Будь-хто, кому ви коли-небудь платили як підряднику, може запросити IRS переглянути це рішення — без вашого дозволу, без найму адвоката та без сплати будь-яких зборів. Запрошення — це єдина урядова форма, і після її подання ви отримуєте лист із проханням письмово обґрунтувати вашу класифікацію, поки федеральний технічний фахівець розглядає обидві сторони. Ця форма — Form SS-8, і незалежно від того, чи ви бізнес, чи працівник, ви повинні точно розуміти, що вона запускає, перш ніж вона з'явиться у вашій поштовій скриньці.
Що насправді робить форма SS-8
Форма SS-8, «Визначення статусу працівника для цілей федеральних податків на зайнятість та утримання податку на доходи», є запитом до IRS офіційно вирішити, чи є працівник найманим працівником чи незалежним підрядником. Будь-яка сторона відносин може подати її: бізнес або працівник. Плата за подання не стягується.
Рішення застосовує один звід законів: тест контролю загального права для федеральних податків на зайнятість та утримання податку на доходи. Простими словами, працівник зазвичай вважається найманим, якщо бізнес має право контролювати, що буде зроблено і як це буде зроблено. IRS зважує три групи доказів:
- Поведінковий контроль — чи спрямовує бізнес те, як виконується робота, через інструкції, навчання чи нагляд?
- Фінансовий контроль — хто контролює ділові аспекти: як оплачується працівник, чи відшкодовуються витрати, хто надає інструменти та матеріали, чи може працівник отримати прибуток або зазнати збитків?
- Тип відносин — чи є письмовий договір, чи надаються пільги, притаманні працівникам, як-от страхування чи оплачувана відпустка, чи є відносини постійними, і чи є робота ключовим аспектом бізнесу?
Не існує магічної кількості факторів і жоден окремий фактор не вирішує справу. IRS розглядає всі відносини в цілому — саме тому розумні люди можуть не погоджуватися щодо складних випадків, і саме тому існує ця форма.
Дві межі важливі з самого початку. По-перше, визначення охоплює лише федеральні податки на зайнятість та утримання. Воно не вирішує питань класифікації на рівні штату, оплати праці та робочого часу чи пільг, які регулюються окремими тестами. По-друге, IRS виносить визначення лише для вирішення реальних федеральних податкових питань — а не гіпотетичних ситуацій.
Коли подання має сенс
Власні вказівки IRS встановлюють планку: подавайте форму SS-8, якщо після ознайомлення з правилами загального права (почніть з Tax Topic 762 і Publication 15-A, додаткового податкового посібника роботодавця) ви все ще щиро не знаєте, до якої категорії належить працівник. Бізнесу, який постійно наймає однотипних працівників для виконання однакових послуг, особливо рекомендують розглянути це — одне визначення може врегулювати всю практику, а не лише одну угоду.
Перш ніж щось подавати, зробіть безкоштовне домашнє завдання, яке IRS вже опублікувало. Агентство веде пошукову базу даних визначень SS-8 з вилученими персональними даними, організовану за галуззю, професією та результатом. Якщо технічні фахівці вже виносили рішення щодо працівників, які виконують те, що роблять ваші працівники — роздрібний персонал, рекрутери, водії доставки, редактори — ви можете прочитати аналіз і результат, перш ніж вирішити, чи подавати власні факти до агентства. Це нічого не коштує і не створює жодного запису про ваш бізнес.
Коли IRS не розглядає вашу справу
Не кожен запит отримує рішення. IRS відхиляє форму SS-8, коли:
- Вона підписана та датована неправильно. Платник податків повинен особисто підписати — оригінальний рукописний або електронний підпис. Штамповані підписи та підписи представника за довіреністю відхиляються, а непідписані форми повертаються без розгляду.
- Бракує достатньо інформації для рішення. Усі питання в частинах I–IV є обов'язковими (плюс частина V, якщо працівник безпосередньо обслуговує клієнтів або є продавцем). Відповіді «Невідомо» або «Не застосовується» є прийнятними; порожні питання — ні.
- Працівник і бізнес судяться один з одним щодо класифікації. Незавершений судовий спір щодо класифікації працівників дискваліфікує запит. Якщо ви вважаєте, що судовий спір не пов'язаний або врегульований, ви повинні це задокументувати.
- Це стосується питань додаткової оплати, як-от заборгованість із зарплати, премії, комісійні, стипендії, підписні бонуси або вихідні допомоги — підрозділ SS-8 цим не займається.
- Роки, що розглядаються, закриті за статутом. Визначення може охоплювати лише роки з відкритими строками позовної давності.
- Це питання відносин бізнес-бізнес, наприклад, відносини оптовик-роздрібний продавець, або стосується працівників державних і місцевих органів влади, які потенційно охоплюються угодою про соціальне забезпечення за Розділом 218 (ці питання вирішує лише Адміністрація соціального забезпечення).
Пропоновані операції та гіпотетичні ситуації також виключаються. Форма вирішує те, що вже сталося, а не те, що ви можете зробити наступного кварталу.
Що відбувається після подання
Розуміння послідовності важливе, тому що два її кроки дивують майже всіх.
1. Інша сторона отримує копію домашнього завдання. Оскільки визначення впливає на обидві сторони, IRS надсилає порожні форми SS-8 усім причетним, щоб кожна сторона могла представити власні факти. В інструкціях міститься явне попередження: частина або вся інформація, яку ви надаєте, може бути передана іншим сторонам. Якщо ви не хочете, щоб деталі відносин були розкриті іншій стороні, не подавайте форму.
2. Технічний фахівець вирішує, повільно. Технічний фахівець із розгляду справ вивчає факти, застосовує закон і може запросити додаткову інформацію від будь-якої сторони або від третіх осіб перед винесенням рішення. IRS повідомляє, що слід очікувати щонайменше шість місяців; практикуючі фахівці зазвичай повідомляють про терміни від шести місяців до понад року залежно від складності та завантаженості. Поки ви чекаєте, життя триває: подавайте податкові декларації у звичайні терміни, не затримуйте відповіді на жодне платіжне повідомлення та ніколи не прикріплюйте SS-8 до податкової декларації (це лише уповільнює обробку).
3. Рішення надходить — зазвичай обов'язкове, іноді ні. IRS зазвичай надсилає офіційний лист-визначення фірмі (з копією працівнику), що охоплює працівника, який подав запит, або клас працівників. Цей лист є обов'язковим для IRS, якщо факти або закон не зміняться. У деяких випадках агентство замість цього надсилає інформаційний лист, який має лише рекомендаційний характер — корисний для правильного заповнення власної декларації, але не обов'язковий для держави.
4. Це не аудит, і апеляції немає. Процес визначення явно не є перевіркою будь-якої податкової декларації, тому права на апеляцію за результатами перевірки не виникають. Якщо ви не згодні, ваш засіб — попросити офіс переглянути рішення: вкажіть на факти в оригінальному поданні, які, на вашу думку, були недооцінені, або надайте справді нову інформацію про відносини.
Ще один структурний момент, який фірми часто пропускають: звільнення за Розділом 530 не може бути застосоване у справі SS-8. «Розумна підстава» як захисна гавань, яка може звільнити від сплати податків на зайнятість за Законом про доходи 1978 року, доступна лише під час перевірки — а оскільки SS-8 не є перевіркою, технічний фахівець її не розглядатиме. Форма відповідає на питання «працівник чи підрядник», і крапка.
Якщо ви бізнес
Більшість фірм стикаються з формою SS-8 з боку отримувача: працівник подає форму, і IRS надсилає вам лист із зазначенням працівника та порожньою формою. Сприймайте це серйозно та відповідайте повністю. Якщо ви промовчите, IRS може винести рішення на основі лише фактів працівника — а практикуючі фахівці широко попереджають, що технічні фахівці схиляються до визнання статусу працівника і що подання може привернути ширшу увагу до вашої практики класифікації.
Кілька практичних правил для фірм:
- Один клас — одна форма. Просите визначення для групи подібних працівників? Заповніть форму на одного представницького працівника та додайте список імен, адрес і номерів соціального страхування (якщо доступні) усіх постраждалих працівників. Якщо список відсутній, запит повернеться як неповний. Більше одного класу — або більше одного бізнесу — означає окремі форми.
- Визнання працівника має ціну. Якщо ви вважали працівника підрядником без розумної підстави, ви можете нести відповідальність за податки на зайнятість, які мали утримати та сплатити, відповідно до Розділу 3509 Податкового кодексу — плюс штрафи та відсотки. Лист-визначення встановлює статус; обчислення та сплата належного через виправлені декларації — ваш наступний крок.
- Розгляньте обхідний шлях. Якщо ви підозрюєте, що працівники класифіковані неправильно, і хочете виправити це на майбутнє, Програма добровільної класифікації (VCSP) дозволяє відповідним підприємствам перекласифікувати працівників на майбутні періоди з частковим звільненням від федеральних податків на зайнятість. Ви подаєте форму 8952 і підписуєте угоду про закриття — SS-8 не потрібна, і немає ретроактивного визначення, з яким треба боротися.
- Зберігайте докази розумної підстави. Звільнення за Розділом 530 вимагає послідовного подання інформаційних декларацій та історії без жодного випадку, коли суттєво подібні працівники вважалися працівниками. Навіть якщо ви ніколи ним не скористаєтеся, цей паперовий слід — те, що CPA або адвокат із податків на зайнятість попросить насамперед.
Якщо ви працівник
Працівники зазвичай подають SS-8 з однієї з двох причин: вони вважають, що є працівниками, і хочуть, щоб податкове трактування (та аргументи щодо права на пільги) відповідало цьому, або вони хочуть офіційну відповідь перед тим, як зайняти позицію у декларації. У будь-якому разі знайте такі механізми:
- SS-8 — це не заява про повернення коштів. Подання її не розпочинає процес повернення і — що критично — не зупиняє годинник повернення. Ви зазвичай маєте три роки з моменту подання декларації (або два роки з моменту оплати, залежно від того, що пізніше), щоб заявити про повернення, і багатомісячний розгляд SS-8 не подовжує цей термін. Рекомендований IRS запобіжний захід — захисна вимога: подайте форму 1040-X із позначкою «Protective Claim» та заявою про вашу незавершену SS-8, решту залиште порожньою. Зробіть це до закінчення строку позовної давності.
- Визнання працівника означає подання виправлених декларацій. Якщо IRS погоджується, що ви працівник, ви зобов'язані подати виправлені декларації за відповідні роки — а в інструкціях застерігається, що новий статус не обов'язково зменшує ваш податковий рахунок.
- Для поточного року є швидша смуга. Працівники, які вважають, що їх класифікували неправильно, можуть додати форму 8919 до своєї податкової декларації, щоб задекларувати частку працівника незібраних податків на соціальне страхування та Medicare з того, що фірма називала оплатою підряднику — сплачуючи лише половину працівника, а не повний податок на самозайнятість — не чекаючи взагалі на визначення за SS-8.
Як правильно подати форму
Механіка проста, але безжальна:
- Заповніть усе. Частини I–IV, плюс частину V для постачальників послуг і продавців. Вкажіть кожен рік, коли виконувалися послуги, додайте форми 1099-NEC, 1099-MISC або W-2, видані за ці роки (або щорічний розрахунок доходу з платіжними записами, якщо їх немає), і розкрийте будь-які судові справи з іншою стороною.
- Підпишіть особисто. Корпоративні посадовці, довірені особи, генеральні партнери та керуючі учасники ТОВ підписують за свої юридичні особи — хтось із особистим знанням фактів. Представник може консультувати вас, але на формі має бути власний підпис платника податків. Щоб уповноважити представництво перед IRS, використовуйте форму 2848 і зазначте податки на зайнятість, форму SS-8 та податкові роки.
- Надішліть у правильне місце, і лише туди. Надсилайте поштою до IRS Form SS-8 Determinations, P.O. Box 630, Stop 631, Holtsville, NY 11742-0630, або факсом на номер 855-242-4481. Додаткова інформація надсилається факсом на номер 855-234-2604. Не додавайте її до жодної податкової декларації.
- Слідкуйте за власним годинником. Зафіксуйте дату подання, збережіть повну копію та окремо відмітьте строк позовної давності щодо повернення коштів — визначення не захистить його за вас.
Зберігайте документи про класифікацію в порядку
На якому б боці SS-8 ви не були, справи вирішуються на основі сучасних записів: договори, рахунки-фактури, історія платежів, хто купував інструменти, хто встановлював графік, як оплачувався та звітувався кожен працівник. Бізнес, який може надати цей файл за один день, відповідає на лист IRS з упевненістю; бізнес, який відновлює його з пам'яті, відповідає з тривогою. Відстеження платежів підрядникам, рішень про утримання та обґрунтування кожної класифікації в одному узгодженому реєстрі перетворює страшний конверт із Holtsville на рутинну паперову процедуру.
Спростіть своє фінансове управління
Класифікація працівників — одна з тих сфер, де чистий облік окупається сам за себе: кожен платіж, форма та рішення задокументовані в одному місці. Beancount.io надає бухгалтерію у форматі простого тексту, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними, тому ваші платежі підрядникам і записи про заробітну плату завжди організовані та доступні для перевірки. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у форматі простого тексту.
