Los informes de datos salariales de California para el Año de Reporte 2025 vencen el 13 de mayo de 2026 ante el Departamento de Derechos Civiles (CRD). Si usted es un empleador privado con 100 o más empleados en nómina, o un empleador cliente privado con 100 o más trabajadores contratados por contrata, debe presentar anualmente según el Código de Gobierno §12999 — y 2026 es el año en que las reglas se vuelven más estrictas.
Quién Debe Presentar
- Informe de empleados en nómina: Empleadores privados con 100+ empleados en nómina (dentro o fuera de California, pero reportando sobre empleados en California)
- Informe de empleados de contratistas laborales: Empleadores cliente privados con 100+ trabajadores contratados mediante contratistas laborales en California
- Reporte a nivel de establecimiento: Datos desglosados por establecimiento, banda salarial, categoría laboral, raza, etnia y sexo — similar al EEO-1 federal, pero presentado por separado ante el CRD a través de su portal y plantillas de Excel
No puede cumplir con el requisito de California presentando solo el EEO-1 federal. El CRD exige su propia presentación, incluso mientras la EEOC considera eliminar la recolección federal del EEO-1.
Qué Hay de Nuevo para 2026, Qué Cambia en 2027
Para la presentación de mayo de 2026 (datos de 2025), el CRD ha publicado plantillas preliminares y preguntas frecuentes que indican un seguimiento ampliado de las clasificaciones de empleados y los patrones de trabajo, así como una validación más estricta. La estructura central de bandas salariales (10 categorías laborales) aún aplica para los datos de 2025.
A partir del informe de datos de 2026 (que vence en 2027), la SB 464 amplía la estructura de categorías laborales de 10 a 23 categorías y hace obligatorias las sanciones por no presentar cuando el CRD las solicite — un cambio de aplicación discrecional a obligatoria. Los empleadores que esperen hasta 2027 para reconstruir las categorías de su HRIS estarán re-mapeando bajo presión de plazos.
Qué Presentar — y Cómo
El portal del CRD requiere plantillas de Excel por tipo de informe (nómina vs. contratista laboral), con cada establecimiento como una sección separada. Los datos demográficos provienen de la autoidentificación voluntaria; los datos salariales utilizan el Recuadro 5 del W-2 (salarios sujetos a Medicare) asignados a bandas salariales. Las horas trabajadas y los nuevos campos de patrones de trabajo deben ser consistentes con los registros de nómina.
El error de presentación más común es la discrepancia en el número de establecimientos: la sede central más cada establecimiento físico o de entidad remota debe conciliarse con el archivo de lugares de trabajo del sistema de nómina. Un empleador de California con 120 empleados en tres oficinas presenta tres secciones de establecimiento, no un total consolidado.
Sanciones y Conservación de Registros
A partir de 2026, los tribunales deben imponer sanciones si el CRD las solicita por no presentar — la ley anterior hacía las sanciones discrecionales. El CRD también ha enfatizado las obligaciones de almacenamiento de datos: conserve los datos salariales y demográficos y los registros de presentación durante al menos tres años después del envío, y esté preparado para presentarlos en una auditoría.
Las presentaciones tardías o inexactas también pueden salir a la luz en las auditorías de equidad salarial y de contratación que el CRD realiza a partir del propio conjunto de datos salariales.
Lista de Verificación de Contabilidad y HRIS antes del 13 de mayo
- Concilie el recuento de personal en el período de referencia que prescriba el CRD (generalmente un solo período de pago entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre de 2025) con la nómina, no con el recuento de HR que incluya licencias.
- Valide los datos de raza/etnia/sexo contra los formularios de autoidentificación voluntaria; no impute.
- Asigne las bandas salariales a partir de los salarios del Recuadro 5 y concilie los totales de las bandas con los totales de nómina — una variación en el total de una banda es motivo de rechazo de la presentación.
- Documente los datos de contratistas laborales por separado, con el nombre del contratista y el número de trabajadores por establecimiento.
En Beancount, mantenga las fechas de presentación de datos salariales y las listas de establecimientos cubiertos como notas con fecha para que el plazo del 13 de mayo se repita con el alcance correcto cada año.
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La presentación de datos salariales convierte la demografía de RR. HH. en territorio de registros financieros auditados. Beancount.io mantiene la nómina, los establecimientos y las publicaciones fuente demográficas con control de versiones — para que los totales que presente se vinculen directamente con los W-2 que emitió. Comience gratis y haga del 13 de mayo una presentación, no un caos.