Чести счетоводни грешки, които собствениците на малък бизнес допускат (и как да ги избегнете)
Подадохте данъчната си декларация, платихте сметката и продължихте напред. Три месеца по-късно пристига известие: IRS (данъчната служба) има въпроси относно вашите данъчни облекчения за разходи, а вие не можете да намерите половината от касовите бележки, за да ги докажете. За много собственици на малък бизнес този сценарий не е хипотетичен — това е скъпоструващ сигнал за събуждане.
Счетоводните грешки са забележително често срещани и изненадващо скъпи. Проучванията изчисляват, че около 60% от собствениците на малък бизнес смятат, че не знаят достатъчно за счетоводството, а приблизително 21% признават, че изобщо не разбират воденето на книги. И все пак, повечето от грешките, които излагат бизнеса на риск, са напълно предотвратими, щом разберете за какво да следите.
Ето най-често срещаните счетоводни грешки, които малките предприятия допускат — и как точно да ги избегнете.
1. Смесване на лични и служебни финанси
Това е най-вредният навик при воденето на счетоводство и е изненадващо разпространен. Когато използвате една сметка както за лични разходи, така и за служебни транзакции, вие създавате бъркотия, която никое ретроспективно сортиране не може напълно да изчисти.
Проблемите надхвърлят неудобството. Ако оперирате като LLC или корпорация и не можете ясно да разделите служебните и личните средства, рискувате „пробиване на корпоративния воал“ — което означава, че може да загубите защитата на личната си отговорност при съдебно дело. IRS също разглежда смесените сметки като червен флаг по време на одити.
Решението: Отворете специална банкова сметка за бизнеса и бизнес кредитна карта още от първия ден. Дори като едноличен търговец, разделянето прави подготовката на данъците значително по-лесна и ви защитава, ако някога бъдете проверявани от данъчните.
2. Изоставане с воденето на книгите
Лесно е да си кажете, че ще наваксате със счетоводството „следващата седмица“. След това следващата седмица става следващия месец. Не след дълго се оказвате пред шестмесечни незаписани транзакции и не можете да си спомните за какво са били половината от тях.
Прокрастинацията ви коства много:
- Забравяте детайли по тр анзакциите, които не могат да бъдат възстановени
- Банковото равнение се превръща в кошмар
- Пропускате данъчни облекчения, защото не можете да съпоставите касовите бележки с покупките
- Губите видимост върху паричния поток и не можете да вземате информирани решения
Решението: Определете повтарящо се време всяка седмица — дори само 30 минути — за въвеждане на транзакции и преглед на вашите сметки. Като минимум, правете пълно приключване на месеца през първата седмица на следващия, докато детайлите са още пресни.
3. Игнориране на банковото равнение
Банковото равнение е процесът на съпоставяне на вашите вътрешни записи с действителните ви банкови извлечения, за да се потвърди, че съвпадат. Много собственици на малък бизнес пропускат тази стъпка изцяло — и често откриват последствията чак когато нещо се обърка сериозно.
Неизравнените сметки позволяват на грешките да се натрупват с времето. Дублиран запис тук, пропусната транзакция там и изведнъж книгите ви показват, че имате много повече (или по-малко) пари в брой, отколкото в действителност. Още по-лошо, равнението е вашата основна защита срещу измами от страна на служители. Бизнесите, които го пропускат, са по-лесни мишени за присвояване; приблизително 40% от малките предприятия са обект на присвояване от вътрешен член на екипа в някакъв момент.
Решението: Равнявайте всяка банкова сметка и кредитна карта месечно, в идеалния случай през първите пет работни дни на новия месец. Ако обемът на вашите транзакции е голям (50+ транзакции на ден), помислете за седмично равнение. Използвайте функцията за банков фийд на вашия счетоводен софтуер, за да импортирате транзакциите автоматично — това елиминира грешките при ръчно въвеждане и значително ускорява процеса на съпоставяне.
4. Неправилно класифициране на разходите
Категориите на разходите са много по-важни, отколкото повечето собственици на бизнес осъзнават. Когато поставите разход за маркетинг в „офис консумативи“ или смесите пътните разходи с храната, вие изкривявате финансовите си отчети и потенциално пропускате данъчни облекчения. С течение на времето погрешно класифицираните разходи правят невъзможно разбирането накъде всъщност отиват парите ви.
Времето за данъци е моментът, в който неправилното класифициране наистина „хапе“. IRS има специфични правила за това кои категории подлежат на данъчно облекчение, с какъв процент и с каква документация. Храната обикновено се признава за разход на 50%; напълно признатият разход за маркетинг трябва да бъде обозначен правилно.
Решението: Отделете време за създаване на сметкоплан, съобразен с вашия бизнес, преди да започнете да записвате транзакции. Преглеждайте категориите си тримесечно. Ако не сте сигурни как да класифицирате нещо, попитайте експерт-счетоводител — 15-минутна консултация е много по-евтина от коригирането на години с грешки или загубата на данъчни облекчения при одит.
5. Неправилно класифициране на работниците като независими изпълнители
Ако вашият бизнес използва фрийлансъри или изпълнители, обърнете сериозно внимание на това. IRS има строги тестове за определяне дали един работник е служител или независим изпълнител, и неправилното класифициране е една от най-строго одитираните области за малкия бизнес.
Изчислено е, че около 30% от работниците са погрешно класифицирани. Санкциите са тежки: ако изпълнител, печелещ 60 000 долара годишно, всъщност е трябвало да бъде класифициран като служител на трудов договор, може да дължите 4 590 долар а или повече само за осигурителни вноски за работодателя — плюс санкции и лихви със задна дата. IRS наложи 13,7 милиарда долара глоби за данъци върху заплатите през 2019 г., като неправилната класификация е основен фактор.
Решението: Когато наемате, прилагайте честно тестовете на IRS за поведение, финанси и взаимоотношения. Като цяло, ако контролирате как, кога и къде работи някой, той вероятно е служител. Когато се съмнявате, консултирайте се с адвокат по трудово право или счетоводител, преди да подпишете договор с изпълнител.
6. Записване на тегленията на собственика като разходи
Собствениците на фирми, които вземат пари от своята компания, често ги записват като бизнес разход — което е неправилно и изкуствено увеличава отчетните ви разходи, докато същевременно фалшиво намалява печалбата ви.
Ако сте едноличен търговец или съдружник, парите, които вземате от бизнеса, се наричат „теглене на собственика“ (owner's draw) и се записват срещу вашата сметка за собствен капитал, а не като разход. Ако сте служител в S-corp или C-corp и получавате заплата, това е легитимен разход за заплати — но той трябва да преминава през ведомост за заплати, а не да се взема като неформално теглене.
Решението: Създайте сметка „Тегления на собственика“ или „Собствен капитал на собственика“ във вашия софтуер за счетоводство и записвайте всички лични тегления там. Ако не сте сигурни за правилната структура на вашите разпределения, експерт-счетоводител може да ви помогне да я настроите правилно — подходът се различава в зависимост от вида на бизнес субекта.
7. Третиране на преводите между сметки като приходи
Когато премествате пари от бизнес спестовна сметка в разплащателна сметка, това може да изглежда като приход във вашите книги, ако не е записано правилно. Това е изненадващо честа грешка, която увеличава цифрите за приходите ви и може да повлияе на вашите данъчни задължения.
Същият проблем възниква, когато депозирате лични средства в бизнес сметката за покриване на разходи — ако се кодират като приход, ще платите данъци върху пари, които не са били приход от дейността.
Решението: Във вашия счетоводен софтуер използвайте тип трансакция „трансфер“ или „превод“, когато премествате пари между собствените си сметки. Това поддържа двете страни на трансакцията балансирани, без да създава фалшив запис за приход.
8. Изхвърляне на касови бележки (или несъхраняването им в цифров вид)
Данъчните власти могат да одитират декларации до три години назад — или шест години, ако подозират значително недеклариране. Това означава, че всяка касова бележка за бизнес разход, която изхвърляте, е потенциално задължение, което чака да бъде реализирано.
Хартиените бележки избледняват, губят се и се трупат в кутии за обувки, където стават безполезни. И все пак много собственици на малък бизнес все още управляват разписките по този начин, което означава, че когато се нуждаят от документация за одит, тя просто липсва.
Решението: Използвайте мобилно приложение (Expensify, Dext или дори вградената функция за заснемане на разписки във вашия счетоводен софтуер), за да снимате всяка бележка веднага след покупка. Съхранявайте дигиталните записи поне седем години. Въведете правило: няма заснета бележка — няма възстановен разход.
9. Пренебрегване на задълженията за данък върху продажбите
Правилата за данък върху продажбите са сложни, специфични за всяка юрисдикция и постоянно се променят — особено с разширяването на правилата за „икономическа свързаност“ (nexus) в електронната търговия. Много малки фирми или не осъзнават, че имат задължение за събиране на данък, или не заделят събраните пари, или просто забравят да ги внесат навреме.
Последствието е изненадващо задължение: дължите данъци, които може би вече сте похарчили.
Решението: Проучете вашите задължения за данък върху продажбите във всяка държава или щат, където имате клиенти или дейност. Настройте отделна банкова сметка специално за събрания данък върху продажбите, за да не се изкушавате да го използвате за оперативни разходи. Ако продавате в множество региони, обмислете използването на автоматизиран софтуер за данък върху продажбите.
10. Игнориране на финансовите отчети
Изготвянето на финансови отчети е безполезно, ако никога не ги четете. И все пак много собственици на малък бизнес генерират отчети само когато техният счетоводител ги поиска — и след това хвърлят поглед само на крайния резултат.
Вашият отчет за приходите и разходите (ОПР), балансът и отчетът за паричните потоци съдържат ранни предупредителни знаци: пълзяща категория разходи, свиващ се марж, нарастващ баланс на вземанията от клиенти. Собствениците на бизнес, които преглеждат тези отчети месечно, могат да уловят проблемите рано; тези, които ги игнорират, често разбират твърде късно.
Решението: Планирайте 30-минутен месечен преглед на вашите три основни финансови отчета. Не е необходимо да разбирате всеки ред — съсредоточете се върху тенденциите. Растат ли приходите? Растат ли конкретни разходи по-бързо от приходите? Положит елен ли е паричният поток? Тези въпроси, задавани месечно, могат да предотвратят големи финансови изненади.
11. Налучкване на категориите разходи
Когато не сте сигурни дали нещо подлежи на данъчно приспадане, изкушаващо е или да пропуснете да го запишете изобщо, или да налучкате категорията. И двата подхода ви струват пари — или под формата на пропуснати данъчни облекчения, или под формата на грешки, които създават проблеми по-късно.
Най-големият виновник е категорията „разни“ или „други“ разходи. Веднъж щом започне да расте, тя се превръща в „кошче“, което замъглява реалните ви разходи и повдига въпроси по време на одити.
Решението: Създайте ясен сметкоплан и се ангажирайте да го използвате последователно. За наистина неясни разходи направете бележка в описанието на трансакцията за какво е била тя. Когато се съмнявате отн осно данъчното признаване, попитайте, вместо да гадаете — няколкостотин лева за консултация с експерт-счетоводител могат да спестят хиляди от пропуснати облекчения.
12. Самостоятелно водене на счетоводство извън вашите компетенции
Воденето на собствено счетоводство може да има смисъл в ранните етапи на бизнеса, но престава да е разумно, когато трансакциите ви нараснат по обем или сложност. Средностатистическият собственик на бизнес вече прекарва около седем часа седмично в счетоводни задачи — почти пълен работен ден. Освен цената на времето, неправилното „направи си сам“ счетоводство умножава грешките, а грешките умножават разходите.
Това не означава, че всеки бизнес трябва да наеме счетоводител на пълен работен ден. Услугите за виртуално счетоводство и счетоводителите на непълно работно време направиха професионалното счетоводство достъпно за почти всеки бюджет.
Решението: Оценете дали времето, което прекарвате в счетоводство, струва повече, отколкото би струвало възлагането му на външен изпълнител. Ако прекарвате повече от три до четири часа седмично над книгите — или ако те постоянно са в безпорядък — време е да потърсите помощ.
Истинската цена на грешките при счетоводството
Счетоводните грешки не просто създават допълнителна работа. Те водят до:
- Надплащане на данъци поради пропуснати данъчни облекчения
- Данъчни санкции за погрешна класификация, късно подаване или некоректни декларации
- Лоши бизнес решения, базирани на неточни финансови данни
- Риск при одити поради непоследователни записи
- Изненади в паричния поток, които биха могли да бъдат предвидени
Лошото водене на счетоводство се посочва като една от основните причини за фалита на малките фирми. Това не е защото счетоводството е трудно – а защото то системно се пренебрегва, докато последствията не станат неизбежни.
Поддържайте чисти счетоводни записи още от самото начало
Добрата новина е, че почти всяка счетоводна грешка в този списък може да бъде предотвратена с правилните системи и навици. Колкото по-рано установите тези системи, толкова по-малко наваксване ще ви се налага да правите.
Ако търсите счетоводен подход, който ви дава пълна видимост и контрол, Beancount.io предлага счетоводство в текстов формат (plain-text accounting), което поддържа финансовите ви данни прозрачни, с контрол на версиите и напълно одитируеми – без „черни кутии“ и без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти се доверяват на счетоводството в текстов формат за своите записи.
