Як скласти звіт про прибутки та збитки: Повний посібник для власників малого бізнесу

Якщо ви керуєте малим бізнесом і ніколи не складали звіт про прибутки та збитки (P&L), ви не самотні. Майже 42% власників малого бізнесу визнають, що мали обмежену фінансову грамотність або взагалі не мали її, коли засновували свої компанії. Проте розуміння вашого P&L — це одна з найважливіших навичок, яку ви можете розвинути: бізнеси під керівництвом фінансово грамотних власників на 30% рідше зазнають краху в перші три роки.

Звіт про прибутки та збитки, який іноді називають звітом про фінансові результати або P&L, дає відповідь на основне питання, яке має знати кожен власник бізнесу: чи заробляю я гроші, чи втрачаю їх? Цей посібник проведе вас через те, що таке звіт P&L, як його створити та як використовувати для прийняття кращих бізнес-рішень.

Що таке звіт про прибутки та збитки?

Звіт про прибутки та збитки — це фінансовий звіт, який підсумовує доходи, витрати та чистий прибуток вашого бізнесу за певний період — зазвичай місяць, квартал або рік. Він показує, чи отримав ваш бізнес прибуток, чи зазнав збитків протягом цього часу.

P&L є одним із трьох основних фінансових звітів, необхідних кожному бізнесу, поряд із балансом та звітом про рух грошових коштів. У той час як баланс показує ваш фінансовий стан на певний момент часу, а звіт про рух грошових коштів відстежує надходження та вибуття грошей, P&L зосереджується саме на прибутковості.

Звіт про прибутки та збитки проти звіту про фінансові результати: чи є різниця?

Ні. Звіт про прибутки та збитки (P&L) і звіт про фінансові результати (income statement) — це один і той самий документ. Ці терміни використовуються як взаємозамінні, хоча назва «звіт про фінансові результати» частіше зустрічається у формальній фінансовій звітності та аудиторських висновках, тоді як «P&L» частіше використовується в середовищі малого бізнесу та в повсякденних операціях.

Ви також можете почути назви «звіт про операційну діяльність» або «звіт про доходи та витрати». Незалежно від назви, всі вони служать одній меті: показати, чи є ваш бізнес прибутковим.

П'ять ключових компонентів звіту P&L

Кожен звіт про прибутки та збитки містить однакові основні елементи, організовані зверху вниз:

1. Дохід (Виручка)

Це ваш «верхній рядок» (top line) — загальний дохід, який ваш бізнес заробив від продажу товарів або послуг. Дохід включає всі продажі до вирахування будь-яких витрат. Якщо ви керуєте інтернет-магазином, це кожен долар, сплачений клієнтами за товари. Якщо ви консультант, це всі гонорари, які ви отримали за свої послуги.

Деякі компанії розбивають дохід на підкатегорії, наприклад, продажі товарів проти доходів від послуг, або розділяють за лінійками продуктів. Такий рівень деталізації допомагає зрозуміти, які частини вашого бізнесу приносять найбільший дохід.

2. Собівартість реалізованої продукції (COGS)

Собівартість реалізованої продукції представляє прямі витрати, необхідні для створення або надання того, що ви продаєте. Для товарного бізнесу COGS включає сировину, виробничу працю та витрати на доставку. Для сервісного бізнесу це можуть бути виплати підрядникам або прямі витрати на оплату праці.

COGS не включає непрямі витрати, такі як оренда, маркетинг або зарплата адміністративного персоналу — вони відносяться до операційних витрат.

3. Валовий прибуток

Валовий прибуток розраховується шляхом віднімання COGS від доходу:

Дохід - Собівартість реалізованої продукції = Валовий прибуток

Цей показник показує, скільки грошей у вас залишилося після покриття прямих витрат на ваші продукти або послуги. Валовий прибуток говорить про те, чи життєздатна ваша основна бізнес-модель до врахування накладних витрат.

4. Операційні витрати (OPEX)

Операційні витрати — це поточні витрати на ведення вашого бізнесу, які безпосередньо не пов'язані з виробництвом товарів або послуг. Поширені операційні витрати включають:

• Оренду та комунальні послуги
• Заробітну плату адміністративного персоналу
• Маркетинг та рекламу
• Підписки на програмне забезпечення
• Страхування
• Офісне приладдя
• Професійні послуги (бухгалтерські, юридичні)

Операційні витрати іноді поділяють на витрати на збут (витрати, пов'язані зі здійсненням продажів) та загальні та адміністративні витрати (накладні витрати).

5. Чистий прибуток (Чистий прибуток або збиток)

Чистий прибуток — це ваш «нижній рядок» (bottom line) — прибуток, що залишився після вирахування всіх витрат із доходу:

Валовий прибуток - Операційні витрати - Інші витрати = Чистий прибуток

Якщо це число позитивне, ваш бізнес заробив гроші протягом періоду. Якщо воно негативне — ви працювали у збиток. Чистий прибуток є найважливішим показником у вашому P&L, оскільки він відображає те, що ваш бізнес фактично заробив.

Однокроковий проти багатоступеневого звіту P&L

Існує два основних формати організації звіту про прибутки та збитки:

Однокроковий метод

Однокроковий звіт про фінансові результати використовує один розрахунок:

Загальний дохід - Загальні витрати = Чистий прибуток

Цей формат групує всі доходи разом і всі витрати разом без розрізнення різних типів витрат. Він простіший і добре підходить для малого бізнесу з нескладними операціями.

Багатоступеневий метод

Багатоступеневий звіт про прибутки та збитки розділяє витрати на категорії та розраховує кілька рівнів прибутку:

1. Валовий прибуток = Дохід - Собівартість реалізованої продукції (COGS)
2. Операційний прибуток = Валовий прибуток - Операційні витрати
3. Чистий прибуток = Операційний прибуток - Неопераційні статті

Багатоступеневий формат надає детальнішу інформацію про те, де заробляються і втрачаються гроші. Це допомагає визначити, чи існують проблеми з вашим ціноутворенням (низький валовий прибуток), накладними витратами (високі операційні витрати) або іншими факторами.

Як створити звіт про прибутки та збитки

Ось покроковий процес створення вашого звіту про прибутки та збитки (P&L):

Крок 1: Оберіть звітний період

Вирішіть, чи створюєте ви щомісячний, квартальний чи річний звіт. Щомісячні звіти дають найактуальнішу інформацію для прийняття рішень, тоді як річні звіти необхідні для підготовки податкової звітності та аналізу за підсумками року.

Крок 2: Зберіть фінансові записи

Вам потрібні точні записи про всі доходи та витрати за період. Це включає:

• Товарні чеки та інвойси (рахунки-фактури)
• Банківські виписки
• Виписки по кредитних картках
• Відомості про нарахування заробітної плати
• Квитанції про покупки та витрати

Якщо ви використовуєте бухгалтерське програмне забезпечення, ви часто можете експортувати ці дані безпосередньо.

Крок 3: Розрахуйте загальний дохід

Складіть увесь дохід від продажів і послуг. Обов’язково враховуйте лише дохід, отриманий протягом звітного періоду, а не депозити чи платежі за майбутню роботу.

Крок 4: Розрахуйте собівартість реалізованої продукції (COGS)

Визначте всі прямі витрати, пов'язані з вашими продуктами або послугами. Для товарного бізнесу це включає закуплений інвентар, виробничі витрати та пряму оплату праці. Для сфери послуг включіть виплати підрядникам та прямі витрати на надання послуг.

Крок 5: Розрахуйте валовий прибуток

Відніміть COGS від загального доходу. Це покаже, скільки у вас залишилося коштів для покриття операційних витрат і отримання прибутку.

Крок 6: Перерахуйте та підсумуйте операційні витрати

Класифікуйте та додайте всі бізнес-витрати, не включені в COGS. Поширені категорії включають:

• Оренда та утримання приміщень
• Заробітна плата та соціальні виплати
• Маркетинг
• Технології та програмне забезпечення
• Страхування
• Професійні послуги
• Відрядження та представницькі витрати

Крок 7: Розрахуйте чистий прибуток

Відніміть загальні операційні витрати від валового прибутку. Включіть будь-які неопераційні доходи (наприклад, отримані відсотки) або витрати (наприклад, відсотки, сплачені за кредитами), щоб отримати остаточний чистий прибуток.

Поширені помилки у звітах P&L, яких слід уникати

Створення звіту про прибутки та збитки є зрозумілим процесом, але кілька поширених помилок можуть підірвати його точність і корисність:

Неправильна класифікація витрат

Віднесення витрат до неправильної категорії спотворює аналіз рентабельності. Наприклад, класифікація прямої оплати праці як операційних витрат, а не COGS, штучно завищить ваш валовий прибуток і приховає проблеми з виробничими витратами. Створіть стандартизований план рахунків і переглядайте класифікації щоквартально.

Неправильне відстеження COGS

Багато власників бізнесу не можуть точно відстежувати прямі витрати, що робить показник валового прибутку безглуздим. Ретельно визначайте, які витрати є справді прямими, а які — непрямими.

Ігнорування амортизації та зносу

Відсутність обліку амортизації робить ваш чистий прибуток вищим, ніж він є насправді. Якщо у вас є обладнання, транспортні засоби або інші активи, додайте амортизацію до витрат, щоб отримати точну картину рентабельності.

Ігнорування неопераційних витрат

Відсотки за кредитами, одноразові збори та інші неопераційні статті впливають на ваш кінцевий результат. Включіть їх, щоб отримати повну картину ваших фінансових результатів.

Перегляд звітності лише раз на рік

Перегляд звіту P&L раз на рік під час податкового сезону означає, що дрібні проблеми можуть перерости в серйозні негаразди. За даними Small Business Association, підприємства, які переглядають фінансові показники лише щороку, мають успішність 25-35%, тоді як ті, хто переглядає їх щотижня, мають успішність 95%.

Аналіз лише підсумкових показників

Перегляд звіту P&L як єдиного набору цифр приховує важливі закономірності. Перейдіть на щомісячні колонки, щоб побачити тенденції, сезонні коливання та проблеми, що виникають.

Як часто слід переглядати звіт P&L?

Дослідження однозначні: частіші перегляди ведуть до кращих результатів.

Щомісяця: Більшість професійних бухгалтерів рекомендують переглядати звіт P&L принаймні щомісяця. Така частота допомагає виявити проблеми, як-от перевитрати або зниження маржі, до того, як вони стануть критичними.

Щокварталу: Використовуйте квартальні огляди для оцінки тенденцій, порівняння з аналогічним періодом минулого року та планування значних змін у бізнесі.

Щорічно: Річні огляди необхідні для підготовки до сплати податків та стратегічного планування на наступний рік.

На що звертати увагу під час кожного перегляду

Коли ви аналізуєте свій звіт P&L, ставте собі такі питання:

• Дохід зростає, залишається незмінним чи падає порівняно з попередніми періодами?
• Маржа прибутку стабільна чи зменшується?
• Які категорії витрат зростають найшвидше?
• Як цей період виглядає у порівнянні з аналогічним періодом минулого року?
• Чи є незвичайні статті, які потребують вивчення?

Перетворіть статті витрат у відсотки від доходу, щоб легше помітити зміни. Якщо витрати на маркетинг підскочили з 15% до 25% доходу, це зміщення вимагає уваги.

Використання звіту P&L для прийняття кращих рішень

Звіт про прибутки та збитки — це не просто історичний запис, це інструмент для прийняття рішень. Ось як його використовувати:

Виявлення проблем із прибутковістю

Якщо чистий прибуток від'ємний або знижується, ваш звіт про прибутки та збитки (P&L) допоможе встановити причину. Низький валовий прибуток свідчить про проблеми з ціноутворенням або прямими витратами. Високі операційні витрати вказують на проблеми з накладними витратами. Відстеження цих показників у динаміці показує, покращується ситуація чи погіршується.

Оцінка ціноутворення

Ваша маржа валового прибутку (валовий прибуток, поділений на дохід) показує, чи покриває ваше ціноутворення прямі витрати з достатнім запасом. Галузеві стандарти допоможуть вам оцінити, чи є ваша маржа конкурентоспроможною.

Контроль витрат

Порівняння операційних витрат за різні періоди підсвічує сфери, де видатки зростають. Ви можете виявити підписки, які вам більше не потрібні, неефективні канали маркетингу або можливості для переговорів про кращі тарифи з постачальниками.

Планування зростання

Розуміння структури витрат допомагає прогнозувати прибутковість при різних рівнях доходу. Якщо ваші операційні витрати переважно фіксовані, кожен додатковий продаж приносить більше чистого прибутку. Якщо вони зростають пропорційно до доходу, зростання потребує ретельнішого планування.

Отримання фінансування

Банки та інвестори запитуватимуть ваш звіт P&L при оцінці кредитних заявок або інвестиційних можливостей. Історія прибутковості та впорядкована фінансова звітність підвищують ваші шанси на схвалення та можуть забезпечити кращі умови.

Безкоштовні шаблони звітів про прибутки та збитки

Вам не потрібне дороге програмне забезпечення для створення звіту про прибутки та збитки. Безкоштовні шаблони доступні з багатьох джерел:

• Шаблони таблиць: шаблони Excel та Google Таблиць дозволяють налаштовувати категорії та автоматизувати розрахунки
• Бухгалтерське програмне забезпечення: більшість інструментів для обліку малого бізнесу автоматично генерують звіти P&L на основі ваших даних про транзакції
• Шаблони PDF: прості форми для заповнення підходять для базових потреб

Використовуючи шаблони, двічі перевіряйте формули та ретельно переглядайте класифікацію. Одне дослідження виявило, що 94% бізнес-таблиць містять помилки, тому верифікація є вкрай важливою.

Тримайте свої фінанси в порядку з першого дня

Розуміння звіту про прибутки та збитки є фундаментальним для успішного ведення бізнесу. Але ведення точного обліку, необхідного для створення надійного звіту P&L, вимагає послідовної бухгалтерії протягом усього року, а не лише під час податкового сезону.

Beancount.io забезпечує облік у текстовому форматі (plain-text accounting), що дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними. Кожна транзакція зберігається у форматі, який можна читати, шукати та версіонувати. Почніть безкоштовно і візьміть під контроль фінанси вашого бізнесу з обліком, створеним для ясності.