La guia completa per al seguiment de préstecs comercials: millors pràctiques per a propietaris de petites empreses

Quan obteniu un préstec empresarial, ja sigui un préstec bancari tradicional, un préstec de l'SBA o finançament d'emergència com el PPP o l'EIDL, la feina real comença en el moment en què els fons arriben al vostre compte. Un seguiment deficient dels préstecs pot provocar problemes de compliment, maldecaps fiscals, deduccions perdudes i fins i tot acusacions de frau. Tot i així, molts propietaris de petites empreses tracten la gestió dels préstecs com una qüestió secundària, aplegant registres incomplets que no aguantarien una inspecció.

Un seguiment adequat dels préstecs no és només una qüestió d'organització: es tracta de protegir la vostra empresa, maximitzar els beneficis fiscals i mantenir la claredat financera que necessiteu per prendre decisions informades. Tant si gestioneu un únic préstec com si combineu diverses fonts de finançament, aquesta guia us mostrarà exactament com fer el seguiment dels vostres préstecs empresarials de manera eficaç.

Per què és important fer un seguiment correcte dels préstecs empresarials

Les conseqüències d'un seguiment deficient dels préstecs van molt més enllà d'uns fulls de càlcul desordenats. Això és el que hi ha en joc:

Protecció davant d'auditories: L'SBA pot auditar els préstecs PPP i EIDL en qualsevol moment, i us obliga a mantenir els registres durant cinc anys després de la condonació o el pagament total. Els prestadors tradicionals també poden sol·licitar documentació per verificar el compliment del préstec. Sense un seguiment adequat, sou vulnerables a sancions o a l'acceleració del préstec (exigència de pagament immediat).

Precisió fiscal: Els vostres estats financers han de reflectir amb precisió el capital i els interessos del préstec. La part del capital dels pagaments del préstec no compta com a despesa empresarial, mentre que els interessos sí que ho fan. Si els barregeu, acabareu pagant impostos de més o us enfrontareu a sancions per declarar ingressos inferiors als reals.

Gestió del flux de caixa: Quan no podeu veure d'un cop d'ull quin finançament del préstec queda disponible en comparació amb el que heu gastat, no podeu prendre decisions de despesa informades. Això provoca tensions de tresoreria i pèrdua d'oportunitats.

Requisits de compliment: Molts préstecs inclouen restriccions de despesa. Els préstecs PPP, per exemple, requerien que almenys el 60% dels fons s'utilitzessin per a despeses de nòmina, i el 40% restant es pogués utilitzar per a lloguers, arrendaments, subministraments i interessos hipotecaris. Sense un seguiment meticulós, no podreu demostrar-ne el compliment.

Els dos mètodes principals per al seguiment dels préstecs empresarials

Teniu dos enfocaments principals per fer el seguiment dels fons dels préstecs empresarials, cadascun amb avantatges diferents.

Mètode 1: Compte bancari dedicat (recomanat)

Obrir un compte bancari separat exclusivament per als fons del préstec és l'estàndard d'or per al seguiment de préstecs. Aquí teniu per què aquest enfocament funciona tan bé:

Registre d'activitat automàtic: Cada retirada crea un registre amb marca de temps que mostra exactament què heu gastat i quan. Els vostres extractes bancaris es converteixen en el vostre rastre d'auditoria.

Compliment simplificat: Quan els auditors o els prestadors sol·liciten documentació, només cal que proporcioneu els extractes bancaris que mostren tot l'historial de transaccions. No calen conciliacions complicades.

Visibilitat en temps real: Podeu consultar el vostre saldo en qualsevol moment per veure exactament quins fons del préstec queden disponibles.

Separació neta: Les despeses personals, altres ingressos empresarials i els fons del préstec mai es barregen, eliminant el risc de confusió de fons que podria posar en perill la condonació del préstec.

Passos per a la implementació:

1. Obriu un compte corrent dedicat al vostre banc.
2. Dipositeu l'import total del préstec immediatament després de rebre'l.
3. Utilitzeu aquest compte exclusivament per a despeses elegibles pel préstec.
4. Reviseu els extractes mensualment per assegurar-vos que totes les despeses s'ajusten als requisits del préstec.
5. Guardeu tant les còpies en paper com les digitals de tots els extractes.

L'únic inconvenient és la càrrega administrativa de gestionar un compte addicional i les possibles comissions mensuals. No obstant això, molts bancs eliminen les comissions per als comptes d'empresa amb saldos mínims i, amb el dipòsit d'un préstec, assolireu fàcilment aquest llindar.

Mètode 2: Seguiment mitjançant full de càlcul

Si no és factible obrir un nou compte bancari, un full de càlcul ben dissenyat pot servir com una alternativa de seguiment eficaç. Aquest mètode requereix més disciplina però ofereix flexibilitat.

Components essencials del full de càlcul:

• Secció d'informació del préstec: Registreu l'import del préstec, el tipus d'interès, el termini, el nom del prestador, el número de préstec i la data de desemborsament.
• Registre de despeses: Data, proveïdor/beneficiari, descripció, import, categoria i saldo acumulat.
• Seguiment per categories: Si el vostre préstec té restriccions de despesa (com la divisió entre nòmina i no nòmina del PPP), feu un seguiment dels percentatges en temps real.
• Calendari de pagaments: Per als préstecs no condonables, incloeu una pestanya separada que calculi el capital i els interessos de cada pagament.

Estructura de mostra:

Data	Proveïdor	Descripció	Import	Categoria	Saldo restant
15/02/2026	Dipòsit inicial	Préstec EIDL rebut	$50,000.00		$50,000.00
18/02/2026	Proveïdor ABC	Compra d'inventari	-$5,200.00	Inventari	$44,800.00
20/02/2026	City Electric	Factura de llum	-$380.00	Subministraments	$44,420.00

Calculeu el vostre saldo restant restant cada despesa del total del vostre préstec. Actualitzeu aquest full de càlcul cada vegada que feu una compra elegible pel préstec, no al final de mes. El seguiment en temps real evita la despesa excessiva i garanteix que no perdeu cap tiquet o factura.

Registre de préstecs al vostre sistema comptable

El vostre mètode de seguiment (compte independent o full de càlcul) mostra com esteu gastant els fons del préstec, però també heu de registrar el préstec correctament als vostres llibres de comptabilitat.

Recepció inicial del préstec

Quan arribin els fons del préstec, registreu una transacció que afecti només el vostre balanç de situació:

• Deure: Compte d'efectiu/bancari (l'actiu augmenta per l'import del préstec)
• Haver: Préstec a pagar o Efectes a pagar (el passiu augmenta per l'import del préstec)

Aquest assentament mostra correctament que teniu més efectiu però també que deveu aquests diners. El vostre compte de pèrdues i guanys no es veu afectat perquè rebre un préstec no es considera un ingrés.

Pagaments del préstec: Separació de principal i interessos

Cada pagament de préstec que realitzeu consta de dos components que s'han de registrar per separat:

Part del principal:

• Deure: Préstec a pagar (el passiu disminueix)
• Haver: Compte d'efectiu/bancari (l'actiu disminueix)

Part dels interessos:

• Deure: Despesa d'interessos (compte de despeses al compte de pèrdues i guanys)
• Haver: Compte d'efectiu/bancari (l'actiu disminueix)

L'extracte mensual del vostre prestador especificarà exactament quina part de cada pagament s'aplica al principal i quina als interessos. Utilitzeu aquestes xifres per registrar transaccions dividides (split transactions) al vostre programari de comptabilitat.

Per exemple, si el vostre pagament mensual és de 1.200 € i l'extracte del prestador mostra 800 € destinats al principal i 400 € als interessos:

1. Registreu 800 € com un pagament que redueix el passiu del vostre préstec.
2. Registreu 400 € com una despesa d'interessos (això redueix el vostre benefici imposable).

Interessos meritats

Els interessos s'acumulen diàriament encara que no feu pagaments mensuals. Per mantenir els llibres precisos, registreu els interessos meritats al final del mes:

• Deure: Despesa d'interessos
• Haver: Interessos a pagar (Passiu)

Quan realment pagueu els interessos, revertiu el passiu d'Interessos a pagar i reduïu el vostre compte d'efectiu.

Consideracions especials per als préstecs PPP i EIDL

Si heu rebut fons del Programa de Protecció de Nòmines (PPP) o del Préstec per Desastres per Danys Econòmics (EIDL), s'apliquen requisits de seguiment addicionals.

Registre de dades del PPP

Els préstecs PPP requerien que almenys el 60% dels fons s'utilitzessin en despeses de nòmina, i el 40% restant es pogués utilitzar en lloguers, arrendaments, subministraments i interessos hipotecaris. Per demostrar el compliment i assegurar la condonació:

Documents a conservar:

• Informes de nòmines que mostrin tots els salaris i beneficis dels empleats
• Declaracions d'impostos sobre les nòmines (Formulari 941)
• Extractes bancaris del compte que conté els fons del PPP
• Rebuts i factures de totes les despeses elegibles que no siguin de nòmina
• Contractes de lloguer/arrendament
• Factures de subministraments amb comprovant de pagament
• Extractes hipotecaris i càlculs d'interessos

Cronologia de seguiment: Conserveu aquests registres durant cinc anys des de la data de condonació o del pagament total del préstec, el que passi més tard.

Registre de dades de l'EIDL

Els préstecs EIDL tenen requisits de documentació més amplis que abasten tota l'operativa del vostre negoci:

Registres requerits:

• Estats financers complets (balanç de situació, pèrdues i guanys, flux de caixa)
• Declaracions d'impostos de l'empresa dels darrers cinc anys
• Pòlisses d'assegurances i comprovants de pagament
• Registres de compensació dels empleats
• Documents de lloguer o hipoteca
• Factures de subministraments i factures de proveïdors
• Evidència que els fons s'han utilitzat per a despeses de capital circulant elegibles

Millor pràctica: Mantingueu els fons de l'EIDL en un compte bancari dedicat. Si l'SBA sol·licita documentació, podreu proporcionar els extractes bancaris que mostren l'historial complet de transaccions en lloc d'haver de recollir rebuts dispersos.

Ús conjunt del PPP i l'EIDL

Moltes empreses van rebre finançament tant del PPP com de l'EIDL. Com que aquests programes prohibien utilitzar tots dos préstecs per a les mateixes despeses, el seguiment esdevé encara més crític.

Enfocament recomanat:

• Utilitzeu els fons del PPP exclusivament per a despeses de nòmina.
• Utilitzeu els fons de l'EIDL per a tota la resta de capital circulant elegible (lloguer, subministraments, inventari, etc.).
• Mantingueu un seguiment separat per a cada préstec.
• Mai categoritzeu la mateixa despesa sota ambdós programes.

Aquesta separació neta simplifica el compliment i fa que la documentació sigui directa.

Errors comuns en el seguiment de préstecs que cal evitar

Fins i tot els propietaris de negocis amb bones intencions cauen en aquestes trampes:

Barrejar finances personals i empresarials

Utilitzar el mateix compte per a despeses personals i per als fons dels préstecs comercials crea un malson de documentació. També genera alertes durant les auditories i pot posar en perill la condonació del préstec. Mantingueu sempre la separació entre les finances personals i les empresarials.

Ignorar les despeses petites

Aquella compra de material d'oficina de 15 € pot semblar massa insignificant per fer-ne un seguiment, però les despeses petites s'acumulen ràpidament. Cada transacció finançada pel préstec ha d'estar documentada, independentment de la seva mida. Perdre despeses petites pot desquadrar els vostres càlculs de compliment i fer-vos perdre deduccions.

No fer la conciliació mensual

Esperar fins a la temporada d'impostos per conciliar el compte del vostre préstec és una recepta per al desastre. Concilieu tots els comptes (corrents, estalvis, targetes de crèdit i préstecs) almenys mensualment. Això us ajuda a detectar errors d'hora, identificar comissions bancàries o càrrecs per interessos, i assegurar que els vostres llibres reflecteixin una informació financera precisa i actualitzada.

No separar el principal dels interessos

Registrar tot el pagament del préstec com una despesa empresarial és un dels errors comptables més comuns i costosos. Només la part dels interessos és deduïble. El pagament del principal redueix el vostre passiu, però no afecta el vostre compte de pèrdues i guanys.

El vostre programari de comptabilitat hauria de dividir cada transacció de pagament en els components de principal i interessos basant-se en el quadre d'amortització del vostre prestador.

Ús de sistemes obsolets

Si esteu fent el seguiment d'un préstec empresarial de cinc xifres en un llibre major en paper o en un full de càlcul Excel bàsic sense fórmules, esteu augmentant el risc d'error de manera exponencial. El programari de comptabilitat modern s'integra amb el vostre compte bancari, importa automàticament les transaccions i redueix el treball manual.

Tot i que els fulls de càlcul poden funcionar per a préstecs senzills, qualsevol cosa que vagi més enllà d'un seguiment bàsic es beneficia d'un programari de comptabilitat dedicat.

Descuidar l'emmagatzematge de rebuts

Els extractes bancaris mostren que heu fet un pagament, però no proven què heu comprat ni si era una despesa elegible. Guardeu tots els rebuts, factures i documentació justificativa. Escanegeu els rebuts en paper i organitzeu els fitxers digitals per mes i categoria.

Moltes plataformes de comptabilitat inclouen ara funcions de captura de rebuts que us permeten fotografiar els rebuts amb el mòbil i adjuntar-los automàticament a les transaccions.

Crear el vostre sistema de seguiment de préstecs

Tant si esteu gestionant el vostre primer préstec empresarial com si esteu refinançant un deute existent, seguiu aquests passos per establir un sistema de seguiment sòlid:

Pas 1: Trieu el vostre mètode de seguiment principal

Decidiu si utilitzareu un compte bancari dedicat o un seguiment mitjançant fulls de càlcul. Si teniu diversos préstecs o restriccions de despesa complexes, l'enfocament del compte dedicat us estalviarà innombrables hores de conciliació.

Pas 2: Configureu els vostres registres comptables

Creeu un compte de passiu del préstec al vostre programari de comptabilitat (o al llibre major si utilitzeu comptabilitat manual). Registreu correctament el dipòsit inicial del préstec, augmentant tant l'efectiu com el préstec a pagar per l'import total.

Pas 3: Establiu un sistema de documentació

Creeu un sistema d'arxiu —digital o físic— on guardareu:

• Contractes de préstec i documents informatius
• Extractes mensuals del prestador
• Confirmacions de pagament
• Rebuts i factures de despeses finançades amb el préstec
• Extractes bancaris
• Correspondència amb els prestadors

Organitzeu-ho per any i mes. Us ho agraireu quan arribi el moment de l'auditoria.

Pas 4: Programeu conciliacions periòdiques

Afegiu una tasca mensual recurrent al vostre calendari: concilieu el compte del préstec i reviseu les despeses segons els requisits del préstec. Aquesta revisió mensual de 30 minuts evita la neteja de diversos dies que es requereix quan es deixen acumular els registres.

Pas 5: Reviseu el compliment trimestralment

Si el vostre préstec té restriccions de despesa o requisits de condonació, realitzeu una revisió de compliment trimestral. Calculeu els vostres percentatges de despesa, verifiqueu que esteu complint els requisits i solucioneu qualsevol problema abans que es converteixi en una complicació.

Simplifiqueu la vostra gestió financera

A mesura que establiu sistemes per al seguiment dels préstecs empresarials, mantenir registres financers complets esdevé cada cop més important. Cada pagament del préstec, despesa per interessos i compra elegible flueix a través dels vostres llibres comptables, i un seguiment precís avui evita complicacions fiscals demà.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre les vostres dades financeres. Amb registres controlats per versions i formats preparats per a la IA, podeu fer el seguiment de préstecs, analitzar patrons de despesa i generar informes sense dependència de proveïdors ni formats de fitxer propietaris. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances estan adoptant la comptabilitat en text pla.

Conclusions clau

Un seguiment eficaç dels préstecs protegeix la vostra empresa de les auditories, garanteix la precisió fiscal i proporciona la claredat financera que necessiteu per a una presa de decisions encertada. Aquí teniu el vostre pla d'acció:

1. Obriu un compte bancari dedicat per als fons del préstec si és possible; és el mètode de seguiment més eficaç.
2. Registreu els préstecs correctament al vostre sistema comptable, tractant el dipòsit inicial com una transacció de balanç (no com a ingressos).
3. Separeu el principal i els interessos en cada transacció de pagament del préstec.
4. Mantingueu una documentació meticulosa, incloent-hi rebuts, factures i extractes bancaris per a totes les despeses finançades pel préstec.
5. Concilieu mensualment en lloc d'esperar a la temporada d'impostos o al moment de l'auditoria.
6. Conserveu els registres durant cinc anys com a mínim, i més temps per als préstecs de l'SBA.
7. Reviseu el compliment trimestralment si el vostre préstec té restriccions de despesa.

Els préstecs empresarials proporcionen un capital crític per al creixement, però només quan es gestionen correctament. El temps que invertiu en el seguiment avui estalvia exponencialment més temps, diners i estrès en el futur.