SECURE 2.0 Abschnitt 101: Obligatorische automatische Anmeldung für neue 401(k)- und 403(b)-Pläne (Leitfaden zur Compliance 2026)

Falls Sie nach dem 29. Dezember 2022 einen neuen 401(k)- oder 403(b)-Plan eingeführt haben, steht Ihr Payroll-Team nun vor einer Compliance-Änderung, die die meisten kleinen Arbeitgeber immer noch missverstehen. Ab den Planjahren, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, müssen diese Pläne jeden berechtigten Mitarbeiter automatisch mit einer Standard-Aufschubrate von 3 % bis 10 % anmelden, diese Rate jedes Jahr um einen Prozentpunkt erhöhen und eine Reihe von Benachrichtigungs-, Auszahlungs- und Anlageregeln erfüllen, um die sich traditionelle Opt-in-401(k)-Pläne nie kümmern mussten.

Das Mandat klingt einfach. Die Realität ist ein Dickicht aus Stichtagen, Ausnahmen, Regeln für Vorgänger-Arbeitgeber und Fristen für Abhilfemaßnahmen. Machen Sie es falsch, riskieren Sie eine Disqualifizierung des Plans, die den steuerbegünstigten Status jedes Dollars, den Ihre Mitarbeiter beigetragen haben, zunichtemachen kann. Machen Sie es richtig, haben Sie einen der wichtigsten Punkte auf der SECURE 2.0-Checkliste für Planänderungen abgehakt, die bis zum 31. Dezember 2026 fällig ist.

Hier erfahren Sie, was jeder Plan-Sponsor, Lohnbuchhaltungsanbieter und Finanzleiter wissen muss, um Abschnitt 101 im Jahr 2026 und darüber hinaus sauber zu erfüllen.

Was Abschnitt 101 tatsächlich vorschreibt

Abschnitt 101 des SECURE 2.0 Act änderte den Internal Revenue Code durch Hinzufügung des neuen Abschnitts 414A. Die Bestimmung schreibt vor, dass jede „neue“ 401(k)-Barzahlungs- oder Aufschubvereinbarung und jeder neue 403(b)-Plan als Eligible Automatic Contribution Arrangement (EACA) betrieben werden muss.

Ein EACA besteht aus vier beweglichen Teilen:

1. Eine einheitliche Standard-Aufschubrate, die für jeden Mitarbeiter gilt, der keine ausdrückliche Wahl trifft.
2. Automatische jährliche Erhöhung dieser Rate.
3. Eine qualifizierte Standard-Investmentalternative (QDIA) für Beiträge, wenn der Mitarbeiter die Anlage nicht selbst steuert.
4. Eine gesetzliche Mitteilung, die vor dem ersten Beitrag und danach mindestens jährlich zugestellt wird.

Der Plan muss zudem ein 90-tägiges Fenster für zulässige Auszahlungen bieten, damit Mitarbeiter, die den Abzug nie bemerkt haben, Beiträge ohne die 10-prozentige Strafsteuer für vorzeitige Auszahlungen zurückfordern können.

Das Fenster für die Standard-Aufschubrate

Der Plan muss die Teilnehmer automatisch mit einer Standardrate von mindestens 3 %, aber nicht mehr als 10 % der anrechenbaren Vergütung anmelden. Dies ist die anfängliche Rate während des ersten Planjahres, in dem ein Mitarbeiter automatisch angemeldet wird.

Beginnend mit dem ersten Tag des zweiten Planjahres nach der automatischen Anmeldung muss die Rate um mindestens einen Prozentpunkt pro Jahr steigen, bis sie mindestens 10 %, aber nicht mehr als 15 % erreicht. Ein Plan kann die Erhöhung an einem beliebigen Punkt innerhalb dieser Spanne von 10 % bis 15 % deckeln. Viele Sponsoren entscheiden sich für 10 %, um die Lohnabrechnung einfach zu halten; aggressivere Sparplankonstruktionen gehen bis auf 12 % oder 15 %.

Die 90-tägige zulässige Auszahlung

Dies ist der am häufigsten übersehene Compliance-Hebel. Jeder Mitarbeiter, der automatisch angemeldet wurde, kann innerhalb von 90 Tagen nach seinem ersten Standardbeitrag eine zulässige Auszahlung aller auf die automatische Anmeldung entfallenden Beträge wählen. Die Auszahlung wird um Gewinne und Verluste bereinigt, im Jahr des Erhalts als Bruttoeinkommen angerechnet (sofern nicht als Roth gekennzeichnet) und unterliegt nicht der zusätzlichen 10-prozentigen Steuer auf vorzeitige Ausschüttungen.

Falls Ihr Registerführer (Recordkeeper) dieses 90-Tage-Fenster nicht korrekt verwalten kann, erfüllt der gesamte Plan den EACA-Standard nicht. Bestätigen Sie schriftlich, dass Ihr Anbieter dies unterstützt, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen.

Welche Pläne tatsächlich dem Mandat unterliegen

Hier stolpern viele Sponsoren. Abschnitt 414A gilt nur für Pläne, die am oder nach dem 29. Dezember 2022 eingerichtet wurden. Alles, was vor diesem Datum eingerichtet wurde, genießt unbefristeten Bestandsschutz. Aber „eingerichtet“ hat eine spezifische Bedeutung, die das IRS in den am 10. Januar 2025 veröffentlichten vorgeschlagenen Verordnungen klargestellt hat.

„Eingerichtet“ bezieht sich auf den Zeitpunkt, an dem die Barzahlungs- oder Aufschubvereinbarung erstmals verabschiedet wurde

Ein Plan gilt an dem Tag als eingerichtet, an dem seine Barzahlungs- oder Aufschubvereinbarung (die 401(k)- oder 403(b)-Funktion) ursprünglich verabschiedet wurde, unabhängig davon, wann das umfassendere Dokument zum Altersvorsorgeplan ursprünglich erstellt wurde. Ein im Jahr 2018 verabschiedeter Gewinnbeteiligungsplan (Profit-sharing plan), der später im Jahr 2024 eine 401(k)-Funktion hinzugefügt hat, wird für die Zwecke von Abschnitt 414A als neuer Plan behandelt.

Regeln für Vorgänger-Arbeitgeber und Fusionen

Pläne, die im Rahmen einer Unternehmenstransaktion übernommen werden, behalten im Allgemeinen das Gründungsdatum des ursprünglichen Plans bei. Wenn Ihr erworbenes Unternehmen einen 401(k)-Plan aus der Zeit vor 2022 hatte, bleibt dieser Plan auch nach dem Abschluss geschützt. Wenn Sie jedoch nach dem Inkrafttreten einen neuen Plan aus einem bestehenden Plan ausgliedern, wird dieser als neu behandelt und unterliegt dem Mandat.

Multiple Employer Plans und Pooled Employer Plans

Für Multiple Employer Plans (MEPs) und Pooled Employer Plans (PEPs) stellen die vorgeschlagenen Verordnungen klar, dass die Bestimmung nach Abschnitt 414A Arbeitgeber für Arbeitgeber erfolgt, nicht auf Ebene des Gesamtplans. Ein neuer Arbeitgeber, der einem vor dem Inkrafttreten bestehenden PEP beitritt, unterliegt für seine eigenen Mitarbeiter weiterhin der automatischen Anmeldung. Umgekehrt können die Ausnahmen für neue Unternehmen und kleine Arbeitgeber für einen einzelnen teilnehmenden Arbeitgeber innerhalb eines MEP gelten.

Multiemployer Plans (die von Gewerkschaften getragenen Varianten) sind vollständig ausgeschlossen. Ein neuer Arbeitgeber, der einem bereits bestehenden Multiemployer Plan beitritt, löst niemals Abschnitt 414A aus.

Die vier Ausnahmen, die man sich merken sollte

Selbst wenn Ihr Plan technisch gesehen „neu“ ist, müssen Sie die automatische Anmeldung (Auto-Enrollment) möglicherweise noch nicht umsetzen. Abschnitt 414A sieht vier Kategorien von Ausnahmen vor:

1. Kleine Arbeitgeber (10 oder weniger Mitarbeiter)

Wenn Sie „normalerweise“ 10 oder weniger Mitarbeiter beschäftigen, gilt die Verpflichtung nicht. Die Mitarbeiterzahl wird nach demselben Standard ermittelt, der die Ausnahme für kleine Arbeitgeber von der COBRA-Anschlussversicherung bestimmt: Zählen Sie die Arbeitnehmer nach Common-Law über die gesamte kontrollierte Gruppe hinweg.

Sobald Sie 10 Mitarbeiter überschreiten, erhalten Sie eine Übergangsfrist. Der Plan muss die automatische Anmeldung bis zum ersten Planjahr einführen, das mindestens 12 Monate nach dem Ende des ersten Steuerjahres beginnt, in dem Sie normalerweise mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigt haben. In der Praxis gibt dies einem schnell wachsenden Startup mindestens ein volles Planjahr Zeit, um die Lohnbuchhaltungsintegration und die Benachrichtigungen einzurichten.

2. Unternehmen, die weniger als drei Jahre alt sind

Ein Plan, der von einem Unternehmen gesponsert wird, das seit weniger als drei Jahren besteht (einschließlich etwaiger Vorgängerunternehmen), ist befreit. Die Frist läuft ab dem ersten Tag, an dem der Arbeitgeber existierte, nicht ab dem Zeitpunkt, an dem der Plan eingeführt wurde.

Der Plan muss die Anforderungen bis zum ersten Planjahr erfüllen, das nach dem dritten Jahrestag des Arbeitgebers beginnt. Ein im Januar 2024 gegründetes Unternehmen, das 2025 einen 401(k)-Plan eingeführt hat, hat also bis zum Planjahr 2028 Zeit, die automatische Anmeldung hinzuzufügen.

3. Staatliche Pläne

Staatliche, kommunale und bundesstaatliche 401(a)- und 403(b)-Pläne fallen nicht in den Anwendungsbereich. 403(b)-Pläne von Schulbezirken profitieren hier von dieser Regelung.

4. SIMPLE 401(k)-Pläne und kirchliche Pläne

SIMPLE 401(k)-Pläne, die unter Code Section 401(k)(11) betrieben werden, sind ebenso befreit wie nicht-optierende kirchliche Pläne.

Kombinierte Ausnahmen sind wichtig. Ein zwei Jahre altes Startup mit acht Mitarbeitern qualifiziert sich sowohl unter der Regelung für kleine Arbeitgeber als auch unter der Neugründungsregel. Sie verlieren die Befreiung erst, wenn Sie jede anwendbare Prüfung nicht bestehen. Achten Sie genau auf die kritische Grenze: Wenn Sie am selben Tag, an dem Ihr Unternehmen drei Jahre alt wird, die Grenze von 11 Mitarbeitern überschreiten, beginnt die Frist.

Die EACA-Benachrichtigung: Form, Timing und Fehlerszenarien

Jeder vom EACA (Eligible Automatic Contribution Arrangement) erfasste Mitarbeiter muss eine schriftliche Mitteilung erhalten, die Folgendes abdeckt:

• Die Höhe der Standardbeiträge und der Hinweis, dass der Mitarbeiter widersprechen oder einen anderen Satz wählen kann
• Wie die Beiträge investiert werden, wenn keine ausdrückliche Wahl getroffen wird (die QDIA)
• Die 90-tägige Option für zulässige Abhebungen (permissible withdrawal)
• Der Eskalationsplan für die Beiträge innerhalb des Planjahres

Timing-Regeln

Stellen Sie die Benachrichtigung zu, bevor der Mitarbeiter zum ersten Mal berechtigt ist (damit er eine echte Chance zum Widerspruch hat, bevor die Lohnbuchhaltung den ersten Dollar abzieht), und erneut 30 bis 90 Tage vor Beginn jedes folgenden Planjahres, solange der Mitarbeiter automatisch angemeldet bleibt.

Sie müssen die jährliche Benachrichtigung nicht an Teilnehmer senden, die widersprochen haben, obwohl es bewährte Praxis ist, sie dennoch zu versenden, da sich der Anmeldestatus ändern kann.

Was in der Praxis schiefgeht

Die häufigsten Fehler sind zeitlich bedingt. Ein neuer Mitarbeiter fängt am Freitag an, die Lohnabrechnung läuft am Montag und die Benachrichtigung trifft am Dienstag nach dem ersten Abzug ein. Das ist ein Verstoß. Bauen Sie eine Schnittstelle zwischen HR und Lohnbuchhaltung auf, die den Abzug der Beiträge zurückhält, bis die Benachrichtigung zugestellt und bestätigt wurde.

Der zweithäufigste Fehler betrifft die Anlageentscheidung. Wenn der Registerführer Beiträge standardmäßig in einen Geldmarktfonds statt in einen QDIA-konformen Stichtagsfonds (Target-Date Fund) oder Mischfonds leitet, verliert der Plan den Schutz nach ERISA-Abschnitt 404(c)(5) und der Sponsor übernimmt die treuhänderische Haftung für diese Guthaben.

Zeitplan für die Compliance: Was wann zu tun ist

Die betriebliche Umsetzung muss der formalen Planänderung vorausgehen. Das IRS erwartet, dass Sie den Plan ab 2025 so verwalten, als wäre er bereits geändert, und diese Praxis dann bis 2026 in einer schriftlichen Planänderung dokumentieren. Auf die eine Weise zu verfahren und den Plan auf eine andere Weise zu ändern, ist ein Rezept für Probleme beim Feststellungsbescheid (Determination Letter).

Kosten, Cashflow und buchhalterische Auswirkungen

Für Arbeitgeber schafft Abschnitt 414A drei Ausgabenpositionen und eine Nutzenposition:

Ausgaben:

• Höhere Arbeitgeberzuschüsse (Matching-Beiträge). Die automatische Anmeldung steigert die Teilnahmequoten routinemäßig von etwa 60 % auf über 90 %. Wenn Ihr Plan Beiträge eins-zu-eins bis zu 4 % bezuschusst, müssen Sie damit rechnen, dass Ihre Matching-Ausgaben entsprechend steigen.
• Verwaltungsgebühren (Recordkeeping). EACAs erfordern die Erstellung von Benachrichtigungen, die Nachverfolgung von Opt-outs, die Bearbeitung von Beitragssteigerungen und die Verwaltung der 90-tägigen Rückzahlungen. Viele Registerführer erheben eine zusätzliche Gebühr pro Teilnehmer.
• Upgrades der Lohnbuchhaltungssoftware. Kleinere Anbieter von Lohnabrechnungsdiensten können Gebühren für die Implementierung der Eskalationslogik und der Benachrichtigungszustellung erheben.

Nutzen:

• Die Steuergutschrift für die Einrichtung von Rentenplänen kleiner Arbeitgeber nach Abschnitt 45E wurde unter SECURE 2.0 erheblich ausgeweitet und umfasst eine Gutschrift für die automatische Anmeldung in Höhe von 500 USD pro Jahr für drei Jahre für Arbeitgeber mit bis zu 100 Mitarbeitern, die ein EACA hinzufügen. Verrechnet man dies mit der Gutschrift für Arbeitgeberzuschüsse und der Gutschrift für Verwaltungskosten, werden bei vielen kleinen Arbeitgebern die Plankosten der ersten drei Jahre weitgehend durch diese Gutschriften ausgeglichen.

Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse auf Kontoebene verfolgen

Sobald die automatische Anmeldung (Auto-Enrollment) eingerichtet ist, müssen Ihr Lohnjournal und Ihre Summen- und Saldenliste in jedem Abrechnungszeitraum übereinstimmen. Falsch verbuchte Entgeltumwandlungen von Arbeitnehmern führen zu einer Verletzung der Treuepflicht, sobald sie das allgemeine Betriebskonto des Arbeitgebers verlassen und die Frist für die Hinterlegung im Treuhandvermögen versäumen. Eine Buchführung auf Kontoebene – jede Umwandlung des Arbeitnehmers, jeder Dollar des Arbeitgeberzuschusses, jede True-up-Buchung zum Jahresende – verhindert die Art von zeitlichen Abweichungen, die eine Meldung beim Voluntary Fiduciary Correction Program des Arbeitsministeriums (DOL) auslösen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Nach der Prüfung der vorgeschlagenen Verordnungen und der Fallstudien von Erstanwendern tauchen immer wieder die gleichen fünf Fehler auf:

1. Annahme, dass Ihr bestehender Plan Bestandsschutz genießt, ohne dies zu prüfen. Die Zusammenlegung zweier Pläne, die Beendigung und Neugründung einer CODA oder die Ausgliederung einer Tochtergesellschaft führen potenziell dazu, dass die Anforderungen für „neue Pläne“ erfüllt werden müssen.
2. Festlegung des Standardsatzes auf 2 %. Einige Lohnabrechnungssysteme verwenden aus Gründen des Cashflow-Managements standardmäßig einen niedrigeren Satz; dies unterschreitet die Untergrenze von 3 % und disqualifiziert das EACA-Verfahren.
3. Versäumen der jährlichen Steigerung von 1 %. Eine automatische Anmeldung ohne Steigerung erfüllt nicht die Anforderungen von Abschnitt 414A. Stellen Sie sicher, dass Ihr Registerführer den Satz tatsächlich jährlich erhöht.
4. Standardmäßige Anlage in Geldmarkt- oder wertstabilen Fonds. Abgesehen von der sehr engen 120-Tage-QDIA-Kurzzeitregel gelten Geldmarktfonds nicht als QDIAs. Verwenden Sie einen Stichtagsfonds (Target-Date-Fonds), einen Mischfonds oder ein verwaltetes Konto.
5. Versäumnisse bei der Logistik für zulässige Abhebungen innerhalb von 90 Tagen. Einige Anbieter erzwingen einen Antrag wie bei einer Härtefallregelung oder erheben eine Abhebungsgebühr. Beides gefährdet den EACA-Status.

Praktische Checkliste für die Einrichtung 2026

Verwenden Sie diese Liste, bevor Ihr nächstes Planjahr beginnt:

• Bestätigen Sie schriftlich mit Ihrem Registerführer, dass der Plan als EACA geführt wird, einschließlich Steigerung und 90-Tage-Abhebungen
• Legen Sie den Standard-Umwandlungssatz (3 % - 10 %) fest und erstellen Sie den Steigerungsplan (1 % pro Jahr auf mindestens 10 %)
• Bestimmen Sie eine QDIA, die den Standards des Arbeitsministeriums entspricht (Target-Date-Fondsfamilie, Mischfonds oder verwaltetes Konto)
• Entwerfen und übermitteln Sie die EACA-Mitteilung an alle Neueinstellungen; erstellen Sie einen Lohnabrechnungs-Workflow, der die erste Gehaltsabrechnung von der Zustellung der Mitteilung abhängig macht
• Terminieren Sie die jährliche Mitteilung 30 bis 90 Tage vor Beginn jedes Planjahres
• Dokumentieren Sie den Ausnahmestatus für Kleinunternehmen oder Neugründungen, falls zutreffend, mit jährlicher Neubewertung
• Koordinieren Sie sich mit Ihrem Steuerberater, um die Steuergutschrift für automatische Anmeldungen gemäß Abschnitt 45E auf Formular 8881 zu beantragen
• Terminieren Sie die Frist für die Planänderung auf den 31. Dezember 2026

Halten Sie Ihre Planunterlagen bereit für die Prüfung

Die Compliance bei der automatischen Anmeldung steht und fällt mit der Dokumentation: Wer wurde wann, mit welchem Satz und welcher Anlagestatistik benachrichtigt und welche Opt-outs sind erfolgt. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das Planträgern und ihren Finanzteams vollständige Transparenz über Lohnumwandlungen, Arbeitgeberzuschüsse und Einzahlungen in das Treuhandvermögen bietet – keine Blackboxen, keine Anbieterabhängigkeit und jeder Eintrag ist für die nächste Planprüfung versionskontrolliert. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzexperten auf Plain-Text-Accounting umsteigen.