Errors de comptabilitat comuns que cometen els propietaris de petites empreses (i com evitar-los)
Heu presentat els vostres impostos, heu pagat la factura i heu passat a una altra cosa. Tres mesos més tard arriba un avís: l'IRS (l'agència tributària dels EUA) té preguntes sobre les deduccions de despeses i no trobeu la meitat dels rebuts per justificar-les. Per a molts propietaris de petites empreses, aquest escenari no és hipotètic: és un toc d'atenció car.
Els errors de comptabilitat són sorprenentment comuns i costosos. Els estudis estimen que prop del 60% dels propietaris de petites empreses consideren que no en saben prou de comptabilitat, i aproximadament el 21% admet que no entén gens la gestió dels llibres de comptes. Tanmateix, la majoria dels errors que posen en risc les empreses es poden prevenir totalment un cop sabeu a què heu d'estar atents.
Aquí teniu els errors de comptabilitat més comuns que cometen les petites empreses i com evitar-los exactament.
1. Barrejar les finances personals i les de l'empresa
Aquest és l'hàbit comptable més perjudicial i està sorprenentment estès. Quan utilitzeu un sol compte tant per a les despeses personals com per a les transaccions de l'empresa, creeu un embolic que cap classificació retroactiva podrà netejar completament.
Els problemes van més enllà de la inconveniència. Si opereu com una LLC o una societat corporativa i no podeu separar clarament els fons empresarials dels personals, correu el risc d' "aixecar el vel corporatiu", la qual cosa significa que podríeu perdre la vostra protecció de responsabilitat en una demanda. L'IRS també veu els comptes barrejats com un senyal d'alerta durant les auditories.
La solució: Obriu un compte corrent empresarial dedicat i una targeta de crèdit d'empresa des del primer dia. Fins i tot com a empresari individual, la separació fa que la preparació d'impostos sigui molt més senzilla i us protegeix si mai us demana explicacions l'agència tributària.
2. Quedar-se enrere amb la comptabilitat
És fàcil dir-se a un mateix que ja us posareu al dia amb la comptabilitat "la setmana que ve". Després, la setmana que ve es converteix en el mes que ve. En poc temps, us trobareu davant de sis mesos de transaccions no registrades i no recordareu per a què servien la meitat d'elles.
La procrastinació us costa diners de diverses maneres:
- Oblideu detalls de les transaccions que no es poden recuperar.
- La conciliació bancària es converteix en un malson.
- Perdeu deduccions perquè no podeu fer coincidir els rebuts amb les compres.
- Perdeu visibilitat sobre el flux de caixa i no podeu prendre decisions informades.
La solució: Establiu un moment recurrent cada setmana —encara que siguin només 30 minuts— per introduir les transaccions i revisar els vostres comptes. Com a mínim, feu un tancament mensual complet durant la primera setmana del mes següent, mentre els detalls encara són recents.
3. Ignorar la conciliació bancària
La conciliació bancària és el procés de fer coincidir els vostres registres interns amb els extractes bancaris reals per confirmar que coincideixen. Molts propietaris de petites empreses se salten aquest pas per complet i sovint no descobreixen les conseqüències fins que alguna cosa ha anat molt malament.
Els comptes no conciliats permeten que els errors s'acumulin amb el temps. Una entrada duplicada aquí, una transacció omesa allà, i de sobte els vostres llibres mostren que teniu molts més (o menys) diners dels que realment teniu. El que és pitjor, la conciliació és la vostra defensa principal contra el frau per part dels empleats. Les empreses que se la salten són objectius més fàcils per a l'apropiació indeguda; s'estima que aproximadament el 40% de les petites empreses pateixen malversacions per part d'un membre de l'equip intern en algun moment.
La solució: Concilieu cada compte bancari i de targeta de crèdit mensualment, idealment en els primers cinc dies hàbils del nou mes. Si el vostre volum de transaccions és alt (més de 50 transaccions al dia), considereu fer una conciliació setmanal. Utilitzeu la funció de càrrega de dades bancàries del vostre programari de comptabilitat per importar les transaccions automàticament; això elimina els errors d'entrada manual i accelera significativament el procés de concordança.
4. Classificar incorrectament les despeses
Les categories de despeses importen molt més del que la majoria de propietaris d'empreses s'imaginen. Quan poseu una despesa de màrqueting sota "material d'oficina" o agrupeu els costos de viatge amb els àpats, distorsioneu els vostres estats financers i potencialment perdeu deduccions. Amb el temps, les despeses mal classificades fan que sigui impossible entendre on van realment els vostres diners.
L'època d'impostos és quan la classificació errònia realment passa factura. L'IRS té regles específiques sobre quines categories són deduïbles, en quin percentatge i amb quina documentació. Un àpat és generalment deduïble al 50%; una despesa de màrqueting totalment deduïble ha d'estar etiquetada correctament.
La solució: Dediqueu temps a configurar un pla de comptes adaptat al vostre negoci abans de començar a registrar transaccions. Reviseu les vostres categories trimestralment. Si no esteu segurs de com classificar alguna cosa, consulteu un comptable o assessor fiscal: una consulta de 15 minuts és molt més barata que corregir anys d'errors o perdre deduccions en una auditoria.
5. Classificar erròniament els treballadors com a contractistes independents
Si la vostra empresa utilitza autònoms o contractistes, presteu molta atenció a aquest punt. L'IRS té proves estrictes per determinar si un treballador és un empleat o un contractista independent, i la classificació errònia és una de les àrees més auditades per a les petites empreses.
S'estima que al voltant del 30% dels treballadors estan mal classificats. Les sancions són severes: si un contractista que guanya 60.000 o més només en contribucions FICA de l'ocupador, a més de multes i interessos des de l'inici de la classificació errònia. L'IRS va imposar 13.700 milions de dòlars en sancions per impostos sobre la nòmina el 2019, sent la classificació incorrecta un factor determinant.
La solució: A l'hora de contractar, apliqueu honestament les proves de comportament, financeres i de relació de l'agència tributària. En general, si controleu com, quan i on treballa algú, és probable que sigui un empleat. En cas de dubte, consulteu un advocat laboralista o un comptable abans de signar qualsevol acord de col·laboració.
6. Registrar les retirades del titular com a despeses
Els propietaris de negocis que treuen diners de la seva empresa sovint ho registren com una despesa comercial, cosa que és incorrecta i infla els costos reportats mentre redueix falsament el benefici.
Si ets un empresari individual o un soci, els diners que treus del negoci s'anomenen "retirada del titular" (owner's draw) i es registren contra el teu compte de patrimoni net, no com una despesa. Si ets un directiu d'una S-corp o C-corp que rep un sou, aquesta és una despesa de nòmina legítima, però ha de tramitar-se a través de la nòmina i no com una retirada informal.
Solució: Configura un compte de "Retirades del titular" o "Patrimoni net del titular" al teu programari de comptabilitat i registra-hi totes les retirades personals. Si no esteu segur de l'estructura adequada per a les vostres distribucions, un assessor fiscal (CPA) us pot ajudar a configurar-la correctament; l'enfocament adequat varia segons el tipus d'entitat empresarial.
7. Tractar els traspassos entre comptes com a ingressos
Quan mous diners d'un compte d'estalvi empresarial a un compte corrent, pot semblar un ingrés als teus llibres si no es registra correctament. Aquest és un error sorprenentment comú que infla les teves xifres d'ingressos i pot afectar la teva responsabilitat fiscal.
El mateix problema passa quan funciones amb fons personals en el compte de l'empresa per cobrir despeses: si es codifica com a ingrés, pagaràs impostos sobre uns diners que no eren ingressos.
Solució: Al teu programari de comptabilitat, utilitza un tipus de transacció de "traspàs" quan moguis diners entre els teus propis comptes. Això manté ambdues parts de la transacció equilibrades sense crear una entrada d'ingressos falsa.
8. Llançar els rebuts (o no guardar-los digitalment)
L'IRS pot auditar les declaracions fins a tres anys enrere, o sis anys si sospiten d'una infravaloració substancial dels ingressos. Això significa que cada rebut de despesa empresarial que llences és una responsabilitat potencial pendent de materialitzar-se.
Els rebuts de paper s'esvaeixen, es perden i s'acumulen en caixes de sabates on esdevenen inútils. Tot i així, molts propietaris de petites empreses encara gestionen els rebuts d'aquesta manera, la qual cosa significa que quan necessiten documentació per a una auditoria, simplement no hi és.
Solució: Utilitza una aplicació mòbil (Expensify, Dext o fins i tot la captura de rebuts integrada del teu programari comptable) per fotografiar cada rebut immediatament després d'una compra. Guarda els registres digitals durant almenys set anys. Estableix una regla: si no s'ha fotografiat el rebut, no es reemborsa la despesa.
9. Descuidar les obligacions de l'impost sobre les vendes
Les regles de l'impost sobre les vendes (sales tax) són complexes, específiques de cada estat i canvien constantment, especialment amb el comerç electrònic que amplia les regles de nexe a més estats. Moltes petites empreses no s'adonen que tenen una obligació de recaptació, no reserven els diners que han recaptat o simplement s'obliden de liquidar-los a temps.
La conseqüència és una responsabilitat sorpresa: deus impostos que potser ja has gastat.
Solució: Investiga les teves obligacions d'impostos sobre les vendes a cada estat on tinguis clients o operacions. Configura un compte bancari separat específicament per a l'impost sobre les vendes recaptat, de manera que mai no tinguis la temptació d'utilitzar-lo per a despeses operatives. Si vens en diversos estats, considera l'ús d'un programari automatitzat d'impostos sobre les vendes.
10. Ignorar els teus estats financers
Produir estats financers és inútil si mai no els llegeixes. Tot i així, molts propietaris de petites empreses generen informes només quan el seu comptable els ho demana, i llavors només miren de reüll el resultat final.
El teu compte de pèrdues i guanys, el balanç de situació i l'estat de fluxos d'efectiu contenen senyals d'alerta primerenca: una categoria de costos que creix, un marge que s'encongeix, un saldo de comptes a cobrar que augmenta. Els propietaris de negocis que revisen aquests documents mensualment poden detectar els problemes aviat; els qui els ignoren sovint se n'assabenten massa tard.
Solució: Programa una revisió mensual de 30 minuts dels teus tres estats financers principals. No cal que entenguis cada línia; centra't en les tendències. Estan creixent els ingressos? Hi ha despeses específiques que pugen més ràpid que els ingressos? El flux de caixa és positiu? Aquestes preguntes, fetes mensualment, poden prevenir grans sorpreses financeres.
11. Endevinar les categories de despeses
Quan no estàs segur de si alguna cosa és deduïble, és temptador saltar-se el registre completament o endevinar una categoria. Ambdós enfocaments et costen diners, ja sigui en deduccions perdudes o en errors que crearan problemes més endavant.
El principal culpable és la categoria de despeses "diversos" o "altres". Una vegada comença a créixer, es converteix en un calaix de sastre que amaga la teva despesa real i aixeca sospites durant les auditories.
Solució: Crea un pla de comptes clar i compromet-te a utilitzar-lo de manera consistent. Per a despeses realment ambigües, fes una nota a la descripció de la transacció sobre què era. Quan tinguis dubtes sobre la deductibilitat, pregunta en comptes d'endevinar; uns quants centenars d'euros en quotes de consultoria d'un assessor fiscal poden estalviar milers en deduccions perdudes.
12. Fer la comptabilitat un mateix més enllà dels teus coneixements
Fer la teva pròpia comptabilitat pot tenir sentit en les primeres etapes d'un negoci, però deixa de tenir-ne quan les teves transaccions creixen en volum o complexitat. El propietari mitjà d'un negoci ja dedica unes set hores a la setmana a tasques comptables, gairebé una jornada laboral completa. Més enllà del cost de temps, la comptabilitat personal feta incorrectament agreuja els errors, i els errors agreugen els costos.
Això no significa que cada negoci hagi de contractar un comptable a temps complet. Els serveis de comptabilitat virtual i els comptables a temps parcial han fet que la comptabilitat professional sigui accessible per a gairebé qualsevol pressupost.
Solució: Avalua si el temps que dediques a la comptabilitat val més que el que costaria externalitzar-la. Si dediques més de tres o quatre hores a la setmana als llibres —o si els teus llibres estan constantment desordenats—, és hora de buscar ajuda professional.
El cost real dels errors de comptabilitat
Els errors de comptabilitat no només creen feina extra. Tenen com a resultat:
- Pagaments excessius d'impostos per deduccions perdudes
- Sancions de l'agència tributària per classificació errònia, presentació fora de termini o declaracions incorrectes
- Males decisions empresarials basades en dades financeres inexactes
- Exposició a auditories per registres inconsistents
- Sorpreses en el flux de caixa que podrien haver estat anticipades
Una comptabilitat deficient s'esmenta com una de les raons principals per les quals fracassen les petites empreses. No és perquè la comptabilitat sigui difícil, sinó perquè sistemàticament se li treu prioritat fins que les conseqüències es tornen inevitables.
Mantingueu els vostres llibres nets des del principi
La bona notícia: gairebé tots els errors de comptabilitat d'aquesta llista es poden prevenir amb els sistemes i els hàbits adequats. Com més aviat establiu aquests sistemes, menys feina pendent haureu de recuperar més endavant.
Si busqueu un enfocament comptable que us ofereixi visibilitat i control complets, Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que manté les vostres dades financeres transparents, amb control de versions i totalment auditable; sense caixes negres ni dependència d'un proveïdor. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances confien en la comptabilitat en text pla per als seus llibres.
