Wie man eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt: Der vollständige Leitfaden für Kleinunternehmer

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und noch nie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt haben, sind Sie nicht allein. Fast 42 % der Kleinunternehmer geben an, dass sie bei der Gründung ihres Unternehmens über geringe oder gar keine Finanzkenntnisse verfügten. Doch das Verständnis Ihrer GuV ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie entwickeln können – Unternehmen, die von finanziell gebildeten Eigentümern geführt werden, scheitern in den ersten drei Jahren mit einer um 30 % geringeren Wahrscheinlichkeit.

Eine Gewinn- und Verlustrechnung, manchmal auch Erfolgsrechnung oder GuV genannt, beantwortet die grundlegende Frage, die jeder Geschäftsinhaber kennen muss: Verdiene ich Geld oder verliere ich welches? Dieser Leitfaden führt Sie genau durch das, was eine GuV-Rechnung ist, wie man eine erstellt und wie man sie nutzt, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Finanzbericht, der die Einnahmen, Ausgaben und das Nettoeinkommen Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum zusammenfasst – in der Regel einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Sie sagt Ihnen, ob Ihr Unternehmen in dieser Zeit einen Gewinn erwirtschaftet oder einen Verlust erlitten hat.

Die GuV ist einer der drei zentralen Finanzberichte, die jedes Unternehmen benötigt, zusammen mit der Bilanz und der Cashflow-Rechnung (Kapitalflussrechnung). Während die Bilanz Ihre finanzielle Lage zu einem bestimmten Zeitpunkt zeigt und die Cashflow-Rechnung die Geldbewegungen verfolgt, konzentriert sich die GuV speziell auf die Rentabilität.

GuV-Rechnung vs. Einkommensrechnung: Gibt es einen Unterschied?

Nein. Eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Einkommensrechnung sind dasselbe Dokument. Die Begriffe werden synonym verwendet, obwohl „Einkommensrechnung“ (Income Statement) eher in der formellen Finanzberichterstattung und in geprüften Abschlüssen vorkommt, während „GuV“ im Umfeld kleiner Unternehmen und im Tagesgeschäft üblich ist.

Gelegentlich hören Sie diesen Bericht auch als Betriebsabrechnung oder Aufwands- und Ertragsrechnung bezeichnet. Unabhängig vom Namen dienen sie alle demselben Zweck: zu zeigen, ob Ihr Unternehmen profitabel ist.

Die fünf Schlüsselkomponenten einer GuV-Rechnung

Jede Gewinn- und Verlustrechnung enthält die gleichen Kernelemente, die von oben nach unten organisiert sind:

1. Umsatz (Erlöse)

Dies ist Ihre oberste Zeile („Top Line“) – das Gesamteinkommen, das Ihr Unternehmen durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen erzielt hat. Der Umsatz umfasst alle Verkäufe, bevor irgendwelche Ausgaben abgezogen werden. Wenn Sie einen E-Commerce-Shop betreiben, ist dies jeder Euro, den Kunden für Produkte bezahlt haben. Wenn Sie Berater sind, ist es jede Gebühr, die Sie für Ihre Dienstleistungen eingenommen haben.

Einige Unternehmen unterteilen den Umsatz in Unterkategorien, wie z. B. Produktverkäufe gegenüber Dienstleistungserlösen, oder trennen ihn nach Produktlinien. Diese Detailtiefe hilft Ihnen zu verstehen, welche Teile Ihres Unternehmens das meiste Einkommen generieren.

2. Herstellungskosten (COGS)

Die Herstellungskosten (Cost of Goods Sold) stellen die direkten Kosten dar, die erforderlich sind, um das zu erstellen oder zu liefern, was Sie verkaufen. Für ein produktbasiertes Unternehmen umfassen die COGS Rohstoffe, Fertigungslöhne und Versandkosten. Für ein Dienstleistungsunternehmen können dazu Zahlungen an Subunternehmer oder direkte Arbeitskosten gehören.

Die Herstellungskosten enthalten keine indirekten Kosten wie Miete, Marketing oder Gehälter für die Verwaltung – diese fallen unter die Betriebsausgaben.

3. Bruttogewinn

Der Bruttogewinn wird berechnet, indem die Herstellungskosten vom Umsatz abgezogen werden:

Umsatz - Herstellungskosten = Bruttogewinn

Diese Zahl zeigt, wie viel Geld Ihnen nach Deckung der direkten Kosten Ihrer Produkte oder Dienstleistungen verbleibt. Der Bruttogewinn sagt Ihnen, ob Ihr Kerngeschäftsmodell tragfähig ist, bevor Gemeinkosten berücksichtigt werden.

4. Betriebsausgaben (OPEX)

Betriebsausgaben sind die laufenden Kosten für den Betrieb Ihres Unternehmens, die nicht direkt mit der Herstellung von Waren oder Dienstleistungen verbunden sind. Gängige Betriebsausgaben sind:

• Miete und Nebenkosten
• Gehälter und Löhne für Verwaltungspersonal
• Marketing und Werbung
• Software-Abonnements
• Versicherungen
• Bürobedarf
• Professionelle Dienstleistungen (Buchhaltung, Recht)

Betriebsausgaben werden manchmal in Vertriebskosten (Kosten im Zusammenhang mit dem Verkauf) und allgemeine Verwaltungskosten (Gemeinkosten) unterteilt.

5. Nettoeinkommen (Nettogewinn oder -verlust)

Das Nettoeinkommen ist Ihr Ergebnis unter dem Strich („Bottom Line“) – der verbleibende Gewinn nach Abzug aller Ausgaben vom Umsatz:

Bruttogewinn - Betriebsausgaben - Sonstige Aufwendungen = Nettoeinkommen

Wenn diese Zahl positiv ist, hat Ihr Unternehmen im Berichtszeitraum Geld verdient. Wenn sie negativ ist, haben Sie mit Verlust gearbeitet. Das Nettoeinkommen ist die wichtigste Zahl auf Ihrer GuV, da es das darstellt, was Ihr Unternehmen tatsächlich verdient hat.

Ein-stufige vs. mehr-stufige GuV-Rechnungen

Es gibt zwei Hauptformate für die Organisation einer Gewinn- und Verlustrechnung:

Ein-stufiges Verfahren

Eine einstufige Erfolgsrechnung verwendet eine einzige Berechnung:

Gesamteinnahmen - Gesamtausgaben = Nettoeinkommen

Dieses Format fasst alle Einnahmen und alle Ausgaben zusammen, ohne zwischen verschiedenen Ausgabenarten zu unterscheiden. Es ist einfacher und eignet sich gut für kleine Unternehmen mit unkomplizierten Geschäftsabläufen.

Mehrstufiges Verfahren

Eine mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnung unterteilt die Ausgaben in Kategorien und berechnet verschiedene Gewinnstufen:

1. Bruttogewinn = Umsatz - Herstellungskosten (COGS)
2. Betriebsergebnis = Bruttogewinn - Betriebsausgaben
3. Jahresüberschuss = Betriebsergebnis - Neutrale Posten (nicht-operative Posten)

Das mehrstufige Format liefert detailliertere Informationen darüber, wo Geld verdient und wo es verloren wird. Es hilft Ihnen zu erkennen, ob Probleme bei der Preisgestaltung (niedriger Bruttogewinn), den Gemeinkosten (hohe Betriebsausgaben) oder anderen Faktoren liegen.

So erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Hier ist ein schrittweiser Prozess zur Erstellung Ihrer GuV:

Schritt 1: Wählen Sie Ihren Berichtszeitraum

Entscheiden Sie, ob Sie eine monatliche, vierteljährliche oder jährliche Aufstellung erstellen. Monatliche Aufstellungen liefern Ihnen die aktuellsten Informationen für Entscheidungen, während jährliche Aufstellungen für die Steuererklärung und die Jahresabschlussanalyse notwendig sind.

Schritt 2: Sammeln Sie Ihre Finanzunterlagen

Sie benötigen genaue Aufzeichnungen über alle Einnahmen und Ausgaben des Zeitraums. Dazu gehören:

• Verkaufsbelege und Rechnungen
• Bankauszüge
• Kreditkartenabrechnungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Quittungen für Einkäufe und Ausgaben

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie diese Daten oft direkt exportieren.

Schritt 3: Gesamtumsatz berechnen

Addieren Sie alle Einnahmen aus Verkäufen und Dienstleistungen. Achten Sie darauf, nur Umsätze einzubeziehen, die während des Berichtszeitraums erzielt wurden, nicht jedoch Anzahlungen oder Zahlungen für zukünftige Leistungen.

Schritt 4: Herstellungskosten (COGS) berechnen

Identifizieren Sie alle direkten Kosten, die mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen verbunden sind. Bei produktbasierten Unternehmen umfasst dies den eingekauften Warenbestand, die Fertigungskosten und direkte Arbeitslöhne. Bei Dienstleistungsunternehmen gehören dazu Zahlungen an Subunternehmer und direkte Kosten der Leistungserbringung.

Schritt 5: Bruttogewinn berechnen

Subtrahieren Sie die Herstellungskosten (COGS) vom Gesamtumsatz. Dieser Wert zeigt Ihnen, wie viel Ihnen bleibt, um die Betriebsausgaben zu decken und einen Gewinn zu erwirtschaften.

Schritt 6: Betriebsausgaben auflisten und summieren

Kategorisieren und addieren Sie alle Geschäftsausgaben, die nicht in den Herstellungskosten enthalten sind. Gängige Kategorien sind:

• Miete und Räumlichkeiten
• Personal- und Sozialkosten
• Marketing
• Technologie und Software
• Versicherungen
• Professionelle Dienstleistungen (Beratung, Buchhaltung)
• Reisekosten und Bewirtung

Schritt 7: Jahresüberschuss berechnen

Subtrahieren Sie die gesamten Betriebsausgaben vom Bruttogewinn. Beziehen Sie alle neutralen Erträge (wie Zinserträge) oder Aufwendungen (wie gezahlte Darlehenszinsen) mit ein, um zu Ihrem endgültigen Jahresüberschuss zu gelangen.

Häufige GuV-Fehler, die es zu vermeiden gilt

Die Erstellung einer GuV ist unkompliziert, aber mehrere häufige Fehler können ihre Genauigkeit und Nützlichkeit untergraben:

Fehlklassifizierung von Ausgaben

Das Einordnen von Ausgaben in die falsche Kategorie verfälscht Ihre Rentabilitätsanalyse. Wenn Sie beispielsweise direkte Arbeitslöhne als Betriebsausgabe statt als Herstellungskosten (COGS) klassifizieren, wird Ihr Bruttogewinn künstlich aufgebläht und Probleme bei Ihren Produktionskosten bleiben verborgen. Erstellen Sie einen standardisierten Kontenrahmen und überprüfen Sie die Klassifizierungen vierteljährlich.

COGS nicht ordnungsgemäß erfassen

Viele Geschäftsinhaber versäumen es, die direkten Kosten genau zu erfassen, was den Bruttogewinn aussagelos macht. Seien Sie sorgfältig bei der Unterscheidung, welche Kosten tatsächlich direkt und welche indirekt sind.

Abschreibungen ignorieren

Wenn Sie Abschreibungen auf Sachanlagen oder immaterielle Vermögenswerte nicht berücksichtigen, erscheint Ihr Jahresüberschuss höher, als er tatsächlich ist. Wenn Sie Geräte, Fahrzeuge oder andere Vermögenswerte besitzen, beziehen Sie die Abschreibungen als Aufwand ein, um ein genaues Bild der Rentabilität zu erhalten.

Neutrale Aufwendungen übersehen

Darlehenszinsen, einmalige Belastungen und andere nicht-operative Posten beeinflussen Ihr Endergebnis. Beziehen Sie diese ein, um ein vollständiges Bild Ihrer finanziellen Leistung zu erhalten.

Nur jährliche Überprüfung

Wenn Sie Ihre GuV nur einmal im Jahr während der Steuersaison betrachten, können aus kleinen Problemen große Krisen werden. Laut der Small Business Association haben Unternehmen, die ihre Finanzen nur jährlich prüfen, eine Erfolgsquote von 25-35 %, während diejenigen, die sie wöchentlich prüfen, eine Erfolgsquote von 95 % erreichen.

Nur auf die Gesamtsummen achten

Die Betrachtung Ihrer GuV als ein einziger Satz von Zahlen verbirgt wichtige Muster. Wechseln Sie zur Darstellung in monatlichen Spalten, um Trends, saisonale Schwankungen und aufkommende Probleme zu erkennen.

Wie oft sollten Sie Ihre GuV überprüfen?

Die Forschungsergebnisse sind eindeutig: Häufigere Überprüfungen führen zu besseren Ergebnissen.

Monatlich: Die meisten Buchhaltungsexperten empfehlen, die GuV mindestens monatlich zu prüfen. Diese Häufigkeit hilft Ihnen, Probleme wie übermäßige Ausgaben oder sinkende Margen zu erkennen, bevor sie kritisch werden.

Quartalsweise: Nutzen Sie vierteljährliche Überprüfungen, um Trends zu bewerten, Vergleiche mit dem Vorjahreszeitraum anzustellen und bedeutende geschäftliche Änderungen zu planen.

Jährlich: Jährliche Überprüfungen sind unerlässlich für die Steuererklärung und die strategische Planung für das kommende Jahr.

Worauf Sie bei jeder Überprüfung achten sollten

Wenn Sie sich mit Ihrer GuV befassen, stellen Sie sich diese Fragen:

• Steigt der Umsatz, bleibt er gleich oder sinkt er im Vergleich zu früheren Perioden?
• Bleiben die Gewinnmargen stabil oder schrumpfen sie?
• Welche Ausgabenkategorien steigen am schnellsten?
• Wie schneidet dieser Zeitraum im Vergleich zum Vorjahreszeitraum ab?
• Gibt es ungewöhnliche Posten, die untersucht werden müssen?

Wandeln Sie die einzelnen Posten in Prozentsätze des Umsatzes um, um Veränderungen leichter zu erkennen. Wenn die Marketingkosten von 15 % auf 25 % des Umsatzes gestiegen sind, erfordert diese Verschiebung Aufmerksamkeit.

Verwenden Sie Ihre GuV, um bessere Entscheidungen zu treffen

Eine GuV-Rechnung ist nicht nur eine historische Aufzeichnung – sie ist ein Entscheidungsinstrument. Hier erfahren Sie, wie Sie sie nutzen können:

Rentabilitätsprobleme identifizieren

Wenn der Jahresüberschuss negativ ist oder sinkt, hilft Ihnen Ihre GuV, die Ursache genau zu bestimmen. Ein niedriger Bruttogewinn deutet auf Probleme bei der Preisgestaltung oder den direkten Kosten hin. Hohe Betriebsausgaben weisen auf Probleme mit den Gemeinkosten hin. Die Verfolgung dieser Kennzahlen im Zeitverlauf zeigt, ob sich die Probleme bessern oder verschlechtern.

Preisgestaltung bewerten

Ihre Bruttomarge (Bruttogewinn dividiert durch den Umsatz) zeigt Ihnen, ob Ihre Preise die direkten Kosten decken und noch Spielraum lassen. Branchen-Benchmarks können Ihnen dabei helfen zu beurteilen, ob Ihre Margen wettbewerbsfähig sind.

Ausgaben kontrollieren

Der Vergleich der Betriebsausgaben über verschiedene Zeiträume hinweg macht Bereiche deutlich, in denen die Ausgaben steigen. Sie könnten Abonnements finden, die Sie nicht mehr benötigen, Marketingkanäle, die keine Leistung bringen, oder Möglichkeiten, bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln.

Wachstum planen

Das Verständnis Ihrer Kostenstruktur hilft Ihnen, die Rentabilität bei unterschiedlichen Umsatzniveaus zu prognostizieren. Wenn Ihre Betriebsausgaben überwiegend fix sind, trägt jeder zusätzliche Verkauf mehr zum Nettoergebnis bei. Wenn sie mit dem Umsatz skalieren, erfordert das Wachstum eine sorgfältigere Planung.

Finanzierung sichern

Banken und Investoren werden bei der Prüfung von Kreditanträgen oder Investitionsmöglichkeiten nach Ihrer GuV fragen. Eine Historie der Rentabilität und gut organisierte Finanzen verbessern Ihre Chancen auf eine Genehmigung und können Ihnen bessere Konditionen einbringen.

Kostenlose GuV-Vorlagen

Sie benötigen keine teure Software, um eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Kostenlose Vorlagen sind aus vielen Quellen verfügbar:

• Tabellenkalkulationsvorlagen: Vorlagen für Excel und Google Sheets ermöglichen es Ihnen, Kategorien anzupassen und Berechnungen zu automatisieren
• Buchhaltungssoftware: Die meisten Buchhaltungstools für kleine Unternehmen erstellen GuV-Rechnungen automatisch aus Ihren Transaktionsdaten
• PDF-Vorlagen: Einfache ausfüllbare Formulare eignen sich für grundlegende Anforderungen

Überprüfen Sie bei der Verwendung von Vorlagen die Formeln und Klassifizierungen sorgfältig. Eine Studie ergab, dass 94 % der geschäftlichen Tabellenkalkulationen Fehler enthalten, daher ist eine Überprüfung unerlässlich.

Halten Sie Ihre Finanzen vom ersten Tag an organisiert

Das Verständnis Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung ist grundlegend für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Aber die Führung der genauen Aufzeichnungen, die für eine zuverlässige GuV erforderlich sind, erfordert eine konsequente Buchführung das ganze Jahr über – nicht nur zur Steuerzeit.

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