Само 44% от работещите на непълно работно време имат достъп до пенсионен план на работното си място, в сравнение с почти всички работещи на пълно работно време, според проучването на обезщетенията на Бюрото по трудова статистика от март 2025 г. Ако спонсорирате 401(k) и наемате служители на непълно работно време, Конгресът е прекарал последните няколко години в затварянето на тази разлика — използвайки вашия план, за да го направи.
Ето частта, която трябва да привлече вниманието ви: служителите, които са работили поне 500 часа и през 2024, и през 2025 г., току-що пресякоха финалната линия. За план с календарна година те трябва да имат право да започнат да правят вноски в 401(k) през 2026 г. А вашият документ за плана — действителната правна хартия, не само добрите ви намерения — трябва да бъде изменен писмено, за да отразява правилата за дългосрочни служители на непълно работно време до 31 декември 2026 г.
Пропуснете първото и имате оперативен провал, който може да дисквалифицира функции на плана или да наложи скъпи корекции. Пропуснете второто и документът ви вече не съответства на начина, по който управлявате плана, което само по себе си е нарушение на съответствието. Това ръководство разглежда кой се брои, какво им дължите (по-малко, отколкото се страхувате), капаните, които хващат малките работодатели, и контролен списък, който да изпълните преди Нова година.
Кой се счита за дългосрочен служител на непълно работно време
Правилото идва на два слоя, от два закона. Нужни са ви и двата, защото и двата са в сила в момента.
Слой 1 — SECURE 1.0 (в сила за планни години от 2024 г.). План 401(k) трябва да позволи на служител да прави доброволни вноски, след като служителят е навършил поне 21 години и е завършил поне 500 часа работа в три последователни 12-месечни периода.
Слой 2 — SECURE 2.0 (в сила за планни години, започващи след 31 декември 2024 г.). Конгресът съкрати периода на изчакване до два последователни 12-месечни периода с 500+ часа и разшири правилото и към планове 403(b), обхванати от ERISA. Така че за план с календарна година служител, който е записал 500 часа през 2024 г. и 500 часа през 2025 г., трябва да се третира като отговарящ на условията в началото на 2026 г.
Прилагат се две изключения: служители, обхванати от колективни трудови договори, и нерезиденти чужденци без доход от източник в САЩ са изключени от тези разпоредби. Всички останали във вашата ведомост, които отговарят на възрастовия и часовия праг, са включени.
Имайте предвид, че 12-месечните периоди са изчислителни периоди за допустимост, определени от вашия план — често, но не винаги, календарната година. Ако вашият план използва изчислителни периоди на годишнината, изчисленията се променят. Потвърдете кой критерий използва документът ви, преди да пуснете справката за служителите; това е най-честото място, където малките работодатели правят грешка в изчисленията.
Защо 2026 г. е решаващата година, а не 2025 г.
Мислете за 2026 г. като за годината, в която два часовника бият едновременно.
Часовник първи: първата голяма група по SECURE 2.0 влиза. Правилото за две години се нуждаеше от две пълни измерителни години, за да произведе някого. Тези години бяха 2024 и 2025 г. Това означава, че 1 януари 2026 г. (за планове с календарна година) е първата дата на влизане, на която съкратеният двугодишен стандарт реално включва хора в плановете. Ако сте проверили списъка си през 2024 г. според стария тригодишен стандарт и сте прибрали въпроса, отговорът ви се е променил: пуснете отново справката сега.
Часовник втори: крайният срок за документацията. Насоките на IRS (Notice 2024-02 и свързани актуализации) дадоха на спонсорите на планове допълнително време да приемат официални писмени изменения за промените от SECURE 1.0, CARES Act и SECURE 2.0. За повечето квалифицирани планове, които не са обхванати от колективни трудови договори — което включва типичен 401(k) за малък бизнес — този удължен срок е 31 декември 2026 г. Плановете, обхванати от колективни трудови договори, и държавните планове получават по-късни дати, но ако не сте такъв случай, Нова година е вашата граница.
Разберете разделението, което IRS прави: плановете са били длъжни да функционират в съответствие от датата на влизане в сила на всяка разпоредба. Срокът за изменение е само за това документът да съответства на практиката. Да управлявате плана правилно, но никога да не го изменяте, или да го изменяте красиво, но да го управлявате грешно — и двете са провал. Нужни са ви и двете половини.
Какво дължите на тези служители (по-малко е, отколкото си мислите)
Тук повечето собственици на малък бизнес реагират прекомерно в едната посока или недостатъчно в другата. Законът е умишлено тесен:
- Трябва да им позволите да внасят собствените си пари. Доброволни вноски — преди данъци и Roth, ако планът ви предлага Roth — трябва да бъдат налични, след като отговарят на условията, при спазване на нормалните дати за влизане във вашия план.
- Не сте длъжни да им давате съответстваща вноска. Съответстващите вноски на работодателя и непоисканите вноски не са задължителни за дългосрочни служители на непълно работно време, освен ако документът на плана ви не казва друго. Прочетете последната клауза два пъти: ако дефиницията на отговарящ на условията служител във вашия документ случайно ги включва във формулата за съответстваща вноска, дължите съответстващата вноска. Много малки планове се нуждаят от изменението именно за да начертаят ясно тази линия.
- По принцип получавате облекчение при тестовете. Дългосрочните служители на непълно работно време могат да бъдат изключени от определени тестове за недискриминация (ADP/ACP) и тестове за тежест на плана, докато запазват този статус. Това е сделката на Конгреса: позволете им да спестяват, без да разваляте тестовете за съответствие.
- Придобиването на права се движи по-бързо. За всеки с история на LTPT, „година на служба“ за целите на придобиване на права е 12-месечен период с поне 500 часа — не традиционните 1000. Някой, който системата ви показва като 30% придобил права според правилото за 1000 часа, може законно да е 60% придобил права. Сбъркате ли това, губите пари, които никога не са били ваши, за да ги загубите.
Капанът: правилото за „бивш LTPT“
Ето грешката, която превръща чистата настройка в проект за корекция. Изключенията от тестовете и третирането без задължителна съответстваща вноска се прилагат само докато някой е LTPT служител. В момента, в който този работник удовлетвори редовните условия за допустимост на вашия план — например вземе достатъчно смени, за да надхвърли 1000 часа — той преминава към обикновен статут на участник. От тази планова година нататък получава съответстващата вноска, непоисканите вноски и пълно включване в тестовете като всички останали.
Но правилото за придобиване на права при 500 часа ги следва дори след преминаването. Така че вашият администратор трябва да следи две групи с два часовника за придобиване на права за неопределено време: редовно наетите по мярката за придобиване на права при 1000 часа и настоящите плюс бившите LTPT по мярката при 500 часа. Системите за заплати и водене на записи, настроени за едно единно правило, тихо ще грешат в придобиването на права с години. Попитайте вашия администратор на записи писмено как отбелязва статуса на LTPT и бивш LTPT, преди да предположите, че софтуерът се справя с това.
Пет грешки, които малките работодатели правят с това правило
1. Никога не пускат справката за часовете. Правилото зависи от реално отработените часове в последователни изчислителни периоди. Ако никой не извади доклада, отговарящите на условията служители никога не получават пакета си за записване, а всяка пропусната възможност за вноска е коригируем провал с лихва. Извадете часовете за 2023–2025 г. сега, като използвате изчислителния период на плана си — не просто календарната година по навик.
2. Забравят разширяването за 403(b). Организациите с нестопанска цел, училищата и клиниките, които спонсорират планове 403(b), обхванати от ERISA, понякога приемат, че проектът LTPT е проблем само за 401(k). SECURE 2.0 включи плановете 403(b) в обхвата, считано от плановите години от 2025 г. Ако сте такъв случай, първите ви LTPT участници може вече да чакат.
3. Прилагат графика за придобиване на права при 1000 часа към всички. Както е описано по-горе, годините за придобиване на права на LTPT и бивш LTPT се натрупват при 500 часа. Единен доклад за придобиване на права е грешен по構成. Водете отделно изчисление.
4. Случайно обещават съответстваща вноска. Прегледайте дефинициите за допустимост във вашия план за съответстващи и непоискани вноски. Ако езикът не изключва изрично LTPT служителите, може да сте договорно задължени за вноски, които законът никога не е изисквал. Точно това трябва да поправи декемврийското изменение — с вашия адвокат или трета страна администратор, които да го изготвят, а не самостоятелна редакция.
5. Третират крайния срок за изменение като начална дата. 31 декември 2026 г. е последният ден за подписване на съответстващи изменения, а не денят, в който да започнете да мислите за тях. Измененията изискват вашият TPA да изготви, вие да прегледате и приемете, а отделът по заплати да внедри изборите за вноски за новите участници — верига, която не се свива в последната седмица на декември. Започнете разговора тази есен.
Вашият контролен списък преди 31 декември
Работете по тези точки в ред, с вашия трета страна администратор или консултант по обезщетения в екипа:
- Потвърдете изчислителните си периоди. Календарна година или годишнина? Вашата справка за часовете е безсмислена, докато това не е изяснено.
- Пуснете справката. Идентифицирайте всички на възраст 21+ с 500+ часа във всеки от последните два (и три) последователни периода. Отбележете кой трябва да влезе на следващата ви дата за влизане.
- Доставете материалите за записване. Отговарящите на условията LTPT служители се нуждаят от известия и възможности за избор на вноски по същия график на дати за влизане като всички останали. Документирайте доставката.
- Одитирайте записите за придобиване на права. Преизчислете годините за придобиване на права при прага от 500 часа за всеки с история на LTPT, включително бивши LTPT, които са преминали към пълен статут.
- Прегледайте тестовете и вноските. Потвърдете, че LTPT са били правилно включени или изключени от тестовете ADP/ACP и за тежест на плана за 2024 и 2025 г. и че не е обещана или платена непредвидена съответстваща вноска.
- Приемете изменението. Изпълнете писменото изменение на плана, покриващо разпоредбите за LTPT (плюс всички други висящи елементи от SECURE/CARES, които вашият TPA отбележи), не по-късно от 31 декември 2026 г. Съхранявайте подписаното копие с документите на плана си постоянно.
- Поправете потоците от данни за заплатите. Уверете се, че изборите за вноски на новите LTPT участници реално преминават от заплатите към администратора на записи и съгласувайте първите два цикъла.
Ъгълът на счетоводството: часовете са актив на плана
Отстранете жаргона за обезщетения и това правило е проблем с целостта на данните — точно такъв, какъвто счетоводната дисциплина решава. Допустимостта зависи от отработените часове на изчислителен период, на служител, през множество години. Това означава, че детайлът за часовете във вашата система за заплати вече е запис за пенсионния план и трябва да оцелее при текучество на служители, смяна на доставчици и одити години напред.
Три практически навика си струват парите: пазете подробни часове (не само суми в лева) в счетоводната си книга за заплати за неопределено време, вместо да изчиствате стари периоди; съгласувайте удръжките за LTPT вноски от заплатите с доклада за вноски на администратора на записи всеки цикъл, както бихте съгласували всяка разплащателна сметка; и записвайте таксите за изменение от TPA и преглед на съответствието в отделна сметка за професионални услуги или администриране на обезщетения, така че истинската цена на спонсорирането на план да е видима в края на годината, вместо да е заровена в разни разходи. Точните книги от първия ден превръщат декемврийската бъркотия в рутинно приключване.
Опростете финансовото си управление
Да се справите правилно с допустимостта на служителите на непълно работно време всъщност означава да знаете числата си — часове, вноски, дати за придобиване на права — до служителя и периода на заплащане. Beancount.io ви дава счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с версионен контрол и готово за AI, така че всяко съгласуване на заплати и всеки долар за администриране на обезщетения да е проследим, вместо изгубен в черна кутия. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.