Задължително автоматично записване по SECURE 2.0 през 2026 г.: Наръчник за съответствие за нови планове 401(k) и 403(b)

Ако вашата компания е стартирала нов план 401(k) или 403(b) по всяко време след 29 декември 2022 г., фазата на приятелските напомняния официално приключи. Правилата за задължително автоматично включване съгласно Закона SECURE 2.0 влязоха в сила за планови години, започващи след 31 декември 2024 г., IRS публикува предложени разпоредби съгласно новия Раздел 414A от Кодекса за вътрешните приходи през януари 2025 г., а крайният срок за изменение на документите по плана, който обединява всичко това, е 31 декември 2026 г. Пропуснете някой елемент от това — прагът от 3%, годишната ескалация от 1%, квалифицираната инвестиционна алтернатива по подразбиране, известието за участниците, прозореца за допустимо теглене — и сте изправени пред дисквалифициран план и риск от налагане на акцизен данък.

Този наръчник разглежда какво трябва да е подготвил всеки малък и среден работодател преди плановата 2026 година, какво да прави с изключенията и как да поддържа заплатите и документите на плана в синхрон без скъпи изненади през 2027 г.

Какво всъщност изисква Раздел 414A

Раздел 101 от Закона SECURE 2.0 добави Раздел 414A към Кодекса за вътрешните приходи. Разпоредбата гласи, че всеки нов план 401(k) или 403(b), създаден след 29 декември 2022 г., трябва да включва Допустимо споразумение за автоматични вноски или EACA (Eligible Automatic Contribution Arrangement). EACA е специфичен вид автоматично включване, дефинирано в по-ранния Раздел 414(w) от IRC, и носи няколко неподлежащи на преговори характеристики на дизайна, които надхвърлят простото отбелязване на квадратче за отказ във формуляра за записване.

Ето какво изисква законът като минимум:

Първоначален процент на отчисляване по подразбиране: Между 3% и 10% от възнаграждението за първия период на участие на служителя. Повечето спонсори на планове избират 3%, за да минимизират въздействието върху участника, но някои избират по-висок процент, за да ускорят готовността за пенсиониране.
Годишна ескалация: Задължително увеличение с 1 процентен пункт всяка година, докато участникът достигне праг от 10% и таван от 15%. По подразбиране ескалацията е от 3% чак до 10% преди спиране, но можете да продължите ескалацията до 15%.
Единно прилагане: Процентът по подразбиране трябва да бъде единен процент, прилаган към всички отговарящи на условията служители, които не направят изричен избор. Не можете да разделяте нивата по длъжност, отдел или ниво на възнаграждение.
Инвестиция в QDIA: При липса на изричен избор на инвестиция, вноските по подразбиране трябва да бъдат инвестирани в квалифицирана инвестиционна алтернатива по подразбиране съгласно Регламент 2550.404c-5 на Министерството на труда (DOL). Целевите фондове (target-date funds), балансираните фондове, моделните портфейли и професионално управляваните сметки отговарят на условията, когато са структурирани правилно.
Прозорец за допустимо теглене: Раздел 414(w) позволява — а мандатът на SECURE 2.0 изисква — участниците да могат да теглят вноските по подразбиране плюс доходността в рамките на 90 дни от първата вноска, без наказателна лихва от 10% за предсрочно теглене. Документите по плана трябва изрично да предлагат този избор.
Обхващане на дългосрочни служители на непълно работно време: EACA трябва да обхваща всеки служител, отговарящ на условията, включително служителите на непълно работно време (LTPT), които законите SECURE Act 1.0 и SECURE 2.0 включиха поетапно в обхвата за участие.

IRS потвърди в предложените разпоредби, издадени на 10 януари 2025 г., че правилата стават оперативно приложими за планови години, започващи най-малко шест месеца след издаването на окончателните разпоредби. Окончателните разпоредби се очакват в средата на 2026 г., което означава, че повечето спонсори на планове трябва да планират спрямо календарната 2026 планова година за постигане на пълно съответствие.

Кой всъщност е освободен — и кой само си мисли, че е

Списъкът с изключения е кратък и лесен за погрешно тълкуване. Раздел 414A се прилага за всички нови планове 401(k) и 403(b), освен ако планът не попадне в една от петте категории:

Вече съществуващи планове

Всеки план 401(k) или 403(b), който е бил създаден преди 29 декември 2022 г., е в заварено положение. „Създаден“ означава, че планът е бил приет и е влязъл в сила преди тази дата. Простото прехвърляне на съществуващ план в нов предварително одобрен документ или сливането му с друг съществуващ план не нарушава завареното положение. Отделянето на чисто нов план след 29 декември 2022 г. — дори от същата контролирана група — задейства Раздел 414A.

Планове, съществуващи от по-малко от три години

Нов бизнес, който приема план 401(k) през първата си година, получава тригодишен гратисен период. Изискването за EACA започва от първия ден на първата планова година, която започва, след като бизнесът е съществувал в продължение на три пълни години. Това предпазва стартиращите компании с вътрешно финансиране от административна тежест по време на техния ранен етап.

Държавни планове

Плановете, поддържани от щатски и местни власти, са изключени, както и повечето планове на политически подразделения и агенции. Федералният Спестовен план Thrift (TSP) също е извън обхвата.

ПЛАНОВЕ SIMPLE 401(k)

Плановете, които отговарят на изискванията за SIMPLE 401(k) съгласно раздел 401(k)(11) от IRC (Данъчния кодекс), са освободени. Освободени са и плановете SIMPLE IRA, които изначално не са планове тип 401(k).

Планове на малки работодатели с по-малко от 10 служители

Ако работодателят обикновено наема по-малко от 10 служители, мандатът за EACA не се прилага. Прагът от 10 служители се измерва чрез същите правила за преброяване на персонала, които се прилагат за продължаващото покритие по COBRA съгласно Раздел 54.4980B-2 Q&A-5 от Регламента на Министерството на финансите. Правилното преброяване е от съществено значение: служителите на непълно работно време се отчитат частично, а тестът разглежда предходната календарна година, така че един разрастващ се бизнес може да премине прага в средата на годината, без да го осъзнае.

Капанът, в който попадат повечето спонсори на планове, е предположението, че изключението е постоянно. Тригодишното изключение за нови предприятия се прекратява в момента, в който преминете прага. Изключението за малки работодатели изчезва, след като наемете своя десети служител на еквивалент на пълно работно време (FTE). Веднага след края на изключението, EACA трябва да бъде въведен до първия ден на следващата година на плана.

Счетоводство и интеграция на ведомостите за заплати: Къде се провалят повечето планове

Моделът на несъответствие с изискванията рядко се дължи на липсващ документ за плана — по-скоро става въпрос за система за работни заплати, която всъщност не изпълнява това, което е записано в документа на плана. Точното счетоводно отчитане от първия период на заплащане след влизането в сила на EACA предотвратява последващи кошмари с IRS, Министерството на труда (DOL) и вашите собствени участници.

Три оперативни елемента заслужават специално внимание:

Кодиране на отложените вноски по подразбиране в системата за заплати. На всеки нов служител, който достигне датата за допустимост за участие в плана, трябва автоматично да бъде начислена 3% (или по-висока, ако сте избрали такава) вноска за 401(k) преди данъчно облагане (pre-tax) при първата му заплата, освен ако той не е направил изричен избор. Повечето модерни HRIS платформи — Gusto, Rippling, ADP Workforce Now, Paychex Flex, UKG, Workday — поддържат това нативно, но функцията рядко е включена по подразбиране. Одитирайте системата си за работни заплати преди началото на годината на плана, за да потвърдите, че правилният код за удръжка е свързан с правилния код за доход.

Изпълнение на годишната ескалация. След като участник бъде записан автоматично, неговият процент на удръжка трябва да се увеличава с 1 процентен пункт в началото на всяка година на плана, докато достигне поне 10%. Това изисква повтарящо се правило в системата за заплати, а не ръчна счетоводна операция. Сгрешите ли тук, ще се сблъскате с проблем с коригиращи вноски и корекции на доходността — което е едновременно скъпо и неудобно.

Счетоводно отчитане на допустимите тегления. Когато участник избере да се възползва от 90-дневното допустимо теглене, трябва да му възстановите вноските плюс натрупаната доходност, да третирате разпределението като обикновен доход в годината на получаване и да не прилагате 10% наказателна лихва за предсрочно теглене съгласно Раздел 72(t) от IRC. Участникът получава Формуляр 1099-R със съответния код за разпределение. Вашият администратор на данни (recordkeeper) се занимава с механиката, но системата ви за заплати трябва да спре удръжките занапред, а счетоводната ви система трябва да проследява графика на плащанията.

Спонсорите на планове, които поддържат чисти, контролирани по версии записи за всяко записване по подразбиране, всяко доставено известие, всеки избор на QDIA и всяка корекция на удръжките от заплатите, преминават много по-лесно през следващия одит на плановете за служители от IRS или проверка по ERISA от страна на Министерството на труда (DOL).

Пакет от годишни известия и оповестявания за 2026 г.

Всеки служител, обхванат от EACA, трябва да получи писмено известие, което обяснява автоматичното записване, процента на вноската по подразбиране, инвестицията по подразбиране, правото на избор на различен процент или инвестиция и правото на допустимо теглене. Правила за графика:

Известие за нова допустимост: Предоставя се, когато служителят за първи път стане допустим за участие.
Годишно известие: Предоставя се от 30 до 90 дни преди началото на всяка година на плана на всеки служител, обхванат от EACA.
Опростено известие за незаписани служители: Съгласно опростяването по SECURE 2.0, служители, които вече са получили пълното SPD и изискваните оповестявания, но не са се записали, могат да получават годишно напомнящо известие вместо пълния пакет известия, стига да бъдат уведомявани за своята допустимост и крайните срокове за избор.

За начало на годината на плана на 1 януари 2026 г., годишното известие трябва да бъде доставено между 3 октомври 2025 г. и 2 декември 2025 г. Електронното доставяне е разрешено съгласно „защитените зони“ (safe harbors) за електронно оповестяване на Министерството на труда (DOL), но условията на тези зони трябва да бъдат изпълнени — което означава, че служителят или има достъп до имейл на работа като част от редовните си служебни задължения, или служителят изрично е дал съгласие за електронно доставяне и е потвърдил, че разбира, че може да поиска хартиено копие.

Краен срок за изменение на документа на плана

Оперативното съответствие е задължително за годината на плана 2025 и след това. Съответствието на документа на плана — което означава, че официалният писмен план трябва да отразява това, което всъщност правите — има по-късен краен срок.

Повечето планове трябва да бъдат изменени, за да включат промените от SECURE 2.0 до 31 декември 2026 г. За планове по колективни трудови договори крайният срок се удължава до 31 декември 2028 г. За повечето държавни планове крайният срок е 31 декември 2029 г.

Ако използвате предварително одобрен документ на плана от администратор на данни (recordkeeper), администраторът обикновено ще ви изпрати пакет за изменение съгласно SECURE 2.0, който да прегледате и приемете. Ако използвате индивидуално изготвен документ, вашият ERISA юрист трябва да подготви изменението. И в двата случая изменението трябва да бъде подписано и прието преди крайния срок 31 декември 2026 г., за да останете в „защитената зона“ (safe harbor) за оперативно съответствие, която IRS удължи за разпоредбите на SECURE 2.0.

Страната на санкциите: Какво се случва, ако сгрешите тук

План 401(k), който не отговаря на Раздел 414A, не се счита за квалифициран план съгласно Раздел 401(a) от IRC (Кодекса за вътрешните приходи). Последствията, ако това не бъде коригирано, са:

Загуба на данъчното облекчение на работодателя за вноските
Незабавно данъчно облагане на балансите по сметките на участниците с придобити права
Доходите на доверителния фонд подлежат на текущо данъчно облагане
Възможно излагане на акцизен данък съгласно Раздел 4979A от IRC за определени забранени разпределения
Такси за подаване в Програмата за доброволна корекция на IRS и коригиращи вноски за обезщетяване на участниците

IRS предлага програми за самокорекция и доброволна корекция чрез EPCRS (Система за разрешаване на съответствието на плановете на служителите), но разходите за коригираща вноска за пропуснати възможности за отсрочване — обикновено 25% от пропуснатото отсрочване плюс 100% от пропуснатото съответствие, коригирано спрямо доходите — се натрупват бързо при работна сила от петдесет или сто служители за няколко планови години.

Координиране с останалата част от вашия календар за съответствие за 2026 г.

Раздел 414A е една от няколкото разпоредби на SECURE 2.0, влизащи в сила през 2026 г.:

Изискване за наваксващи вноски по Roth за високоплатени участници (заплати по FICA над $145,000, индексирани)
По-високи лимити за наваксващи вноски за участници на възраст от 60 до 63 години
Изискване за хартиено извлечение за обезщетенията съгласно Раздел 338 от SECURE 2.0, изискващо годишно хартиено извлечение за участниците в планове с дефинирани вноски, освен ако те изрично не изберат електронно
Правила за допустимост на дългосрочни служители на непълно работно време, които продължават да се разширяват

Изграждането на единен календар за плановата година, който съпоставя всеки краен срок по SECURE 2.0 с вашите пейрол цикли, резултатите от администратора на записи, вашия график за одит (ако подавате документи за голям план) и подаването на Формуляр 5500, е най-чистият начин да изпреварите динамичните промени.

Практически списък за последните шест месеца преди края на годината

Ако сте работодател, който спонсорира план 401(k) или 403(b), създаден след 29 декември 2022 г., и не отговаряте на условията за освобождаване, ето какво трябва да направите от сега до 31 декември 2026 г.:

Потвърдете статуса на освобождаване. Проверете датата на създаване на плана, броя на служителите съгласно теста COBRA и датата, на която самият бизнес е започнал дейност.
Одитирайте документа на плана. Включва ли той в момента EACA (Споразумение за допустим автоматичен принос) с 3% минимум, 1% годишна ескалация, 10% до 15% таван, избор на QDIA (Квалифицирана инвестиционна алтернатива по подразбиране) и 90-дневно допустимо теглене? Ако не, насрочете изменението сега.
Проверете конфигурацията на системата за заплати. Кодът за отсрочване по подразбиране, правилата за ескалация, обработката на тегления и генерирането на Формуляр 1099-R трябва да бъдат правилно настроени.
Издайте годишното предизвестие. Планирайте го 30 до 90 дни преди плановата 2027 година и потвърдете съответствието с електронната доставка.
Обучете служителите в отделите „Човешки ресурси“ и „Труд и работна заплата“. Новоназначените служители трябва да разберат дизайна на автоматичното записване и правото си да се откажат или да променят отсрочването.
Документирайте процеса на избор на QDIA. Фидуциарните комисии трябва да имат протоколи от заседанията, показващи разумния процес за избор на инвестиция по подразбиране.
Сверете отчетите по Формуляр 5500. Уверете се, че вашият одитор (ако е приложимо) разбира новата позиция на съответствие.

Поддържайте документацията по плана си организирана и готова за одит

Спонсорирането на пенсионен план през 2026 г. вече не е само въпрос на избор на инвестиции и съответстващи вноски — става въпрос за чисти, защитими записи, които могат да издържат проверката на IRS и DOL (Министерство на труда). Текстовото счетоводство (plain-text accounting) поставя всяка вноска, удръжка, отсрочване на заплата и коригиращ запис в прозрачен регистър, който е с контрол на версиите, готов за AI и свободен от зависимост от конкретен доставчик. Beancount.io предоставя на финансовите екипи одитната пътека, от която се нуждаят, без да предава контрола на „черна кутия“ счетоводна платформа. Започнете безплатно и приложете същата инженерна дисциплина, която използвате за съответствието на вашия пенсионен план, към останалата част от вашето счетоводство.