Wenn du für dein kleines Unternehmen einen 401(k)-Plan sponserst, hast du vielleicht schon eine bundesweite Versandfrist verpasst, von der du gar nichts wusstest – und das Arbeitsministerium (Department of Labor) hat gerade selbst zugegeben, dass die Regel bislang zu verwirrend war, um sie durchzusetzen.
Tief vergraben in SECURE 2.0, der Rentenrechtsreform von 2022, an die sich die meisten Unternehmer vor allem wegen der Nachholbeiträge und der automatischen Einschreibung erinnern, steckt eine viel leisere Bestimmung: Ab Planjahren, die nach dem 31. Dezember 2025 begonnen haben, müssen beitragsorientierte Pläne wie 401(k)s und SIMPLE IRAs den Teilnehmern mindestens einmal jährlich eine Leistungsübersicht auf Papier zuschicken – selbst wenn der Plan sonst alles elektronisch abwickelt. Leistungsorientierte Pensionspläne bekommen etwas mehr Spielraum – eine Papierübersicht alle drei Jahre –, aber die Verpflichtung ist im Kern dieselbe.
Für viele kleine Unternehmen, die ihre papierlosen Rentenpläne schlank über einen Payroll-Anbieter oder eine kostengünstige 401(k)-Plattform abwickeln, kam das zur denkbar ungünstigsten Zeit ans Licht: Viele Übersichten für das erste Quartal 2026 waren bis zum 15. Mai 2026 fällig, doch die Employee Benefits Security Administration (EBSA) des Arbeitsministeriums veröffentlichte ihre vorgeschlagenen Regeln zur tatsächlichen Umsetzung der Vorgabe erst am 25. Februar 2026 – knapp zweieinhalb Monate vor der Frist. Planverwalter sollten eine Papierversandregel einhalten, bevor die Regierung überhaupt fertig erklärt hatte, wie diese Einhaltung aussehen sollte.
Die EBSA scheint das Problem erkannt zu haben. Am 12. Mai 2026 veröffentlichte sie das Field Assistance Bulletin Nr. 2026-02, eine vorübergehende Durchsetzungspolitik, die Plansponsoren etwas Luft verschafft – aber keinen Freifahrtschein. Hier erfährst du, was sich geändert hat, was gleich geblieben ist und was ein kleines Unternehmen mit eigenem 401(k)-Plan in diesem Quartal tun sollte.
Was die Papierübersicht-Regel von SECURE 2.0 tatsächlich verlangt
Die zugrunde liegende gesetzliche Grundlage ist ERISA Section 105(a)(2)(E), eingeführt durch Section 338 von SECURE 2.0. Ohne den Juristendeutsch bedeutet das:
- Beitragsorientierte Pläne (401(k), 403(b), SIMPLE IRA, Gewinnbeteiligung) müssen mindestens einmal pro Kalenderjahr eine Leistungsübersicht auf Papier bereitstellen – selbst für Teilnehmer, die sich sonst für die elektronische Zustellung unter den älteren „Notice and Access"- oder „Wired at Work"-Safe-Harbor-Regeln entschieden haben.
- Leistungsorientierte Pläne müssen alle drei Kalenderjahre eine Papierübersicht bereitstellen.
- Pläne dürfen den Teilnehmern nichts für die vorgeschriebene Papierkopie berechnen.
- Teilnehmer, die sich aktiv für die vollständig elektronische Zustellung aller Plandokumente entschieden haben – nicht bloß passiv per Voreinstellung –, sind von der verpflichtenden Papierübersicht befreit.
- Jeder Teilnehmer, der ab dem 1. Januar 2026 planberechtigt wird, muss zunächst eine einmalige Papiermitteilung erhalten, die sein Recht erklärt, Papierunterlagen anzufordern – und zwar bevor der Plan ihm irgendeine Übersicht elektronisch zuschickt.
Die Absicht dahinter ist laut den eigenen Erläuterungen der EBSA einfach: Viele Teilnehmer an Rentenplänen – vor allem ältere Arbeitnehmer, Arbeitnehmer ohne verlässlichen Internetzugang oder solche, die einfach kein Portal aufrufen, in das sie automatisch eingeschrieben wurden – erhielten bei rein elektronischer Zustellung faktisch überhaupt keine Leistungsübersicht. Der Kongress entschied, dass ein jährlicher Papierkontakt die Versandkosten wert ist.
Warum das DOL einlenkte
Der Zeitplan zur Einhaltung war das Problem, nicht die Regel selbst. Pläne mit kalenderjahrgleichem Planjahr erreichten den Auslöser „Planjahre, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen" bereits am 1. Januar 2026. Quartalsweise Leistungsübersichten (vorgeschrieben für teilnehmergesteuerte Einzelkonten-Pläne, wozu die meisten 401(k)-Pläne kleiner Unternehmen zählen) waren jeweils rund 45 Tage nach Quartalsende fällig – das heißt, die Frist für die Q1-2026-Übersicht lag um den 15. Mai 2026.
Die vorgeschlagene Regel des DOL, die genau klären soll, wie das Papiermandat mit den bestehenden elektronischen Offenlegungs-Safe-Harbor-Regeln von 2002 und 2020 zusammenspielt, wurde erst am 25. Februar 2026 im Federal Register veröffentlicht – und ist bis heute nur ein Entwurf, keine endgültige Regel. Planverwalter standen vor einer harten Versandfrist, während das Regelwerk zu ihrer Einhaltung noch im Entwurfsstadium war, inklusive ungeklärter Fragen dazu, welcher Safe Harbor für die bestehenden Einwilligungen eines Plans zur elektronischen Zustellung gilt und wie sich das neue Papiermandat darüberlegt.
Statt eine Welle kleiner Pläne in formale Verstöße gegen eine Regel laufen zu lassen, die die Behörde selbst noch nicht fertiggestellt hatte, kündigte die EBSA in FAB 2026-02 an, dass sie keine Durchsetzungsmaßnahmen gegen Planverwalter verfolgen wird, die sich nach Treu und Glauben an eine vertretbare Auslegung entweder der vorgeschlagenen Regel vom Februar 2026 oder direkt des zugrunde liegenden Gesetzes halten. Praktisch bedeutet das: Ein Plan kann seinen bestehenden Prozess zur elektronischen Offenlegung beibehalten – solange er nachweislich und nach Treu und Glauben auch versucht, die neuen Anforderungen zur Papierübersicht und zur Erstmitteilung zu erfüllen –, ohne eine Durchsetzungsmaßnahme des DOL fürchten zu müssen, während die Regel noch finalisiert wird. Die Erleichterung gilt, in den Worten der EBSA, „bis das Ministerium eine endgültige Verordnung oder andere behördliche Leitlinien erlässt" – ein festes Ablaufdatum gibt es nicht.
Was „Treu und Glauben" für einen kleinen Plansponsor bedeutet
Weder das Bulletin noch frühe Einschätzungen von ERISA-Rechtsberatern (siehe die Zusammenfassungen von Groom Law Group und Boutwell Fay) legen einen eindeutigen Test fest. Als praktischer Maßstab kristallisiert sich durchweg Folgendes heraus:
- Entscheide dich für eine Auslegung und halte sie schriftlich fest. Lege fest, ob du der vorgeschlagenen Regel vom Februar 2026 folgst oder einer wörtlichen Lesart des Gesetzes, und dokumentiere diese Entscheidung – idealerweise per E-Mail oder Memo von deinem Recordkeeper oder deiner ERISA-Rechtsberatung, nicht nur als mündliche Verständigung.
- Verschicke die vorgeschriebene Papierübersicht auch tatsächlich. Die Erleichterung nach Treu und Glauben deckt Unklarheiten darüber ab, wie man die Vorgabe erfüllt, nicht ob man sie erfüllt. Wenn dein Plan dieses Jahr noch keine Papierübersicht an nicht optierte Teilnehmer verschickt hat, ist das die Lücke, die zuerst geschlossen werden muss.
- Bestätige, dass dein Recordkeeper die einmalige Mitteilung für neue Teilnehmer übernimmt. Die meisten kleinen Unternehmen lagern den Versand der Übersichten an ihre 401(k)-Plattform aus (Guideline, Human Interest, Empower, ADP usw.), aber die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung liegt beim Planverwalter – in der Regel dem Unternehmensinhaber oder einem benannten Treuhänder – und nicht beim Anbieter. Frag deinen Anbieter direkt, ob die ab Januar 2026 geltende Papiermitteilung automatisch erstellt wird.
- Führe Aufzeichnungen über deine Compliance-Bemühungen. Screenshots von Versandbestätigungen, Korrespondenz mit dem Anbieter zu dessen Auslegung der Regel und datierte Notizen zu deinen Entscheidungen sind das, was „dokumentierte Treu und Glauben" ausmacht, falls das DOL jemals nachfragt.
- Behalte die endgültige Regel im Blick. Sobald die EBSA die Verordnung finalisiert, endet die vorübergehende Erleichterung, und die spezifischen Anforderungen der endgültigen Regel – die vom aktuellen Entwurf abweichen können – werden zum tatsächlichen Compliance-Maßstab.
Warum das wichtig ist, selbst wenn du denkst, dein Plan sei „vollständig elektronisch"
Viele Inhaber kleiner Unternehmen gehen davon aus, dass sie von Papierversandpflichten befreit sind, weil ihr 401(k)-Anbieter alles über ein Portal abwickelt. Die Papierübersicht-Regel von SECURE 2.0 zielt genau auf diese Annahme. Solange nicht jeder einzelne Teilnehmer deines Plans sich aktiv für die vollständig elektronische Zustellung entschieden hat – eine echte Wahl, keine in deine Onboarding-Unterlagen eingebaute Voreinstellung –, schuldet dein Plan wahrscheinlich zumindest einem Teil der Teilnehmer dieses Jahr eine per Post verschickte Übersicht, mitten in der Regeländerung oder nicht.
Das ist auch eine Erinnerung daran, dass die Einhaltung von Rentenplan-Vorschriften eine wiederkehrende Buchhaltungs- und Aufzeichnungspflicht ist, keine Aufgabe, die man einmal bei der Planeinrichtung erledigt und dann vergisst. Zwischen den jährlichen Form-5500-Einreichungen, den Nichtdiskriminierungstests und jetzt einer jährlichen Papierversandpflicht mit eigener Dokumentationsspur erzeugt ein 401(k)-Plan echten Verwaltungsaufwand, den man leicht aus den Augen verliert, wenn er nicht fest in die laufende Finanzbuchhaltung eingebunden ist.
Halte deine Compliance-Unterlagen so organisiert wie deine Bücher
Fristen bei Rentenplänen wie das Zeitfenster für die dokumentierte Treu-und-Glauben-Erleichterung aus FAB 2026-02 sind genau die Art von Detail, die leicht in einer Tabelle oder einem Postfach untergeht – bis ein Prüfer oder das DOL nach Nachweisen fragt. Beancount.io bietet kleinen Unternehmen Klartext-Buchhaltung, die transparent, versioniert und leicht rückwirkend durchsuchbar ist, sodass Compliance-Notizen, Korrespondenzdaten mit Anbietern und Finanzunterlagen alle in einer einzigen prüfbaren Spur bleiben, statt über verschiedene Tools verstreut zu sein. Jetzt kostenlos starten und entdecke, warum Entwickler und finanzbewusste Unternehmer zur Klartext-Buchhaltung wechseln.