Kalifornien und New York begrenzen Bau-Einbehalte auf 5 %: Was Auftragnehmer für 2026 tun sollten

Fragen Sie einen beliebigen Generalunternehmer, warum sein Bankkonto auf dem Papier gut aussieht, aber im wahren Leben leer ist, und die Antwort lautet meist dasselbe Wort: Einbehalt. Jahrzehntelang haben private Bauverträge es Eigentümern und Generalunternehmern erlaubt, 5 % bis 10 % jeder Abschlagszahlung einzubehalten, bis ein Projekt abgeschlossen ist – Geld, das ein Subunternehmer oder GU bereits für Arbeit, Material und Ausrüstung ausgegeben hat, um es zu verdienen. In einer Branche mit Gewinnmargen von 2 % bis 8 % ist dieses einbehaltene Bargeld kein Rundungsfehler. Es ist der Unterschied zwischen der Lohnzahlung und der Weitergabe des nächsten Auftrags.

Zwei der größten Baumärkte des Landes haben gerade entschieden, dass sich das ändert. Kaliforniens SB 61 begrenzt Einbehalte bei privaten Projekten ab dem 1. Januar 2026 auf 5 %. New York ging im Dezember 2025 noch weiter und schloss die Gesetzeslücke, mit der Auftragnehmer seine eigene 5 %-Grenze umgehen konnten. Wenn Sie private Bauarbeiten in einem dieser Bundesstaaten durchführen – oder Sie Buchhalter, Wirtschaftsprüfer oder Kreditgeber sind, die Auftragnehmer betreuen, die dies tun –, ändern diese Gesetze, wie viel Geld durch ein Projekt fließt und wann.

Was sich tatsächlich geändert hat​

Kalifornien: SB 61 begrenzt Einbehalte auf 5 %, keine Ausnahmen durch Vertragssprache​

Gouverneur Newsom unterzeichnete SB 61 im Juli 2025 und schuf damit einen neuen Abschnitt des Zivilgesetzbuchs, der für private Bauverträge gilt, die am oder nach dem 1. Januar 2026 abgeschlossen werden. Die Regel ist auf den ersten Blick einfach:

• Der von einer einzelnen Abschlagszahlung einbehaltene Betrag darf 5 % nicht übersteigen.
• Der gesamte Einbehalt über die Laufzeit des Vertrags darf 5 % des gesamten Vertragspreises nicht übersteigen.

Das ist ein echter Rückgang gegenüber den 10 %, die seit Jahren bei vielen privaten Aufträgen üblich sind, und bringt private Verträge in Einklang mit der 5 %-Einbehaltsregel, die seit über einem Jahrzehnt für kalifornische öffentliche Bauprojekte gilt.

Es gibt zwei Ausnahmen, die man kennen sollte:

1. Kleine Wohnbauprojekte – Gebäude mit vier oder weniger Stockwerken, die ausschließlich dem Wohnen dienen, sind ausgenommen.
2. Streitigkeiten über Bürgschaften – wenn ein Auftragnehmer oder Subunternehmer schriftlich Leistungs- und Zahlungsbürgschaften anfordert und die andere Partei diese nicht bereitstellt, gilt die Einbehaltsgrenze in diesem speziellen Fall nicht.

Verträge, die vor dem 1. Januar 2026 unterzeichnet wurden, sind nicht rückwirkend betroffen – die Grenze gilt nur für neue Vereinbarungen. Wenn Sie einen Vertrag aushandeln, der das neue Jahr überschneidet, ist das Datum der Unterzeichnung entscheidend, nicht der Arbeitsbeginn.

New York: Von „standardmäßig 5 %" zu „5 %, und Sie können es nicht vertraglich umgehen"​

Die Geschichte des New Yorker Einbehalts ist eine gute Lektion dafür, wie Gesetzeslücken eine Legislaturperiode nach der anderen geschlossen werden. 2023 verabschiedete New York eine 5 %-Einbehaltsgrenze im Rahmen seines Prompt Payment Act (Änderung von General Business Law § 756-c) für private Verträge ab 150.000 $. Aber Eigentümer und Generalunternehmer fanden immer wieder einen Weg darum herum: ein anderer Abschnitt desselben Gesetzes, § 756-a, erlaubte es historisch gesehen, dass Vertragsbedingungen die Schutzbestimmungen des Prompt Payment Act außer Kraft setzen – sodass ein ausreichend einseitiger Vertrag immer noch 10 % Einbehalt verlangen und ihn als „vereinbart" bezeichnen konnte.

Am 19. Dezember 2025 unterzeichnete Gouverneurin Hochul S5655, um diese Tür zu schließen. Jede Bestimmung in einem betroffenen privaten Vertrag, die einen Einbehalt von über 5 % vorsieht, ist ab sofort nichtig – nicht nur nicht zu empfehlen, sondern nichtig. Die Grenze gilt für die gesamte Vertragssumme und nicht zahlungsweise berechnet, und sie trat sofort für Verträge in Kraft, die am oder nach dem 19. Dezember 2025 abgeschlossen wurden.

Das praktische Ergebnis: Wenn Sie als Subunternehmer in New York aufgefordert werden, einen Vertrag mit einer 10 %-Einbehaltsklausel für einen privaten Auftrag über 150.000 $ zu unterschreiben, ist diese Klausel nicht durchsetzbar, unabhängig davon, was Sie vereinbart haben. Es ist gut zu wissen, bevor Sie annehmen, dass Sie damit festsitzen.

Warum dies wichtiger ist, als es klingt​

Einbehaltsgrenzen klingen nach einem Detail im Papierkram, bis man sich ansieht, was einbehaltenes Bargeld tatsächlich mit einem Bauunternehmen macht. Einige Zahlen, die man sich einmal vor Augen führen sollte:

• Das Betriebskapital als Anteil am Umsatz kleiner Auftragnehmer hat sich in weniger als einem Jahrzehnt fast verdoppelt – von 8,3 % im Jahr 2016 auf 17,8 % im Jahr 2025 – da strengere Kreditvergabestandards die Auftragnehmer dazu zwangen, einen größeren Teil ihres eigenen Projekt-Cashflows selbst zu finanzieren.
• In einer Branchenumfrage von 2026 gaben 90 % der leitenden Bauentscheider an, dass sie ein profitables Projekt wegen des Cashflow-Timings abgelehnt hatten – und 43 % gaben an, dies mehr als einmal getan zu haben. Der Einbehalt ist einer der größten einzelnen Hebel für dieses Timing.
• Subunternehmer, die ihre Arbeiten früh in einem Projekt abschließen – Elektro-Rohbau, Rahmenbau, Fundamentarbeiten – warten oft am längsten auf die Freigabe ihres Einbehalts und finanzieren monatelang den Zeitplan eines anderen Projekts mit ihrem eigenen Kapital.

Die Senkung des Standards von 10 % auf 5 % beseitigt diesen Engpass nicht, aber bei einem Subauftrag über 500.000 $macht es den Unterschied zwischen 50.000$ und 25.000 $, die bis zum Projektabschluss auf dem Konto eines anderen liegen. Für ein Unternehmen mit geringen Margen ist das echtes, ausgabefähiges Betriebskapital, das Monate früher freigegeben wird.

Was Auftragnehmer und Buchhalter tatsächlich tun sollten​

1. Überprüfen Sie das Unterzeichnungsdatum, nicht das Projektdatum. In Kalifornien unterliegt ein Vertrag, der am 30. Dezember 2025 für einen Arbeitsbeginn im März 2026 unterzeichnet wurde, noch den alten Regeln. Überprüfen Sie derzeit in Verhandlung befindliche Verträge und drängen Sie – wo Sie Einfluss haben – darauf, die Unterzeichnung zu beschleunigen (oder zu verzögern), um auf die günstige Seite des Stichtags zu gelangen.

2. Prüfen Sie Ihre Standardvertragsvorlagen jetzt. Wenn Ihr Standardvertrag immer noch 10 % Einbehalt vorsieht, ist er nicht nur veraltet – in New York kann er für betroffene Verträge rechtlich nicht durchsetzbar sein, und in Kalifornien ist es ein Compliance-Problem, das bei Ihrem nächsten privaten Geschäft nur darauf wartet, aufzutauchen. Lassen Sie Ihre Vorlagen vor Ihrem nächsten Angebot aktualisieren, nicht erst, nachdem ein Kunde darauf hingewiesen hat.

3. Verbuchen Sie Einbehalte als eigene Position, nicht versteckt in den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Von einem Kunden einbehaltene Beträge sind ein echter Vermögenswert – Sie haben ihn verdient, haben ihn nur noch nicht – und sie verhalten sich anders als gewöhnliche Forderungen (sie werden in der Regel als Pauschalbetrag bei wesentlicher Fertigstellung oder endgültiger Abnahme freigegeben, nicht in einem 30-Tage-Zyklus). Wenn Sie sie in die allgemeinen Forderungen einmischen, ist es schwer zu erkennen, wie viel Bargeld tatsächlich auf einen Projektabschluss-Meilenstein wartet – genau die Transparenz, die Sie brauchen, wenn Sie entscheiden, ob Sie den nächsten Auftrag annehmen können.

4. Berechnen Sie Ihre Cashflow-Prognosen mit den neuen Grenzen neu. Wenn Ihr Finanzmodell für Projekte, die 2026 beginnen, immer noch von 10 % Einbehalt ausgeht, unterschätzen Sie das verfügbare Betriebskapital. Das ist wichtig für die Angebotsabgabe, die Lohnplanung und Gespräche mit Ihrer Bank oder Bürgschaftsgesellschaft.

5. Kennen Sie die Ausnahmen, bevor Sie annehmen, dass die Grenze Sie schützt. Die Ausnahmen für kleine Wohnbauprojekte und Bürgschaftsanfragen in Kalifornien sowie die Vertragswertschwelle von 150.000 $ in New York bedeuten, dass nicht jedes Projekt abgedeckt ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Grenze gilt, ohne die Einzelheiten des Geschäfts zu überprüfen.

Der Einbehalt ist ein Buchhaltungsproblem, bevor es ein rechtliches ist​

Die gesetzliche Grenze sagt Ihnen das Maximum, das ein Kunde einbehalten kann. Ob diese Grenze tatsächlich Ihrer Liquidität hilft, hängt davon ab, ob Ihre Bücher Einbehalte klar genug erfassen, um darauf reagieren zu können – genau zu wissen, wie viel pro Projekt, pro Kunde einbehalten wird und wann es vertraglich freigegeben werden muss. Ein Hauptbuch, das Einbehalte unter „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" zusammenfasst, macht dies unsichtbar; ein Kontenplan mit einem dedizierten Einbehaltsforderungskonto pro Projekt macht es zu einer Zahl, die Sie tatsächlich verwalten können.

Diese Art von Klarheit ist das, wofür Plain-Text Accounting gemacht ist. Beancount.io führt Ihr Hauptbuch in versioniertem, menschenlesbarem Text, sodass das Einrichten eines projektspezifischen Einbehaltsforderungskontos – und die genaue Verfolgung, wann jeder Einbehalt zur Freigabe vorgesehen ist – ein bewusster Teil Ihres Kontenplans ist und kein nachträglicher Einfall, der in den Standardkategorien eines Softwareanbieters versteckt ist. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Auftragnehmer und Finanzteams, die volle Transparenz über den Verbleib ihres Betriebskapitals wünschen, auf Plain-Text Accounting umsteigen.