27 публикации маркиран с/със "Bookkeeping"

Ръчно зашити счетоводни книги са по-добри от заплетени електронни таблици - особено когато всеки цент е важен.

За художниците, майсторите и кураторите в Etsy, страстта движи бизнеса. Но с растежа на вашия магазин, финансовата яснота става също толкова важна, колкото и творческата визия. Жонглирането с такси, проследяването на разходите за материали и подготовката за данъци може да се почувстват непосилни, отдалечавайки ви от работната маса.

Ами ако можехте да управлявате финансите на магазина си със същата грижа и прецизност, които влагате в продуктите си? Това ръководство представя plain-text счетоводен работен процес, използващ Beancount, двигател с отворен код, проектиран за точност и контрол. Това е метод, който ви помага да овладеете числата си, за да можете да се съсредоточите върху занаята си.

Защо счетоводството за Etsy е различно​

Един Etsy магазин има уникален финансов отпечатък, със сложности, които често се пропускат от универсалния счетоводен софтуер.

• Такси на пазара навсякъде: Вашето окончателно плащане е това, което остава, след като Etsy вземе своя дял. Такси за обяви, такси за транзакции, такси за обработка на плащания и разходи за реклама - всички те отхапват от всяка продажба. Без да ги проследявате поотделно, не можете да знаете истинските си маржове на печалба.
• Данък върху продажбите, контролиран от платформата: В огромна победа за продавачите, Etsy сега автоматично изчислява, събира и превежда данък върху продажбите от ваше име в повечето щати. Въпреки това, ако продавате по други канали или имате физическо присъствие в определени щати, може все още да имате свои собствени задължения за данък върху продажбите поради правилата за "nexus".
• Гъвкава честота на плащане: В зависимост от вашите настройки и история на акаунта, Etsy може да депозира средствата ви ежедневно, седмично, двуседмично или месечно. Тази гъвкавост може да направи паричния поток непредсказуем, особено когато средствата се държат в резерв или се забавят. (Etsy Help)
• По-ниски прагове за 1099-K: Дните на летене под данъчния радар са отминали. Прагът за отчитане на IRS за формуляр 1099-K, който отчита вашите брутни продажби, е определен на $5000 за 2024 г. и се планира да падне до само $600 до 2026 г. Това означава, че почти всеки магазин ще получи формуляр от IRS и вашите книги трябва да могат да се съгласуват с него перфектно. (IRS)

План на Beancount в седем бързи стъпки​

Този plain-text план ще ви помогне да изградите ясна, точна и безстресова счетоводна система.

1. Отделни канали от самото начало​

Ако Etsy не е единственият ви канал за продажби, създайте отделни сметки за приходи и разходи за всеки един. Това просто разделяне на най-високото ниво на вашата сметкоплан държи анализите ви чисти и прави данъчното време много по-лесно.

2025-07-22 open Income:Etsy               USD
2025-07-22 open Expenses:Etsy:ListingFee   USD
2025-07-22 open Assets:Etsy:Payout         USD

2. Разбийте всяко плащане​

Никога не записвайте Etsy депозит като един ред приходи. Вместо това, изтеглете месечния си CSV файл за сметка за плащане от вашия Shop Manager. Използвайте този отчет, за да създадете единична Beancount транзакция, която "разбива" всеки депозит на неговите брутни продажби и отделни компоненти на таксите.

; седмично плащане от CSV файла за сметка за плащане на Etsy
2025-07-15 * "Etsy Депозит #2025-28"
  Assets:Bank:Operating             1842.77 USD
  Income:Etsy:Sales               -2100.00 USD
  Expenses:Etsy:TransactionFee        136.50 USD  ; 6.5 %
  Expenses:Etsy:PaymentProcessing      66.00 USD  ; 3 % + $0.25 на поръчка
  Expenses:Etsy:ListingFee             14.00 USD  ; $0.20 x 70 подновявания
  Assets:Etsy:Reserve                -75.73 USD

3. Проследявайте инвентара и себестойността на продадените стоки с партиди​

За продавачите на физически стоки, функцията "партиди" на Beancount е революционна за проследяване на себестойността на продадените стоки (COGS). Когато купувате суровини, вие ги записвате като инвентар на определена цена. Когато продавате готов продукт, можете да отчетете точната цена на използваните материали.

; Закупуване на материали на едро за инвентар
2025-07-01 * "Закупуване на прежда на едро | Доставчик XYZ"
  Assets:Inventory:ScarfBlue     500 ScarfBlue {@ 3.45 USD}
  Assets:Bank:Operating

; Записване на COGS при продажба на артикул
2025-07-20 * "Продаден син шал | Поръчка #1234"
  Expenses:COGS                  1 ScarfBlue {3.45 USD}
  Assets:Inventory:ScarfBlue

4. Изберете своя счетоводен метод рано​

Имате два основни избора:

• Касов метод: Прост и лесен. Записвате приходи, когато парите постъпят в банката ви, и разходи, когато ги платите. Това работи добре за малки магазини на хоби ниво.
• Метод на начисляване: Предоставя по-вярна картина на рентабилността. Записвате приходи, когато извършите продажбата (не когато получите плащане), и разходи, когато ги направите. Това е по-добре за магазини, които купуват консумативи на едро или продават стоки по поръчка.

5. Автоматизирайте импорта​

Спестете време, като автоматизирате въвеждането на данни. Plain-text екосистемата предлага няколко опции:

• Използвайте bean-extract с персонализирани правила за анализиране на CSV файловете на Etsy.
• Конфигурирайте CSV импортер за банка, за да улавяте рекламни такси или етикети за доставка, платени с кредитна карта.
• За напреднали потребители, напишете Python скрипт, за да извличате отчети директно от Etsy API.

6. Сверявайте седмично​

Отделете няколко минути всяка седмица, за да проверите числата си. Използвайте инструментите на командния ред на Beancount, за да проверите бързо салдата си и да забележите евентуални проблеми като освободени резерви, възстановявания на суми или корекции на такси преди края на месеца.

# Проверете салдото на вашата Etsy сметка
bean-balance books.bean "Assets:Etsy:Payout" "2025-07-21"

# Генерирайте отчет за приходите и разходите за последния период
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

7. Прикачете изходни документи​

Създайте напълно самостоятелен и проверяем запис, като се свържете с изходните документи директно в метаданните на вашата транзакция. Това е идеално за касови бележки от доставчици, PDF файлове с етикети за доставка или поръчки за покупка.

2025-07-12 * "Etsy етикет за доставка за поръчка #4321"
  Expenses:ShippingLabel         4.25 USD
  Assets:Bank:Operating
  document: "docs/labels/2025-07-12-order4321.pdf"

Познавайте вашите Etsy такси (САЩ)​

За да получите реална представа за вашата печалба, проследявайте всеки тип такса в отделна сметка за разходи:

• Такса за обява: $0.20 на артикул, която се подновява автоматично на всеки 4 месеца или след продажба. (Etsy)
• Такса за транзакция: 6.5% от общата сума на поръчката (включително цена на артикула, доставка и опаковане за подарък). (Etsy)
• Такса за обработка на плащане: Варира в зависимост от държавата, но за САЩ обикновено е 3% + $0.25 на поръчка, обработена чрез Etsy Payments. (Etsy Help)
• Абонамент (Etsy Plus): Незадължителен $10/месец за допълнителни инструменти.

Съвети за данък върху продажбите и съответствие​

• Докато Etsy превежда данък върху продажбите за повечето щати в САЩ, имайте предвид, че продажбата на други платформи или наличието на физическа работилница може да създаде допълнителни данъчни задължения ("nexus"). Проследявайте внимателно праговете си за продажби.
• След като праговете за 1099-K се прилагат за вашия магазин, уверете се, че общата сума Income:Etsy:Sales в Beancount съответства на брутната сума във формуляра до цента. (IRS)

Често срещани клопки (и поправки)​

• Клопка: Счетоводство на нетния депозит.
  • Поправка: Винаги използвайте CSV файла за плащане, за да разбиете депозитите на брутни продажби, такси и резерви.
• Клопка: Остарели разходи за инвентар.
  • Поправка: Записвайте покупките си на консумативи и материали като инвентар в момента, в който ги купувате. Не чакайте, докато готовият продукт се продаде.
• Клопка: Сляпи петна за възстановяване на суми.
  • Поправка: Когато издавате възстановяване на сума, регистрирайте разхода и също така обърнете първоначалния запис на COGS, за да преместите цената обратно във вашата сметка за инвентар.
• Клопка: Игнориране на задържаните резерви.
  • Поправка: Отворете сметка Assets:Etsy:Reserve, за да проследявате парите, които Etsy държи. Това поддържа вашите отчети за паричния поток честни.

Чеклист за бърз старт​

• В Shop Manager настройте месечни отчети и изтеглете първия си CSV файл.
• Клонирайте стартовия репозитори на Beancount и скицирайте сметкоплана на вашия магазин.
• Решете за касово или начислено счетоводство и се придържайте към него.
• Напишете основен скрипт за импортиране или файл с правила и планирайте седмична синхронизация.
• Сверявайте вашите плащания, нива на инвентара и банков баланс всеки понеделник.
• Генерирайте отчет за приходите и разходите всеки месец и преглеждайте тенденциите на брутния си марж.
• Архивирайте вашите .bean файлове, като използвате Git и решение за съхранение извън сайта.

Готови ли сте да вплетете счетоводството във вашия творчески работен процес? Инсталирайте Beancount, направете първия си запис и оставете plain-text яснотата да ви освободи повече време на работната маса. Щастливо счетоводство!

В лабиринта на управлението на личните финанси, Beancount се появява като фар на яснота и прецизност за счетоводството в обикновен текст. Особено когато става въпрос за управление на вземания – пари, които очаквате от други – Beancount предлага структуриран подход за поддържане на финансовите ви записи в безупречен ред. Този блог ще ви преведе през тънкостите на проследяването на вземанията, обработката на възстановявания и управлението на неразрешени транзакции с Beancount. Независимо дали връщате покупка, давате пари назаем или очаквате възстановяване, тази публикация е вашата пътна карта към финансова яснота.

Разбиране на вземанията в Beancount:​

Вземанията представляват пари, които ви се дължат. Това може да произтича от различни сценарии, като например след връщане на покупка, когато очаквате възстановяване на сума, или когато давате пари назаем на някого. Например, представете си, че сте върнали каишка за часовник на онлайн магазин като Amazon.com и очаквате възстановяване. В Beancount тази транзакция се записва като преместване на пари от задължението по вашата кредитна карта към вашите активи като вземания:

2023-10-31 * "Amazon.com" "[Return] Watch Strap"
    Liabilities:CreditCard:Chase                                 -12.00 USD
    Assets:Receivables

Управление на възстановяванията:​

След като възстановяването е обработено и получите парите, се записва друга транзакция, за да се компенсира салдото по вземанията. Това гарантира, че вашите сметки отразяват парите обратно във ваше притежание:

2023-11-01 * "Amazon.com" "[Refund] Watch Strap"
    Liabilities:CreditCard:Chase                                  12.00 USD
    Assets:Receivables

Пълен цикъл на транзакциите:​

Пълна входяща и изходяща транзакция, включваща вземания, е комбинация от двете горепосочени транзакции и е представена по следния начин, демонстрирайки балансирана сметка след възстановяване:

2023-10-31 * "Amazon.com" "[Return] Watch Strap"
    Liabilities:CreditCard:Chase                                 -12.00 USD
    Assets:Receivables

2023-11-01 * "Amazon.com" "[Refund] Watch Strap"
    Liabilities:CreditCard:Chase                                  12.00 USD
    Assets:Receivables

Обработка на неразрешени транзакции:​

За транзакции, при които възстановяването или погасяването все още не е получено, Beancount използва тага #UNRESOLVED. Този таг помага за идентифициране и проследяване на суми, които все още са в процес на изчакване. Например:

2023-10-31 * "John Doe" "Lending Money" #UNRESOLVED
    Liabilities:CreditCard:Chase                                 -100.00 USD
    Assets:Receivables

Като се фокусирате върху транзакции, маркирани като #UNRESOLVED, можете бързо да установите кои суми все още предстои да бъдат уредени.

Поддържане на нулево салдо:​

В правилно поддържана счетоводна книга, сумата от всички транзакции по сметката Активи:Вземания, с изключение на тези, маркирани с #UNRESOLVED, в идеалния случай трябва да се върне към нула. Това гарантира, че всички очаквани средства са отчетени, поддържайки целостта на вашите финансови записи.

Например, валидна счетоводна книга може да изглежда така, с ясно маркирана неразрешена транзакция, очакваща приключване:

2023-10-31 * "Amazon.com" "[Return] Watch Strap"
    Liabilities:CreditCard:Chase                                 -12.00 USD
    Assets:Receivables

2023-11-01 * "Amazon.com" "[Refund] Watch Strap"
    Liabilities:CreditCard:Chase                                  12.00 USD
    Assets:Receivables

2023-10-31 * "John Doe" "Lending Money" #UNRESOLVED
    Liabilities:CreditCard:Chase                                 -100.00 USD
    Assets:Receivables

Невалидна счетоводна книга е тази, при която транзакция не позволява на сметката за вземания да достигне нулево салдо, което налага използването на тага #UNRESOLVED за корекция.

Заключение​

Навигирането във вземанията в Beancount не е задължително да бъде плашещо. С ясно разбиране как да записвате транзакции, да управлявате възстановявания и да следите неразрешените транзакции, можете да поддържате точни и надеждни финансови записи. Приемането на структурирания подход на Beancount за управление на вземанията не само опростява финансовото ви проследяване, но и носи спокойствие, знаейки, че всяка стотинка е отчетена. Така че, защо да не използвате силата на Beancount, за да направите финансовото си управление възможно най-гладко

Като основател, вие носите всяка шапка – изпълнителен директор, търговски представител, продуктов мениджър и, да, счетоводител. Но с разрастването на вашия бизнес, часовете, прекарани в съгласуване на транзакции, започват да се усещат по-малко като находчиво самофинансиране и повече като скъпоструващо разсейване. И така, кога е подходящият момент да предадете счетоводството?

Отговорът не е в това да се откажете от контрол; става дума за вземане на решение, основано на данни. Ето как да използвате вашата счетоводна книга на Beancount, за да решите дали да продължите да се занимавате сами или да наемете професионалист.

TL;DR: Ако таксувате времето си на $85/час и прекарвате само четири часа месечно в счетоводство, тази работа ви струва $340 загубени приходи. Типичен счетоводител на дистанционна работа започва от около $249/месец – плюс това ви освобождава, за да развивате бизнеса си.

1. Определете цена на вашето време​

Най-важният показател в това решение е вашата собствена алтернативна цена. Всеки час, който прекарвате в категоризиране на разходи, е час, който не прекарвате в продажби, разработване на продукти или стратегия.

Математиката е проста:

1. Проследете колко часа прекарвате в счетоводни задачи всеки месец (съгласуване, кодиране, коригиране на грешки).
2. Умножете тези часове по вашата ефективна таксувана ставка.
3. Сравнете тази цифра с месечната такса на външен счетоводител (типична начална ставка е около $249/месец).

Ако цената на вашето време е по-висока, имате очевидна печалба от делегиране. Можете дори да проследите това директно в Beancount.

; Проследяване на алтернативната цена на вашето време
2025-07-31 * "Време за счетоводство за юли"
  Expenses:Admin:BookkeepingTime      4.00 H   ; Вашата персонализирана единица за часове
  Equity:OwnerTime                   -340.00 USD
  ; metadata: rate:85

Тук H е персонализирана валута за „Часове“. Можете да резервирате времето директно и да използвате скрипт или директива price, за да зададете неговата стойност в долари, правейки цената на вашия собствен труд явна част от вашите финансови отчети.

2. Пребройте скритите разходи на „Направи си сам“​

Цената на вашето време не е единственият фактор. Счетоводството „Направи си сам“ носи рискове, които могат да бъдат далеч по-скъпи от месечен абонамент.

• Данъчни грешки: Разхвърляните счетоводни книги са кошмар за данъчните консултанти. CPA може да таксува от $150–$400 на час само за да почисти вашите записи, преди дори да започне с данъчната декларация.
• Пропуснати данъчни облекчения и глоби от IRS: Малки, неволни грешки – като неправилно класифициране на разход или забравяне да се запише парична транзакция – могат да се натрупат с течение на времето, което води до санкции, лихви и по-висока данъчна сметка.
• Прегаряне на основателя: Психическото натоварване от късно вечерно съгласуване е реално. То източва фокус и енергия, които трябва да бъдат посветени на дейности с висок ливъридж, като продажби и продуктови иновации.

Смекчаване с Beancount: Можете да намалите грешките, като добавите Git pre-commit hook, който отказва да извърши промени, ако bean-check се провали или ако транзакциите нямат етикет за категория. Това налага дисциплина, дори когато сте уморени.

3. Три начина, по които счетоводител (или дисциплината на Beancount) спестява пари​

Независимо дали наемате професионалист или просто повишавате нивото на собствения си процес, доброто счетоводство се изплаща.

1. По-чисто данъчно деклариране: Организираните, точни счетоводни книги означават по-малко часове, прекарани от CPA за почистване, което директно се превръща в по-ниска сметка.
2. Информация за паричните средства в реално време: Познаването на точната ви парична позиция ви помага да избегнете скъпи такси за овърдрафт и необходимостта от last-minute финансиране с висока лихва.
3. Буфер срещу стрес: Стабилните, предвидими финансови операции намаляват стреса на основателя, което води до по-добро вземане на решения и по-здравословна бизнес култура.

4. Кога не бива да наемате още​

Наемането на счетоводител не винаги е правилният ход. В някои случаи „Направи си сам“ все още е по-умният финансов избор.

• Вие сте пред-приходни или имате много слаб паричен поток. На този етап всеки долар трябва да отива за продажби и придобиване на клиенти. Фокусирайте се първо върху получаването на приходи.
• Вашите финанси са прости. Ако имате една банкова сметка, един Stripe feed и по-малко от ~60 транзакции на месец, вероятно можете да управлявате всичко в Beancount и Fava за по-малко от час седмично.

5. Хибридният вариант: Вашата „готова за счетоводител“ счетоводна книга на Beancount​

Най-доброто решение често е хибридно. Използвайте Beancount, за да свършите тежката работа сами, но поддържайте счетоводните си книги толкова чисти, че професионалист може да се включи за задачи с висока стойност.

• Автоматизирайте въвеждането: Настройте bean-extract да се изпълнява всяка вечер, като автоматично извлича нови транзакции.
• Стандартизирайте вашата сметкоплан: Използвайте конвенционални имена на сметки (Expenses:Software, Assets:Bank:Checking), така че всеки професионалист да може да разбере вашата счетоводна книга моментално.
• Прикачете изходни документи: За всеки разход над $75, използвайте link: метаданни, за да прикачите PDF на касовата бележка или фактурата.
• Следвайте месечен контролен списък за приключване:
  1. Съгласувайте всички банкови и кредитни карти.
  2. Изпълнете bean-check, за да се уверите, че няма грешки.
  3. Експортирайте PDF отчети с bean-report balance_sheet и bean-report income_statement.
• Извършвайте тримесечно предаване: Дайте на вашия счетоводител или CPA Git tag или обикновен архив (books-Q3-2025.tar.gz). Те могат да проверят вашата работа, да добавят сложни коригиращи записи (като начисления и амортизация) и да подготвят данъчни пакети.

Този модел поддържа ниските ви разходи, тъй като професионалистът докосва само чисти, прегледани данни, докато вие все още получавате ползата от финансови отчети на професионално ниво.

6. Бърза матрица за решения​

7. Следващи стъпки​

1. Запишете времето си. За следващата ви счетоводна сесия проследете всяка минута, която прекарвате в нея.
2. Изчислете числата. Умножете това време по вашата таксувана ставка и го сравнете с пазарните ставки по-горе.
3. Изберете вашия път. Или затегнете работния си процес на Beancount, използвайки хибридния модел, или започнете да интервюирате счетоводители, които се чувстват комфортно да работят с обикновен текстов регистър.

И в двата случая, целенасоченото счетоводство винаги е по-евтино от импровизацията. С Beancount като ваш неизменен източник на истина, ще знаете точно кога професионалната помощ се изплаща – и кога не.

Процъфтяваща компания и здравословен портфейл споделят една черта: граници.

За всеки собственик на бизнес, от самостоятелно работещ до основател на стартираща компания, една от най-важните финансови дисциплини е стриктното разделяне на бизнес и лични финанси. Смесването на средства – използването на бизнес сметката за хранителни стоки или плащането на бизнес доставчик от личната ви сметка – създава объркана, непрозрачна финансова картина. Това не само привлича вниманието на данъчните власти, но и ви лишава от ясна представа за действителното представяне на вашата компания.

За щастие, система за счетоводство с обикновен текст като Beancount предоставя перфектната рамка за прилагане на тези основни граници директно във вашата счетоводна книга.

Защо разделянето е важно​

Неразделянето на вашите финанси не е просто лош навик; то носи значителни рискове и маскира ценна бизнес информация.

• Яснота пред НАП: НАП не просто ви предлага да поддържате отделни банкови сметки; те настоятелно го препоръчват. Когато бизнес и личните средства са смесени, става трудно да се докаже кои разходи са легитимни бизнес удръжки. Тази неяснота може да доведе до въпроси и усложнения, които е по-добре да избегнете.
• Риск от ревизия: Смесването на транзакции е основен червен флаг за одиторите. Ако вашите книги са заплетена бъркотия от лична и бизнес дейност, рискувате валидни удръжки да бъдат отхвърлени или дори да се сблъскате с глоби. Чиста, отделна счетоводна книга демонстрира професионализъм и прави всяка потенциална ревизия по-гладка и по-малко стресираща.
• По-ясна представа: Как можете да знаете истинския си марж на печалба, ако паричният поток на вашия бизнес е помрачен от лични разходи? Отделна бизнес счетоводна книга ви дава нефилтриран поглед върху финансовото състояние на вашата компания. Можете точно да проследявате приходите, да анализирате разходите и да изчислявате данъчните задължения без "шума" на вашия личен финансов живот.

Основни разлики с един поглед​

Целта, правилата и структурата на бизнес и личното счетоводство са коренно различни. Разбирането на тези контрасти е ключово за поддържането на точни записи.

Четириетапен план с Beancount​

Beancount улеснява изграждането на здрава стена между двата ви финансови свята. Ето един практичен работен процес, за да го направите правилно.

• 1 — Отворете специални сметки​

Преди дори да напишете първия си запис в Beancount, отворете специална бизнес разплащателна сметка и бизнес кредитна карта. Това физическо разделяне е основата на чистото счетоводство. След като това е направено, отразете тази структура във вашата счетоводна книга на Beancount.

2025-07-23 open Assets:Bank:Business   USD
2025-07-23 open Assets:Bank:Personal   USD

Тази проста настройка гарантира, че всяка транзакция може да бъде ясно присвоена или на вашите бизнес, или на лични финанси от момента, в който се случи.

• 2 — Записвайте вноски и тегления на собственика​

Като собственик, вие ще премествате пари между личните си средства и бизнеса. Това не са приходи или разходи. Вместо това, те се проследяват чрез сметка за собствен капитал.

• Вноска: Когато влагате собствени пари в бизнеса, за да го стартирате или покриете недостиг.
• Теглене: Когато вземате пари от бизнеса за лична употреба (това е начинът, по който много еднолични търговци "плащат" на себе си).

; Капиталова инжекция за стартиране на бизнеса
2025-07-23 * "Вноска на собственика"
  Assets:Bank:Business    10,000.00 USD
  Equity:Owner:Contrib

; Теглене на пари за лични разходи за живот
2025-08-05 * "Теглене на собственика за наем"
  Equity:Owner:Draw        2,500.00 USD
  Assets:Bank:Business

Като записвате тези транзакции като транзакции със собствен капитал, вие гарантирате, че те не завишават неправилно вашите бизнес разходи или намаляват отчетената ви печалба.

• 3 — Обработвайте смесени разписки бързо​

Грешки се случват. Може случайно да използвате бизнес картата си, за да платите за лична вечеря. Ключът е да го коригирате незабавно във вашата счетоводна книга. Не изтривайте транзакцията; прекласифицирайте я като теглене на собственика.

2025-08-07 * "Лични хранителни стоки с бизнес карта"
  Equity:Owner:Draw           72.35 USD
  Assets:Bank:Business

Този запис правилно отразява, че бизнес средства са били използвани за лични разходи, третирайки го като пари, които сте взели от компанията. Това ви предпазва от случайно предявяване на неприспадащ се личен разход върху вашите данъци.

• 4 — Сверявайте и преглеждайте по график​

Постоянството е вашата най-добра защита срещу объркани книги. Отделете време седмично или месечно, за да сверите вашите бизнес сметки. Използвайте инструментите на Beancount, за да се уверите, че вашата счетоводна книга съответства на вашите банкови извлечения и да прегледате представянето на вашата компания.

# Проверете салдото по вашата бизнес банкова сметка спрямо извлечението ви
bean-balance books.bean "Assets:Bank:Business"

# Генерирайте отчет за приходите, за да прегледате рентабилността
bean-report  books.bean income_statement -e 2025-08-31

Този редовен навик за преглед отговаря на изискванията на НАП за водене на записи и ви държи информирани за финансовото състояние на вашия бизнес.

Данъчни съображения​

• Авансови данъци: За да избегнете болезнена данъчна сметка, третирайте бъдещите си данъци като текущ бизнес разход. Създайте сметки за задължения (Liabilities:Tax:Federal, Liabilities:Tax:State) и редовно премествайте определен процент от всеки депозит в тях. Когато тримесечните плащания са дължими, парите вече чакат.
• Неприспадащи се лични разходи: Запомнете правилото на НАП: бизнес разходите трябва да бъдат едновременно "обичайни и необходими" за вашата работа. Вашите лични хранения, разходи за пътуване до работното място и небизнес абонаменти не отговарят на условията и трябва да бъдат държани изцяло извън отчета за печалбите и загубите на вашия бизнес.

Чеклист за бърз старт​

• Отворете само бизнес банкови и кредитни сметки.
• Изградете сметкоплан на Beancount с Assets:Bank:Business, Equity:Owner:Contrib и Equity:Owner:Draw.
• Решете за вашата счетоводна база (парична или начислена) и я отбележете във вашите options на Beancount.
• Маркирайте всички случайни лични такси по бизнес карти като Equity:Owner:Draw незабавно.
• Сверявайте седмично; архивирайте вашия .bean файл в частно Git хранилище.
• Преглеждайте отчета си за приходите, баланса и отчетите за паричните потоци всеки месец.

В заключение: Отделни пари, отделни счетоводни книги. Beancount прави стената между вашите бизнес и лични финанси явна – и с контрол на версиите – така че вашият бизнес остава готов за ревизия, докато навикът ви за лате си остава ваша работа. Приятно счетоводене!

В днешната публикация в блога ще разгледаме подробно Beancount счетоводна книга за бизнеси, което ще ви помогне да разберете тънкостите на тази система за двойно счетоводство в обикновен текст.

Нека започнем първо с кода:

1970-01-01 open Assets:Bank:Mercury
1970-01-01 open Assets:Crypto

1970-01-01 open Equity:Bank:Chase

1970-01-01 open Income:Stripe
1970-01-01 open Income:Crypto:ETH

1970-01-01 open Expenses:COGS
1970-01-01 open Expenses:COGS:Contabo
1970-01-01 open Expenses:COGS:AmazonWebServices

1970-01-01 open Expenses:BusinessExpenses
1970-01-01 open Expenses:BusinessExpenses:ChatGPT

2023-05-14 * "CONTABO.COM" "Mercury Checking ••1234"
  Expenses:COGS:Contabo                               17.49 USD
  Assets:Bank:Mercury                                -17.49 USD

2023-05-11 * "Amazon Web Services" "Mercury Checking ••1234"
  Expenses:COGS:AmazonWebServices                  14490.33 USD
  Assets:Bank:Mercury                             -14490.33 USD

2023-03-01 * "STRIPE" "Mercury Checking ••1234"
  Income:Stripe                                   -21230.75 USD
  Assets:Bank:Mercury                              21230.75 USD

2023-05-18 * "customer_182734" "0x5190E84918FD67706A9DFDb337d5744dF4EE5f3f"
  Assets:Crypto                                         -19 ETH {1,856.20 USD}
  Income:Crypto:ETH                                      19 ETH @@ 35267.8 USD

Разбиране на кода​

1. Отваряне на сметки: Кодът започва с отваряне на поредица от сметки на 1970-01-01. Те включват комбинация от сметки за активи (Assets:Bank:Mercury и Assets:Crypto), сметка за собствен капитал (Equity:Bank:Chase), сметки за приходи (Income:Stripe и Income:Crypto:ETH) и сметки за разходи (Expenses:COGS, Expenses:COGS:AmazonWebServices, Expenses:BusinessExpenses и Expenses:BusinessExpenses:ChatGPT).

2. Транзакции: След това се преминава към записване на поредица от транзакции между 2023-03-01 и 2023-05-18.

   • Транзакцията от 2023-05-14 представлява плащане от $17.49 към CONTABO.COM от Mercury Checking ••1234. Това е записано като разход (Expenses:COGS:Contabo) и съответно приспадане от сметката Assets:Bank:Mercury.

   • По същия начин, транзакцията от 2023-05-11 представлява плащане от $14490.33 към Amazon Web Services от същата банкова сметка. Това е записано под Expenses:COGS:AmazonWebServices.

   • Транзакцията от 2023-03-01 показва доход от STRIPE, депозиран в Mercury Checking ••1234, на обща стойност $21230.75. Това е записано като приход (Income:Stripe) и добавяне към банковата сметка (Assets:Bank:Mercury).

   • Последната транзакция от 2023-05-18 представлява крипто транзакция, включваща 19 ETH от клиент. Тя се проследява под Assets:Crypto и Income:Crypto:ETH. {1,856.20 USD} показва цената на ETH по време на транзакцията, докато @@ 35267.8 USD указва общата стойност на транзакцията от 19 ETH.

При всички транзакции се поддържа принципът на двойното счетоводство, като се гарантира, че уравнението Активи = Пасиви + Собствен капитал винаги е вярно.

Заключителни мисли​

Тази Beancount счетоводна книга предоставя проста, но надеждна система за проследяване на финансови транзакции. Както се вижда от последната транзакция, Beancount е достатъчно гъвкав, за да отчита нетрадиционни активи като криптовалута, което е доказателство за неговата полезност в нашия все по-дигитален финансов пейзаж.

Надяваме се, че този анализ ви помага да разберете по-добре структурата и възможностите на Beancount, независимо дали сте опитен счетоводител или начинаещ, който се опитва да следи личните си финанси. Очаквайте следващата ни публикация в блога, където ще навлезем по-дълбоко в напредналите операции на Beancount.

Защо модерната счетоводна отчетност е важна​

Все още управлявате инвестициите си с електронни таблици? Въпреки че електронните таблици са гъвкави, те могат да станат тромави и податливи на грешки с нарастването на инвестиционния ви портфейл. Представяме Beancount.io – усъвършенствана, но лесна за ползване платформа за проследяване на инвестиции, създадена специално за управление на портфейли от акции и криптовалути. Създаден с мисъл за инженери и финансови минималисти, Beancount.io съчетава мощни функции с интуитивен интерфейс, за да оптимизира вашето преживяване при проследяване на инвестиции.

Двустранно счетоводство: Основата на точността​

Beancount.io е изграден върху принципите на двустранното счетоводство – изпитана във времето методология, използвана от финансови институции по целия свят. Тази система осигурява математическа точност чрез проста, но мощна концепция: всяка финансова транзакция трябва да бъде перфектно балансирана.

При двустранното счетоводство всяка транзакция изисква поне две записи – дебит (+) и кредит (-) – в различни сметки. Тази вградена система за проверка прави практически невъзможно записването на небалансирани транзакции, гарантирайки, че вашите финансови записи остават точни и надеждни.

1970-01-01 open Income:BeancountCorp
1970-01-01 open Assets:Cash
1970-01-01 open Expenses:Food
1970-01-01 open Assets:Receivables:Alice
1970-01-01 open Assets:Receivables:Bob
1970-01-01 open Assets:Receivables:Charlie
1970-01-01 open Liabilities:CreditCard

2019-05-31 * "BeancountCorp" "Salary of May 15th to May 31st"
  Income:BeancountCorp               -888 USD
  Assets:Cash                         888 USD

2019-07-12 * "Popeyes chicken sandwiches" "dinner with Alice, Bob, and Charlie"
  Expenses:Food 20 USD
  Assets:Receivables:Alice 20 USD
  Assets:Receivables:Bob 20 USD
  Assets:Receivables:Charlie 20 USD
  Liabilities:CreditCard -80 USD

Както можете да видите в двата примера по-горе, всяка транзакция трябва да отговаря на счетоводното уравнение.

Активи = Пасиви + Собствен капитал (известен още като Нетни активи)

Използвахме синтаксиса на Beancount от Мартин Блейс и уеб проекта Fava от Якоб Шницер, за да изградим този уебсайт. И той ще ви предупреди, ако някоя транзакция има записи, които не сумират до нула.

Сега разбирате как осигуряваме коректността на счетоводната книга. Но може би се питате какво представляват тези „сметки“?

Разбиране на сметките: Аналогията с водните кофи​

Представете си финансовите си сметки като система от взаимосвързани водни кофи, където парите текат като вода между тях. Тази аналогия прави двустранното счетоводство интуитивно: когато прехвърляте пари от една сметка в друга, това е като да преливате вода от една кофа в друга – общото количество вода (пари) в системата остава постоянно.

Beancount.io въвежда пет вида сметки.

1. Приходи — Сумата им винаги е отрицателна или в дебит. Това е така, защото вие печелите пари и след това парите се дебитират от сметката за „Приходи“ и се кредитират във вашите „Активи“.
2. Разходи — Сумата им винаги е положителна или в кредит. Това е така, защото вие харчите пари и парите изтичат от „Активи“ или „Пасиви“ към „Разходи“.
3. Пасиви — Сумата им е положителна или нула. Задълженията по кредитната ви карта са добър пример, които нарастват и намаляват циклично.
4. Активи — Сумата им е положителна или нула. Вашите пари в брой или къщи винаги имат някаква стойност.
5. Собствен капитал — Вашите нетни активи. Системата ще го изчисли автоматично за вас. Собствен капитал = Активи - Пасиви и отразява колко сте богати.

Сега можете да отворите свои персонализирани сметки с горните ключови думи:

1970-01-01 open Assets:Cash
1970-01-01 open Assets:Stock:Robinhood
1970-01-01 open Assets:Crypto:Coinbase
1970-01-01 open Expenses:Transportation:Taxi
1970-01-01 open Equity:OpeningBalance

Разширено проследяване на инвестиции с активи​

Beancount.io превъзхожда в проследяването на разнообразни инвестиции, от акции до криптовалути. Нека разгледаме как се справя със сложни инвестиционни сценарии. Например, ето как бихте записали закупуването на 10 биткойна по 100 долара всеки през 2014 г.:

2014-08-08 * "Buy 10 Bitcoin"
  Assets:Trade:Cash -1000.00 USD
  Assets:Trade:Positions  10 BTC {100.00 USD}

И след три години ги продавате (първоначално с разходи от 100 долара на единица, анотирани с {100.00 USD}) на цена от 10 000 долара на единица, анотирани с @ 10,000.00 USD.

2017-12-12 * "Sell 2 Bitcoin"
  Assets:Trade:Positions                   -2 BTC {100.00 USD} @ 10,000.00 USD
  Assets:Trade:Cash                          20,000.00 USD
  Income:Trade:PnL                          -19,800.00 USD

Или същата транзакция с @@ 20,000.00 USD означава, че на цена от 20 000 долара общо.

2017-12-12 * "Sell 2 Bitcoin"
  Assets:Trade:Positions                   -2 BTC {100.00 USD} @@ 20,000.00 USD
  Assets:Trade:Cash                          20,000.00 USD
  Income:Trade:PnL                          -19,800.00 USD

Сумата от всички записи на транзакцията, включително -2 BTC {100.00 USD}, все още е, както винаги, нула.

Етикетът за разходи {100.00 USD} е важен, защото може да сте закупили същата стока на различни цени.

100 BTC {10.00 USD, 2012-08-08}
10 BTC {100.00 USD, 2014-08-08}

Ако искате да опростите процеса, можете да настроите сметката в началото с FIFO или LIFO. FIFO означава „първи влязъл, първи излязъл“, докато LIFO означава „последен влязъл, първи излязъл“. В САЩ, IRS използва FIFO за изчисляване на вашата печалба/загуба (PnL) и съответния данък.

1970-01-01 open Assets:Trade:Positions "FIFO"

И след това, когато я продадете накратко като -2 BTC {}, beancount автоматично ще приложи стратегията FIFO и ще продаде най-стария актив.

Започване с Beancount.io​

Beancount.io е модерна облачна платформа за финансово управление, която преобразува вашите текстови записи на транзакции в изчерпателни финансови отчети, включително отчети за приходите и разходите, баланси и оборотни ведомости. Чрез комбиниране на надеждността на обикновените текстови файлове с мощни инструменти за визуализация, Beancount.io ви помага да поддържате прецизен контрол върху финансовия си живот, като същевременно получавате ценни прозрения за ефективността на вашите инвестиции.

Започнете вашето финансово пътешествие с Beancount.io – Безплатно по време на нашия промоционален период!

Не можете да управлявате бизнес, ако не знаете къде отиват парите. Точните сметки превръщат предположенията в прозрения. (Investopedia)

Всеки собственик на бизнес, фрийлансър или основател на стартъп в крайна сметка се сблъсква с една и съща реалност: финансовият хаос е убиец на растежа. Без ясна картина на паричния си поток, вие летите на сляпо. Но какво ще стане, ако можете да управлявате финансите си със същата прецизност и контрол, които прилагате към кода си? Запознайте се с Beancount, мощна система за счетоводство с отворен код, която работи с файлове с обикновен текст.

Това ръководство ще ви преведе през основите на счетоводството и ще ви покаже как да изградите стабилен, лек и прозрачен финансов работен процес, използвайки Beancount.

Какво е счетоводство?​

В основата си счетоводството е систематичното и непрекъснато записване на всяка финансова транзакция, извършена от бизнеса. Това е ежедневната дисциплина за проследяване на приходите, разходите, активите (това, което притежавате) и пасивите (това, което дължите).

В света на Beancount тези записи не са заключени в собственически софтуер. Те се намират в прости, четими от човека файлове с обикновен текст. Този подход ви позволява да контролирате версиите на финансовата си история с инструменти като Git, точно както бихте направили със софтуерен проект. Всеки запис се управлява от правилото за балансиране на двойното записване, елегантна система, която автоматично проверява работата ви и гарантира, че сметките ви винаги са правилни. (beancount)

Защо е важно?​

Прецизното счетоводство не е просто административна спретнатост; това е стратегическо предимство.

• Увереност при данъчно облагане: Когато дойде време за данъци, чистите записи са вашият най-добър приятел. НАП изисква ясна документация за приходите и разходите. Добре поддържаната счетоводна книга означава, че можете да подадете декларацията си с увереност и драстично да съкратите евентуални проверки. (НАП)
• По-ясни решения: Достатъчно високи ли са цените ви? Доходен ли е конкретен договор за услуги? Разходите за абонаменти излизат ли извън контрол? Финансовите отчети, като отчет за приходите и разходите и баланс, разкриват пропуски в ценообразуването, неконтролируеми разходи и дупки в паричния поток, като дават на мениджърите и инвеститорите данните, от които се нуждаят, за да вземат интелигентни решения. (Investopedia)
• По-лесно финансиране: Кредиторите и инвеститорите не вземат решения въз основа на интуиция. Преди да преведат средства, те ще поискат финансови отчети. Добрите сметки ви позволяват да генерирате баланс или отчет за приходите и разходите за секунди, демонстрирайки професионализъм и финансово здраве. (Investopedia)
• Сигнали за измами и грешки: Редовното сверяване на сметките ви с банковите извлечения е вашата първа линия на защита срещу грешки. Този прост навик ви помага бързо да откриете дублирани такси, банкови грешки или измамни действия, преди да се превърнат в сериозни проблеми. (НАП)

План с обикновен текст в седем стъпки​

Готови ли сте да започнете? Ето как да изградите вашата система за счетоводство, задвижвана от Beancount, от нулата.

1. Разделете бизнес и лични сметки​

Това е първата стъпка, която не подлежи на обсъждане. Отворете специална бизнес разплащателна сметка и, ако е необходимо, бизнес кредитна карта. Смесването на средства създава кошмар за счетоводството и може да размие линиите на отговорност между вас и вашия бизнес. Чистото разделяне е от съществено значение за точни данъчни облекчения и правна защита. (Агенция за малки и средни предприятия)

В Beancount декларирате съществуването на тези сметки с директива open:

; Начални салда за вашите сметки
2025-07-22 open Assets:Bank:Business   USD
2025-07-22 open Assets:Bank:Personal   USD

2. Изберете система за счетоводство​

Beancount използва метода на двойното записване, златния стандарт на счетоводството от векове. Принципът е прост: всяка транзакция засяга поне две сметки. За всяко дебитиране от една сметка трябва да има съответстващо кредитиране на друга. Магията на тази система е, че сумата на всички ваши сметки винаги трябва да е равна на нула. Beancount налага това правило автоматично, което означава, че печатна грешка или логическа грешка веднага ще вдигнат червен флаг. Буквално не можете да имате небалансирани сметки. (beancount)

3. Решете кой счетоводен метод да използвате​

Имате два основни избора тук:

• Касов метод: Записвате приходи, когато получите парите, и разходи, когато ги платите. Той е по-прост и отразява директно вашия паричен поток.
• Метод на начисляване: Записвате приходи, когато ги спечелите (напр. когато е изпратена фактура) и разходи, когато ги направите (напр. когато получите фактура). Този метод дава по-вярна картина на финансовото здраве и производителност на компанията, особено за растящи фирми. (Investopedia)

Ето пример за транзакция по метода на начисляване в Beancount. Вие осчетоводявате приходите, когато фактурата е изпратена, премествайки стойността в Assets:AccountsReceivable. Когато клиентът плати, премествате парите от AccountsReceivable в банковата си сметка.

; Пример за начисляване: издадена фактура, плащане по-късно
2025-07-22 * "Фактура за дизайн #101"
  Assets:AccountsReceivable     3000.00 USD
  Income:Design

2025-08-15 * "Клиентът плаща фактура #101"
  Assets:Bank:Business          3000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable

4. Съберете инструментите си​

Красотата на Beancount е в неговия минималистичен, модулен характер. Вашият основен набор от инструменти включва:

• Текстов редактор + Git: Вашият любим текстов редактор за записване на транзакции и Git за контрол на версиите, което ви дава пълна, проверяема история на всяка промяна.
• bean-report / bean-balance / Fava: Инструменти за команден ред като bean-report и зашеметяващият уеб интерфейс Fava ви дават моментални финансови отчети, табла и мощни възможности за филтриране.
• Импортьори: Богата екосистема от импортьори, създадени от общността, може да се свърже с вашите банкови емисии чрез CSV, Plaid или API за услуги като Stripe и PayPal, автоматизирайки голяма част от въвеждането на данни.

5. Категоризирайте всяка транзакция​

Добре организираният "сметкоплан" е гръбнакът на проницателното отчитане. Дефинирайте категории, които имат смисъл за вашия бизнес, като използвате йерархични сметки за детайлност. След това, докато записвате транзакции, категоризирайте ги старателно.

2025-07-30 * "Месечна фактура от AWS"
  Expenses:Hosting:AWS       124.50 USD
  Assets:Bank:Business
  tag: "ops"

В този пример разходът е ясно класифициран под Expenses:Hosting:AWS. Използването на tag: "ops" също позволява кръстосани отчети, като например преглед на всички оперативни разходи, независимо от основната им категория. (НАП)

6. Съхранявайте изходните документи сигурно​

НАП с удоволствие приема дигитални копия на касови бележки и фактури. Сканирайте хартиени касови бележки или препращайте имейл фактури в специална папка в облачно хранилище (като Google Drive или Dropbox). След това се свържете към файла директно във вашия Beancount запис, използвайки метаданни. Това създава херметичен, самостоятелен запис.

; Изображение на касова бележка, свързано като метаданни
2025-07-18 * "Обяд на екипа"
  Expenses:Meals              85.10 USD
  Assets:Bank:Business
  receipt: "receipts/2025-07-18-team-lunch.jpg"

7. Превърнете счетоводството в навик​

Постоянството е ключово. Отлагането превръща счетоводството в стресираща, отнемаща време работа. Отделете повтарящ се времеви блок - седмичен или месечен "Bean-ден" - за импортиране на транзакции, сверяване на сметки и преглед на вашите финансови отчети. Тази проста рутина превръща счетоводството от тримесечна борба в бърза, овластяваща проверка на здравето на бизнеса. (НАП)

Самостоятелно или с професионална помощ​

• Самостоятелно: За фрийлансъри или малки фирми с предвидим обем транзакции, самостоятелният подход с Beancount е невероятно ефективен. Все пак е разумно да проведете кратка, еднократна консултация със сертифициран експерт-счетоводител, за да потвърдите вашия сметкоплан и да се уверите, че сте на правилния път.
• Професионален преглед: С разрастването на вашия бизнес, усложняването на транзакциите или повишаването на риска от неспазване на изискванията, привличането на професионален счетоводител за периодични прегледи е безценно. Можете да продължите да използвате Beancount като основен източник на истина и просто да експортирате отчетите, от които се нуждаят.

Чеклист за бърз старт​

• Отворете отделни бизнес банкови сметки.
• Клонирайте стартовия репозитори на Beancount и дефинирайте сметките си във accounts.bean.
• Изберете касов или метод на начисляване и се придържайте към него.
• Настройте импортьори за автоматизиране на въвеждането на данни от вашата банка (CSV), Stripe, PayPal и др.
• Тагвайте и пишете ясни описания за всяка транзакция.
• Сверявайте счетоводната си книга с банковите извлечения седмично или месечно.
• Генерирайте месечни отчети за приходите, баланса и паричния поток, използвайки Fava или bean-report.
• Архивирайте .bean файловете си редовно (Git + външно хранилище).

Допълнително четене​

• НАП - Информация за стартиране на бизнес
• Документация на Beancount - Език и инструменти за команден ред

Готови ли сте да започнете? Инсталирайте Beancount, направете първия си запис и заменете мъглата на електронните таблици с яснотата на обикновения текст. Приятно счетоводене!