Si presentas informes de datos salariales de California y tus datos de nómina incluyen contratistas y campos demográficos ampliados, la plantilla que usaste el año pasado será rechazada este mayo.
Qué se ha ampliado
El Departamento de Derechos Civiles de California (CRD) amplió la plantilla de informes de datos salariales para 2026 para alinear los datos salariales del código laboral (Código Laboral 432.3) con la cobertura ampliada de la ley de privacidad:
- Quién se reporta: No solo empleados W-2 a tiempo completo, sino también contratistas 1099 que trabajan una parte significativa de sus horas en California, si cumplen con el umbral de reporte (100+ beneficiarios en muchos casos).
- Qué se reporta: Las antiguas 10 bandas salariales ahora son 12, con la banda superior dividida. Las horas y el pago se reportan por establecimiento, por categoría laboral y ahora por un campo combinado ampliado de raza/etnicidad y sexo que coincide con el inventario de datos de la ley de privacidad.
Empleadores cubiertos: Empleadores privados con 100+ empleados y/o 100+ trabajadores contratados a través de contratistas laborales en el año calendario anterior, con al menos un beneficiario en California. El umbral cuenta a los contratistas, no solo a los empleados.
Presentación en mayo, superposición con la ley de privacidad
El informe de datos salariales vence el segundo miércoles de mayo. En 2026, la plantilla de la CRD valida de forma cruzada con el inventario de datos de la Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA): los campos demográficos en los datos salariales deben coincidir con las categorías que revelas en tu aviso de privacidad para la misma fuerza laboral.
Eso significa que la nómina y el inventario de privacidad deben provenir de la misma fuente de verdad, no de dos hojas de cálculo que divergen en abril.
Contabilidad que sobrevive al informe
- Agrupación de pagos: El pago bruto del Formulario W-2 Caja 1 o 1099 de cada beneficiario, las horas (o horas proxy exentas), el establecimiento y la categoría laboral deben ser etiquetables. Si tu sistema de nómina no puede etiquetar por establecimiento y por contratista vs. empleado, exporta y añade las etiquetas antes de la plantilla.
- Horas para exentos y contratistas: Las horas exentas se calculan a razón de 40 por semana para tiempo completo; las horas de los contratistas se rastrean mediante facturas o informes de tiempo, no mediante horas de nómina, que no tienen.
- Conciliación de privacidad vs. nómina: El recuento de individuos por categoría demográfica en los datos salariales debe conciliarse con el recuento de la fuerza laboral del inventario de privacidad. Mantén un único censo de fuerza laboral que alimente ambos.
Mantén tus finanzas organizadas desde el primer día
El informe de datos salariales es un informe de nómina con un componente de derechos civiles. Los empleadores que presentan sin problemas son aquellos cuya nómina, libro de contratistas e inventario de privacidad provienen de un solo censo, con control de versiones y listo en abril, no en mayo.
Beancount.io mantiene ese censo como texto plano—cada beneficiario como una transacción con establecimiento, categoría y datos demográficos—listo antes de que venza la plantilla. Comienza gratis y haz de mayo una presentación, no una reconstrucción.