SECURE 2.0 Obligatorische automatische Anmeldung im Jahr 2026: Ein Compliance-Leitfaden für neue 401(k)- und 403(b)-Pläne

Wenn Ihr Unternehmen nach dem 29. Dezember 2022 einen neuen 401(k)- oder 403(b)-Plan eingeführt hat, ist die Phase der freundlichen Erinnerung offiziell vorbei. Die Regeln des SECURE 2.0 Acts zur obligatorischen automatischen Anmeldung traten für Planjahre in Kraft, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen. Das IRS veröffentlichte im Januar 2025 Entwürfe für Verordnungen unter dem neuen Internal Revenue Code Section 414A, und die Frist für die Änderung des Plandokuments, die alles zusammenführt, endet am 31. Dezember 2026. Wenn Sie auch nur einen Teil davon versäumen – die 3 %-Untergrenze, die jährliche 1 %-Eskalation, die qualifizierte Standard-Anlagealternative (QDIA), die Teilnehmerbenachrichtigung oder das Fenster für zulässige Abhebungen – droht Ihnen die Aberkennung des Plans und die damit verbundene Belastung durch Verbrauchssteuern (excise tax).

Dieser Leitfaden führt Sie durch das, was jeder kleine und mittlere Arbeitgeber vor dem Planjahr 2026 festlegen muss, wie mit den Ausnahmeregelungen umzugehen ist und wie Sie Ihre Lohnbuchhaltung und Plandokumente synchron halten, ohne im Jahr 2027 teure Überraschungen zu erleben.

Was Section 414A tatsächlich vorschreibt

Abschnitt 101 des SECURE 2.0 Acts fügte dem Internal Revenue Code Section 414A hinzu. Die Bestimmung besagt, dass jeder neue 401(k)- oder 403(b)-Plan, der nach dem 29. Dezember 2022 eingerichtet wurde, eine berechtigte automatische Beitragsvereinbarung (Eligible Automatic Contribution Arrangement, kurz EACA) enthalten muss. Eine EACA ist eine spezifische Form der automatischen Anmeldung, die im früheren IRC Section 414(w) definiert ist und einige nicht verhandelbare Designmerkmale aufweist, die über ein einfaches Opt-out-Kontrollkästchen auf dem Anmeldeformular hinausgehen.

Hier ist, was das Gesetz mindestens verlangt:

• Anfänglicher Standard-Beitragssatz: Zwischen 3 % und 10 % der Vergütung für den ersten Teilnahmezeitraum des Mitarbeiters. Die meisten Plansponsoren wählen 3 %, um die Hürde für den Teilnehmer so gering wie möglich zu halten, aber einige wählen einen höheren Satz, um die Altersvorsorge schneller voranzutreiben.
• Jährliche Eskalation: Eine obligatorische Erhöhung um 1 Prozentpunkt pro Jahr, bis der Teilnehmer eine Untergrenze von 10 % und eine Obergrenze von 15 % erreicht. Standardmäßig wird von 3 % bis auf 10 % eskaliert, bevor die Erhöhung gestoppt wird, aber Sie können die Eskalation bis zu 15 % fortsetzen.
• Einheitliche Anwendung: Der Standardprozentsatz muss ein einziger einheitlicher Prozentsatz sein, der für alle berechtigten Mitarbeiter gilt, die keine ausdrückliche Wahl treffen. Sie können die Standardsätze nicht nach Jobtitel, Abteilung oder Vergütungsniveau staffeln.
• QDIA-Anlage: In Ermangelung einer ausdrücklichen Anlageentscheidung müssen Standardbeiträge in eine qualifizierte Standard-Anlagealternative (Qualified Default Investment Alternative) gemäß der DOL-Verordnung 2550.404c-5 investiert werden. Stichtagsfonds (Target-Date Funds), ausgewogene Fonds, Modellportfolios und professionell verwaltete Konten sind bei entsprechender Strukturierung alle zulässig.
• Fenster für zulässige Abhebungen: Section 414(w) erlaubt es – und das SECURE 2.0-Mandat erfordert es –, dass Teilnehmer ihre Standardbeiträge zuzüglich Erträge innerhalb von 90 Tagen nach dem ersten Beitrag abheben können, ohne dass die 10 %ige Strafsteuer für vorzeitige Abhebungen anfällt. Plandokumente müssen diese Wahlmöglichkeit explizit anbieten.
• Erfassung von langfristig beschäftigten Teilzeitmitarbeitern: Die EACA muss jeden berechtigten Mitarbeiter abdecken, einschließlich der LTPT-Mitarbeiter (Long-Term Part-Time), die durch den SECURE Act 1.0 und SECURE 2.0 für die Beitragsberechtigung phasenweise eingeführt wurden.

Das IRS bestätigte in den am 10. Januar 2025 veröffentlichten Verordnungsentwürfen, dass die Regeln für Planjahre operativ durchsetzbar werden, die mindestens sechs Monate nach Veröffentlichung der endgültigen Verordnungen beginnen. Endgültige Verordnungen werden allgemein für Mitte 2026 erwartet, was bedeutet, dass die meisten Plansponsoren das Kalenderplanjahr 2026 für eine saubere Compliance-Positionierung einplanen sollten.

Wer tatsächlich befreit ist – und wer es nur glaubt

Die Liste der Ausnahmen ist kurz und wird leicht missverstanden. Section 414A gilt für alle neuen 401(k)- und 403(b)-Pläne, es sei denn, der Plan fällt in eine von fünf Kategorien:

Bereits bestehende Pläne

Jeder 401(k)- oder 403(b)-Plan, der vor dem 29. Dezember 2022 eingerichtet wurde, genießt Bestandsschutz (Grandfathering). „Eingerichtet“ bedeutet, dass der Plan vor diesem Datum verabschiedet wurde und in Kraft trat. Die bloße Übertragung eines bereits bestehenden Plans in ein neues, vorab genehmigtes Dokument oder die Zusammenführung mit einem anderen bereits bestehenden Plan hebt den Bestandsschutz nicht auf. Die Ausgliederung eines brandneuen Plans nach dem 29. Dezember 2022 – selbst innerhalb derselben kontrollierten Gruppe – löst die Anwendung von Section 414A aus.

Pläne, die seit weniger als drei Jahren bestehen

Ein neues Unternehmen, das in seinem ersten Jahr einen 401(k)-Plan einführt, erhält eine dreijährige Anlaufzeit. Die EACA-Anforderung beginnt am ersten Tag des ersten Planjahres, das beginnt, nachdem das Unternehmen seit drei vollen Jahren besteht. Dies schützt Start-ups in der Eigenfinanzierungsphase (Bootstrapping) vor administrativem Aufwand in ihrer fragilen Anfangsphase.

Staatliche Pläne

Pläne, die von Landes- und Kommunalregierungen unterhalten werden, sind ebenso ausgenommen wie die meisten Pläne von Gebietskörperschaften und Behörden. Der bundesstaatliche Thrift Savings Plan liegt ebenfalls außerhalb des Geltungsbereichs.

SIMPLE 401(k)-Pläne

Pläne, die die SIMPLE 401(k)-Anforderungen gemäß IRC-Abschnitt 401(k)(11) erfüllen, sind befreit. Ebenso SIMPLE IRAs, die von vornherein keine 401(k)-Pläne sind.

Pläne kleiner Arbeitgeber mit weniger als 10 Beschäftigten

Wenn der Arbeitgeber normalerweise weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigt, gilt die EACA-Verpflichtung nicht. Der Schwellenwert von 10 Mitarbeitern wird anhand derselben Headcount-Regeln gemessen, die für die COBRA-Anschlussdeckung gemäß Treasury-Verordnungsabschnitt 54.4980B-2 Q&A-5 gelten. Die korrekte Zählung der Köpfe ist wichtig: Teilzeitbeschäftigte zählen anteilig, und der Test bezieht sich auf das vorangegangene Kalenderjahr, sodass ein wachsendes Unternehmen den Schwellenwert mitten im Jahr überschreiten kann, ohne es zu merken.

Die Falle, in die die meisten Sponsoren tappen, ist die Annahme, dass eine Befreiung dauerhaft ist. Die dreijährige Ausnahmeregelung für Neugründungen verpufft in dem Moment, in dem Sie den Schwellenwert überschreiten. Die Befreiung für kleine Arbeitgeber entfällt, sobald Sie Ihren zehnten Vollzeitäquivalent einstellen. Sobald die Ausnahmeregelung endet, muss die EACA bis zum ersten Tag des nächsten Planjahres eingerichtet sein.

Buchhaltung und Lohnbuchhaltung-Integration: Wo die meisten Pläne scheitern

Ein Compliance-Fehler liegt selten an einem fehlenden Plandokument – es ist vielmehr ein Lohnabrechnungssystem, das die Vorgaben des Plandokuments nicht tatsächlich umsetzt. Eine genaue Buchführung ab dem ersten Abrechnungszeitraum nach Inkrafttreten der EACA verhindert spätere Alpträume mit dem IRS, dem Arbeitsministerium (Department of Labor) und Ihren eigenen Teilnehmern.

Drei operative Aspekte verdienen besondere Aufmerksamkeit:

Standard-Beitragscodierung in der Lohnabrechnung. Jedem neu eingestellten Mitarbeiter, der das Berechtigungsdatum des Plans erreicht, muss bei seinem ersten Gehaltsscheck automatisch ein Vor-Steuer-401(k)-Beitrag von 3 % (oder höher, falls Sie dies so gewählt haben) zugewiesen werden, sofern er keine aktive Wahl getroffen hat. Die meisten modernen HRIS-Plattformen – Gusto, Rippling, ADP Workforce Now, Paychex Flex, UKG, Workday – unterstützen dies nativ, aber die Funktion ist selten standardmäßig aktiviert. Überprüfen Sie Ihr Lohnabrechnungssystem vor Beginn des Planjahres, um sicherzustellen, dass der richtige Abzugscode dem richtigen Verdienstcode zugeordnet ist.

Umsetzung der jährlichen Erhöhung. Sobald ein Teilnehmer automatisch angemeldet ist, muss sein Beitragssatz zu Beginn jedes Planjahres um 1 Prozentpunkt steigen, bis er mindestens 10 % erreicht. Dies erfordert eine wiederkehrende Regel in der Lohnbuchhaltung, keine manuelle Journalbuchung. Machen Sie hier einen Fehler, haben Sie ein Problem mit Korrekturbeiträgen und Ertragsanpassungen – was sowohl teuer als auch peinlich ist.

Buchhaltung für zulässige Abhebungen. Wenn ein Teilnehmer sich entscheidet, die 90-tägige zulässige Abhebung in Anspruch zu nehmen, müssen Sie seine Beiträge zuzüglich Erträge zurückzahlen, die Ausschüttung als ordentliches Einkommen im Jahr des Erhalts behandeln und die 10%ige Strafsteuer für vorzeitige Abhebungen gemäß IRC-Abschnitt 72(t) nicht anwenden. Der Teilnehmer erhält ein Formular 1099-R mit dem entsprechenden Ausschüttungscode. Ihr Recordkeeper kümmert sich um die Abwicklung, aber Ihr Lohnabrechnungssystem muss den Beitragsabzug künftig stoppen und Ihr Buchhaltungssystem muss den Zeitpunkt verfolgen.

Plan-Sponsoren, die saubere, versionsverwaltete Aufzeichnungen über jede Standard-Anmeldung, jede Zustellung von Benachrichtigungen, jede QDIA-Wahl und jede Lohnabzugsanpassung führen, haben es bei der nächsten IRS-Prüfung oder einer Anfrage des Arbeitsministeriums wesentlich leichter.

Das Paket für die jährliche Mitteilung und Offenlegung 2026

Jeder Mitarbeiter, der durch eine EACA abgedeckt ist, muss eine schriftliche Mitteilung erhalten, die die automatische Anmeldung, den Standard-Beitragssatz, die Standard-Anlage, das Recht auf Wahl eines anderen Satzes oder einer anderen Anlage und das Recht auf eine zulässige Abhebung erläutert. Die Fristen:

• Neue Berechtigungsmitteilung: Wird zugestellt, wenn der Mitarbeiter erstmals zur Teilnahme berechtigt ist.
• Jährliche Mitteilung: Wird 30 bis 90 Tage vor Beginn jedes Planjahres an jeden Mitarbeiter zugestellt, der unter die EACA fällt.
• Vereinfachte Mitteilung für nicht angemeldete Mitarbeiter: Im Rahmen einer Vereinfachung durch SECURE 2.0 können Mitarbeiter, die bereits die vollständige SPD und die erforderlichen Offenlegungen erhalten haben, sich aber nicht angemeldet haben, anstelle des vollständigen Mitteilungspakets eine jährliche Erinnerung erhalten, solange sie über ihre Berechtigung und etwaige Wahlfristen informiert werden.

Für einen Planjahresbeginn am 1. Januar 2026 muss die jährliche Mitteilung zwischen dem 3. Oktober 2025 und dem 2. Dezember 2025 zugestellt werden. Die elektronische Zustellung ist unter den Safe-Harbor-Regelungen des Arbeitsministeriums zulässig, sofern die Bedingungen erfüllt sind – d. h. der Mitarbeiter greift im Rahmen seiner regulären Arbeit auf E-Mails zu oder hat der elektronischen Zustellung ausdrücklich zugestimmt und bestätigt, dass er weiß, dass er eine Papierform anfordern kann.

Die Frist für die Änderung des Plandokuments

Die operative Einhaltung ist für das Planjahr 2025 und darüber hinaus erforderlich. Die Konformität des Plandokuments – d. h. der formelle schriftliche Plan muss das widerspiegeln, was Sie tatsächlich tun – hat eine spätere Frist.

Die meisten Pläne müssen bis zum 31. Dezember 2026 geändert werden, um die SECURE 2.0-Änderungen aufzunehmen. Für tarifvertraglich vereinbarte Pläne verlängert sich die Frist bis zum 31. Dezember 2028. Für die meisten staatlichen Pläne liegt die Frist beim 31. Dezember 2029.

Wenn Sie ein vorab genehmigtes Plandokument eines Recordkeepers verwenden, wird dieser in der Regel ein SECURE 2.0-Änderungspaket zur Prüfung und Annahme bereitstellen. Wenn Sie ein individuell gestaltetes Dokument nutzen, muss Ihr ERISA-Rechtsbeistand die Änderung entwerfen. In jedem Fall muss die Änderung vor dem Stichtag am 31. Dezember 2026 unterzeichnet und angenommen werden, um innerhalb der Safe-Harbor-Regelung für die operative Compliance zu bleiben, die der IRS für die SECURE 2.0-Bestimmungen verlängert hat.

Die Sanktionsseite: Was passiert, wenn Sie hier Fehler machen

Ein 401(k)-Plan, der Section 414A nicht erfüllt, gilt nicht als qualifizierter Plan gemäß IRC Section 401(a). Die Folgen, falls dies nicht korrigiert wird:

• Verlust des Arbeitgeberabzugs für Beiträge
• Sofortige Versteuerung der unverfallbaren Kontoguthaben der Teilnehmer
• Erträge des Trusts unterliegen der laufenden Besteuerung
• Mögliche Belastung durch Verbrauchssteuern gemäß IRC Section 4979A bei bestimmten unzulässigen Zuteilungen
• Antragsgebühren für das Voluntary Correction Program des IRS und Korrekturbeiträge, um die Teilnehmer schadlos zu halten

Der IRS bietet über EPCRS (das Employee Plans Compliance Resolution System) Programme zur Selbstkorrektur und freiwilligen Korrektur an. Doch die Kosten für Korrekturbeiträge bei versäumten Aufschubmöglichkeiten — in der Regel 25 % des versäumten Aufschubs plus 100 % des versäumten Arbeitgeberanteils (Matching), angepasst um Erträge — summieren sich bei einer Belegschaft von fünfzig oder einhundert Mitarbeitern über mehrere Planjahre schnell auf.

Abstimmung mit dem Rest Ihres Compliance-Kalenders für 2026

Section 414A ist eine von mehreren Bestimmungen des SECURE 2.0 Act, die 2026 in Kraft treten:

• Roth-Nachholanforderung für Besserverdienende (FICA-Löhne über 145.000 $, indexiert)
• Höhere Limits für Nachholbeiträge für Teilnehmer im Alter von 60 bis 63 Jahren
• Anforderung für Leistungsübersichten in Papierform gemäß SECURE 2.0 Section 338, die eine jährliche Leistungsübersicht in Papierform für Teilnehmer an beitragsorientierten Plänen vorschreibt, sofern diese sich nicht ausdrücklich für die elektronische Form entscheiden
• Teilnahmeberechtigungsregeln für Langzeit-Teilzeitbeschäftigte, die weiter ausgeweitet werden

Die Erstellung eines einheitlichen Planjahr-Kalenders, der jede SECURE 2.0-Frist mit Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklen, den Ergebnissen Ihres Recordkeepers, Ihrem Prüfungsplan (falls Sie ein meldepflichtiger Großplan sind) und Ihrer Form 5500-Einreichung abgleicht, ist der sauberste Weg, um den Überblick über alle beweglichen Teile zu behalten.

Eine praktische Checkliste für die letzten sechs Monate vor Jahresende

Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, der einen nach dem 29. Dezember 2022 eingerichteten 401(k)- oder 403(b)-Plan sponsert und Sie keinen Anspruch auf eine Befreiung haben, sollten Sie zwischen jetzt und dem 31. Dezember 2026 Folgendes tun:

1. Bestätigen Sie den Befreiungsstatus. Überprüfen Sie das Datum, an dem der Plan eingerichtet wurde, die Mitarbeiterzahl gemäß COBRA-Test und das Datum, an dem das Unternehmen selbst den Betrieb aufgenommen hat.
2. Prüfen Sie das Plandokument. Enthält es derzeit ein EACA mit der 3 %-Untergrenze, der jährlichen Erhöhung um 1 %, der Obergrenze von 10 % bis 15 %, der QDIA-Auswahl und der 90-tägigen zulässigen Auszahlung? Falls nicht, planen Sie die Änderung jetzt ein.
3. Verifizieren Sie die Konfiguration des Abrechnungssystems. Standard-Aufschubcode, Steigerungsregeln, Bearbeitung von Auszahlungen und die Erstellung des Formulars 1099-R müssen alle korrekt eingerichtet sein.
4. Versenden Sie die jährliche Benachrichtigung. Planen Sie dies 30 bis 90 Tage vor dem Planjahr 2027 ein und stellen Sie sicher, dass die elektronische Zustellung konform erfolgt.
5. Schulen Sie Personal- und Abrechnungsmitarbeiter. Neu eingestellte Mitarbeiter müssen das Design der automatischen Anmeldung sowie ihr Recht auf Abmeldung oder Änderung des Aufschubs verstehen.
6. Dokumentieren Sie den QDIA-Auswahlprozess. Fiduciary-Ausschüsse sollten über Sitzungsprotokolle verfügen, die den sorgfältigen Prozess bei der Auswahl der Standard-Anlageform belegen.
7. Gleichen Sie Ihre Form 5500-Berichterstattung ab. Stellen Sie sicher, dass Ihr Prüfer (falls zutreffend) die neue Compliance-Situation versteht.

Halten Sie Ihre Planunterlagen organisiert und prüfungsbereit

Das Sponsoring eines Rentenplans im Jahr 2026 bedeutet nicht mehr nur die Auswahl von Anlagen und das Matching von Beiträgen — es geht um saubere, vertretbare Aufzeichnungen, die einer Prüfung durch IRS und DOL standhalten. Plain-Text-Buchhaltung erfasst jeden Beitrag, jeden Abzug, jeden Gehaltsaufschub und jede Korrekturbuchung in einem transparenten Hauptbuch, das versionskontrolliert, KI-fähig und frei von Anbieterabhängigkeit ist. Beancount.io bietet Finanzteams den Audit-Trail, den sie benötigen, ohne die Kontrolle an eine Blackbox-Buchhaltungsplattform abzugeben. Starten Sie kostenlos und bringen Sie dieselbe technische Disziplin in Ihre restliche Buchführung ein, die Sie auch bei der Compliance Ihres Rentenplans anwenden.