SECURE 2.0 Раздел 101: Задължително автоматично записване за нови планове 401(k) и 403(b) (Ръководство за съответствие през 2026 г.)

Ако сте стартирали нов 401(k) или 403(b) план след 29 декември 2022 г., вашият екип по ТРЗ вече е изправен пред промяна в нормативното съответствие, която повечето малки работодатели все още не разбират. Започвайки от годините на плана след 31 декември 2024 г., тези планове трябва автоматично да записват всеки отговарящ на условията служител с процент на вноската по подразбиране от 3% до 10%, да увеличават този процент с един процентен пункт всяка година и да отговарят на набор от правила за уведомяване, теглене и инвестиране, за които традиционните 401(k) планове с доброволно включване никога не са се притеснявали.

Изискването звучи просто. Реалността е гъсталак от дати на влизане в сила, изключения, правила за правоприемство на работодатели и крайни срокове за корективни изменения. Сбъркайте и рискувате дисквалификация на плана, която може да изпари статуса на отложено данъчно облагане на всеки долар, внесен от вашите служители. Направете го правилно и ще сте изпълнили един от най-големите елементи в контролния списък за изменения на плановете по SECURE 2.0, крайният срок за който е 31 декември 2026 г.

Ето какво трябва да знае всеки спонсор на план, доставчик на ТРЗ услуги и финансов ръководител, за да изпълни чисто Раздел 101 през 2026 г. и след това.

Какво всъщност изисква Раздел 101

Законът SECURE 2.0, Раздел 101, измени Кодекса за вътрешните приходи чрез добавяне на нов Раздел 414A. Разпоредбата изисква всяко „ново“ 401(k) споразумение за парични вноски или отсрочване и всеки нов 403(b) план да функционират като Допустимо споразумение за автоматични вноски (EACA).

Един EACA има четири основни компонента:

1. Единен процент на вноската по подразбиране, който се прилага за всеки служител, който не направи изричен избор.
2. Автоматично годишно ескалиране на този процент.
3. Квалифицирана инвестиционна алтернатива по подразбиране (QDIA) за вноските, когато служителят не управлява инвестицията.
4. Законово известие, предоставено преди първата вноска и поне веднъж годишно след това.

Планът трябва също така да предлага 90-дневен прозорец за допустимо теглене, така че служителите, които никога не са забелязали удръжката, да могат да изтеглят вноските си обратно без 10% наказание за предсрочно теглене.

Диапазон на процента на вноската по подразбиране

Планът трябва автоматично да записва участниците при начален процент от поне 3%, но не повече от 10% от допустимото възнаграждение. Това е началният процент през първата година на плана, в която служителят е автоматично записан.

Започвайки от първия ден на втората година на плана след автоматичното записване, процентът трябва да ескалира с поне един процентен пункт всяка година, докато достигне поне 10%, но не повече от 15%. Даден план може да избере да ограничи ескалацията навсякъде в този диапазон от 10%–15%. Много спонсори се спират на 10%, за да поддържат математиката на ТРЗ проста; по-агресивните дизайни на спестовни планове достигат до 12% или 15%.

90-дневното допустимо теглене

Това е най-пренебрегваният лост за съответствие. Всеки служител, който е автоматично записан, може в рамките на 90 дни от първата си вноска по подразбиране да избере допустимо теглене на всички суми, произтичащи от автоматичното записване. Тегленето се коригира спрямо печалби и загуби, включва се в брутния доход за годината, в която е получено (освен ако не е определено като Roth), и не подлежи на 10% допълнителен данък върху предсрочни разпределения.

Ако вашият администратор на записи не може да администрира правилно този 90-дневен прозорец, целият план не отговаря на стандарта EACA. Потвърдете писмено, че вашият доставчик поддържа това, преди да подпишете договора.

Кои планове всъщност подлежат на изискването

Тук много спонсори се препъват. Раздел 414A се прилага само за планове, създадени на или след 29 декември 2022 г. Всичко, създадено преди тази дата, е защитено (grandfathered) за неопределено време. Но „създаден“ има специфично значение, което IRS изясни в предложените разпоредби, издадени на 10 януари 2025 г.

„Създаден“ означава кога първоначално е прието споразумението за парични вноски или отсрочване

Даден план се счита за създаден на датата, на която първоначално е прието неговото споразумение за парични вноски или отсрочване (функцията 401(k) или 403(b)), независимо кога за първи път е въведен по-широкият документ за пенсионен план. План за споделяне на печалбата, приет през 2018 г., който по-късно е добавил 401(k) функция през 2024 г., се третира като нов план за целите на Раздел 414A.

Правила за правоприемство на работодатели и сливания

Плановете, поети при корпоративна трансакция, обикновено запазват датата на създаване на оригиналния план. Ако вашето придобито дружество е имало 401(k) план отпреди 2022 г., този план остава защитен дори след приключване на сделката. Но ако отделите нов план от съществуващ план след влизането в сила на закона, той се третира като нов и подлежи на изискването.

Планове с множество работодатели и обединени планове на работодатели

За планове с множество работодатели (MEPs) и обединени планове на работодатели (PEPs), предложените разпоредби поясняват, че определянето по Раздел 414A се прави работодател по работодател, а не на ниво план. Нов работодател, присъединяващ се към PEP, създаден преди влизането в сила на закона, все пак подлежи на автоматично записване за собствените си служители. Обратно, изключенията за нов бизнес и малки работодатели могат да се прилагат за отделен участващ работодател в рамките на MEP.

Многоработодателските планове (от типа, спонсориран от синдикати) са изключени изцяло. Нов работодател, присъединяващ се към вече съществуващ многоработодателски план, никога не задейства Раздел 414A.

Четирите изключения, които си заслужава да запомните

Дори ако планът ви технически е „нов“, може все още да не се налага да внедрявате автоматично записване. Раздел 414A определя четири категории изключения:

1. Малки работодатели (10 или по-малко служители)

Ако „обикновено“ наемате 10 или по-малко служители, мандатът не се прилага. Броят на служителите се определя по същия стандарт, който определя изключението за малки работодатели от покритието за продължаване на COBRA: броят се служителите по общото право (common-law employees) в цялата контролирана група.

След като надхвърлите 10 служители, получавате преходен период. Планът трябва да приеме автоматично записване до първата планова година, започваща най-малко 12 месеца след края на първата данъчна година, в която обикновено сте наемали повече от 10 служители. На практика това дава на бързоразвиващ се стартъп поне една пълна планова година за настройка на интеграцията с ТРЗ и известията.

2. Бизнеси на по-малко от три години

План, спонсориран от бизнес, който съществува от по-малко от три години (включително всеки предходен работодател), е освободен. Срокът тече от първия ден на съществуване на работодателя, а не от момента на приемане на плана.

Планът трябва да отговори на изискванията до първата планова година, започваща след третата годишнина на работодателя. Така бизнес, регистриран през януари 2024 г., който е създал 401(k) през 2025 г., има време до плановата 2028 г., за да добави автоматично записване.

3. Правителствени планове

Щатските, окръжните, общинските и федералните планове по раздели 401(a) и 403(b) са извън обхвата. Плановете 403(b) на училищните райони се възползват от това тук.

4. SIMPLE 401(k) планове и църковни планове

SIMPLE 401(k) плановете, функциониращи съгласно Раздел 401(k)(11) от Кодекса, са освободени, както и нерегистрираните църковни планове.

Комбинираните изключения са от значение. Двугодишен стартъп с осем служители отговаря на условията както за малък работодател, така и за нов бизнес. Не губите изключението, докато не престанете да отговаряте на всеки приложим тест. Следете внимателно критичната граница: ако преминете прага от 11 служители в същия ден, в който бизнесът ви навърши три години, календарът започва да тече.

Известието по EACA: Форма, график и режими на отказ

Всеки служител, обхванат от EACA (Eligible Automatic Contribution Arrangement), трябва да получи писмено известие, което включва:

• Нивото на вноските по подразбиране и изявление, че служителят може да се откаже или да избере различна ставка
• Как ще бъдат инвестирани вноските при липса на изричен избор (QDIA)
• Функцията за допустимо теглене в рамките на 90 дни
• Графика за ескалация през плановата година

Правила за графика

Предоставете известието преди служителят да придобие право на участие (за да има реален шанс да се откаже, преди от заплатата му да бъде удържан и един долар) и отново 30 до 90 дни преди началото на всяка следваща планова година, докато служителят остава автоматично записан.

Не е необходимо да изпращате годишното известие на участници, които са се отказали, въпреки че най-добрата практика е да го изпращате все пак, тъй като статусът на записване може да се промени.

Какво се обърква на практика

Най-честите пропуски са свързани с времето. Нов служител постъпва в петък, ведомостта за заплати се обработва в понеделник, а известието пристига във вторник след първото удържане. Това е нарушение. Изградете връзка между отдел „Човешки ресурси“ и ТРЗ, която задържа правото на участие, докато известието не бъде доставено и потвърдено.

Втората най-честа грешка е посоката на инвестиране. Ако администраторът на записи насочи вноските по подразбиране към фонд на паричния пазар вместо към съобразен с QDIA целеви фонд (target-date fund) или балансиран фонд, планът губи защитата по Раздел 404(c)(5) от ERISA и спонсорът поема фидуциарна отговорност за инвестициите на тези баланси.

График за съответствие: Какво да правим и кога

Оперативното съответствие трябва да предхожда официалното изменение на плана. IRS очаква от вас да администрирате плана така, сякаш е изменен от началото на 2025 г., и след това да документирате тези операции в писмено изменение до 2026 г. Работата по един начин и изменението по друг е рецепта за проблеми с писмото за определяне (determination letter).

Разходи, паричен поток и последици за счетоводството

За работодателите Раздел 414A създава три пера за разходи и едно перо за ползи:

Разходи:

• По-високи съответстващи вноски (matching contributions). Автоматичното записване рутинно повишава нивата на участие от приблизително 60% до над 90%. Ако вашият план съответства на вноските долар за долар до 4%, очаквайте разходите ви за тези вноски да нараснат съответно.
• Такси за водене на записи. EACA изискват генериране на известия, проследяване на откази, обработка на ескалации и администриране на 90-дневни тегления. Много администратори на записи начисляват допълнителна такса на участник.
• Надграждане на софтуера за заплати. По-малките доставчици на ТРЗ услуги могат да начислят такса за добавяне на логика за ескалация и доставка на известия.

Полза:

• Данъчният кредит за стартиране на пенсионен план за малки работодатели по Раздел 45E беше значително разширен съгласно SECURE 2.0 и включва кредит за автоматично записване от $500 на година за период от три години за работодатели с до 100 служители, които добавят EACA. Сравнете това с кредита за съответстващи вноски и кредита за административни разходи и много малки работодатели ще видят, че разходите за плана им през първите три години са до голяма степен компенсирани от кредита.

Проследявайте вноските и съответстващите суми на ниво сметка

След като автоматичното записване е в сила, вашата ведомост за заплати и вашата оборотна ведомост трябва да се засичат при всеки платежен период. Неправилно осчетоводените удръжки от служители създават фидуциарно нарушение в момента, в който средствата напуснат общата оперативна сметка на работодателя и бъде пропуснат крайният срок за депозиране в тръста. Счетоводството с детайлност на ниво сметка — всяка удръжка на служител, всяка единица съответстваща вноска от работодателя, всеки изравнителен запис в края на годината — предотвратява типа времеви несъответствия, които налагат подаване на документи по Програмата за доброволна фидуциарна корекция на Министерството на труда (DOL).

Общи грешки, които трябва да се избягват

След преглед на предложените разпоредби и проучвания на ранни потребители, едни и същи пет грешки се появяват отново и отново:

1. Предполагане, че вашият съществуващ план е в заварено положение без проверка. Обединяването на два плана, прекратяването и повторното създаване на CODA или отделянето на дъщерно дружество създават риск от третиране като „нов план“.
2. Задаване на процент по подразбиране от 2%. Някои системи за заплати използват по-нисък процент по подразбиране за управление на паричните потоци; това не покрива прага от 3% и дисквалифицира EACA.
3. Пропускане на 1% годишна ескалация. Автоматичното записване без ескалация не отговаря на Раздел 414A. Уверете се, че вашият администратор на записи действително увеличава процента ежегодно.
4. Избор по подразбиране на фонд на паричния пазар или фонд със стабилна стойност. Извън много тясното 120-дневно краткосрочно правило за QDIA, фондовете на паричния пазар не са QDIA. Използвайте фонд с целева дата, балансиран фонд или управлявана сметка.
5. Провал в логистиката за допустимо теглене в 90-дневен срок. Някои доставчици изискват молба от тип „затруднение“ или таксуват за теглене. И двете застрашават статуса на EACA.

Практичен контролен списък за настройка за 2026 г.

Използвайте този списък преди началото на следващата година на плана:

• Потвърдете писмено с вашия администратор на записи, че планът функционира като EACA, включително ескалация и 90-дневни тегления
• Задайте процента на удръжка по подразбиране (3%-10%) и разпишете графика за ескалация (1%/година до поне 10%)
• Определете QDIA, който отговаря на стандартите на DOL (семейство фондове с целева дата, балансиран фонд или управлявана сметка)
• Подгответе и предоставете известието за EACA на всички нови служители; изградете работен процес за заплати, който обвързва първата заплата с доставката на известието
• Планирайте годишното известие 30-90 дни преди всяка година на плана
• Документирайте статуса на освобождаване за малък работодател или нов бизнес, ако е приложимо, с годишна преоценка
• Координирайте се с вашия счетоводител за заявяване на данъчен кредит за автоматично записване по Раздел 45E чрез Формуляр 8881
• Планирайте крайния срок за изменение на плана до 31 декември 2026 г.

Поддържайте записите на плана си готови за одит

Съответствието с автоматичното записване зависи от документацията: кой е бил уведомен, кога, при какъв процент, с каква инвестиционна посока и кои откази са настъпили. Beancount.io предлага счетоводство в текстов формат, което дава на спонсорите на планове и техните финансови екипи пълна прозрачност върху удръжките от заплати, вноските от работодателя и депозитите в тръста — без „черни кутии“, без зависимост от доставчик и с контрол на версиите на всеки запис за следващия одит на плана. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в текстов формат.