Може ли вашият малък бизнес да си позволи счетоводител? (Вероятно повече, отколкото си мислите)

Ето една цифра, която изненадва повечето собственици на малък бизнес: 40% от тях прекарват над 80 часа годишно само в счетоводство и подготовка на данъци. Това са две пълни работни седмици всяка година — време, което не се инвестира в клиенти, продажби или растеж.

Когато хората питат „Мога ли да си позволя счетоводител?“, те обикновено задават грешния въпрос. Правилният въпрос е: Можете ли да си позволите да нямате такъв?

Реалната цена на счетоводството тип „направи си сам“

Да водиш сам счетоводството си изглежда безплатно. Не пишете чек на никого. Но вашето време има стойност — реална, изчислима стойност.

Ето едно просто упражнение: разделете годишните си приходи на часовете, които работите годишно. Ако управлявате бизнес за 150 000 долара годишно и работите 2000 часа, времето ви струва около 75 долара на час. Ако счетоводството ви отнема само 10 часа на месец (консервативна оценка за повечето малки бизнеси), вие харчите 750 долара месечно само като алтернативни разходи.

За много собственици на фирми тези 10 часа биха могли вместо това да бъдат вложени в:

• Спечелване на двама допълнителни клиенти
• Провеждане на маркетингова кампания
• Предоставяне на услуги и генериране на преки приходи
• Просто възстановяване и по-добра работа с екипа ви

Според проучвания от няколко счетоводни фирми, малките предприятия, които отделят 3–5 часа на месец за счетоводство, вече са на прага, при който аутсорсингът става финансово оправдан.

Колко всъщност струват счетоводните услуги

Счетоводните услуги често са по-достъпни, отколкото собствениците на бизнес предполагат. Ето една реалистична разбивка:

Счетоводител на свободна практика: $20–$50 на час, обикновено 3–10 часа на месец за малък бизнес = $60–$500/месец

Външни счетоводни услуги: $200–$500/месец за основни услуги (записване на трансакции, категоризиране на разходи, банково равнение), $500–$1500/месец за цялостни услуги, включително обработка на заплати и финансово отчитане

Служител на непълен работен ден: $15–$25 на час в зависимост от вашето местоположение и неговото ниво на опит

Щтен счетоводител на пълен работен ден: $47 440 средна годишна заплата (Бюро по трудова статистика), плюс обезщетения и административни разходи — обикновено има смисъл само за бизнеси със сложни, високообемни финанси

За повечето малки бизнеси в ранен етап, качествено споразумение за външно счетоводство в диапазона $300–$600 на месец покрива всичко необходимо.

Скритите спестявания, които пропускате

Разходите за счетоводител не се компенсират само от освободеното ви време — има конкретни спестявания на реални пари, които често покриват таксата повече от достатъчно.

Данъчни облекчения, които пропускате

Професионалните счетоводители са обучени да улавят подлежащи на приспадане разходи, които неспециалистите рутинно пропускат: разходи за домашен офис, пробег на автомобила, амортизация на оборудването, софтуерни абонаменти, професионално развитие и други. Пропускането дори на няколко от тези дедукции може да ви кострува стотици или хиляди долари по време на данъчната кампания.

Намалени сметки за дипломиран експерт-счетоводител

Ако предадете на вашия данъчен консултант кутия с касови бележки през април, очаквайте да платите за времето му да ги подреди. Дипломираните експерт-счетоводители обикновено таксуват $150–$400 на час, а подреждането на дезорганизирани книги не е нито бързо, нито евтино. Собствениците на бизнес, които пристигат с чисти, равнени книги, подготвени от счетоводител, постоянно виждат по-ниски такси — често спестявайки 20–50% от годишните разходи за данъци и счетоводство.

Избягване на глоби и такси за закъснение

Пропуснати депозити за данък върху заплатите, неправилни авансови данъчни плащания и закъснели декларации водят до глоби от данъчните власти (като IRS). Счетоводителят поддържа вашите крайни срокове организирани и числата ви точни, така че тези скъпоструващи грешки да не се случват.

5 знака, че сте готови да наемете счетоводител

Не всеки бизнес трябва незабавно да аутсорсва счетоводството си. Но тези признаци предполагат, че е време сериозно да го обмислите:

1. Избягвате собствените си счетоводни книги. Ако преглеждането на финансите ви предизвиква ужас или безпокойство и се улавяте, че го отлагате, това е предупредителен знак. Остарелите, некатегоризирани книги създават реален риск.

2. Не знаете действителните си маржове на печалба. Ако някой ви попита в момента дали бизнесът ви е печеливш — и вие трябва да гадаете — имате нужда от по-добра финансова видимост. Счетоводителят ви дава ясни, актуални цифри.

3. Данъчният сезон е истинска бъркотия. Ако търсите касови бележки през март и април, нещо в процеса ви на водене на документация е структурно счупено. Професионалното счетоводство елиминира този проблем.

4. Бизнесът ви расте. Повече приходи означават повече трансакции, по-голяма сложност и по-голям залог, ако нещо се обърка. Времето да потърсите професионална помощ е преди да възникнат проблемите, а не след това.

5. Прекарвате повече от 5 часа на месец в счетоводство. В този момент, за повечето собственици на бизнес, сметката вече е в полза на аутсорсинга.

Кога може да има смисъл да изчакате

Има легитимни случаи, в които наемането на счетоводител все още не е правилният ход:

• Бизнесът ви е в първите 3–6 месеца и все още се опитвате да разберете дали е жизнеспособен. Вариантът „направи си сам“ е подходящ на този етап — просто поддържайте нещата организирани от самото начало.
• Паричният поток е наистина ограничен и всеки долар е разпределен. Ако наистина не можете да покриете дори 200 долара на месец, изчакайте, но го поставете като краткосрочна цел.
• Самите вие имате опит в счетоводството. Ако това е вашият професионален бекграунд, вие вече имате уменията — въпреки че все пак трябва да се запитате дали времето ви не е по-добре изразходвано другаде.

За всички останали предположението, че не могат да си позволят счетоводител, обикновено не издържа на внимателен анализ.

Как да оптимизирате разходите

Ако разполагате с ограничен бюджет, ето няколко начина да направите професионалното счетоводство по-достъпно:

Започнете само с разчистване. Наемете счетоводител за еднократен проект по привеждане на сметките в ред, след което преминете към минимален месечен абонамент, след като книгите ви са изрядни.

Използвайте технологии за намаляване на часовете. Счетоводният софтуер автоматизира банковите потоци, категоризацията и равнението, което намалява броя на часовете, които счетоводителят трябва да ви таксува. Много услуги таксуват въз основа на обема на трансакциите, така че поддържането на нещата оптимизирани поддържа разходите ниски.

Комбинирайте с подготовка на данъци. Някои счетоводни услуги предлагат преференциални цени, когато комбинирате текущото счетоводство с годишното данъчно отчитане.

Обмислете счетоводство в обикновен текст. За технически ориентираните собственици инструментите за счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting) премахват напълно разходите за SaaS абонаменти, като същевременно ви предоставят пълни, подлежащи на одит записи – повече за това по-долу.

Какво да търсите при наемане

Ако сте готови да наемете специалист, ето какво отличава добрия счетоводител от посредствения:

• Познаване на индустрията: Попитайте дали са работили с бизнеси във вашия сектор. Счетоводител, който разбира от електронна търговия, фрийланс или ресторантьорство, ще категоризира разходите ви правилно без необходимост от постоянно напътствие.
• Технологична съвместимост: Уверете се, че работят с инструменти, с които се чувствате комфортно (или че имат желание да ги научат).
• Стил на комуникация: От време на време ще трябва да отговаряте на въпроси. Уверете се, че темпото и методът им на комуникация са подходящи за вас.
• Препоръки: Струва си да поискате няколко препоръки от клиенти – особено от бизнеси, подобни на вашия.
• Ясно ценообразуване: Поискайте конкретна месечна такса, а не часова оценка. Предвидимите разходи са по-лесни за планиране в бюджета.

Поддържайте финансите си организирани от първия ден

Независимо дали наемате счетоводител или управлявате сами сметките си, наличието на ясна финансова система от самото начало прави всичко по-лесно – и по-евтино в дългосрочен план. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с контрол на версиите и създадено за модерната ера на финансите с подкрепата на изкуствен интелект. Това е особено мощна опция за разработчици и технически ориентирани собственици на бизнес, които искат пълна собственост върху своите финансови данни без обвързване с конкретен доставчик. Започнете безплатно и вижте защо професионалистите преминават към счетоводство в обикновен текст.