Com crear un compte de pèrdues i guanys: La guia completa per a propietaris de petites empreses
Si gestiones una petita empresa i mai has creat un compte de pèrdues i guanys, no estàs sol. Gairebé el 42% dels propietaris de petites empreses admeten que tenien una cultura financera limitada o nul·la quan van començar les seves empreses. Tot i això, entendre el teu compte de P&G és una de les habilitats més crítiques que pots desenvolupar: les empreses dirigides per propietaris amb cultura financera tenen un 30% menys de probabilitats de fracassar en els seus primers tres anys.
Un compte de pèrdues i guanys, de vegades anomenat estat de resultats o P&G, respon a la pregunta fonamental que tot propietari d'empresa ha de conèixer: Estic guanyant diners o perdent-ne? Aquesta guia t'explica exactament què és un compte de pèrdues i guanys, com crear-ne un i com utilitzar-lo per prendre millors decisions empresarials.
Què és un compte de pèrdues i guanys?
Un compte de pèrdues i guanys és un informe financer que resumeix els ingressos, les despeses i el resultat net de la teva empresa durant un període específic, normalment un mes, un trimestre o un any. T'indica si la teva empresa ha generat un benefici o ha patit una pèrdua durant aquest temps.
El compte de P&G és un dels tres estats financers bàsics que tota empresa necessita, juntament amb el balanç de situació i l'estat de fluxos d'efectiu. Mentre que el balanç de situació mostra la teva posició financera en un moment puntual i l'estat de fluxos d'efectiu fa un seguiment dels diners que entren i surten, el compte de P&G se centra específicament en la rendibilitat.
Compte de P&G vs. Estat de resultats: Hi ha alguna diferència?
No. Un compte de pèrdues i guanys i un estat de resultats són el mateix document. Els termes s'utilitzen indistintament, tot i que "estat de resultats" tendeix a aparèixer més sovint en els informes financers formals i els comptes auditats, mentre que "P&L" o "P&G" és més comú en entorns de petites empreses i en les operacions del dia a dia.
També podríeu sentir anomenar aquest informe estat d'operacions o estat d'ingressos i despeses. Independentment del nom, tots serveixen per al mateix propòsit: mostrar si la teva empresa és rendible.
Els cinc components clau d'un compte de P&G
Cada compte de pèrdues i guanys conté els mateixos elements bàsics, organitzats de dalt a baix:
1. Ingressos (Vendes)
Aquesta és la teva línia superior (top line): els ingressos totals que la teva empresa ha obtingut per la venda de béns o serveis. Els ingressos inclouen totes les vendes abans de deduir qualsevol despesa. Si gestiones una botiga de comerç electrònic, això representa cada euro que els clients han pagat pels productes. Si ets consultor, són tots els honoraris que has cobrat pels teus serveis.
Algunes empreses desglossen els ingressos en subcategories, com ara vendes de productes versus ingressos per serveis, o els separen per línia de producte. Aquest nivell de detall t'ajuda a entendre quines parts del teu negoci generen més ingressos.
2. Cost dels béns venuts (COGS)
El cost dels béns venuts representa els costos directes necessaris per crear o lliurar el que vens. Per a una empresa basada en productes, el COGS inclou les matèries primeres, la mà d'obra de fabricació i els costos d'enviament. Per a una empresa de serveis, podria incloure els pagaments a contractistes o els costos directes de mà d'obra.
El COGS no inclou costos indirectes com el lloguer, el màrqueting o els salaris administratius; aquests s'inclouen a les despeses d'explotació.
3. Benefici brut
El benefici brut es calcula restant el COGS dels ingressos:
Ingressos - Cost dels béns venuts = Benefici brut
Aquesta xifra mostra quants diners et queden després de cobrir els costos directes dels teus productes o serveis. El benefici brut t'indica si el teu model de negoci principal és viable abans de tenir en compte les despeses generals.
4. Despeses d'explotació (OPEX)
Les despeses d'explotació són els costos continus de funcionament del teu negoci que no estan directament vinculats a la producció de béns o serveis. Les despeses d'explotació habituals inclouen:
- Lloguer i subministraments
- Salaris i sous del personal administratiu
- Màrqueting i publicitat
- Subscripcions de programari
- Assegurances
- Material d'oficina
- Serveis professionals (comptabilitat, legal)
Les despeses d'explotació de vegades es divideixen en despeses de venda (costos relacionats amb la realització de vendes) i despeses generals i administratives (costos d'estructura).
5. Resultat net (Benefici o pèrdua neta)
El resultat net és el teu resultat final (bottom line): el benefici restant després de restar totes les despeses dels ingressos:
Benefici brut - Despeses d'explotació - Altres despeses = Resultat net
Si aquest número és positiu, la teva empresa ha guanyat diners durant el període. Si és negatiu, has operat amb pèrdues. El resultat net és la xifra més important del teu compte de P&G perquè representa el que realment ha guanyat la teva empresa.
Comptes de P&G de pas únic vs. de diversos passos
Hi ha dos formats principals per organitzar un compte de pèrdues i guanys:
Mètode de pas únic
Un estat de resultats de pas únic utilitza un sol càlcul:
Ingressos totals - Despeses totals = Resultat net
Aquest format agrupa tots els ingressos i totes les despeses sense distingir entre diferents tipus de despeses. És més senzill i funciona bé per a petites empreses amb operacions directes.
Mètode de diversos passos
Un estat de resultats de diversos passos separa les despeses en categories i calcula diversos nivells de benefici:
- Benefici brut = Ingressos - Cost de les mercaderies venudes (COGS)
- Resultat d'explotació = Benefici brut - Despeses d'explotació
- Benefici net = Resultat d'explotació - Partides no operatives
El format de diversos passos proporciona més detalls sobre on s'estan generant i perdent els diners. Us ajuda a identificar si existeixen problemes amb els vostres preus (benefici brut baix), les vostres despeses generals (despeses d'explotació elevades) o altres factors.
Com crear un compte de pèrdues i guanys
Aquí teniu un procés pas a pas per crear el vostre compte de pèrdues i guanys (P&L):
Pas 1: Trieu el vostre període de l'informe
Decidiu si esteu creant un estat mensual, trimestral o anual. Els estats mensuals us proporcionen la informació més oportuna per prendre decisions, mentre que els estats anuals són necessaris per a la preparació d'impostos i l'anàlisi de final d'any.
Pas 2: Recopileu els vostres registres financers
Necessiteu registres precisos de tots els ingressos i despeses del període. Això inclou:
- Rebuts de vendes i factures
- Extractes bancaris
- Extractes de targetes de crèdit
- Registres de nòmines
- Rebuts de compres i despeses
Si utilitzeu programari de comptabilitat, sovint podeu exportar aquestes dades directament.
Pas 3: Calculeu els ingressos totals
Sumeu tots els ingressos procedents de vendes i serveis. Assegureu-vos d'incloure només els ingressos meritats durant el període de l'informe, no els dipòsits o pagaments per treballs futurs.
Pas 4: Calculeu el cost de les mercaderies venudes
Identifiqueu tots els costos directes associats als vostres productes o serveis. Per a les empreses de productes, això inclou l'inventari comprat, els costos de fabricació i la mà d'obra directa. Per a les empreses de serveis, incloeu els pagaments a contractistes i els costos directes de prestació de serveis.
Pas 5: Calculeu el benefici brut
Resteu el COGS dels ingressos totals. Això us indica quant us queda per cobrir les despeses d'explotació i generar benefici.
Pas 6: Llisteu i sumeu les despeses d'explotació
Categoritzeu i sumeu totes les despeses de l'empresa no incloses en el COGS. Les categories comunes inclouen:
- Lloguer i instal·lacions
- Nòmines i beneficis socials
- Màrqueting
- Tecnologia i programari
- Assegurances
- Serveis professionals
- Viatges i entreteniment
Pas 7: Calculeu el benefici net
Resteu el total de les despeses d'explotació del benefici brut. Incloeu qualsevol ingrés no operatiu (com els interessos guanyats) o despeses (com els interessos pagats per préstecs) per arribar al vostre benefici net final.
Errors comuns del P&L que cal evitar
Crear un P&L és senzill, però diversos errors comuns poden soscavar la seva precisió i utilitat:
Classificació incorrecta de les despeses
Posar les despeses en la categoria equivocada distorsiona l'anàlisi de la rendibilitat. Per exemple, classificar la mà d'obra directa com una despesa d'explotació en lloc de COGS inflarà el vostre benefici brut i ocultarà problemes amb els vostres costos de producció. Creeu un pla de comptes estandarditzat i reviseu les classificacions trimestralment.
No fer un seguiment adequat del COGS
Molts propietaris d'empreses no fan un seguiment precís dels costos directes, cosa que fa que el benefici brut no tingui sentit. Sigueu diligents a l'hora d'identificar quins costos són realment directes enfront dels indirectes.
Ignorar l'amortització i la depreciació
No comptabilitzar l'amortització fa que el vostre benefici net sembli més alt del que realment és. Si teniu equipament, vehicles o altres actius, incloeu l'amortització com una despesa per obtenir una imatge precisa de la rendibilitat.
Ometre les despeses no operatives
Els interessos dels préstecs, els càrrecs puntuals i altres partides no operatives afecten el vostre resultat final. Incloeu-los per obtenir una imatge completa del vostre rendiment financer.
Revisar només anualment
Mirar el vostre P&L un cop l'any durant la temporada d'impostos significa que els problemes petits poden créixer fins a convertir-se en problemes importants. Segons l'Administració de la Petita Empresa, les empreses que revisen les dades financeres només anualment tenen una taxa d'èxit del 25-35%, mentre que les que les revisen setmanalment tenen una taxa d'èxit del 95%.
Mirar només els totals
Revisar el vostre P&L com un sol conjunt de números oculta patrons importants. Canvieu a columnes mensuals per veure tendències, variacions estacionals i problemes emergents.
Amb quina freqüència heu de revisar el vostre P&L?
La investigació és clara: les revisions més freqüents condueixen a millors resultats.
Mensualment: La majoria dels professionals de la comptabilitat recomanen revisar el P&L almenys mensualment. Aquesta freqüència us ajuda a detectar problemes com la despesa excessiva o la disminució dels marges abans que esdevinguin greus.
Trimestralment: Utilitzeu les revisions trimestrals per avaluar les tendències, comparar amb el mateix període de l'any passat i planificar canvis empresarials significatius.
Anualment: Les revisions anuals són essencials per a la preparació d'impostos i la planificació estratègica per a l'any vinent.
Què cal buscar en cada revisió
Quan us assenteu amb el vostre P&L, feu-vos aquestes preguntes:
- Els ingressos estan creixent, estancats o disminuint en comparació amb períodes anteriors?
- Els marges de benefici es mantenen estables o s'estan reduint?
- Quines categories de despeses estan augmentant més ràpidament?
- Com es compara aquest període amb el mateix període de l'any passat?
- Hi ha partides inusuals que necessitin una investigació?
Convertiu les partides en percentatges dels ingressos per detectar els canvis més fàcilment. Si els costos de màrqueting han passat del 15% al 25% dels ingressos, aquest canvi requereix atenció.
Utilitzar el vostre P&L per prendre millors decisions
Un compte de pèrdues i guanys no és només un registre històric: és una eina per a la presa de decisions. Vegeu com utilitzar-lo:
Identificar problemes de rendibilitat
Si els ingressos nets són negatius o estan disminuint, el vostre P&L ajuda a identificar-ne la causa. Un benefici brut baix suggereix problemes amb els preus o els costos directes. Unes despeses operatives elevades apunten a problemes de despeses estructurals. El seguiment d'aquestes mètriques al llarg del temps revela si els problemes estan millorant o empitjorant.
Avaluar els preus
El vostre marge de benefici brut (benefici brut dividit pels ingressos) us indica si els vostres preus cobreixen els costos directes amb marge suficient. Els referents del sector us poden ajudar a avaluar si els vostres marges són competitius.
Controlar les despeses
La comparació de les despeses operatives entre períodes destaca les àrees on la despesa està creixent. Podeu trobar subscripcions que ja no necessiteu, canals de màrqueting que no funcionen o oportunitats per negociar millors tarifes amb els proveïdors.
Planificar el creixement
Comprendre la vostra estructura de costos us ajuda a preveure la rendibilitat a diferents nivells d'ingressos. Si les vostres despeses operatives són principalment fixes, cada venda addicional contribueix més al resultat final. Si aquestes escalen amb els ingressos, el creixement requereix una planificació més acurada.
Assegurar el finançament
Els bancs i els inversors demanaran el vostre P&L quan avaluïn sol·licituds de préstec o oportunitats d'inversió. Un historial de rendibilitat i unes finances ben organitzades milloren les vostres possibilitats d'aprovació i us poden permetre obtenir millors condicions.
Plantilles gratuïtes d'estats de pèrdues i guanys
No necessiteu un programari car per crear un estat de pèrdues i guanys. Hi ha plantilles gratuïtes disponibles a moltes fonts:
- Plantilles de full de càlcul: les plantilles d'Excel i Google Sheets us permeten personalitzar les categories i automatitzar els càlculs
- Programari de comptabilitat: la majoria de les eines de comptabilitat per a petites empreses generen estats de pèrdues i guanys automàticament a partir de les dades de les vostres transaccions
- Plantilles PDF: els formularis emplenables senzills funcionen per a necessitats bàsiques
Quan utilitzeu plantilles, comproveu les fórmules i reviseu les classificacions acuradament. Un estudi va trobar que el 94% dels fulls de càlcul empresarials contenen errors, per la qual cosa la verificació és essencial.
Mantingueu les vostres finances organitzades des del primer dia
Comprendre el vostre estat de pèrdues i guanys és fonamental per gestionar un negoci amb èxit. Però mantenir els registres precisos necessaris per generar un P&L fiable requereix una comptabilitat constant durant tot l'any, no només en el moment dels impostos.
Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que us proporciona total transparència i control sobre les vostres dades financeres. Cada transacció s'emmagatzema en un format que podeu llegir, cercar i controlar per versions. Comenceu gratis i preneu el control de les finances del vostre negoci amb una comptabilitat dissenyada per a la claredat.
