, la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA, por sus siglas en inglés) suspendió dos beneficios fiscales relacionados:
- La deducción del empleado (Sección 217): los trabajadores ya no podían deducir los costos de mudanza no reembolsados como un ajuste por encima de la línea.
- La exclusión del empleador (Secciones 132(a)(6) y (g)): los reembolsos que usted pagaba por los gastos de mudanza calificados de un empleado debían incluirse en los salarios, sujetos a impuestos sobre la renta y al empleo.
La palabra clave era suspendida. Según la TCJA tal como se redactó, ambos beneficios estaban programados para regresar en los años fiscales que comenzaran después del 31 de diciembre de 2025 — lo que significa que las reglas anteriores a 2018 (mudanzas deducibles que cumplían con las pruebas de distancia y tiempo, reembolsos del empleador libres de impuestos) habrían regresado este año.
La Sección 70113 de OBBBA, efectiva para años fiscales que comiencen después del 31 de diciembre de 2025, hace que la derogación sea permanente. El Comité Conjunto de Impuestos calcula el cambio en aproximadamente $700 millones en ingresos adicionales para 2026 y $13.6 mil millones en el período 2025–2034 — una medida de cuánto dinero de mudanza libre de impuestos esperaba el Congreso que fluyera una vez que la suspensión expirara.
Lo Que "permanente" Significa para Su Nómina de 2026
Cada dólar que gaste en mudar a un empleado — reembolsos, sumas globales y pagos que haga directamente a la empresa de mudanzas, al arrendador de vivienda temporal o a cualquier otra persona en nombre del empleado — ahora es salario complementario. Eso significa:
- Retención del impuesto federal sobre la renta (generalmente a la tasa complementaria fija del 22%, hasta $1 millón)
- Impuestos de Seguridad Social y Medicare (FICA)
- Retenciones estatales y locales cuando corresponda
- Reporte en las Casillas 1, 5 y 16 del Formulario W-2
No hay prueba de distancia que pasar, ni prueba de empleo de 39 semanas que rastrear, ni Formulario 3903 que presentar para empleados civiles ordinarios. Esos mecanismos sobreviven solo para los dos grupos a continuación.
Los Dos Grupos Que Aún Reciben el Tratamiento Anterior
1. Militares en servicio activo con cambio permanente de estación
Sin cambios desde los años de la TCJA: los miembros de las Fuerzas Armadas de EE. UU. que se mudan en virtud de una orden militar relacionada con un cambio permanente de estación aún pueden excluir los reembolsos de mudanza calificados de los ingresos y deducir los costos no reembolsados. Si emplea reservistas, miembros de la Guardia o cónyuges de militares, tenga en cuenta que la excepción sigue la mudanza militar, no a la persona — un cambio de trabajo civil por parte de un veterano no recibe ningún beneficio.
2. Miembros de la comunidad de inteligencia (nuevo en 2026)
OBBBA amplía la excepción de estilo militar a los empleados y nuevos designados de la comunidad de inteligencia, según se define en la Ley de Seguridad Nacional de 1947. Al igual que sus contrapartes militares, los miembros calificados de la CI pueden excluir los gastos de mudanza calificados pagados por el empleador y deducir los no reembolsados.
Este es un recorte limitado, no una laguna para contratistas: cubre a empleados y designados reales de la CI, no a la población mucho más grande de contratistas con autorización que apoyan a las agencias de inteligencia. Si su empresa contrata a personal anterior o actual de la CI, no asuma — verifique el estado del individuo y la naturaleza de la mudanza antes de tratar cualquier cosa como excluible.
El Manual del Empleador: Cinco Cosas Que Corregir Ahora
1. Reescriba cualquier carta de oferta que prometa reubicación "libre de impuestos"
Si sus plantillas de oferta, política de reubicación o correos de reclutamiento describen la asistencia para mudanza como libre de impuestos, deducible de impuestos o "complementada para que no deba nada", actualícelos ahora. La versión más común de este error: un gerente de contratación promete verbalmente un bono de mudanza de $20,000 "libre de impuestos", la nómina retiene correctamente sobre él, y el nuevo empleado se siente estafado desde el primer día. Indique el monto bruto y diga claramente que es salario gravable sujeto a retención.
2. Decida su política de complemento deliberadamente
Debido a que cada dólar de reubicación es gravable, un reembolso de $25,000 a una tasa marginal combinada del 30% proporciona solo alrededor de $17,500 de poder adquisitivo. Muchos empleadores "complementan" — pagando extra para cubrir el impacto fiscal del empleado. Un complemento es en sí mismo salario gravable, por lo que el cálculo es iterativo: para entregar $25,000 netos a una tasa del 30%, usted paga $25,000 / (1 − 0.30) ≈ $35,714, no $32,500.
Enfoques comunes:
- Complemento completo: usted absorbe todo el costo fiscal. Simple, generoso, costoso.
- Complemento parcial o con tope: usted complementa hasta un porcentaje fijo (digamos, 25%) y el empleado asume el resto.
- Sin complemento, suma global más alta: usted paga un número redondo mayor y deja que el empleado gestione los impuestos.
Lo que elija, póngalo por escrito. La reubicación es uno de los pagos individuales más grandes que muchos empleados reciben de usted — los puntos de referencia de la industria sitúan los paquetes domésticos típicos de EE. UU. entre $15,000 y $75,000, con costos totales promedio por archivo de propietario que se reubica acercándose a $80,000 una vez que se incluye la asistencia para la venta de la vivienda — por lo que la ambigüedad aquí crea disputas reales.
3. Capture los pagos directos a proveedores en la nómina
Esta es la obligación de retención más pasada por alto en la reubicación. Cuando usted paga a la empresa de mudanzas, al apartamento corporativo o al servicio de búsqueda de vivienda directamente en lugar de reembolsar al empleado, esos pagos siguen siendo salario gravable del empleado. Deben fluir a la nómina para la retención y el reporte en el W-2.
Establezca un proceso donde cada factura de proveedor relacionada con la reubicación se etiquete al empleado y se reporte a la nómina en el mismo ciclo de pago — distribuir la retención en varios cheques de pago es mucho menos doloroso que una sorpresa de ajuste en diciembre. Si su sistema de cuentas por pagar no puede etiquetar facturas a empleados, esa es la corrección que debe hacer primero.
4. No olvide los estados que aún permiten la deducción
La ley federal ahora está resuelta, pero un puñado de estados nunca se conformó con la suspensión de la TCJA y aún permite una deducción o exclusión de gastos de mudanza en la declaración estatal — generalmente siguiendo las antiguas pruebas federales de distancia y tiempo. Ejemplos confirmados incluyen California, Nueva York, Pensilvania y Massachusetts, con algunos otros en el mismo grupo.
Consecuencias prácticas:
- Los empleados que se mudan dentro o hacia estos estados aún pueden obtener alivio a nivel estatal. Dígales que consulten con su preparador en lugar de asumir que la regla federal aplica en todas partes.
- Si complementa también para impuestos estatales, puede estar pagando de más en estados no conformes. Algunos empleadores ahora usan tasas de complemento específicas por estado para reubicaciones que tocan esos estados.
- La retención estatal sobre los salarios complementarios aún se requiere por adelantado — la deducción, donde existe, llega al momento de presentar la declaración.
5. Separe la reubicación de los viajes en sus libros
Los reembolsos de reubicación son salarios; los reembolsos de viajes de negocios bajo un plan responsable no lo son. Mezclar los dos en una cuenta de "viajes y reubicación" en el libro mayor facilita la retención insuficiente en la parte de reubicación — o la retención excesiva en viajes legítimos. Mantenga cuentas separadas, flujos de aprobación separados y alimentaciones de nómina separadas para las dos categorías. Si mantiene su libro mayor en texto plano, la documentación muestra cómo estructurar cuentas de compensación de nómina para que cada alimentación se concilie por sí sola.
Errores Que Provocan Avisos (y Nuevos Empleados Enojados)
- Tratar las sumas globales como no gravables. Una "asignación de mudanza" de $10,000 sin contabilidad de gastos reales es solo un bono con un nombre más amigable. Retenga sobre ella como tal.
- Olvidar el almacenamiento de bienes del hogar más allá de la mudanza. Incluso para mudanzas militares y de la CI, solo los gastos calificados (mudanza de bienes del hogar, más viajes y alojamiento en ruta, excluyendo comidas) califican. Los viajes de búsqueda de vivienda, la vida temporal más allá de la mudanza en sí y los costos de transacción inmobiliaria nunca fueron gastos calificados.
- Aplicar la excepción militar a mudanzas civiles de veteranos. La excepción requiere una mudanza en virtud de una orden militar. Un veterano que contrata para un rol civil es gravado como cualquier otro empleado.
- Prometer complementos que no puede calcular. Si su proveedor de nómina no puede ejecutar la retención de tasa complementaria en lotes de reubicación, corríjalo antes de prometer cualquier complemento por escrito.
- Ignorar la acumulación de diciembre. Los pagos de reubicación se concentran a fin de año (mudanzas navideñas, bonos por fecha de inicio). Los pagos directos a proveedores no reportados descubiertos en enero significan W-2 corregidos y declaraciones de impuestos de empleo enmendadas. Concilie las cuentas de reubicación mensualmente en el cuarto trimestre.
Un Repaso Rápido: Las Pruebas Antiguas, para las Dos Excepciones y los Estados
Para mudanzas militares y de la CI — y para declaraciones estatales en estados no conformes — los mecanismos anteriores a 2018 aún importan:
- Prueba de distancia: el nuevo lugar de trabajo debe estar al menos 50 millas más lejos del hogar anterior de lo que estaba el lugar de trabajo anterior (las mudanzas militares PCS están exentas de esta prueba).
- Prueba de tiempo: trabajo a tiempo completo durante al menos 39 semanas en los 12 meses posteriores a la mudanza (78 semanas en 24 meses para los trabajadores por cuenta propia). Nuevamente, las mudanzas militares están exentas.
- Gastos calificados: costos razonables de mudar bienes del hogar y efectos personales, más viajes y alojamiento para el empleado y los miembros del hogar que viajan al nuevo hogar. Las comidas nunca fueron deducibles como gastos de mudanza.
Todos los demás: nada de esto aplica a nivel federal ya. No hay prueba que pasar porque no hay deducción que reclamar.
Mantenga Su Contabilidad de Reubicación Limpia Desde el Primer Día
Mientras actualiza cartas de oferta y procesos de nómina para la derogación permanente, asegúrese de que los dólares de reubicación se rastreen por separado de viajes, beneficios y bonos — por empleado, por mudanza, con pagos directos a proveedores fluyendo automáticamente a la nómina. Registros limpios son lo que convierte un paquete de reubicación de $50,000 en una línea de W-2 rutinaria en lugar de un apuro de enero. Beancount.io proporciona contabilidad en texto plano que le da transparencia completa y control sobre sus datos financieros — sin cajas negras, sin bloqueo de proveedor. Comience gratis y vea por qué los desarrolladores y profesionales de finanzas están cambiando a la contabilidad en texto plano.
