Fortschrittsabrechnung im AIA-Stil mit den Formularen G702 und G703: Ein Leitfaden für Bauunternehmer zu Leistungsverzeichnis, Einbehalt, Nachträgen und ASC 606

Die meisten Generalunternehmer werden nicht für die Arbeit bezahlt, die sie letzte Woche geleistet haben. Sie werden für die Arbeit bezahlt, die sie in Rechnung stellen – und zwar auf den Formularen, die der Architekt erwartet, mit einer Berechnung, die der Bauherr nachvollziehen kann. Reichen Sie am Ersten des Monats einen sauberen Zahlungsantrag ein, und das Geld landet innerhalb von 30 Tagen auf Ihrem Konto. Reichen Sie einen fehlerhaften Antrag ein, und Ihr Polier muss die Lohnabrechnung über eine Kreditkarte zwischenfinanzieren, während Sie mit einem Projektleiter über Zeile 14 streiten, der seit dem Betonieren des Fundaments nicht mehr auf der Baustelle war.

Das American Institute of Architects (AIA) hat dies bereits vor Jahrzehnten erkannt. Die Formulare G702 und G703 sind heute der Standard für die Abrechnung im US-Bauwesen und werden bei Gewerbeprojekten, institutionellen Bauten und einem wachsenden Anteil an hochwertigem Wohnungsbau eingesetzt. Wenn Sie Aufträge nach AIA-Standard annehmen und das Formular G703 nicht im Schlaf ausfüllen können, ist Ihr Cashflow bereits gefährdet, bevor die erste Rechnung überhaupt erstellt wird.

Dieser Leitfaden erläutert die Funktion der einzelnen Formulare, wie man ein fundiertes Leistungsverzeichnis (Schedule of Values) erstellt, wie Sicherheitseinbehalte und Nachträge in das Fortsetzungsblatt einfließen und wie diese Zahlen mit der Umsatzrealisierung nach ASC 606 in Ihrem Jahresabschluss verknüpft sind.

Was G702 und G703 eigentlich sind

Zwei Formulare bilden zusammen ein einheitliches Zahlungspaket.

G702 – Application and Certificate for Payment (Antrag und Zahlungsbescheinigung) ist die einseitige Zusammenfassung. Sie informiert den Bauherrn über die aktuelle Vertragssumme, die bis dato ausgeführten Arbeiten und gelagerten Materialien, den Sicherheitseinbehalt, bereits geleistete Zahlungen und den aktuell fälligen Betrag. Es wird vom Bauunternehmer (Bestätigung der Leistungserbringung), vom Architekten (Bestätigung der Abnahme) und schließlich vom Bauherrn unterzeichnet, der die Zahlung freigibt.

G703 – Continuation Sheet (Fortsetzungsblatt) enthält die Einzelposten-Details hinter den Summen des G702. Jede Zeile stellt eine Komponente des Leistungsverzeichnisses des Projekts dar – etwa "Beton - Fundamente" oder "Elektro-Rohinstallation". Die Spalten enthalten den geplanten Wert, ausgeführte Arbeiten aus früheren Perioden, Arbeiten dieser Periode, gelagerte Materialien, Gesamtsumme der ausgeführten Arbeiten und gelagerten Materialien, Prozentsatz der Fertigstellung, Restwert bis zur Fertigstellung und den Sicherheitseinbehalt.

Die Zahlen auf dem Formular G702 müssen exakt mit den Gesamtsummen des Formulars G703 übereinstimmen. Gibt es Unstimmigkeiten, weist der Architekt den Zahlungsantrag zurück, und Sie müssen bis zum nächsten Abrechnungszyklus warten.

Erstellung eines fundierten Leistungsverzeichnisses (Schedule of Values)

Das Leistungsverzeichnis (Schedule of Values, SOV) ist die Grundlage für jeden Zahlungsantrag, den Sie für ein Projekt einreichen. Wenn Sie hier bei Vertragsunterzeichnung Fehler machen, werden Sie bei jeder Abrechnung für den Rest des Projekts darum kämpfen müssen.

Ein gutes SOV unterteilt die Vertragssumme in 40 bis 60 Einzelposten. Zu wenige, und Sie können den Fertigstellungsgrad nicht gegen Einwände des Architekten verteidigen. Zu viele, und Sie belasten Ihre Projektleiter mit Kleinstarbeit, ohne die Genauigkeit zu erhöhen.

Was als Einzelposten aufgenommen werden sollte

• Baustelleneinrichtung und allgemeine Bedingungen – Baustelleneinrichtung, provisorische Versorgungsleitungen, Projektmanagement. Diese Kosten werden am Anfang verbucht, aber in realistischem Maße; Architekten prüfen dies genau.
• Gewerkebezogene Arbeiten – Erdarbeiten, Beton, Mauerwerk, Stahlbau, Rohbau, Bedachung, Türen und Fenster, Trockenbau, Malerarbeiten, Bodenbeläge, Sanitär-Roh- und Fertigmontage, HLK-Roh- und Fertigmontage, Elektro-Roh- und Fertigmontage.
• Pauschalen (Allowances) – Für Oberflächen oder Ausstattungen, die der Bauherr noch nicht ausgewählt hat; diese werden als einzelne Zeile aufgeführt, bis Entscheidungen getroffen sind.
• Kautionen, Versicherungen und Genehmigungsgebühren – Diese werden bei Zahlung abgerechnet, nicht abgeschrieben.
• Projektabschluss (Closeout) – Endreinigung, Mängelliste, Ersatzteilbevorratung, Betriebs- und Wartungshandbücher, Bestandspläne. Reservieren Sie hier 1–3 % des Vertragswertes, da die letzten 10 % eines Projekts oft 30 % des Aufwands verursachen.

Was zu vermeiden ist

• "Front-loading" von Materialkosten in Lohnkostenzeilen. Architekten bemerken dies sofort und werden jede künftige Abrechnung infrage stellen.
• Zusammenfassen von Nachträgen mit dem ursprünglichen SOV. Jeder Nachtrag (Change Order) erhält eine eigene Zeile auf dem G703.
• Unrealistische Zeilenwerte. Kalkulieren Sie ehrlich. Wenn der Beton 180.000 $gekostet hat und Sie ihn mit 240.000$ ansetzen, um die Marge eines knappen Mauerwerkspostens auszugleichen, wird der Bauherr im ungünstigsten Moment nach Belegen fragen.

Das SOV wird vom Architekten vor dem ersten Zahlungsantrag genehmigt. Behandeln Sie diese Genehmigung wie eine Vertragsänderung – legen Sie sie zum unterzeichneten Vertrag und beziehen Sie sich in jedem G703 darauf.

Ablauf eines Zahlungsantrags

So läuft ein typischer monatlicher Zahlungsantrag ab.

Schritt 1 – Festlegung des Stichtags. Die meisten AIA-Verträge rechnen bis zum 25. des Monats ab. Der Antrag wird zwischen dem 25. und 30. eingereicht und innerhalb von 30 Tagen nach der Zertifizierung bezahlt. Legen Sie im Vertrag einen Stichtag fest und weichen Sie nie davon ab. Wenn die Teams fragen "Ist das in der diesmonatigen Abrechnung?", sollte die Antwort lauten: "Wenn es bis zum 25. installiert war, ja."

Schritt 2 – Baustellenbegehung und Bewertung des Fertigstellungsgrads. Raten Sie nicht. Jeder Polier sollte Ihnen einen vertretbaren Prozentsatz für seinen Bereich nennen, idealerweise mit Fotos. "Trockenbau aufgehängt, verspachtelt, erster Anstrich" entspricht etwa 60 %; "nur Trockenbau aufgehängt" liegt eher bei 35 %.

Schritt 3 – Ausfüllen des G703.

• Spalte A – Positionsnummer.
• Spalte B – Beschreibung der Arbeit.
• Spalte C – Geplanter Wert (aus dem genehmigten SOV).
• Spalte D – Arbeiten aus früheren Anträgen.
• Spalte E – Arbeiten in diesem Zeitraum.
• Spalte F – Aktuell gelagertes Material (noch nicht verbaut).
• Spalte G – Gesamtsumme fertiggestellt und gelagert (D + E + F).
• Spalte H – Fertigstellungsgrad in Prozent (G ÷ C).
• Spalte I – Restwert bis zur Fertigstellung (C − G).
• Spalte J – Einbehaltener Sicherheitseinbehalt.

Schritt 4 – Übertragung der Summen auf das Deckblatt G702. Ursprüngliche Vertragssumme, Netto-Nachträge, aktuelle Vertragssumme, Summe fertiggestellt und gelagert, Sicherheitseinbehalt, verdiente Summe abzüglich Einbehalt, abzüglich früherer Zahlungsbescheinigungen, ergibt den aktuell fälligen Betrag.

Schritt 5 – Einreichen des Pakets mit Belegen. Pfandverzichtserklärungen (Lien Waivers) der Subunternehmer für die vorangegangene Zahlung, zertifizierte Lohnlisten (falls erforderlich), Dokumentation der gelagerten Materialien und alle Unterlagen zu Nachträgen, die noch auf die Genehmigung des Architekten warten.

Branchendaten zeigen, dass vollständige Anträge mit den richtigen Belegen etwa 18 Tage schneller bezahlt werden als unvollständige. Das Auslassen der Pfandverzichtserklärung, um "Zeit zu sparen", kostet fast immer mehr an Liquidität, als es an Verwaltungsaufwand einspart.

Gelagertes Material: Die Falle von Spalte F

Spalte F auf dem G703-Formular ermöglicht es Ihnen, Materialien in Rechnung zu stellen, die Sie bereits gekauft, aber noch nicht installiert haben. Dies ist ein Rettungsanker, wenn Sie Vorauszahlungen für Stahl, Generatoren oder vom Eigentümer gestellte Ausrüstung mit langen Lieferzeiten geleistet haben. Es ist jedoch auch der Punkt, an dem die meisten Streitigkeiten beginnen.

Um gelagertes Material abzurechnen und eine Prüfung zu überstehen, benötigen Sie:

1. Vereinbarung über externe Lagerung, die vom Eigentümer unterzeichnet wurde, falls sich die Materialien nicht auf der Baustelle befinden. Diese muss den Lagerort benennen, die Versicherung der Materialien sicherstellen und dem Eigentümer das Eigentumsrecht übertragen.
2. Bezahlte Rechnungen, die belegen, dass der Auftragnehmer den Lieferanten tatsächlich bezahlt hat.
3. Inventarlisten und Fotos, gegebenenfalls mit Seriennummern.
4. Versicherungsbescheinigungen, in denen der Eigentümer als zusätzlich Versicherter für den Wert der gelagerten Materialien genannt wird.

Wenn Materialien vom Lager (Spalte F) in den installierten Zustand (Spalte E) übergehen, verschieben sie sich von F nach E. Die Gesamtsumme in Spalte G ändert sich dadurch nicht – aber der Fertigstellungsgrad in Spalte H springt typischerweise nach oben, da installierte Arbeit das Projekt vorantreibt.

Einbehalt: Das Geld, das Sie verdient haben, aber noch nicht erhalten haben

Der Einbehalt (in einigen Verträgen als „Retention“ bezeichnet) ist der Prozentsatz jeder Abschlagszahlung, den der Eigentümer zurückhält, bis das Projekt im Wesentlichen fertiggestellt ist. Die Standardsätze liegen je nach Gerichtsbarkeit und Vertrag zwischen 5 % und 10 %.

Landesgesetze begrenzen zunehmend den Einbehalt bei privaten Projekten. Das kalifornische Gesetz SB 61, das am 1. Januar 2026 in Kraft tritt, begrenzt den Rückbehalt bei den meisten neuen privaten Bauverträgen auf 5 % jeder Abschlagszahlung und 5 % des Gesamtvertragspreises – eine bedeutende Änderung für Auftragnehmer, die bei Arbeiten in Kalifornien bisher mit 10 % Einbehalt leben mussten. Die meisten Statuten für öffentliche Bauten und viele private Verträge verlangen mittlerweile die Freigabe des Einbehalts innerhalb von 30 bis 45 Tagen nach der wesentlichen Fertigstellung, wobei der Einbehalt von Subunternehmern innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt des Anteils durch den Hauptunternehmer freigegeben werden muss.

Auf dem G703 erscheint der Einbehalt in Spalte J und wird als Prozentsatz von Spalte G (insgesamt fertiggestellt und gelagert bis zum heutigen Datum) berechnet. Auf dem Deckblatt des G702 wird der gesamte Einbehalt vom bisher verdienten Gesamtbetrag abgezogen, um den aktuell fälligen Betrag zu ermitteln.

Reduzierung des Einbehalts während des Projekts

Viele Verträge erlauben es dem Eigentümer, den Einbehalt bei 50 % Fertigstellung zu reduzieren, wenn die Arbeiten im Zeitplan liegen und die Leistung des Auftragnehmers zufriedenstellend war. Erstellen Sie eine Kalendererinnerung für diesen Meilenstein und reichen Sie den Antrag schriftlich ein – Eigentümer geben selten freiwillig Geld frei, das sie einbehalten.

Den Einbehalt in der eigenen Buchhaltung erfassen

Einbehaltene Beträge sind dennoch Umsatzerlöse, die Sie verdient haben. In Ihrer Bilanz steht dieser Betrag unter Forderungen aus Einbehalten – ein separates Aktivkonto, getrennt von den regulären Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Fassen Sie diese nicht zusammen, da Forderungen aus Einbehalten ein anderes Inkassoprofil haben (Monate oder Jahre, nicht 30 Tage) und Ihre Bank diese bei der Prüfung Ihres Kreditrahmens getrennt ausgewiesen sehen möchte.

Der Buchungssatz bei Erstellung einer Zahlungsanforderung sieht wie folgt aus:

• Soll Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (jetzt fälliger Betrag)
• Soll Forderungen aus Einbehalten (einbehaltener Betrag)
• Haben Umsatzerlöse aus Bauverträgen (Gesamtertrag dieser Periode)

Wenn der Eigentümer am Ende des Auftrags den Einbehalt freigibt, buchen Sie die Forderungen aus Einbehalten auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen um und ziehen den Betrag normal ein.

Nachträge auf dem Fortsetzungsblatt

Genehmigte Nachträge (Change Orders) ändern die Vertragssumme und müssen über das G703-Formular abgewickelt werden. Der saubere Weg besteht darin, jeden genehmigten Nachtrag als eigene Zeile unter dem ursprünglichen Leistungsverzeichnis (SOV) aufzuführen – z. B. „CO #1 – Erweiterter Umfang: Terrassenerweiterung hinten, 48.500 $“ – und diese Zeile genau wie jede andere abzurechnen.

Ausstehende Nachträge sind schwieriger. Die Arbeiten können bereits im Gange sein, während Architekt und Eigentümer noch über den Preis verhandeln. AIA-Dokumente erlauben es Ihnen, auf Basis Ihrer angemessenen Schätzung abzurechnen, solange ein Nachtrag aussteht, aber die meisten Eigentümer werden sich dagegen wehren. Lassen Sie den Nachtrag unterzeichnen, bevor Sie ihn in Rechnung stellen, selbst wenn Sie einige Wochen lang eine Liquiditätseinbuße hinnehmen müssen.

Auf dem G702-Deckblatt steht „Nettoänderung durch Nachträge“ zwischen „Ursprüngliche Vertragssumme“ und „Vertragssumme bis heute“ – wodurch der gesamte Vertragswert bei jeder Abrechnung transparent bleibt.

ASC 606 und der Fertigstellungsgrad (Percentage of Completion)

Wenn Ihre Buchhaltung auf der Periodenabgrenzung (Accrual Basis) basiert und Ihre Projekte mehrere Perioden umfassen, regelt ASC 606 – der FASB-Standard zur Umsatzrealisierung – wie Sie Umsätze erfassen. Für die meisten Generalunternehmer bedeutet dies, dass Umsätze über einen Zeitraum hinweg realisiert werden, wobei eine Input-Methode (typischerweise Cost-to-Cost) verwendet wird, um den Fortschritt bei der Erfüllung der Leistungsverpflichtung zu messen.

Die Verbindung zwischen der G702-Zahlungsanforderung und dem Umsatz nach ASC 606 ist direkt, aber nicht immer identisch.

G702 Abschlagsrechnung misst den Fortschritt anhand der Zertifizierung des Fertigstellungsgrads im Leistungsverzeichnis durch den Architekten.

ASC 606 Cost-to-Cost misst den Fortschritt anhand der Gesamtkosten, die bis heute angefallen sind, geteilt durch die geschätzten Gesamtkosten bei Fertigstellung (EAC).

Wenn die beiden Werte voneinander abweichen, kommt es zur Überfakturierung oder Unterfakturierung:

• Überfakturierung (Abrechnungen übersteigen Kosten und geschätzte Erträge) ist eine Verbindlichkeit (Passivposten) in der Bilanz. Sie haben schneller abgerechnet, als Sie verdient haben – häufig, wenn Sie das Leistungsverzeichnis (SOV) „front-loaded“ haben (höhere Werte am Anfang). Die Verbindlichkeit löst sich auf, wenn Sie die Kosten zur Deckung der Abrechnungen aufwenden.
• Unterfakturierung (Kosten und geschätzte Erträge übersteigen die Abrechnungen) ist ein Aktivposten. Sie haben mehr Umsatz verdient, als Sie in Rechnung gestellt haben – häufig bei ausstehenden Nachträgen oder wenn das SOV zu stark auf das Ende des Projekts ausgerichtet ist. Der Aktivposten wandelt sich in eine Forderung um, wenn Sie die Abrechnungen nachholen.

Ein typischer Buchungssatz zum Monatsende für ein einzelnes Projekt könnte so aussehen:

• Soll Unfertige Leistungen (in dieser Periode angefallene Kosten)
• Haben Verbindlichkeiten aus LuL / Kasse (Subunternehmer- und Materialkosten)
• Soll Herstellungskosten (Umsatz × Cost-to-Cost %)
• Haben Unfertige Leistungen
• Soll Forderungen aus LuL + Forderungen aus Einbehalten (G702-Betrag)
• Haben Umsatzerlöse + Überfakturierung (oder Soll Unterfakturierung) zum Ausgleich

Für Buchhalter, die bisher nicht im Bauwesen tätig waren, ist die Abstimmung von Über- und Unterfakturierung der häufigste Befund bei Prüfungen. Verfolgen Sie dies monatlich, Projekt für Projekt. Warten Sie nicht bis zum Jahresende.

Praktische Gewohnheiten, mit denen Sie schneller bezahlt werden

Nachdem wir jahrelang beobachtet haben, wie Bauunternehmer um Zahlungsanträge kämpfen, kristallisieren sich einige Gewohnheiten heraus, die Firmen, die innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden, von denen unterscheiden, die 90 Tage warten.

Reichen Sie jeden Monat am gleichen Tag ein. Architekten leiten Zahlungsanträge in der Reihenfolge ihres Eingangs weiter. Wenn Ihr Antrag jeden Monat am zweiten Werktag nach dem Stichtag eintrifft, wird er prioritär behandelt.

Besprechen Sie Ihr Formular G703 vorab. Gehen Sie eine Woche vor dem Stichtag mit dem Projektleiter des Architekten über die Baustelle und vereinbaren Sie grob den Stand der einzelnen Positionen. Überraschungen in einem Zahlungsantrag sind der Grund, warum Architekten sie ablehnen.

Ehrliche Prozentsätze schaffen Vertrauen. Wenn Sie diesen Monat 85 % für den Trockenbau abrechnen und nächsten Monat 95 %, wird der Architekt beides ohne Widerstand genehmigen. Wenn Sie diesen Monat 95 % abrechnen, aber eigentlich erst bei 70 % sind, merkt der Architekt das, schickt den Zahlungsantrag zurück, und ab sofort sind Sie bei jeder Abrechnung für den Rest des Auftrags verdächtig.

Pfandverzichtserklärungen (Lien Waivers) an Schecks koppeln. Bedingte Verzichtserklärungen für die aktuelle Abrechnung, unbedingte Verzichtserklärungen für die vorherige Abrechnung, sobald Sie bezahlt wurden. Architekten, die einmal schlechte Erfahrungen gemacht haben, werden Ihren Zahlungsantrag zurückhalten, bis die Verzichtserklärungen übereinstimmen.

Verfolgen Sie Ihre Über- und Unterabrechnungen monatlich. Wenn Ihre Überabrechnungen schneller wachsen als Ihre Kosten, steuern Sie auf einen Liquiditätsengpass zu, sobald ein Projekt abgeschlossen wird. Die G702-Zahl sagt Ihnen, was Sie abgerechnet haben; Ihr Buchhaltungssystem sagt Ihnen, was Sie verdient haben. Die Differenz ist entscheidend.

Halten Sie Ihre Baubuchhaltung prüfungssicher

Die Kostenrechnung im Baugewerbe verzeiht keine Fehler. Jeder Euro einer Subunternehmerrechnung, eines Materialeinkaufs und der Lohnnebenkosten muss beim richtigen Projekt, der richtigen Position des SOV (Leistungsverzeichnis) und im richtigen Zeitraum landen – sonst belügt Sie Ihr Plan für Über-/Unterabrechnungen, Ihre Bruttomarge stimmt nicht, und Sie stellen am Jahresende fest, dass der Auftrag, von dem Sie dachten, er werfe Gewinn ab, in Wirklichkeit Verluste gemacht hat.

Beancount.io bietet Bauunternehmern Plain-Text-Accounting mit voller Transparenz über jede Transaktion, jede Position und jedes Projekt. Da es textbasiert ist und über eine Versionskontrolle verfügt, ist jede Anpassung prüfbar, jeder Kostenstellen-Code durchsuchbar, und Ihr Steuerberater kann Ihre G702-Abrechnungen mit Ihren Umsätzen nach ASC 606 abgleichen, ohne Tabellenkalkulationen exportieren und hoffen zu müssen, dass die Summen übereinstimmen. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Projektentwickler, Finanzexperten und operativ denkende Bauunternehmer auf Plain-Text-Accounting umsteigen.