Kaliforniens neue 5%-Einbehaltsgrenze: Was Auftragnehmer 2026 bei der Einbehaltung ändern müssen

Wenn Sie in diesem Jahr einen privaten Bauvertrag in Kalifornien unterschrieben haben, darf Ihr Auftraggeber nur noch die Hälfte dessen einbehalten, was bisher üblich war – und wenn Ihre Rechnungsvorlagen immer noch 10% vorsehen, überlassen Sie Ihr eigenes Geld unnötig dessen Händen.

Seit dem 1. Januar 2026 begrenzt das kalifornische Recht die Einbehaltung bei den meisten privaten Bauprojekten auf 5% jeder Abschlagszahlung, gegenüber den bisherigen 10%, die jahrzehntelang die Branchennorm waren. Bei einem Vertrag über 2 Millionen Dollar macht das den Unterschied zwischen 200.000 Dollar Ihres Geldes, das bis zum Projektabschluss beim Auftraggeber liegt, und nur 100.000 Dollar. Für einen Auftragnehmer, der mehrere Projekte gleichzeitig betreibt und jede Woche Löhne zahlen muss, kann dieses freigesetzte Geld den Unterschied bedeuten zwischen der Selbstfinanzierung des nächsten Projekts und der Inanspruchnahme eines Kredits für die Lohnzahlungen.

Hier erfahren Sie, was die neue Grenze tatsächlich verlangt, wen sie betrifft und wie Sie Ihre Einbehaltungsbuchhaltung neu aufbauen, damit das durch das Gesetz freigesetzte Geld tatsächlich auf Ihrem Bankkonto landet.

Was der SB 61 geändert hat​

Der Senatsgesetzentwurf 61, der im Juli 2025 unterzeichnet wurde, fügte dem kalifornischen Zivilgesetzbuch den Abschnitt 8811 hinzu. Die Regelung ist kurz und streng:

• Nicht mehr als 5% einer einzelnen Abschlagszahlung dürfen als Einbehalt einbehalten werden – vom Auftraggeber vom Generalunternehmer, vom Generalunternehmer von jedem Subunternehmer und von einem Subunternehmer von jedem Nachunternehmer.
• Die gesamte Einbehaltung über die Projektlaufzeit darf 5% des Vertragspreises nicht überschreiten. Diese aggregierte Obergrenze ist entscheidend: Sie verhindert, dass jede Vertragsebene ihre eigenen 5% auf die vorherige Ebene draufschlägt.
• Die Obergrenze gilt auf jeder Ebene der Vertragskette, und ein Auftragnehmer auf höherer Ebene darf von einem Subunternehmer keinen höheren Prozentsatz einbehalten als der Auftraggeber von ihm selbst.

Vor diesem Gesetz konnten private Parteien in Kalifornien die Einbehaltung frei aushandeln, und 10% war die nahezu universelle Vorgabe. Öffentliche Projekte unterlagen bereits einer 5%-Obergrenze, sodass der SB 61 den Schutz, den Auftragnehmer im öffentlichen Bau seit Jahren hatten, nun effektiv auf private Arbeiten ausweitet.

Zwei Durchsetzungsdetails verleihen der Regelung ihre Zähne. Erstens gilt sie für Verträge, die am oder nach dem 1. Januar 2026 abgeschlossen wurden – das Gesetz ist prospektiv, sodass bereits laufende Projekte ihre ursprünglichen Bedingungen behalten. Zweitens müssen Gerichte der obsiegenden Partei in einem Streit über die Einhaltung angemessene Anwaltskosten zusprechen, was das Risiko erhöht, weiterhin 10% einzubehalten und zu hoffen, dass niemand es bemerkt.

Welche Projekte betroffen sind – und die zwei großen Ausnahmen​

Die Obergrenze gilt für private Bauvorhaben: Gewerbegebäude, Industrieanlagen, gemischt genutzte Entwicklungen und größere Wohnprojekte. Zwei Ausnahmen nehmen einen bedeutenden Teil der Arbeiten aus:

1. Die meisten reinen Wohnbauprojekte sind ausgenommen. Einfamilienhäuser, Doppelhäuser und Mehrfamilienhäuser mit vier oder weniger Stockwerken behalten das alte Verhandlungsregime – es sei denn, das Projekt ist gemischt genutzt (Gewerbe plus Wohnen), dann gilt die Obergrenze. Wenn Sie sowohl gewerbliche als auch Wohnarbeiten ausführen, arbeiten Sie nun unter zwei verschiedenen Einbehaltsregimen, und Ihre Verträge und Rechnungen müssen wissen, welcher Auftrag welchem Regime unterliegt.

2. Ein Subunternehmer, der die geforderten Leistungs- und Zahlungsbürgschaften nicht vorlegt, verliert den Schutz der Obergrenze – aber nur, wenn die Bürgschaftsanforderung vor oder zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe schriftlich mitgeteilt wurde. Generalunternehmer, die diese Sicherheitsventil nutzen wollen, müssen die Bürgschaftsanforderung in die Angebotsunterlagen aufnehmen und dürfen sie nicht erstmals nach der Auftragsvergabe erwähnen.

Eine praktische Konsequenz: Bei Projekten, die über den Stichtag hinweg laufen – Angebot 2025, Unterschrift 2026 – ist das Datum der Vertragsunterzeichnung maßgeblich, nicht das Angebotsdatum. Überprüfen Sie jeden Vertrag, den Sie nach Neujahr unterschrieben haben, gegen die neue Obergrenze.

Die Rechnung: Was 5% gegenüber 10% bei einem echten Projekt bedeutet​

Nehmen Sie einen gewerblichen Innenausbauvertrag über 1,2 Millionen Dollar, der gleichmäßig über sechs Monate mit 200.000 Dollar pro Monat abgerechnet wird:

• Unter der alten 10%-Norm hätte der Auftraggeber 20.000 Dollar pro Monat einbehalten. Nach fünf Monaten wären 100.000 Dollar Ihres verdienten Umsatzes gebunden gewesen – während Sie bereits die Löhne, Materialien und Subunternehmerrechnungen bezahlt hatten, die diesen Abrechnungen zugrunde lagen.
• Unter der neuen 5%-Obergrenze behält der Auftraggeber nur 10.000 Dollar pro Monat ein, also 50.000 Dollar nach fünf Monaten. Das bedeutet 50.000 Dollar zusätzliches Bargeld auf Ihrem Konto – und das genau in der Phase des Projekts, in der die Kosten am höchsten sind.

Multiplizieren Sie das über drei oder vier gleichzeitig laufende Projekte, und der Effekt potenziert sich: Auftragnehmer, die früher 300.000 bis 400.000 Dollar an ausstehender Einbehaltung bei privaten Aufträgen mit sich herumtrugen, können diese Summe nun halbieren. Das verändert, wie viel Betriebskapital Sie benötigen, wie hoch Ihre Kreditlinie sein muss und – für Subunternehmer – wie lange Sie überbrücken können, wenn Generalunternehmer langsam zahlen.

Aber das Geld hilft nur, wenn Ihre Bücher es widerspiegeln. Auftraggeber senden Ihnen die Differenz nicht automatisch; Ihre Zahlungsanträge müssen sie einfordern.

Neuaufbau Ihres Einbehaltungsplans für Forderungen​

Einbehaltung ist keine gewöhnliche Forderung – es ist Geld, das Sie verdient haben, das Sie aber erst zu einem zukünftigen Zeitpunkt (in der Regel bei wesentlicher oder endgültiger Fertigstellung) einziehen können. Eine solide Baubuchhaltung führt es getrennt. So setzen Sie Ihr System für die 5%-Ära zurück:

1. Trennen Sie Verträge vor und nach 2026 in Ihrer Buchhaltung​

Da die Obergrenze vom Vertragsdatum abhängt, benötigt Ihr Einbehaltungsledger ein Feld für das Vertragsdatum oder besser noch separate Kontrollkonten: eines für Aufträge unter den alten verhandelten Bedingungen und eines für Aufträge unter der neuen Obergrenze. Der häufigste Fehler beim Übergang ist, eine Regel auf alle Aufträge anzuwenden – entweder neue Aufträge fälschlich mit den alten 10% zu belasten oder fälschlich die 5%-Behandlung für einen Vertrag von 2025 zu verlangen, der rechtlich weiterhin 10% trägt.

2. Führen Sie die Einbehaltungsforderungen getrennt von den allgemeinen Forderungen​

Buchen Sie die Einbehaltung auf ein eigenes Konto für Einbehaltungsforderungen pro Auftrag, nicht in den allgemeinen Forderungen. Ihre Bilanz sollte es Ihnen ermöglichen, in Sekunden zu beantworten: Wie viel haben wir fakturiert, wie viel wurde einbehalten und wie viel dieser Einbehaltung ist derzeit abrechenbar? Wenn die Einbehaltung in den allgemeinen Forderungen vergraben ist, überschätzt Ihre Altersstruktur die einziehbaren Forderungen und unterschätzt das Bargeld, das bis zum Abschluss gebunden ist.

3. Gleichen Sie jeden Zahlungsantrag mit den AIA-Unterlagen ab​

Bei der AIA-Abrechnung fasst das G702-Formular die bisher einbehaltene Einbehaltung zusammen, und das G703-Formular führt sie positionsweise fort. Gleichen Sie Ihre Bücher jeden Monat mit diesen Formularen ab: Einbehaltung dieser Periode, kumulierte Einbehaltung und die daraus resultierende aktuelle Zahlung. Wenn die 5%-Berechnung des Auftraggebers und Ihre voneinander abweichen – falsche Bemessungsgrundlage, Einbehalt auf eingelagerte Materialien oder Änderungsaufträge, die der Vertrag anders behandelt –, dann ist dieser Abgleich der Punkt, an dem Sie den Fehler finden, solange der Antrag noch offen ist, und nicht erst bei der Schlusszahlung.

4. Altern Sie Ihre Einbehaltung wie Ihre Forderungen​

Erstellen Sie einen Einbehaltungsplan, der pro Auftrag Folgendes zeigt: Vertragspreis, bisher fakturierter Betrag, bisher einbehaltene Einbehaltung, angewandter Einbehaltungssatz und das erwartete Freigabedatum. Prüfen Sie ihn monatlich zusammen mit Ihrer Forderungsaltersstruktur. Einbehaltung, die über ihren Freigabeauslöser hinaus bestehen bleibt – endgültige Fertigstellung, Fertigstellungsmitteilung, Abnahme – ist ein Einziehungsfall, kein passiver Saldo. Aufträge in Kalifornien profitieren nun auch von einer begleitenden Reform, die es wert ist, im Kalender notiert zu werden (siehe unten), da sie die Frist verkürzt, innerhalb derer strittige Beträge aus Änderungsaufträgen unbezahlt bleiben können.

5. Verfolgen Sie die Gesamtsumme, nicht nur den Satz pro Zahlung​

Das Gesetz begrenzt sowohl die Einbehaltung pro Zahlung als auch die Gesamteinbehaltung auf 5% des Vertragspreises. Bei Aufträgen mit Änderungsaufträgen, die die Vertragssumme erhöhen, müssen Sie die Obergrenze neu berechnen: 5% des angepassten Preises ist eine größere Zahl, und Ihr Plan sollte die aktualisierte Obergrenze zeigen, damit weder Sie noch der Auftraggeber darüber hinaus einbehalten – oder Geld unbeansprucht darunter lassen.

Aktualisieren Sie Ihre Vertragsvorlagen, nicht nur Ihre Rechnungen​

Die Buchhaltung funktioniert nur, wenn die zugrunde liegenden Papiere konform sind. Vor Ihrem nächsten privaten Auftrag:

• Ersetzen Sie die 10%-Einbehaltungsvorgaben in Ihren Generalunternehmer- und Subunternehmervertragsvorlagen durch 5%, einschließlich der Weitergabeklauseln, damit jede Ebene übereinstimmt.
• Begrenzen Sie die Einbehaltung auf nachgelagerter Ebene ausdrücklich: Das Gesetz verbietet bereits, auf nachgelagerter Ebene einen höheren Prozentsatz einzubehalten als der Auftraggeber auf vorgelagerter Ebene, aber die schriftliche Festlegung dieser Parität im Subunternehmervertrag verhindert Streitigkeiten über das Vereinbarte.
• Halten Sie Bürgschaftsanforderungen schriftlich im Angebotspaket fest, wenn Sie die Bürgschaftsausnahme nutzen möchten – eine mündliche Anfrage im Vorgespräch reicht nicht aus.
• Fügen Sie Ihrer Vorbesprechungs-Checkliste eine Zeile hinzu, die das Datum der Vertragsunterzeichnung und ob das Projekt gemischt genutzt oder höher als vier Stockwerke ist, bestätigt, damit Aufträge mit Wohnungsausnahme nicht versehentlich die Obergrenzensprache erhalten (oder umgekehrt).
• Weisen Sie Ihre Projektleiter ein, denn Einbehaltungsfehler beginnen meist auf der Baustelle: Ein Projektleiter, der aus Gewohnheit den Zahlungsantrag eines Subunternehmers mit 10% Einbehalt genehmigt, schafft ein Compliance-Problem, das die Verwaltung dann wieder auflösen muss.

Verpassen Sie nicht das Begleitgesetz: Schnellere Zahlung für Änderungsaufträge​

Der SB 61 kam mit einer Schwesterreform, dem Private Works Change Order Fair Payment Act (SB 440), das am selben Tag für dieselben Verträge nach dem 1. Januar 2026 in Kraft trat. Es führt einen verbindlichen Prozess für Änderungsauftrags- und Bauzeitverlängerungsansprüche bei privaten Arbeiten ein: Auftraggeber müssen innerhalb von 30 Tagen schriftlich antworten, strittige von unstrittigen Beträgen trennen, und unstrittige Beträge müssen innerhalb von 60 Tagen gezahlt werden. Auftragnehmer erhalten ein gesetzliches Recht, die Arbeit einzustellen, wenn Auftraggeber nicht kooperieren.

Für Ihre Bücher bedeutet das, dass Änderungsauftragsarbeiten eine eigene Spur bekommen: Datum der Einreichung des Anspruchs, die 30-Tage-Antwortfrist, die Aufteilung in strittig vs. unstrittig und die 60-Tage-Zahlungsfrist. Zusammen mit der 5%-Einbehaltsgrenze bekämpfen die beiden Gesetze dieselbe Krankheit – Ihr Bargeld, das in den Prozessen anderer feststeckt – von beiden Enden. Richten Sie das Tracking einmal ein, und beide verbessern sich.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten​

• Neue Aufträge mit den alten 10% abrechnen. Gewohnheit ist das größte Leck. Prüfen Sie diesen Monat den angewandten Satz jedes aktiven privaten Auftrags.
• Die 5%-Behandlung für Verträge vor 2026 verlangen. Das Gesetz ist prospektiv; ein Vertrag von 2025 mit 10% Einbehalt bleibt durchsetzbar.
• 5% auf jeder Ebene stapeln. Die Gesamtobergrenze beträgt 5% des Vertragspreises insgesamt. Wenn jede Ebene volle 5% ihres eigenen Subunternehmervertrags einbehält, kann das die Obergrenze für das gesamte Projekt sprengen.
• Einbehaltung in den allgemeinen Forderungen vergraben. Wenn Sie die Einbehaltung pro Auftrag nicht in einer einzigen Abfrage melden können, hinken Ihre Abschlussforderungen hinterher.
• Die Wohnungsgrenze ignorieren. Ein Mehrfamilienhaus mit vier Stockwerken und eines mit fünf Stockwerken haben nun unterschiedliche Einbehaltungsregeln; klassifizieren Sie den Auftrag, bevor Sie ihn fakturieren.
• Die Bürgschaftsmitteilungspflicht vergessen. Generalunternehmer, die Subunternehmerbürgschaften verlangen, dies aber zum Zeitpunkt des Angebots nicht schriftlich festhalten, haben die Ausnahme aufgegeben, ohne es zu wissen.

Vereinfachen Sie Ihre Finanzverwaltung​

Die Neujustierung von Einbehaltungsplänen, Vertragsvorlagen und Änderungsauftragsfristen ist genau die Art von Mehrprojektbuchhaltung, die von sauberen, prüfbaren Aufzeichnungen profitiert. Beancount.io bietet Textdatei-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – keine Blackboxen, keine Herstellerbindung. Starten Sie kostenlos und behalten Sie jeden Dollar Einbehaltung genau dort, wo Sie ihn sehen können.