En 1986, un galón de gasolina costaba unos 89 centavos y el Congreso fijó el límite de la cuenta de gastos flexibles (FSA) para cuidado de dependientes en 13,184 en 2025, el tope antes de impuestos de sus empleados se mantuvo congelado en aproximadamente un tercio de esa factura.
Eso finalmente cambió. Para los años del plan que comiencen después del 31 de diciembre de 2025, el límite anual de la asistencia excluible para el cuidado de dependientes saltó de 7,500 por empleado ($3,750 para los casados que declaran por separado). Es el primer aumento permanente desde 1986, llegó a través de la ley fiscal federal de 2025 y — esta es la parte que la mayoría de los pequeños empleadores pasan por alto — no se aplica a su plan automáticamente. La ley aumentó el techo. Su documento del plan, sistema de nómina y materiales de inscripción abierta aún controlan lo que sus empleados pueden elegir realmente.
Si alguno de ellos todavía dice $5,000, este es el año para arreglarlo.
Qué Cambió Exactamente
Bajo la Sección 129 del código tributario, un empleado puede excluir los beneficios de cuidado de dependientes del ingreso imponible hasta un límite anual. Las nuevas cifras, confirmadas en la edición de 2026 de la Publicación 15-B del IRS:
- **5,000)
- **2,500)
- Efectivo para años del plan que comiencen después del 31 de diciembre de 2025 — por lo que los planes de año calendario han estado operando bajo él desde el 1 de enero de 2026, y los planes de año no calendario lo adoptan al inicio de su año del plan 2026
- No indexado por inflación. Este es un cambio fijo en la ley federal, no el inicio de un ciclo de ajuste anual
El beneficio en sí no ha cambiado en estructura: sigue siendo una cuenta de reducción salarial dentro de su plan de cafetería de la Sección 125, utilizada para cuidados que permitan al empleado (y al cónyuge) trabajar — guardería, preescolar, cuidado antes y después de la escuela, campamentos de día de verano y cuidado de un cónyuge o dependiente que no pueda valerse por sí mismo. Los niños deben ser menores de 13 años cuando se proporciona el cuidado.
Un detalle legal más que vale la pena conocer: la exclusión nunca puede exceder el ingreso del trabajo del empleado o de su cónyuge, el que sea menor. Un cónyuge que no trabaja ni es estudiante generalmente anula el beneficio. Usted no controla eso en el lado de la nómina, pero explica por qué algunos empleados se negarán a participar sin importar lo bueno que sea el cálculo.
Cuánto Vale Realmente el Aumento
$2,500 adicionales de dinero antes de impuestos es dinero real, y los ahorros se reflejan en ambos lados del registro de nómina:
- Lado del empleado: los 550 en impuesto sobre la renta más unos 741 al año en ahorros combinados**, antes de cualquier beneficio del impuesto estatal sobre la renta.
- Lado del empleador: usted tampoco paga la contribución patronal del 7.65% sobre los montos excluidos — otros ~$191 por empleado participante, cada año, sin costo para usted.
Frente a una factura anual promedio de cuidado infantil de 7,500 cubre más de la mitad de ella antes de impuestos. Con el antiguo límite de $5,000, la cobertura era más cercana a un tercio. Esa diferencia es por la que los asesores de beneficios están diciendo a los empleadores que traten esto como un titular de retención para la temporada de inscripción abierta de otoño, no como una nota al pie.
El Problema: El Aumento No se Aplica Hasta Que Usted Modifique el Plan
Aquí está la trampa. El Congreso cambió el máximo legal. Su documento del plan de cafetería — o el acuerdo de adopción de su TPA (administrador de terceros) — todavía contiene un tope de elección codificado, y para la mayoría de los planes escritos antes de 2026, ese tope es de $5,000. Hasta que el documento sea modificado, su sistema de nómina está rechazando correctamente las elecciones por encima del número anterior.
Su lista de verificación previa a la inscripción abierta:
1. Modificar el documento del plan o el acuerdo de adopción
Trabaje con su administrador de beneficios o TPA para adoptar el tope de $7,500 para el año del plan 2026 y posteriores. La mayoría de los acuerdos de adopción estandarizados ya han sido actualizados por sus patrocinadores, pero adoptar la nueva versión sigue siendo una acción que usted debe tomar, no algo que suceda por defecto.
2. Actualizar los topes de elección de nómina
Cualquiera que sea la plataforma de nómina que utilice, el tope de reducción salarial de DCAP debe permitir 7,500, no además de él.
3. Arreglar los materiales de inscripción abierta y las elecciones predeterminadas
Las pantallas de inscripción, las hojas comparativas y el texto estándar desactualizado de "$5,000 máx." en su manual necesitan todos el nuevo número. Si tiene un plan de año calendario y permitió que los empleados aumentaran su elección de 2026 a mitad de año cuando cambió la ley, confirme que los montos de año completo se cargaron correctamente en su nómina — los cambios de elección a mitad de año están permitidos cuando el documento del plan lo permite, y varios administradores comenzaron a permitirlos específicamente debido a este cambio de ley.
4. Informar a los empleados antes de que elijan
La decisión de elección es genuinamente más complicada este año (vea el problema de coordinación con el crédito por cuidado infantil a continuación). Un folleto explicativo de una página durante la inscripción abierta previene tanto la sub-elección como las preguntas airadas en enero.
El Ángulo de Cumplimiento que la Mayoría de los Pequeños Empleadores No Ven Venir
Las cuentas de gastos flexibles para cuidado de dependientes deben pasar pruebas de no discriminación bajo la Sección 129, y el límite más alto hace que una de ellas sea significativamente más difícil. La Prueba de Beneficios Promedio del 55% requiere que el beneficio promedio de DCAP que va a los empleados no altamente compensados (NHCE) sea al menos el 55% del beneficio promedio que va a los empleados altamente compensados (HCE). Para 2026, un HCE es generalmente un propietario de más del 5% o un empleado que ganó más de $160,000 en el año anterior.
Por qué aumenta el riesgo: los HCE son los empleados con más probabilidades de maximizar los nuevos $7,500. Los empleados con salarios más bajos pueden contribuir menos — u omitir la FSA por completo porque el crédito por cuidado de hijos y dependientes les paga más por dólar a su nivel de ingresos. Cuando los propietarios y ejecutivos se acumulan en una cuenta más grande mientras la participación de los trabajadores de base sigue siendo baja, la proporción de beneficios promedio se deteriora, y la penalización es desagradable: los HCE pierden la exclusión fiscal, sus montos de DCAP vuelven a los salarios imponibles, y usted emite W-2 corregidos.
Mitigaciones prácticas, en orden ascendente de esfuerzo:
- Realice pruebas preliminares durante o justo después de la inscripción abierta, mientras aún pueda ajustar las elecciones, en lugar de descubrir una falla en las pruebas de fin de año.
- Educar a los NHCE — incluso las elecciones pequeñas de los trabajadores con salarios más bajos mueven el promedio, y muchos no se dan cuenta de que el beneficio cubre el cuidado de ancianos y campamentos de verano, no solo la guardería.
- Escalone los límites: el plan puede establecer un tope más bajo (por ejemplo, 7,500 completos, o excluir a los HCE del DCAP por completo.
- Siembre pequeñas contribuciones del empleador para los no HCE para elevar el promedio de NHCE — sopesado con si esos empleados realmente tienen gastos de cuidado, ya que el dinero de DCAP generalmente es de úselo o piérdalo.
La Vía de Escape para Pequeños Empleadores: Planes de Cafetería Simples
Si tiene un promedio de 100 empleados o menos, hay un camino más limpio. Un plan de cafetería simple — disponible para empleadores que promediaron 100 empleados o menos en cualquiera de los dos años anteriores y cumplen con los requisitos simples de elegibilidad y contribución — se considera que satisface automáticamente las reglas de no discriminación del plan de cafetería, incluidas las que afectan a los programas de cuidado de dependientes.
La compensación es una contribución modesta del empleador a cada empleado calificado: ya sea un porcentaje uniforme de al menos el 2% de la compensación para cada empleado calificado, o el menor entre el 6% de la compensación o el doble de las propias contribuciones de reducción salarial del empleado. Para una pequeña empresa que de todos modos iba a sembrar la participación en DCAP, eso a menudo es una doble ganancia — un beneficio atractivo para la contratación más un puerto seguro de no discriminación, sin la ansiedad de las pruebas.
No Use Ambos: La FSA y el Crédito por Cuidado Infantil
Los mismos gastos no pueden pagarse dos veces. Los montos reembolsados a través de una FSA de cuidado de dependientes reducen, dólar por dólar, los gastos elegibles para el crédito fiscal por cuidado de hijos y dependientes en el Formulario 2441 — y los propios topes de gastos del crédito (6,000 para dos o más) no han cambiado y ahora están por debajo del límite de la FSA. Un empleado con dos hijos que maximiza la elección de 4,000 contra 2,000 de dólares acreditables bajo el tope de $6,000. Ambos vehículos pueden usarse — en dólares separados.
Esa matemática crea la conversación de planificación que sus empleados deben tener:
- Para los que ganan más, la FSA generalmente gana directamente: 2,200 al año — mientras que el porcentaje aplicable del crédito cae al 20% en ingresos más altos, vale como máximo $1,200 en el tope de dos hijos.
- Para los que ganan menos, la curva de tasa del crédito para 2026 es recientemente generosa: comienza en el 50% para hogares con un AGI de hasta $15,000 y mantiene una meseta del 35% a través de gran parte de la clase media, por lo que por dólar puede superar la exclusión fija de la FSA. Sin embargo, sigue siendo no reembolsable, por lo que un hogar con poca responsabilidad de impuesto federal sobre la renta no obtiene nada de él — mientras que la FSA reduce el FICA en cualquier nivel de ingresos.
La segunda viñeta es exactamente por qué algunos empleados no altamente compensados rechazan racionalmente la FSA — y exactamente por qué su prueba de beneficios promedio necesita vigilancia.
Un ejemplo de dos minutos en sus materiales de inscripción abierta — un trabajador de altos ingresos y uno de ingresos moderados, ambos pasando por el cálculo de FSA versus crédito — hace más por la calidad de la participación que cualquier consejo genérico de "¡maximícelo!".
El Rastro Contable: Casilla 10 del W-2 y Conciliación
Las consecuencias de nómina de hacer esto correctamente son concretas y aparecen en los formularios:
- La Casilla 10 del Formulario W-2 informa la asistencia total para el cuidado de dependientes del año — la porción no imponible hasta $7,500 y cualquier exceso por encima de eso.
- Cualquier monto superior a $7,500 (o que de otro modo falle en la exclusión, como un HCE después de una prueba de no discriminación fallida) va a las Casillas 1, 3 y 5 como salarios imponibles con retención.
- La Publicación 15-B del IRS da una ilustración clara: un empleado con 700 de cuidado en el lugar proporcionado por el empleador informa 200 se agregan a los salarios imponibles.
En el lado del libro mayor general, mantenga los registros de DCAP limpios durante todo el año: elecciones versus reembolsos reales por empleado, estado de sustanciación de reclamos pendientes y los saldos perdidos de los participantes de úselo o piérdalo. Las cuentas de cuidado de dependientes no tienen la opción de transferencia de la FSA de salud (los planes pueden ofrecer un período de gracia de hasta 2 meses y medio en su lugar — establezca la fecha límite de reclamo deliberadamente y comuníquela), por lo que la contabilidad de pérdidas es una partida real. Una conciliación mensual simple de la cuenta de compensación de DCAP — deducciones de nómina entrantes, reembolsos aprobados salientes, pérdidas reconocidas — convierte la declaración del W-2 de fin de año y las preguntas del Formulario 2441 en una consulta en lugar de un proyecto de arqueología. Si realiza un seguimiento de esto en contabilidad de texto plano, el tope de elección por empleado es solo otra afirmación que puede validar contra la nómina en cada período.
Simplifique su Gestión Financiera
Un cambio de beneficios como este recae directamente en sus libros — los topes de elección en la nómina, los aumentos imponibles en las casillas del W-2, los saldos de cuentas perdidos y los resultados de las pruebas de no discriminación necesitan todos un registro confiable detrás de ellos. Beancount.io proporciona contabilidad de texto plano que le brinda total transparencia y control de versiones sobre cada transacción, desde reembolsos de DCAP hasta resúmenes de nómina trimestrales. Comience gratis y vea por qué los desarrolladores y profesionales financieros están cambiando a una contabilidad que realmente pueden leer, auditar y en la que pueden confiar — y consulte la documentación para flujos de trabajo de nómina y seguimiento de gastos que puede adoptar esta semana.