Продовження терміну подання Form 5500 спливає 15 жовтня: штрафи, Form 5558 і виправлення через DFVCP

Якщо декларацію вашого пенсійного плану не подано до 15 жовтня, два федеральні відомства можуть оштрафувати вас одночасно: IRS — по $250 на день, а Міністерство праці (Department of Labor) — до $2,739 на день без жодного максимуму. Подання, що затрималося лише на квартал, теоретично може коштувати більше, ніж план утримує для деяких ваших учасників. Хороша новина в тому, що саме продовження легко отримати, подання є простим, якщо почати зараз, і навіть пропущений дедлайн має виправлення за помірну ціну. Цей посібник розповідає, хто зобов'язаний подавати, що вам дав продовжений термін, що станеться, якщо 15 жовтня мине, і як виправити прострочену декларацію за частку від заявленого штрафу.

Хто зобов'язаний подавати Form 5500​

Серія Form 5500 — це щорічна інформаційна декларація для планів працівницьких пільг, охоплених ERISA. Якщо ваш бізнес спонсорує 401(k), план розподілу прибутку, пенсійний план із визначеною виплатою або більшість медичних і соціальних планів, що надаються роботодавцем, ви, ймовірно, належите до числа тих, хто подає. Найпоширеніші винятки — це державні плани, церковні плани, які не обрали покриття ERISA, і плани, що існують винятково для дотримання законів про компенсації працівникам або про безробіття.

Яку саме форму ви подаєте, залежить від розміру та типу вашого плану:

• Form 5500 («довга форма») призначена для великих планів, зазвичай тих, що налічують 100 і більше учасників на початок планового року, а також для всіх суб'єктів прямого подання. Великі пенсійні плани, як правило, повинні додати аудиторський фінансовий звіт від незалежного кваліфікованого публічного бухгалтера.
• Form 5500-SF (коротка форма) призначена для малих планів із менш ніж 100 учасниками, які відповідають низці умов, як-от утримання лише активів, що легко оцінити, і не є планом кількох роботодавців.
• Form 5500-EZ призначена для планів одного учасника: індивідуальний 401(k), що охоплює лише вас або вас і вашого подружжя, без найманих працівників за загальним правом. На відміну від двох інших, EZ подається на папері до IRS, а не через електронну систему DOL.

Саме на підрахунку учасників малі роботодавці найчастіше помиляються. Для цілей подання учасником зазвичай вважається будь-хто, хто має право на участь, а не лише працівники, які фактично роблять внески або мають залишок на рахунку. Кожен працівник, який відповідає віковим вимогам і вимогам щодо стажу, враховується, навіть якщо він відмовився приєднатися. Компанія з 60 працівниками, що роблять внески, і 50 працівниками, які мають право, але не беруть участі, має план на 100 учасників і подає довгу форму. Правило 80–120 пом'якшує межу: план із кількістю учасників від 80 до 120 на початок року може подаватися в тій самій категорії, що й попереднього року, тож малий план, який дійшов до 105 учасників, може ще один рік подавати коротку форму.

Дедлайни: 31 липня, Form 5558, 15 жовтня​

Form 5500 потрібно подати в останній день сьомого календарного місяця після закінчення планового року. Для календарних планів, які веде більшість малих бізнесів, це було 31 липня 2026 року за плановий рік 2025.

Якщо ця дата минула без подання, ще не все втрачено, за умови, що хтось подав Form 5558, Application for Extension of Time To File Certain Employee Plan Returns, не пізніше 31 липня. Своєчасно подана Form 5558 надає автоматичне продовження до 2-1/2 місяців, відсуваючи дедлайн календарного плану до 15 жовтня. Жодного схвалення не потрібно і жодної причини вказувати не треба; продовження ваше просто за те, що ви попросили вчасно. Кілька механізмів, які варто знати:

• Одна форма на план. Якщо ви спонсоруєте і 401(k), і окремий медичний та соціальний план, який подає власну 5500, кожному плану потрібна власна Form 5558.
• Вона охоплює більше, ніж 5500. Та сама Form 5558 може також продовжити Form 8955-SSA, декларацію про звітування щодо колишніх учасників із відстроченими набутими пільгами, яка має той самий термін подання, що й 5500.
• Тепер доступне електронне подання. З 1 січня 2025 року Form 5558 можна подавати електронно через EFAST2, електронну систему подання DOL. Паперове подання все ще приймається в центрі IRS в Огдені, штат Юта, але електронне подання дає вам негайну позначку часу — саме той доказ, який вам потрібен, якщо своєчасність вашого продовження колись поставлять під сумнів.
• Продовження продовжує подання, а не аудит. Якщо ваш великий план потребує звіту аудитора, додаткові 2-1/2 місяці призначені для його завершення, а не для початку пошуку аудитора. Сезон аудиту для календарних планів триває безпосередньо через вікно продовження, і фірми заповнюються.

Якщо Form 5558 не було подано до 31 липня, жодного продовження немає: ваша декларація прострочена з 1 серпня, і описана нижче програма виправлення вже є вашим найкращим варіантом.

Що станеться, якщо 15 жовтня мине без подання​

Щойно продовжений дедлайн мине, штрафи накопичуються щодня одразу з двох напрямків.

Штраф IRS становить $250 на день, максимум до $150,000 за плановий рік. Це цифри після SECURE Act; до 2020 року денна ставка була $25 із лімітом $15,000, тож Конгрес збільшив ризик у десять разів і, очевидно, мав це на увазі.

Штраф DOL становить до $2,739 на день для штрафів, накладених після 15 січня 2025 року, і не має законодавчого максимуму. DOL щороку коригує цю цифру з урахуванням інфляції, тому старіші статті цитують нижчі числа, як-от $2,670 або $2,259. За поточної ставки декларація, прострочена на шість місяців, несе теоретичний ризик DOL, що наближається до пів мільйона доларів. Відомство рідко накладає заявлений максимум на малого платника, який співпрацює, але ця цифра визначає умови будь-яких переговорів, а умисні порушення можуть додатково тягнути за собою кримінальні санкції.

Шкода не лише грошова. Відсутня 5500 тягне за собою ланцюг до Summary Annual Report (SAR) — зрозумілого викладу, який ви зобов'язані розповсюдити серед учасників протягом дев'яти місяців після закінчення планового року, або протягом двох місяців після продовженої дати подання 5500, якщо ви подавали заяву на продовження. Для продовженого календарного плану це означає, що SAR потрібно подати до 15 грудня, і ви не можете його підготувати, доки цифри 5500 не будуть остаточними. Пропустіть 15 жовтня — і ви одразу відстаєте за другим дедлайном із власною структурою штрафів. Прострочені подання також привертають увагу відомств, якої ніхто не хоче: програма правозастосування DOL регулярно відбирає плани з відсутніми або дефектними поданнями для перевірки, а перевірка, спричинена недоліком у документації, зазвичай розширюється на питання своєчасності внесків, обґрунтованості комісій і фідуціарного процесу.

DFVCP: як виправити прострочене подання за частку від штрафу​

Конгрес і відомства радше отримали б вашу декларацію, ніж ваші штрафні гроші, тому DOL веде постійну амністію під назвою Delinquent Filer Voluntary Compliance Program (DFVCP). Економіка разюча порівняно зі законодавчими ставками:

• Штраф падає до $10 на день за кожне прострочене подання.
• Він обмежується $750 за подання для малих планів і $2,000 за подання для великих планів.
• Якщо ви надолужуєте кілька прострочених років для одного плану одразу, ліміт на план обмежує загальну суму до $1,500 для малих планів і $4,000 для великих планів, незалежно від кількості річних звітів, поданих разом.
• Участь також приносить полегшення від штрафів IRS: IRS не переслідуватиме власні штрафи за прострочене подання проти платника, який належно завершив DFVCP для тієї самої декларації.

Право на участь має одну вирішальну умову: ви повинні з'явитися добровільно, перш ніж DOL надішле вам письмове повідомлення про невиконання подання. Повідомлення IRS про прострочене подання не позбавляє вас права, але повідомлення DOL — так, і це ще одна причина діяти в жовтні, а не чекати, коли пошта змусить вас до дії.

Сама процедура є адміністративною, а не змагальною:

1. Подайте відсутню декларацію через EFAST2, позначивши у поданні прапорець DFVCP, щоб ідентифікувати його як подання за програмою. Подайте кожен прострочений рік, який ви заборгували, а не лише найостанніший.
2. Розрахуйте штраф за допомогою онлайн-калькулятора DOL і сплатіть його електронно під час подання. Калькулятор застосовує ліміти автоматично, тож більшість спонсорів малих планів побачать рівно $750 за план.
3. Збережіть підтвердження. Роздрукуйте квитанцію про подання EFAST2 і підтвердження оплати та зберігайте їх у постійних записах плану. Якщо котресь із відомств згодом поставить під сумнів цей рік, цей пакет — ваш повний захист.

Плани одного учасника потребують інших дверей. Ті, хто подає Form 5500-EZ, взагалі не мають права на DFVCP. Натомість IRS пропонує власне полегшення для тих, хто прострочив, для індивідуальних планів: штраф $500 за кожну прострочену декларацію з максимумом $1,500 на план, який заявляється шляхом позначення простроченої декларації EZ для програми полегшення та надсилання її поштою до Огдена. Якщо ви ведете індивідуальний 401(k) і ваш дедлайн 31 липня минув тихо, не чекайте на 15 жовтня, яке ніколи не було вашою продовженою датою, якщо ви не подавали 5558. Подайте EZ за програмою IRS зараз.

Контрольний список до 15 жовтня для спонсорів планів​

Із кількома тижнями, що залишилися у вікні продовження, опрацюйте ці пункти по порядку:

1. Підтвердьте, що продовження існує. Переконайтеся, що Form 5558 справді була подана для кожного плану до 31 липня, і зберігайте підтвердження EFAST2 або квитанцію рекомендованого листа там, де зможете їх знайти. Продовження, яке ви припускали, що його подав ваш TPA, — це найдорожче припущення в цьому процесі.
2. Зафіксуйте свою кількість учасників. Витягніть реєстр права на участь станом на перший день планового року, застосуйте правило 80–120, якщо ви близькі до межі, і підтвердьте, чи подаєте ви довгу форму, коротку форму чи EZ.
3. Доженіть звіт аудитора, якщо він вам потрібен. Аудити великих планів не можна прискорити в останній тиждень. Якщо у вашого аудитора є відкриті питання, негайно ескалуйте.
4. Звірте перед поданням, а не після. Зв'яжіть показники внесків, розподілів і активів у 5500 зі звітами трасту та вашими записами про зарплату. Виправлена декларація, подана в листопаді, щоб виправити цифри внесків, які ви могли перевірити у вересні, — це рана, завдана самому собі.
5. Подайте через EFAST2 і підтвердьте прийняття. Електронне подання є обов'язковим для 5500 і 5500-SF, і подання не є поданою декларацією, доки EFAST2 його не прийме. Перевірте статус подання наступного робочого дня.
6. Внесіть SAR у календар. Щойно 5500 прийнято, підготуйте Summary Annual Report і розповсюдьте його серед учасників до 15 грудня. Ваш TPA зазвичай може згенерувати його з поданої декларації.
7. Встановіть запобіжник на наступний рік. Поставте дві дати в календар зараз: початок липня, щоб розпочати декларацію, і 31 липня як жорсткий дедлайн як для декларації, так і для захисної Form 5558. Багато спонсорів подають 5558 рефлекторно щороку як дешеве страхування, навіть коли очікують подати вчасно.

Тримайте записи плану організованими цілий рік​

Майже кожна пожежна тривога з 5500 зводиться до однієї кореневої причини: розкидані записи. Перепис населення живе в системі зарплати, звіти трасту приходять у чиюсь поштову скриньку, розкриття комісій лежать у порталі TPA, до якого ніхто не заходить, і щолипня спонсор збирає головоломку з пам'яті. Плани, які ведуть єдиний поточний реєстр внесків, розподілів, конфіскацій, сплат комісій і кількості учасників, можуть видати цифри для декларації за день, а не за місяць.

Beancount.io пропонує бухгалтерію у звичайному тексті, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними, включно з відстеженням внесків роботодавця та витрат на пільги, що живить ваші щорічні подання. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у звичайному тексті.