Якщо ви платите комусь як незалежному підряднику, а IRS згодом вирішує, що цей працівник був вашим найманим працівником, рахунок — це не лише пропущені податки на заробітну плату. Ви винні частку роботодавця з податків на соціальне страхування та Medicare за кожен відкритий рік, плюс штрафи та відсотки — а працівник, якому ви платили брутто, без утримань, може подати форму, яка змусить IRS перевірити ваші практики класифікації. Ця форма — Form SS-8, і її може подати будь-яка сторона цих відносин.
Ось як працює процес визначення, що IRS запитує в обох сторін, що відбувається, поки ви чекаєте, і чому працівники, які вважають, що їх неправильно класифікували, під час подання податкової декларації звертаються до другої форми — Form 8919.
Коротка відповідь: IRS вирішує, на основі контролю за загальним правом
Ані ваш договір, ані вподобання працівника не визначають результат. Має значення тест за загальним правом: чи має ваш бізнес право керувати та контролювати не лише результат роботи, а й те, як, коли та де вона виконується. IRS групує докази в три категорії, і форма SS-8 по суті є довгим опитувальником, організованим навколо них:
- Поведінковий контроль. Чи даєте ви працівникові вказівки щодо того, коли, де і як працювати? Чи надаєте ви навчання, вимагаєте своїх методів і інструментів, встановлюєте години роботи чи контролюєте деталі? Чим більше ви керуєте процесом, тим більше відносини виглядають як трудові.
- Фінансовий контроль. Як оплачується праця працівника — погодинно чи через зарплату проти фіксованої винагороди чи за проєкт? Хто надає обладнання та приміщення? Чи може працівник отримати прибуток або зазнати збитків, працювати одночасно на інших і пропонувати послуги на загальному ринку? Працівник із реальним бізнес-ризиком і кількома клієнтами виглядає як підрядник.
- Тип відносин. Чи є письмовий договір, і що він говорить? Чи надаєте ви виплати, характерні для найманих працівників, як-от оплачувана відпустка чи страхування? Чи є залучення тривалим і безстроковим, чи прив'язаним до визначеного проєкту з датою завершення? Чи є послуги працівника ключовою діяльністю вашого бізнесу, а не другорядною задачею?
Жоден окремий фактор нічого не вирішує. IRS зважує всі відносини загалом, і саме тому розсудливі люди не погоджуються — і чому агенція пропонує формальний спосіб вирішити це питання.
Форма SS-8: прохання до IRS про рішення
Форма SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, — це безкоштовний запит на офіційне рішення IRS щодо одних конкретних робочих відносин. Її може подати як бізнес, так і працівник, і кожне подання стосується одного працівника або одного класу працівників, які виконують ту саму роботу за однаковою домовленістю.
Що запитує форма
Форма SS-8 займає кілька сторінок і читається як допит про повсякденне робоче життя. Обидві сторони мають очікувати запитань на кшталт таких:
- Хто доручає роботу, встановлює графік і вирішує, де вона виконується?
- Хто навчав працівника і хто постачає інструменти, обладнання та матеріали?
- Чи оплачується праця працівника погодинно, через зарплату, комісійно чи за виконану роботу — і хто сплачує бізнес-витрати?
- Чи є письмова угода, і чи описує вона працівника як найманого працівника чи підрядника?
- Чи надає працівник подібні послуги іншим бізнесам, чи рекламує себе публічно, чи має окреме місце для ведення бізнесу?
- Чи отримує працівник виплати, і чи може будь-яка зі сторін припинити відносини на власний розсуд?
- Наскільки ці послуги є ключовими для того, що продає бізнес?
Оскільки запитання є фактичними й детальними, найкращий час обміркувати свої відповіді — до того, як хтось подасть форму, тобто коли ви лише встановлюєте відносини. Нотатки, зроблені одночасно, про те, чому ви класифікували працівника як підрядника, зіставлені з трьома категоріями факторів, є набагато переконливішими, ніж реконструкція через два роки.
Що відбувається після подання
Щойно IRS отримує повну форму SS-8, вона надсилає копію іншій стороні — фірмі, якщо подавав працівник — разом з порожнім опитувальником і крайнім терміном для відповіді. Відповіді обох сторін потрапляють до справи, і технічний спеціаліст IRS розглядає факти та видає письмового листа-рішення, у якому зазначає, чи є працівник найманим працівником чи незалежним підрядником для цілей федеральних податків на зайнятість і утримань.
Три практичні реалії визначають, як вам слід планувати цей процес:
- Це повільно. Сама IRS каже закладати щонайменше шість місяців, а рішення зазвичай займають від шести до дванадцяти місяців. SS-8 — це спосіб урегулювати поточну або повторювану домовленість, а не вирішити питання зарплати наступного тижня.
- Подання не зупиняє ваші зобов'язання. Якщо ви є бізнесом, продовжуйте утримувати та сплачувати податки на зайнятість згідно з вашою поточною класифікацією, поки запит на розгляді. Незавершена SS-8 не є дозволом зупинитися.
- Подана працівником SS-8 викликає перевірку. Рішення стосується одних відносин, але справа, яку воно відкриває, може привернути увагу до того, як ви класифікуєте всіх інших, хто виконує подібну роботу. Сприймайте повідомлення про те, що працівник подав SS-8, як привід переглянути — разом зі своїм податковим консультантом — кожну підрядну домовленість, що її нагадує.
Лист-рішення закріплює позицію IRS щодо цих відносин надалі. Якщо воно не на вашу користь як бізнесу, ви перекласифіковуєте працівника, починаєте утримувати податки та маєте справу з наслідками щодо недоплачених податків, описаними нижче. Якщо воно підтверджує статус підрядника, зберігайте лист у своїх записах: це задокументована відповідь, яку ви можете показати наступного разу, коли виникне це питання.
Чому працівники подають форму 8919
Ось арифметика з боку працівника. Найманий працівник сплачує 7,65 відсотка заробітної плати як податок на соціальне страхування та Medicare (6,2 відсотка на соціальне страхування до річної бази заробітної плати, плюс 1,45 відсотка на Medicare), а роботодавець сплачує відповідну суму. Справжній самозайнятий підрядник сплачує обидві половини — 15,3 відсотка податку на самозайнятість — з чистого заробітку.
Неправильно класифікований працівник отримує найгірше з обох: утримань не було зроблено, частку роботодавця не сплачено, і під час подання декларації весь податок на самозайнятість лягає на нього. Форма 8919, Uncollected Social Security and Medicare Tax on Wages, є засобом правового захисту. Працівник звітує заробітну плату як заробітну плату, сплачує лише частку найманого працівника у 7,65 відсотка і дозволяє IRS стягнути решту з роботодавця. Це також зараховує заробіток до запису працівника в системі соціального страхування, захищаючи майбутні виплати.
Коди причин пов'язують 8919 з SS-8
Форма 8919 вимагає код причини для кожної фірми, і ці коди передбачають, що процес SS-8 уже розпочато:
- Код A — ви подали форму SS-8 і отримали лист-рішення, який зазначає, що ви є найманим працівником фірми.
- Код C — ви отримали інше листування від IRS, яке зазначає, що ви є найманим працівником.
- Код G — ви подали форму SS-8 і не отримали відповіді. Якщо жоден інший код не підходить, але ви вважаєте, що були найманим працівником, ви використовуєте код G і повинні подати форму SS-8 не пізніше дати подання декларації.
Іншими словами, працівник зазвичай не може просто заявити про статус найманого працівника у формі 8919 і на цьому завершити — код G спрямовує його спершу через рішення за формою SS-8. Власники бізнесу мають розуміти, що це означає у зворотному напрямку: подана проти вашої фірми форма 8919 зазвичай надходить разом із формою SS-8, яка називає вас, або невдовзі після неї. Ці дві форми — це подвійний удар працівника, і друга з них кладе вашу справу про класифікацію на стіл технічного спеціаліста IRS.
Скільки коштує неправильна класифікація для бізнесу
Коли працівники мали бути найманими, роботодавець винен податки на зайнятість, які він ніколи не сплачував — частку роботодавця з FICA, плюс податок на доходи, який мав бути утриманий — за кожен рік, ще відкритий для нарахування, з відсотками, що набігають від кожної пропущеної дати депонування. На додачу до цього йдуть штрафи за несплату депозитів, неподання та штрафи, пов'язані з точністю, які можуть швидко накопичуватися серед кількох працівників і кількох років.
Існують два запобіжні клапани, і обидва винагороджують бізнеси, які діяли добросовісно та вели чисті записи:
- Звільнення за Section 530 (з Revenue Act 1978 року, а не розділу 530 податкового кодексу про освітні рахунки) може повністю захистити роботодавця від відповідальності за податки на зайнятість, якщо виконуються три умови: бізнес послідовно ставився до працівників як до підрядників, подавав усі необхідні інформаційні декларації (Forms 1099-NEC) відповідно до такого ставлення і мав розумну основу для класифікації — наприклад, покладання на судову справу, попередній аудит або давню галузеву практику. Пропустіть будь-яку з трьох умов, особливо подання 1099, і захист не спрацює.
- Програма добровільної класифікації (Voluntary Classification Settlement Program, VCSP) дозволяє відповідним роботодавцям перекласифікувати працівників на перспективу з різким дисконтом: 10 відсотків відповідальності за податки на зайнятість за останній рік (розрахованої за зниженими ставками), без відсотків, без штрафів і без аудиту податків на зайнятість перекласифікованих працівників за попередні роки. Плата за вхід — подання форми 8952, згода продовжити строк нарахування на три роки і відсутність аудиту. Для бізнесу, який сам виявив свою помилку, самозвіт через VCSP коштує значно менше, ніж бути спійманим.
Зверніть увагу на спільну тему обох програм: подані інформаційні декларації та послідовне ставлення є передумовами для помилування. Бізнес, який платив підрядникам готівкою без жодних 1099, не має жодного з цих захистів.
Що робити, перш ніж хтось подасть будь-що
Незалежно від того, чи ви залучаєте підрядників, чи самі є підрядником, найдешевша SS-8 — це та, яку нікому не потрібно подавати.
Якщо ви керуєте бізнесом:
- Документуйте аналіз під час найму. Для кожного підрядника напишіть коротку записку, яка проходить через поведінковий контроль, фінансовий контроль і фактори відносин, і зберігайте її разом з договором. Поставте дату. Це той паперовий слід, на якому будується умова «розумної основи» Section 530.
- Зробіть так, щоб договір відповідав реальності. Договір, який називає когось підрядником, тоді як ви встановлюєте його години роботи, вимагає вашого ноутбука і забороняє інших клієнтів, гірший за відсутність договору — він доводить, що ви знали: цей ярлик має значення, і все одно його обрали.
- Подавайте кожну 1099-NEC, вчасно, щороку. Послідовність подання є жорсткою вимогою для отримання полегшення. Відстежуйте платежі підрядникам у своїх книгах у міру їх здійснення, щоб січень був запуском звіту, а не розкопками.
- Переглядайте тривалі залучення щороку. Тритижневий проєкт, який тихо перетворився на трирічну повночасну роль на місці, ймовірно, перетнув межу, навіть якщо нічого не було підписано заново.
- Відповідайте швидко, якщо працівник подає SS-8. Ви отримуєте одну формальну можливість представити свої факти. Відповідайте повністю, додайте договір і записи про платежі та залучіть свого податкового консультанта до настання крайнього терміну.
Якщо ви працівник:
- Ведіть власні записи. Графіки, яких вам доводилося дотримуватися, навчальні матеріали, електронні листи з вказівками, як виконувати роботу, вимоги ексклюзивності — усе це живить опитувальник SS-8.
- Подавайте SS-8 до або разом із декларацією, що містить форму 8919. Код G цього вимагає, а IRS надсилає вашій фірмі копію з вікном для відповіді, тож очікуйте, що відносини стануть незручними, якщо ви все ще там працюєте.
- Розумійте строки. Ваша 8919 дозволяє вам подати декларацію правильно зараз; рішення за SS-8, яке це підтверджує, може надійти через місяці.
Спростіть свої записи про платежі працівникам
Спори щодо класифікації працівників виграються або програються на записах: кому скільки платили, коли, за якою угодою, з поданням якої інформаційної декларації. Це по суті бухгалтерська дисципліна — відокремте платежі підрядникам від заробітної плати у своєму плані рахунків, звіряйте їх щомісяця та зберігайте кожну 1099-NEC узгоджуваною з головною книгою, щоб опитувальник SS-8 або заявка на VCSP, які вимагають три роки історії платежів, були роботою на один день, а не проєктом реконструкції.
Beancount.io забезпечує бухгалтерію у форматі plain-text, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові фахівці переходять на plain-text бухгалтерію.
