Una nueva deducción de nómina viene apareciendo en los recibos de sueldo de Washington desde julio de 2023, y la mayoría de los empleados que la notaron tenían una sola pregunta para su empleador: "¿Qué es esto, y por qué no tiene un límite máximo como el Seguro Social?" Este mes llega finalmente la otra mitad de la historia. A partir de julio de 2026, el fondo que alimenta esa deducción comienza a pagar sus primeros beneficios de cuidado a largo plazo, hasta $36,500 por trabajador calificado. Si administras la nómina de aunque sea un solo empleado cuyo trabajo tiene base en Washington, el WA Cares Fund es ahora un renglón permanente en tu calendario de cumplimiento, y equivocarse conlleva un riesgo financiero real.
Esta guía repasa lo que los empleadores de Washington realmente deben hacer: por quiénes se deben primas, cuánto retener, cómo funcionan las exenciones, qué cambió para 2026 y qué ocurre si se omite una presentación.
Qué es realmente el WA Cares Fund
WA Cares es un programa estatal de seguro de cuidado a largo plazo financiado por los empleados, el primero de su tipo en el país. A diferencia del programa de Licencia Familiar y Médica Pagada de Washington, cuyo costo pueden compartir los empleadores, las primas de WA Cares las pagan íntegramente los empleados. Tu función como empleador es retener la prima del salario, conservarla y remitirla al estado según el calendario establecido. No debes ningún aporte equivalente por parte del empleador, aunque puedes cubrir voluntariamente la parte del empleado si así lo decides.
La tasa de la prima es del 0.58% del salario bruto del empleado, y, de manera crucial, no existe un límite máximo salarial. Los impuestos del Seguro Social dejan de aplicarse una vez que un empleado supera la base salarial anual; WA Cares no funciona así. Cada dólar de salario cubierto está sujeto a la deducción del 0.58%, durante todo el año, sin importar cuán alta sea la compensación del empleado.
Por quiénes debes primas
El factor determinante no es dónde está la sede de tu empresa, sino si el trabajo del empleado está "localizado en Washington". En la práctica, eso significa:
- Empleados con base en Washington — cubiertos por defecto, sin importar dónde esté constituida tu empresa o dónde se encuentre su oficina principal.
- Empleados remotos que viven y trabajan en Washington — cubiertos, incluso si eres un empleador de fuera del estado sin ninguna otra presencia en Washington.
- Empleados que dividen su trabajo entre varios estados — generalmente cubiertos si Washington es donde se encuentra la base de operaciones o donde ocurre la mayor parte del trabajo.
- Empleados que viven fuera de Washington pero trabajan allí ocasionalmente — aquí es donde el análisis depende de los hechos concretos, y vale la pena una revisión legal rápida si tienes personal híbrido o de varios estados.
Si alguna parte de tu plantilla tiene contacto con Washington, no supongas que el software de nómina lo maneja automáticamente: confirma que tu proveedor de nómina realmente esté presentando el informe combinado de WA Cares/Licencia Pagada, y no solo la parte de la Licencia Pagada.
Exenciones: qué es automático y qué no
Los empleados pueden estar exentos de las primas de WA Cares, pero la exención nunca es algo que el empleador decida unilateralmente. Requiere aprobación estatal, y necesitas tener la carta de aprobación en el expediente antes de dejar de retener.
Las categorías de exención reconocidas incluyen:
- Empleados que compraron un seguro privado calificado de cuidado a largo plazo antes del 1 de noviembre de 2021
- Empleados que viven fuera de Washington
- Cónyuges o parejas de hecho de miembros del servicio militar activo de EE. UU.
- Miembros del servicio militar activo que trabajan en un empleo civil
- Titulares de visas de no inmigrante con autorización de trabajo temporal — a partir del 1 de enero de 2026, esta exención se volvió automática, lo que significa que los empleadores deben dejar de retener para estos empleados por defecto, a menos que el empleado opte activamente por participar
Ese último cambio es una de las actualizaciones más relevantes para 2026. Si tu plantilla incluye titulares de visa con autorización de trabajo temporal, revisa tu retención ahora: podrías estar cobrando de más primas a empleados que en adelante están exentos automáticamente, y en cualquier caso querrás tener la documentación en orden.
Un límite importante: no puedes reembolsar retroactivamente las primas que no retuviste de los sueldos pasados de un empleado no exento simplemente omitiendo retenciones futuras para compensar. Las primas no cobradas son responsabilidad del empleador y se recaudan durante el informe trimestral regular.
Cómo y cuándo remitir las primas
El informe de WA Cares sigue el mismo ciclo trimestral que la Licencia Familiar y Médica Pagada: una sola presentación combinada a través del Departamento de Seguridad del Empleo (ESD) cubre ambos programas (y, para la mayoría de los empleadores, también el informe del seguro de desempleo). Las fechas límite son:
| Trimestre | Período de informe | Fecha límite |
|---|---|---|
| T1 | Ene–Mar | 30 de abril |
| T2 | Abr–Jun | 31 de julio |
| T3 | Jul–Sep | 31 de octubre |
| T4 | Oct–Dic | 31 de enero |
Cada informe requiere los salarios, las horas trabajadas y las primas retenidas durante el trimestre. Los informes tardíos o incompletos conllevan multas escalonadas — $25, $75 o $250 según la gravedad — más un interés mensual del 1% sobre cualquier prima impaga. Un informe faltante se considera moroso y puede bloquear el acceso de tu cuenta a recibir tu aviso de tasa impositiva regular, lo que genera complicaciones adicionales para otras presentaciones no relacionadas.
Qué cambia para los empleados a partir de julio de 2026
Entender el lado de los beneficios te ayuda a responder las preguntas que inevitablemente harán tus empleados ahora que el fondo realmente está pagando.
A partir de julio de 2026, los trabajadores elegibles pueden acceder hasta a $36,500 en beneficios vitalicios de cuidado a largo plazo (el monto está indexado para crecer con la inflación a lo largo del tiempo). El beneficio se puede usar para una amplia gama de servicios: cuidadores profesionales a domicilio, pagos a un familiar calificado (incluido el cónyuge) que brinde cuidado, modificaciones del hogar como barras de apoyo y rampas, entrega de comidas, transporte médico y equipo de asistencia.
Para calificar, un trabajador debe superar dos requisitos separados:
- Un umbral de contribución. Existen tres vías: contribuir durante al menos 10 años para tener acceso vitalicio completo; contribuir durante 3 de los últimos 6 años al momento de la solicitud para obtener acceso completo; o, para trabajadores nacidos antes del 1 de enero de 1968, obtener un 10% prorrateado del beneficio por cada año de contribución (aproximadamente $3,650 por año calificado), ya que los trabajadores de mayor edad tienen menos tiempo para alcanzar los umbrales estándar antes de necesitar cuidados.
- Un umbral de necesidad de cuidado. El solicitante debe ser evaluado como alguien que necesita asistencia práctica en al menos tres actividades de la vida diaria — cosas como bañarse, vestirse, comer, el manejo de medicamentos o la movilidad.
Una vez aprobado, el fondo paga directamente a los proveedores; no hay trámites de reembolso que el beneficiario deba gestionar. También es nuevo para 2026: los trabajadores que se mudan fuera de Washington después de haber contribuido al menos tres años (con 500 o más horas trabajadas por año calificado) pueden optar por mantener su beneficio de forma portátil si actúan dentro del año siguiente a su salida del estado — un detalle que vale la pena mencionar si tienes empleados que se están reubicando.
Una lista de verificación de cumplimiento para este trimestre
- Confirma que tu sistema de nómina esté deduciendo el 0.58% del salario bruto sin límite máximo, para cada empleado cuyo trabajo esté localizado en Washington
- Revisa tu lista de cartas de exención en el expediente — compárala con los empleados a quienes has dejado de retener
- Si empleas trabajadores con visas de trabajo temporal, revisa si aplica la exención automática de enero de 2026 y actualiza la retención en consecuencia
- Verifica que tu informe combinado del T2 2026 (salarios, horas, primas de WA Cares y Licencia Pagada) se presente antes del 31 de julio
- Informa a tu contacto de RR. HH. o nómina sobre el lado de los beneficios del programa — anticipa preguntas de los empleados ahora que los pagos han comenzado
Mantén organizados tus registros de nómina
Programas como WA Cares son un recordatorio de que el cumplimiento de nómina no es una configuración única, sino una obligación continua con cambios de tasa, nuevas categorías de exención y fechas límite trimestrales que se ajustan a medida que el programa madura. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que te da un registro claro y con control de versiones de cada pasivo y remesa de nómina, de modo que conciliar lo que retuviste con lo que le debías al estado nunca sea una adivinanza. Comienza gratis y descubre por qué desarrolladores y propietarios de negocios con conocimientos financieros prefieren una contabilidad que realmente pueden auditar.