Как да създадете отчет за приходите и разходите: Пълното ръководство за собственици на малък бизнес

Ако управлявате малък бизнес и никога не сте изготвяли отчет за приходите и разходите, не сте сами. Почти 42% от собствениците на малък бизнес признават, че са имали ограничена или никаква финансова грамотност, когато са стартирали компаниите си. Въпреки това, разбирането на вашия ОПР (Отчет за приходите и разходите) е едно от най-важните умения, които можете да развиете – бизнесите, ръководени от финансово грамотни собственици, са с 30% по-малка вероятност да се провалят през първите си три години.

Отчетът за приходите и разходите, понякога наричан отчет за доходите или P&L (Profit and Loss), отговаря на фундаменталния въпрос, който всеки собственик на бизнес трябва да знае: Печеля ли пари, или губя? Това ръководство ще ви преведе през това какво точно е P&L отчетът, как да създадете такъв и как да го използвате, за да вземате по-добри бизнес решения.

Какво представлява отчетът за приходите и разходите?

Отчетът за приходите и разходите е финансов отчет, който обобщава приходите, разходите и нетния доход на вашия бизнес за определен период – обикновено месец, тримесечие или година. Той ви казва дали вашият бизнес е генерирал печалба или е претърпял загуба през това време.

ОПР е един от трите основни финансови отчета, от които се нуждае всеки бизнес, заедно с баланса и отчета за паричните потоци. Докато балансът показва вашето финансово състояние в определен момент от време, а отчетът за паричните потоци проследява движението на парите навътре и навън, ОПР се фокусира конкретно върху доходността.

ОПР срещу Отчет за доходите: Има ли разлика?

Не. Отчетът за приходите и разходите и отчетът за доходите са един и същ документ. Термините се използват взаимозаменяемо, въпреки че „отчет за доходите“ (income statement) обикновено се появява по-често във формалното финансово отчитане и одитираните финансови отчети, докато „P&L“ е по-популярен термин в средата на малкия бизнес и в ежедневните операции.

Може също да чуете този отчет да се нарича отчет за дейността или отчет за приходите и разходите. Независимо от името, всички те служат за една и съща цел: да покажат дали вашият бизнес е печеливш.

Петте ключови компонента на P&L отчета

Всеки отчет за приходите и разходите съдържа едни и същи основни елементи, подредени от горе надолу:

1. Приходи (Продажби)

Това е вашият „горен ред“ (top line) – общият доход, който вашият бизнес е спечелил от продажба на стоки или услуги. Приходите включват всички продажби преди приспадане на каквито и да е разходи. Ако управлявате онлайн магазин, това е всеки долар, който клиентите са платили за продуктите. Ако сте консултант, това са всички такси, които сте събрали за услугите си.

Някои бизнеси разделят приходите на подкатегории, като например приходи от продукти срещу приходи от услуги, или ги разделят по продуктови линии. Това ниво на детайлност ви помага да разберете кои части от вашия бизнес генерират най-много доходи.

2. Себестойност на продадените стоки (COGS)

Себестойността на продадените стоки представлява преките разходи, необходими за създаването или доставянето на това, което продавате. За бизнес, базиран на продукти, COGS включва суровини, труд за производство и разходи за доставка. За сервизен бизнес това може да включва плащания към подизпълнители или преки разходи за труд.

COGS не включва непреки разходи като наем, маркетинг или административни заплати – те попадат в оперативните разходи.

3. Брутна печалба

Брутната печалба се изчислява чрез изваждане на себестойността (COGS) от приходите:

Приходи - Себестойност на продадените стоки = Брутна печалба

Тази цифра показва колко пари са ви останали след покриване на преките разходи за вашите продукти или услуги. Брутната печалба ви казва дали вашият основен бизнес модел е жизнеспособен, преди да се вземат предвид режийните разходи.

4. Оперативни разходи (OPEX)

Оперативните разходи са текущите разходи за управление на вашия бизнес, които не са пряко свързани с производството на стоки или услуги. Общите оперативни разходи включват:

• Наем и комунални услуги
• Заплати и възнаграждения на административния персонал
• Маркетинг и реклама
• Абонаменти за софтуер
• Застраховки
• Офис консумативи
• Професионални услуги (счетоводни, юридически)

Оперативните разходи понякога се разделят на разходи за продажби (разходи, свързани с извършването на продажби) и общи и административни разходи (режийни разходи).

5. Нетен доход (Нетна печалба или загуба)

Нетният доход е вашият „долен ред“ (bottom line) – печалбата, останала след изваждане на всички разходи от приходите:

Брутна печалба - Оперативни разходи - Други разходи = Нетен доход

Ако това число е положително, вашият бизнес е спечелил пари през периода. Ако е отрицателно, работили сте на загуба. Нетният доход е най-важното число във вашия ОПР, защото представлява това, което вашият бизнес действително е спечелил.

Едностепенни срещу многостепенни P&L отчети

Има два основни формата за организиране на отчет за приходите и разходите:

Едностепенен метод

Едностепенният отчет за доходите използва едно изчисление:

Общо приходи - Общо разходи = Нетен доход

Този формат групира всички приходи заедно и всички разходи заедно, без да прави разлика между различните видове разходи. Той е по-прост и работи добре за малки предприятия с ясни операции.

Многостепенен метод

Многостепенният отчет за приходите и разходите разделя разходите на категории и изчислява няколко нива на печалба:

1. Брутна печалба = Приходи - Себестойност на продадените стоки (СПС)
2. Оперативна печалба = Брутна печалба - Оперативни разходи
3. Нетна печалба = Оперативна печалба - Неоперативни позиции

Многостепенният формат предоставя повече подробности за това къде се печелят и къде се губят пари. Той ви помага да идентифицирате дали съществуват проблеми с вашето ценообразуване (ниска брутна печалба), вашите режийни разходи (високи оперативни разходи) или други фактори.

Как да съставите отчет за приходите и разходите

Ето стъпка по стъпка процеса за създаване на вашия ОПР:

Стъпка 1: Изберете вашия отчетен период

Решете дали ще създавате месечен, тримесечен или годишен отчет. Месечните отчети ви дават най-актуална информация за вземане на решения, докато годивните отчети са необходими за подготовка на данъци и анализ в края на годината.

Стъпка 2: Съберете финансовите си записи

Нуждаете се от точни записи за всички приходи и разходи за периода. Това включва:

• Касови бележки и фактури
• Банкови извлечения
• Извлечения от кредитни карти
• Ведомости за заплати
• Разписки за покупки и разходи

Ако използвате счетоводен софтуер, често можете да експортирате тези данни директно.

Стъпка 3: Изчислете общите приходи

Сумирайте всички приходи от продажби и услуги. Уверете се, че включвате само приходите, спечелени през отчетния период, а не депозити или плащания за бъдеща работа.

Стъпка 4: Изчислете себестойността на продадените стоки

Идентифицирайте всички преки разходи, свързани с вашите продукти или услуги. За търговски и производствени бизнеси това включва закупения инвентар, производствените разходи и прекия труд. За бизнеси в сферата на услугите включете плащанията към подизпълнители и преките разходи за предоставяне на услугите.

Стъпка 5: Изчислете брутната печалба

Извадете себестойността на продадените стоки (СПС) от общите приходи. Това ви показва колко ви остава за покриване на оперативните разходи и генериране на печалба.

Стъпка 6: Избройте и сумирайте оперативните разходи

Категоризирайте и сумирайте всички бизнес разходи, които не са включени в СПС. Общите категории включват:

• Наем и съоръжения
• Заплати и осигуровки
• Маркетинг
• Технологии и софтуер
• Застраховки
• Професионални услуги
• Пътувания и развлечения

Стъпка 7: Изчислете нетната печалба

Извадете общите оперативни разходи от брутната печалба. Включете всички неоперативни приходи (като спечелени лихви) или разходи (като платени лихви по заеми), за да стигнете до вашата крайна нетна печалба.

Чести грешки при ОПР, които да избягвате

Създаването на ОПР е лесно, но няколко често срещани грешки могат да подкопаят неговата точност и полезност:

Неправилно класифициране на разходите

Поставянето на разходи в грешна категория изкривява вашия анализ на рентабилността. Например, класифицирането на прекия труд като оперативен разход вместо като СПС ще надуе вашата брутна печалба и ще скрие проблеми с производствените ви разходи. Създайте стандартизиран сметкоплан и преглеждайте класификациите тримесечно.

Липса на правилно проследяване на СПС

Много собственици на бизнес не успяват да проследят точно преките разходи, което прави брутната печалба безсмислена. Бъдете стриктни в идентифицирането на това кои разходи са наистина преки и кои са непреки.

Пренебрегване на амортизацията

Неотчитането на амортизацията прави нетната ви печалба да изглежда по-висока, отколкото е в действителност. Ако притежавате оборудване, превозни средства или други активи, включете амортизацията като разход, за да получите точна представа за рентабилността.

Пренебрегване на неоперативните разходи

Лихвите по заеми, еднократните такси и други неоперативни позиции влияят на крайния резултат. Включете ги, за да получите пълна картина на финансовото си състояние.

Преглеждане само веднъж годишно

Преглеждането на вашия ОПР веднъж годишно по време на данъчния сезон означава, че малките проблеми могат да прераснат в големи изпитания. Според Асоциацията за малък бизнес, бизнесите, които преглеждат финансовите си данни само веднъж годишно, имат 25-35% шанс за успех, докато тези, които ги преглеждат седмично, имат 95% успех.

Гледане само на общите суми

Преглеждането на вашия ОПР само като един набор от числа крие важни модели. Превключете към месечни колони, за да видите тенденции, сезонни вариации и нововъзникващи проблеми.

Колко често трябва да преглеждате своя ОПР?

Изследванията са категорични: по-честите прегледи водят до по-добри резултати.

Месечно: Повечето счетоводни специалисти препоръчват преглед на ОПР поне веднъж месечно. Тази честота ви помага да уловите проблеми като преразход или намаляващи маржове, преди те да станат сериозни.

Тримесечно: Използвайте тримесечните прегледи, за да оцените тенденциите, да сравните със същия период миналата година и да планирате значителни бизнес промени.

Ежегодно: Годишните прегледи са от съществено значение за данъчната подготовка и стратегическото планиране за предстоящата година.

Какво да търсите при всеки преглед

Когато разглеждате своя ОПР, задайте следните въпроси:

• Нарастват ли приходите, в застой ли са или спадат спрямо предходни периоди?
• Маржовете на печалба стабилни ли са или се свиват?
• Кои категории разходи нарастват най-бързо?
• Как този период се сравнява със същия период миналата година?
• Има ли необичайни елементи, които се нуждаят от разследване?

Превърнете редовете в проценти от приходите, за да забележите промените по-лесно. Ако разходите за маркетинг са скочили от 15% на 25% от приходите, тази промяна изисква внимание.

Използване на ОПР за вземане на по-добри решения

Отчетът за приходите и разходите не е просто исторически запис — той е инструмент за вземане на решения. Ето как да го използвате:

Идентифициране на проблеми с рентабилността

Ако нетната печалба е отрицателна или намаляваща, вашият ОПР помага да се установи причината. Ниската брутна печалба подсказва за проблеми с ценообразуването или преките разходи. Високите оперативни разходи сочат към проблеми с режийните разходи. Проследяването на тези показатели във времето разкрива дали проблемите се подобряват или влошават.

Оценка на ценообразуването

Вашият марж на брутната печалба (брутната печалба, разделена на приходите) ви показва дали вашето ценообразуване покрива преките разходи и оставя място за печалба. Отрасловите бенчмаркове могат да ви помогнат да прецените дали вашите маржове са конкурентоспособни.

Контрол на разходите

Сравняването на оперативните разходи в различни периоди подчертава областите, в които разходите растат. Може да откриете абонаменти, от които вече не се нуждаете, маркетингови канали, които не дават резултат, или възможности за договаряне на по-добри цени с доставчици.

Планиране за растеж

Разбирането на структурата на вашите разходи ви помага да прогнозирате рентабилността при различни нива на приходите. Ако оперативните ви разходи са предимно фиксирани, всяка допълнителна продажба допринася повече за крайния резултат. Ако те се мащабират заедно с приходите, растежът изисква по-внимателно планиране.

Осигуряване на финансиране

Банките и инвеститорите ще изискат вашия ОПР, когато оценяват заявления за заем или инвестиционни възможности. Историята на рентабилност и добре организираните финансови отчети подобряват шансовете ви за одобрение и могат да ви осигурят по-добри условия.

Безплатни шаблони за Отчет за приходите и разходите (ОПР)

Не се нуждаете от скъп софтуер, за да създадете отчет за приходите и разходите. Безплатни шаблони са достъпни от много източници:

• Шаблони за електронни таблици: Шаблоните за Excel и Google Sheets ви позволяват да персонализирате категориите и да автоматизирате изчисленията
• Счетоводен софтуер: Повечето счетоводни инструменти за малък бизнес генерират ОПР автоматично от вашите данни за трансакциите
• PDF шаблони: Лесните за попълване формуляри вършат работа за основни нужди

Когато използвате шаблони, проверявайте внимателно формулите и класификациите. Едно проучване установи, че 94% от бизнес електронните таблици съдържат грешки, така че проверката е от съществено значение.

Поддържайте финансите си организирани от първия ден

Разбирането на вашия отчет за приходите и разходите е основополагащо за управлението на успешен бизнес. Но поддържането на точните записи, необходими за генериране на надежден ОПР, изисква последователно счетоводство през цялата година, а не само по време на данъчната кампания.

Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни. Всяка трансакция се съхранява във формат, който можете да четете, търсите и контролирате чрез версии. Започнете безплатно и поемете контрола над вашите бизнес финанси със счетоводство, създадено за яснота.