Ako vytvoriť výkaz ziskov a strát: Kompletný sprievodca pre majiteľov malých podnikov

Ak vediete malú firmu a nikdy ste nevytvárali výkaz ziskov a strát, nie ste v tom sami. Takmer 42 % majiteľov malých firiem priznáva, že pri zakladaní svojich spoločností mali obmedzenú alebo žiadnu finančnú gramotnosť. Napriek tomu je porozumenie vášmu výkazu ziskov a strát jednou z najdôležitejších zručností, ktoré si môžete osvojiť – firmy vedené finančne gramotnými majiteľmi majú o 30 % nižšiu pravdepodobnosť krachu v prvých troch rokoch.

Výkaz ziskov a strát, niekedy nazývaný aj výsledovka, odpovedá na základnú otázku, ktorú potrebuje poznať každý majiteľ firmy: Zarábam peniaze alebo o ne prichádzam? Tento sprievodca vás prevedie presne tým, čo je výkaz ziskov a strát, ako ho vytvoriť a ako ho použiť na prijímanie lepších obchodných rozhodnutí.

Čo je výkaz ziskov a strát?

Výkaz ziskov a strát je finančný report, ktorý sumarizuje výnosy, náklady a čistý zisk vašej firmy za konkrétne obdobie – zvyčajne za mesiac, štvrťrok alebo rok. Hovorí vám, či vaša firma počas tohto obdobia vygenerovala zisk alebo utrpela stratu.

Výkaz ziskov a strát je jedným z troch základných finančných výkazov, ktoré potrebuje každá firma, spolu so súvahou a výkazom cash flow. Zatiaľ čo súvaha ukazuje vašu finančnú pozíciu v jednom konkrétnom časovom bode a výkaz cash flow sleduje pohyb peňazí dnu a von, výkaz ziskov a strát sa zameriava konkrétne na ziskovosť.

Výkaz ziskov a strát vs. výsledovka: Je v tom rozdiel?

Nie. Výkaz ziskov a strát a výsledovka sú ten istý dokument. Tieto termíny sa používajú zameniteľne, hoci názov „výsledovka“ sa častejšie objavuje v neformálnom styku, zatiaľ čo „výkaz ziskov a strát“ je oficiálny názov používaný v účtovníctve a pri auditoch.

Tento report môžete počuť nazývať aj výkaz o prevádzke alebo výkaz výnosov a nákladov. Bez ohľadu na názov, všetky slúžia na rovnaký účel: ukázať, či je vaša firma zisková.

Päť kľúčových súčastí výkazu ziskov a strát

Každý výkaz ziskov a strát obsahuje rovnaké základné prvky, usporiadané zhora nadol:

1. Výnosy (Tržby)

Toto je váš „horný riadok“ – celkový príjem, ktorý vaša firma zarobila predajom tovaru alebo služieb. Výnosy zahŕňajú všetky predaje pred odpočítaním akýchkoľvek nákladov. Ak prevádzkujete e-shop, je to každý dolár, ktorý zákazníci zaplatili za produkty. Ak ste konzultant, sú to všetky poplatky, ktoré ste vybrali za svoje služby.

Niektoré firmy rozdeľujú výnosy do podkategórií, ako napríklad tržby za tovar verzus tržby za služby, alebo ich delia podľa produktových radov. Táto úroveň detailov vám pomôže pochopiť, ktoré časti vášho podnikania generujú najviac príjmov.

2. Náklady na predaný tovar (COGS)

Náklady na predaný tovar predstavujú priame náklady potrebné na vytvorenie alebo dodanie toho, čo predávate. Pre firmu založenú na produktoch zahŕňajú COGS suroviny, výrobnú prácu a náklady na dopravu. Pre servisnú firmu môžu zahŕňať platby dodávateľom alebo priame mzdové náklady.

COGS nezahŕňajú nepriame náklady ako nájomné, marketing alebo administratívne platy – tie spadajú pod prevádzkové náklady.

3. Hrubý zisk

Hrubý zisk sa vypočíta odčítaním COGS od výnosov:

Výnosy - Náklady na predaný tovar = Hrubý zisk

Tento údaj ukazuje, koľko peňazí vám zostalo po pokrytí priamych nákladov na vaše produkty alebo služby. Hrubý zisk vám povie, či je váš základný obchodný model životaschopný ešte pred započítaním réžie.

4. Prevádzkové náklady (OPEX)

Prevádzkové náklady sú priebežné náklady na chod vašej firmy, ktoré nie sú priamo spojené s výrobou tovaru alebo služieb. Bežné prevádzkové náklady zahŕňajú:

• Nájomné a energie
• Platy a mzdy pre administratívnych pracovníkov
• Marketing a reklama
• Predplatné softvéru
• Poistenie
• Kancelárske potreby
• Profesionálne služby (účtovníctvo, právne služby)

Prevádzkové náklady sa niekedy delia na náklady na predaj (náklady spojené s realizáciou predaja) a všeobecné a administratívne náklady (režijné náklady).

5. Čistý príjem (Čistý zisk alebo strata)

Čistý príjem je váš „spodný riadok“ – zisk, ktorý zostane po odčítaní všetkých nákladov od výnosov:

Hrubý zisk - Prevádzkové náklady - Ostatné náklady = Čistý príjem

Ak je toto číslo kladné, vaša firma v danom období zarobila peniaze. Ak je záporné, fungovali ste so stratou. Čistý príjem je najdôležitejším číslom vo vašom výkaze ziskov a strát, pretože predstavuje to, čo vaša firma skutočne zarobila.

Jednostupňový vs. viacstupňový výkaz ziskov a strát

Existujú dva hlavné formáty usporiadania výkazu ziskov a strát:

Jednostupňová metóda

Jednostupňový výkaz ziskov a strát používa jeden výpočet:

Celkové výnosy - Celkové náklady = Čistý príjem

Tento formát zoskupuje všetky výnosy dohromady a všetky náklady dohromady bez rozlišovania medzi rôznymi typmi nákladov. Je jednoduchší a dobre funguje pre malé firmy s priamočiarymi operáciami.

Viacstupňová metóda

Viacstupňový výkaz ziskov a strát rozdeľuje náklady do kategórií a vypočítava viacero úrovní zisku:

1. Hrubý zisk = Výnosy - Náklady na predaný tovar (COGS)
2. Prevádzkový zisk = Hrubý zisk - Prevádzkové náklady
3. Čistý zisk = Prevádzkový zisk - Neprevádzkové položky

Viacstupňový formát poskytuje podrobnejšie informácie o tom, kde peniaze vznikajú a kde sa strácajú. Pomáha vám identifikovať, či problémy spočívajú v cenotvorbe (nízky hrubý zisk), v réžii (vysoké prevádzkové náklady) alebo v iných faktoroch.

Ako vytvoriť výkaz ziskov a strát

Tu je postup krok za krokom na vytvorenie vášho P&L:

Krok 1: Zvoľte si sledované obdobie

Rozhodnite sa, či vytvárate mesačný, kvartálny alebo ročný výkaz. Mesačné výkazy vám poskytujú najaktuálnejšie informácie pre rozhodovanie, zatiaľ čo ročné výkazy sú nevyhnutné pre daňové priznania a koncoročnú analýzu.

Krok 2: Zhromaždite svoje finančné záznamy

Potrebujete presné záznamy o všetkých príjmoch a výdavkoch za dané obdobie. To zahŕňa:

• Doklady o predaji a faktúry
• Bankové výpisy
• Výpisy z kreditných kariet
• Mzdové záznamy
• Doklad o nákupoch a výdavkoch

Ak používate účtovný softvér, tieto údaje môžete často exportovať priamo.

Krok 3: Vypočítajte celkové výnosy

Sčítajte všetky príjmy z predaja a služieb. Nezabudnite zahrnúť len výnosy zarobené počas sledovaného obdobia, nie vklady alebo platby za prácu v budúcnosti.

Krok 4: Vypočítajte náklady na predaný tovar (COGS)

Identifikujte všetky priame náklady spojené s vašimi produktmi alebo službami. Pre produktové firmy to zahŕňa nakúpené zásoby, výrobné náklady a priamu prácu. Pre firmy poskytujúce služby zahrňte platby dodávateľom a priame náklady na poskytnutie služby.

Krok 5: Vypočítajte hrubý zisk

Odpočítajte COGS od celkových výnosov. To vám povie, koľko vám zostáva na pokrytie prevádzkových nákladov a generovanie zisku.

Krok 6: Uveďte a sčítajte prevádzkové náklady

Kategorizujte a sčítajte všetky obchodné výdavky, ktoré nie sú zahrnuté v COGS. Bežné kategórie zahŕňajú:

• Nájomné a priestory
• Mzdy a benefity
• Marketing
• Technológie a softvér
• Poistenie
• Profesionálne služby
• Cestovné a reprezentačné

Krok 7: Vypočítajte čistý zisk

Odpočítajte celkové prevádzkové náklady od hrubého zisku. Zahrňte všetky neprevádzkové výnosy (napríklad získané úroky) alebo náklady (napríklad úroky zaplatené z úverov), aby ste sa dopracovali k vášmu finálnemu čistému zisku.

Časté chyby v P&L, ktorým sa treba vyhnúť

Vytvorenie P&L je priamočiare, ale niekoľko bežných chýb môže podkopať jeho presnosť a užitočnosť:

Nesprávna klasifikácia nákladov

Zaradenie výdavkov do nesprávnej kategórie skresľuje vašu analýzu ziskovosti. Napríklad klasifikácia priamej práce ako prevádzkového nákladu namiesto COGS umelo zvýši váš hrubý zisk a skryje problémy s výrobnými nákladmi. Vytvorte si štandardizovanú účtovú osnovu a štvrťročne kontrolujte klasifikáciu.

Nesprávne sledovanie COGS

Mnoho majiteľov firiem nedokáže presne sledovať priame náklady, čo robí hrubý zisk bezvýznamným. Buďte dôslední pri identifikácii toho, ktoré náklady sú skutočne priame a ktoré nepriame.

Ignorovanie odpisov a amortizácie

Ak neberiete do úvahy odpisy, váš čistý zisk sa zdá byť vyšší, než v skutočnosti je. Ak vlastníte vybavenie, vozidlá alebo iný majetok, zahrňte odpisy ako náklad, aby ste získali presný obraz o ziskovosti.

Prehliadanie neprevádzkových nákladov

Úroky z úverov, jednorazové poplatky a iné neprevádzkové položky ovplyvňujú váš výsledok hospodárenia. Zahrňte ich, aby ste získali úplný obraz o vašej finančnej výkonnosti.

Kontrola len raz ročne

Kontrola P&L raz ročne počas daňovej sezóny znamená, že malé problémy môžu prerásť do veľkých komplikácií. Podľa Small Business Association majú firmy, ktoré kontrolujú financie len ročne, mieru úspešnosti 25 – 35 %, zatiaľ čo tie, ktoré ich kontrolujú týždenne, majú mieru úspešnosti 95 %.

Sledovanie len celkových súčtov

Prezeranie P&L len ako jednej sady čísel skrýva dôležité vzorce. Prepnite na mesačné stĺpce, aby ste videli trendy, sezónne výkyvy a vznikajúce problémy.

Ako často by ste mali kontrolovať svoj P&L?

Výskum hovorí jasne: častejšie kontroly vedú k lepším výsledkom.

Mesačne: Väčšina účtovných odborníkov odporúča kontrolovať P&L aspoň mesačne. Táto frekvencia vám pomôže zachytiť problémy, ako je nadmerné míňanie alebo klesajúce marže, skôr než sa stanú vážnymi.

Kvartálne: Štvrťročné kontroly používajte na vyhodnotenie trendov, porovnanie s rovnakým obdobím minulého roka a plánovanie významných obchodných zmien.

Ročne: Ročné previerky sú nevyhnutné pre daňové priznania a strategické plánovanie na nasledujúci rok.

Čo hľadať pri každej kontrole

Keď si sadnete k svojmu P&L, položte si tieto otázky:

• Rastú výnosy, stagnujú alebo klesajú v porovnaní s predchádzajúcimi obdobiami?
• Sú ziskové marže stabilné alebo sa zmenšujú?
• Ktoré kategórie výdavkov rastú najrýchlejšie?
• Ako sa toto obdobie porovnáva s rovnakým obdobím minulého roka?
• Existujú nejaké neobvyklé položky, ktoré vyžadujú prešetrenie?

Premeňte jednotlivé riadky na percentá z výnosov, aby ste ľahšie postrehli zmeny. Ak marketingové náklady poskočili z 15 % na 25 % výnosov, tento posun si vyžaduje pozornosť.

Používanie P&L na prijímanie lepších rozhodnutí

Výkaz ziskov a strát nie je len historický záznam – je to nástroj na rozhodovanie. Tu je návod, ako ho použiť:

Identifikujte problémy so ziskovosťou

Ak je čistý zisk záporný alebo klesá, váš Výkaz ziskov a strát (P&L) pomôže identifikovať príčinu. Nízky hrubý zisk naznačuje problémy s cenotvorbou alebo priamymi nákladmi. Vysoké prevádzkové náklady poukazujú na problémy s réžiou. Sledovanie týchto metrík v čase odhalí, či sa problémy zlepšujú alebo zhoršujú.

Vyhodnoťte cenotvorbu

Vaša hrubá marža (hrubý zisk vydelený tržbami) vám povie, či vaša cenotvorba pokrýva priame náklady s dostatočnou rezervou. Odvetvové referenčné hodnoty vám môžu pomôcť posúdiť, či sú vaše marže konkurencieschopné.

Kontrolujte výdavky

Porovnanie prevádzkových nákladov v rôznych obdobiach zvýrazní oblasti, v ktorých výdavky rastú. Môžete nájsť predplatné, ktoré už nepotrebujete, marketingové kanály, ktoré nefungujú, alebo príležitosti na vyjednanie lepších cien s dodávateľmi.

Plánujte rast

Pochopenie vašej nákladovej štruktúry vám pomôže predpovedať ziskovosť pri rôznych úrovniach tržieb. Ak sú vaše prevádzkové náklady väčšinou fixné, každý ďalší predaj prispieva viac k celkovému výsledku hospodárenia. Ak sa zvyšujú úmerne s tržbami, rast si vyžaduje starostlivejšie plánovanie.

Zabezpečte financovanie

Banky a investori budú pri posudzovaní žiadostí o úver alebo investičných príležitostí vyžadovať váš Výkaz ziskov a strát. História ziskovosti a dobre usporiadané financie zvyšujú vaše šance na schválenie a môžu vám zabezpečiť lepšie podmienky.

Bezplatné šablóny Výkazu ziskov a strát

Na vytvorenie výkazu ziskov a strát nepotrebujete drahý softvér. Bezplatné šablóny sú k dispozícii z mnohých zdrojov:

• Šablóny tabuľkových procesorov: Šablóny pre Excel a Google Tabuľky vám umožňujú prispôsobiť kategórie a automatizovať výpočty.
• Účtovný softvér: Väčšina účtovných nástrojov pre malé firmy generuje výkazy ziskov a strát automaticky z vašich údajov o transakciách.
• PDF šablóny: Jednoduché vyplniteľné formuláre postačujú pre základné potreby.

Pri používaní šablón si dôkladne skontrolujte vzorce a klasifikáciu položiek. Jedna štúdia zistila, že 94 % firemných tabuliek obsahuje chyby, preto je overenie nevyhnutné.

Udržujte svoje financie usporiadané od prvého dňa

Porozumenie vášmu výkazu ziskov a strát je základom úspešného podnikania. Ale udržiavanie presných záznamov potrebných na generovanie spoľahlivého výkazu si vyžaduje dôsledné vedenie účtovníctva počas celého roka – nielen v čase daňového priznania.

Beancount.io poskytuje textové účtovníctvo (plain-text accounting), ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi. Každá transakcia je uložená vo formáte, ktorý môžete čítať, v ktorom môžete vyhľadávať a ktorý môžete spravovať pomocou verzií. Začnite zadarmo a prevezmite kontrolu nad svojimi firemnými financiami s účtovníctvom navrhnutým pre prehľadnosť.