Nur 44 % der Teilzeitbeschäftigten haben Zugang zu einem Altersvorsorgeplan am Arbeitsplatz, verglichen mit fast allen Vollzeitbeschäftigten, so die Leistungsumfrage des Bureau of Labor Statistics vom März 2025. Wenn Sie einen 401(k)-Plan sponsern und Teilzeitkräfte beschäftigen, hat der Kongress die letzten Jahre damit verbracht, diese Lücke zu schließen – und zwar mit Ihrem Plan.
Hier ist der Teil, der Ihre Aufmerksamkeit erregen sollte: Mitarbeiter, die in sowohl 2024 als auch 2025 mindestens 500 Stunden gearbeitet haben, haben gerade die Ziellinie überschritten. Für einen kalenderjahrbasierten Plan müssen sie ab 2026 401(k)-Beiträge leisten dürfen. Und Ihr Plandokument – das eigentliche rechtliche Papier, nicht nur Ihre guten Absichten – muss bis zum 31. Dezember 2026 schriftlich geändert werden, um die langfristigen Teilzeitregeln widerzuspiegeln.
Verpassen Sie das Erste, und Sie haben einen operativen Fehler, der Planmerkmale disqualifizieren oder teure Korrekturen erzwingen kann. Verpassen Sie das Zweite, und Ihr Dokument entspricht nicht mehr der Art, wie Sie den Plan tatsächlich führen, was eine eigene Compliance-Verletzung darstellt. Dieser Leitfaden erläutert, wer zählt, was Sie ihnen schulden (weniger, als Sie befürchten), die Fallstricke, die kleine Unternehmen erwischen, und eine Checkliste, die Sie vor Silvester abarbeiten sollten.
Wer als langfristiger Teilzeitbeschäftigter gilt
Die Regel besteht aus zwei Schichten, die aus zwei Gesetzen stammen. Sie brauchen beide, weil beide derzeit in Kraft sind.
Schicht 1 — SECURE 1.0 (wirksam für Planjahre ab 2024). Ein 401(k)-Plan muss einem Mitarbeiter ermöglichen, Entgeltumwandlungen vorzunehmen, sobald der Mitarbeiter mindestens 21 Jahre alt ist und in drei aufeinanderfolgenden 12-Monats-Zeiträumen jeweils mindestens 500 Dienststunden absolviert hat.
Schicht 2 — SECURE 2.0 (wirksam für Planjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen). Der Kongress hat die Wartezeit auf zwei aufeinanderfolgende 12-Monats-Zeiträume mit jeweils 500+ Stunden verkürzt und die Regel auch auf ERISA-unterliegende 403(b)-Pläne ausgeweitet. Für einen kalenderjahrbasierten Plan bedeutet das: Ein Mitarbeiter, der 2024 und 2025 jeweils 500 Stunden gearbeitet hat, muss ab Beginn des Jahres 2026 als berechtigt behandelt werden.
Zwei Ausnahmen gelten: Tarifvertraglich gebundene Mitarbeiter und gebietsfremde Personen ohne US-Einkommen sind von diesen Bestimmungen ausgenommen. Alle anderen auf Ihrer Gehaltsliste, die die Alters- und Stundengrenzen erfüllen, fallen darunter.
Beachten Sie, dass die 12-Monats-Zeiträume Berechnungszeiträume sind, die Ihr Plan definiert – oft, aber nicht immer, das Kalenderjahr. Wenn Ihr Plan anniversarybasierte Berechnungszeiträume verwendet, ändert sich die Berechnung. Bestätigen Sie, welchen Maßstab Ihr Dokument verwendet, bevor Sie die Stundenerfassung durchführen; dies ist der häufigste Ort, an dem kleine Unternehmen falsch zählen.
Warum 2026 das entscheidende Jahr ist, nicht 2025
Denken Sie an 2026 als das Jahr, in dem zwei Uhren gleichzeitig schlagen.
Uhr eins: Die erste große SECURE-2.0-Kohorte tritt ein. Die Zwei-Jahres-Regel benötigte zwei volle Messjahre, um jemanden zu qualifizieren. Diese Jahre waren 2024 und 2025. Das bedeutet, der 1. Januar 2026 (für kalenderjahrbasierte Pläne) ist das erste Eintrittsdatum, an dem der verkürzte Zwei-Jahres-Standard tatsächlich Personen in den Plan bringt. Wenn Sie 2024 Ihre Mitarbeiterliste unter dem alten Drei-Jahres-Standard überprüft und die Frage ad acta gelegt haben, hat sich Ihre Antwort geändert: Führen Sie die Stundenerfassung jetzt erneut durch.
Uhr zwei: Die Papierfrist. IRS-Leitlinien (Notice 2024-02 und zugehörige Aktualisierungen) gaben Plansponsoren zusätzliche Zeit, formelle schriftliche Änderungen für SECURE 1.0, CARES Act und SECURE 2.0 zu verabschieden. Für die meisten nicht tarifvertraglich gebundenen qualifizierten Pläne – einschließlich eines typischen 401(k)-Plans eines kleinen Unternehmens – ist diese verlängerte Frist der 31. Dezember 2026. Tarifvertraglich gebundene und staatliche Pläne erhalten spätere Termine, aber wenn das nicht auf Sie zutrifft, ist Silvester Ihr Stichtag.
Verstehen Sie die Trennung, die der IRS vornimmt: Pläne mussten seit dem jeweiligen Wirksamkeitsdatum jeder Bestimmung operativ konform sein. Die Änderungsfrist betrifft nur das Papier, das der Praxis entsprechen muss. Den Plan korrekt zu führen, aber nie zu ändern, oder schön zu ändern, aber falsch zu handeln – beides ist ein Fehler. Sie brauchen beides.
Was Sie diesen Mitarbeitern schulden (weniger, als Sie denken)
Hier überreagieren die meisten Kleinunternehmer in die eine oder andere Richtung. Das Gesetz ist bewusst eng gefasst:
- Sie müssen ihnen erlauben, eigene Beiträge zu leisten. Entgeltumwandlungen – vor Steuern und als Roth, falls Ihr Plan Roth anbietet – müssen verfügbar sein, sobald sie qualifiziert sind, vorbehaltlich der normalen Eintrittstermine Ihres Plans.
- Sie müssen ihnen keinen Arbeitgeberzuschuss (Match) geben. Matching-Beiträge und nicht wahlfähige Beiträge sind für langfristige Teilzeitbeschäftigte nicht vorgeschrieben, es sei denn, Ihr Plandokument sagt etwas anderes. Lesen Sie diesen letzten Satz zweimal: Wenn Ihre Definition des berechtigten Mitarbeiters sie versehentlich in die Match-Formel einbezieht, schulden Sie den Match. Viele kleine Pläne benötigen die Änderung genau deshalb, um diese Grenze sauber zu ziehen.
- Sie erhalten in der Regel Erleichterung bei Tests. Langfristige Teilzeitbeschäftigte können von bestimmten Diskriminierungstests (ADP/ACP) und Top-Heavy-Tests ausgeschlossen werden, solange sie diesen Status haben. Das ist der Deal des Kongresses: Lassen Sie sie sparen, ohne Ihre Compliance-Tests zu sprengen.
- Die Unverfallbarkeit läuft nach einer schnelleren Uhr. Für jeden mit LTPT-Vergangenheit ist ein „Unverfallbarkeitsjahr“ ein 12-Monats-Zeitraum mit mindestens 500 Stunden – nicht die üblichen 1.000. Jemand, den Ihr System als zu 30 % unverfallbar nach der 1.000-Stunden-Regel anzeigt, kann rechtlich gesehen zu 60 % unverfallbar sein. Wenn Sie das falsch machen, verlieren Sie Geld, das Ihnen nie gehörte.
Die Falle: die „ehemalige LTPT“-Regel
Hier ist der Fehler, der aus einem sauberen Setup ein Korrekturprojekt macht. Die Testausschlüsse und die Nicht-Match-Behandlung gelten nur, solange jemand ein LTPT-Mitarbeiter ist. In dem Moment, in dem dieser Arbeitnehmer die regulären Berechtigungsbedingungen Ihres Plans erfüllt – sagen wir, er nimmt genügend Schichten auf, um 1.000 Stunden zu überschreiten – wechselt er in den Status eines normalen Teilnehmers. Ab diesem Planjahr erhält er den Match, die nicht wahlfähigen Beiträge und die volle Einbeziehung in die Tests wie alle anderen.
Aber die 500-Stunden-Unverfallbarkeitsregel folgt ihnen auch nach dem Übergang. Ihr Administrator muss also zwei Populationen mit zwei Unverfallbarkeitsuhren dauerhaft verfolgen: reguläre Neueinstellungen nach dem 1.000-Stunden-Maßstab und aktuelle sowie ehemalige LTPTs nach dem 500-Stunden-Maßstab. Gehaltsabrechnungs- und Aufzeichnungssysteme, die für eine einheitliche Regel eingerichtet sind, werden Menschen jahrelang stillschweigend falsch unverfallbar machen. Fragen Sie Ihren Dienstleister schriftlich, wie er den LTPT- und ehemaligen-LTPT-Status kennzeichnet, bevor Sie annehmen, dass die Software das automatisch kann.
Fünf Fehler, die kleine Unternehmen bei dieser Regel machen
1. Die Stundenerfassung nie durchführen. Die Regel basiert auf tatsächlich gearbeiteten Stunden über aufeinanderfolgende Berechnungszeiträume. Wenn niemand den Bericht zieht, erhalten berechtigte Mitarbeiter nie ihr Anmeldepaket, und jede verpasste Entgeltumwandlungsmöglichkeit ist ein korrigierbarer Fehler mit Zinsen. Ziehen Sie jetzt die Stunden für 2023 bis 2025 unter Verwendung des Berechnungszeitraums Ihres Plans – nicht nur aus Gewohnheit das Kalenderjahr.
2. Die 403(b)-Ausweitung vergessen. gemeinnützige Organisationen, Schulen und Kliniken, die ERISA-403(b)-Pläne sponsern, nehmen manchmal an, das LTPT-Projekt sei ein 401(k)-Problem. SECURE 2.0 hat 403(b)-Pläne ab den Planjahren 2025 einbezogen. Wenn das auf Sie zutrifft, warten Ihre ersten LTPT-Einsteiger möglicherweise bereits.
3. Den 1.000-Stunden-Unverfallbarkeitsplan auf alle anwenden. Wie oben beschrieben, werden LTPT- und ehemalige-LTPT-Unverfallbarkeitsjahre bei 500 Stunden verdient. Ein einheitlicher Unverfallbarkeitsbericht ist von Grund auf falsch. Führen Sie die getrennte Zählung fort.
4. Versehentlich den Match versprechen. Überprüfen Sie die Berechtigungsdefinitionen Ihres Plans für Matching- und nicht wahlfähige Beiträge. Wenn die Formulierung LTPT-Mitarbeiter nicht ausdrücklich ausschließt, könnten Sie vertraglich für Beiträge haften, die das Gesetz nie verlangt hat. Genau das sollte die Dezember-Änderung beheben – mit Ihrem Anwalt oder Drittanbieter-Administrator, der den Entwurf erstellt, nicht durch eine Selbst-mach-es-Änderung.
5. Die Änderungsfrist als Startdatum behandeln. Der 31. Dezember 2026 ist der letzte Tag, um konforme Änderungen zu unterschreiben, nicht der Tag, an dem Sie anfangen sollten, darüber nachzudenken. Änderungen erfordern, dass Ihr TPA den Entwurf erstellt, Sie prüfen und annehmen und die Gehaltsabrechnung Entgeltumwandlungswahlen für neue Teilnehmer umsetzt – eine Kette, die sich nicht in die letzte Dezemberwoche quetschen lässt. Beginnen Sie das Gespräch diesen Herbst.
Ihre Checkliste vor dem 31. Dezember
Arbeiten Sie diese Punkte der Reihe nach ab, mit Ihrem Drittanbieter-Administrator oder Leistungsberater im Schlepptau:
- Bestätigen Sie Ihre Berechnungszeiträume. Kalenderjahr oder Jahrestag? Ihre Stundenerfassung ist bedeutungslos, bis dies geklärt ist.
- Führen Sie die Erfassung durch. Identifizieren Sie alle Personen ab 21 Jahren mit 500+ Stunden in jedem der letzten zwei (und drei) aufeinanderfolgenden Zeiträume. Markieren Sie, wer zu Ihrem nächsten Eintrittstermin eintreten muss.
- Liefern Sie Anmeldematerialien. Berechtigte LTPT-Mitarbeiter benötigen Mitteilungen und Möglichkeiten zur Entgeltumwandlung zum gleichen Eintrittstermin-Zeitplan wie alle anderen. Dokumentieren Sie die Zustellung.
- Prüfen Sie Unverfallbarkeitsaufzeichnungen. Berechnen Sie Unverfallbarkeitsjahre bei der 500-Stunden-Schwelle für alle mit LTPT-Vergangenheit neu, einschließlich ehemaliger LTPTs, die in den vollen Status gewechselt sind.
- Überprüfen Sie Tests und Beiträge. Bestätigen Sie, dass LTPTs für 2024 und 2025 korrekt in ADP/ACP- und Top-Heavy-Tests einbezogen oder ausgeschlossen wurden und dass kein unbeabsichtigter Match versprochen oder gezahlt wurde.
- Verabschieden Sie die Änderung. Führen Sie die schriftliche Planänderung aus, die die LTPT-Bestimmungen abdeckt (plus alle anderen ausstehenden SECURE/CARES-Punkte, die Ihr TPA kennzeichnet), spätestens bis zum 31. Dezember 2026. Bewahren Sie das unterschriebene Exemplar dauerhaft in Ihren Planunterlagen auf.
- Korrigieren Sie Gehaltsabrechnungsfeeds. Stellen Sie sicher, dass Entgeltumwandlungswahlen für neue LTPT-Einsteiter tatsächlich von der Gehaltsabrechnung zum Dienstleister fließen, und gleichen Sie die ersten beiden Zyklen ab.
Der Buchhaltungsaspekt: Stunden sind ein Planvermögen
Blenden Sie den Leistungsjargon aus, und diese Regel ist ein Datenintegritätsproblem – genau die Art, die Buchhaltungsdisziplin löst. Die Berechtigung hängt von Stunden pro Berechnungszeitraum, pro Mitarbeiter, über mehrere Jahre ab. Das bedeutet, die Stundendetails Ihres Gehaltsabrechnungssystems sind jetzt ein Altersvorsorgeplan-Datensatz und müssen Mitarbeiterfluktuation, Anbieterwechsel und Prüfungen Jahre überdauern.
Drei praktische Gewohnheiten zahlen sich aus: Bewahren Sie granulare Stunden (nicht nur Geldbeträge) in Ihrem Gehaltsabrechnungs-Hauptbuch dauerhaft auf, anstatt alte Zeiträume zu löschen; gleichen Sie LTPT-Entgeltumwandlungsabzüge von der Gehaltsabrechnung mit dem Beitragsbericht des Dienstleisters jeden Zyklus ab, wie Sie es mit jedem Verrechnungskonto tun würden; und buchen Sie TPA-Änderungs- und Compliance-Prüfgebühren auf ein separates Konto für professionelle Dienstleistungen oder Leistungsverwaltung, damit die wahren Kosten der Plansponsorschaft am Jahresende sichtbar sind, statt in sonstigen Ausgaben vergraben zu sein. Genaue Bücher vom ersten Tag an verwandeln ein Dezember-Chaos in einen Routineabschluss.
Vereinfachen Sie Ihre Finanzverwaltung
Die korrekte Teilzeitberechtigung zu erreichen, bedeutet wirklich, Ihre Zahlen zu kennen – Stunden, Entgeltumwandlungen, Unverfallbarkeitsdaten – bis auf den Mitarbeiter und den Abrechnungszeitraum. Beancount.io bietet Ihnen Klartext-Buchhaltung, die transparent, versioniert und KI-bereit ist, sodass jede Gehaltsabrechnungsabstimmung und jeder Dollar der Leistungsverwaltung nachvollziehbar ist, statt in einer Blackbox zu verschwinden. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzprofis auf Klartext-Buchhaltung umsteigen.