Корпоративні посадові особи мають бути в платіжній відомості: чому не можна обмежуватися лише розподілами

Ви заснували корпорацію, обрали статус S і почали платити собі виключно розподілами. Жодних звітів з заробітної плати, жодних утримань, жодної частки роботодавця в податках на соціальне страхування та Medicare — лише чисті квартальні перекази з рахунку бізнесу на ваш особистий. Це здається ефективним. IRS називає це інакше: невиплачена заробітна плата.

Ось правило, яке більшість власників-операторів пропускають. Згідно з визначенням працівника в податковому кодексі для цілей FICA, FUTA та утримання прибуткового податку, корпоративний посадовець, який виконує послуги для корпорації та отримує — або навіть має право отримати — оплату, є працівником, і ці виплати є заробітною платою. Не має значення, що ви також є єдиним акціонером. Посада у ваших установчих документах зробила вас працівником у той момент, коли ви почали виконувати роботу.

Цей посібник пояснює, як працює правило «посадовець як працівник» як для S-корпорацій, так і для C-корпорацій, вузький виняток для посадовців, які майже нічого не роблять, чому члени сім'ї в організаційній структурі не отримують жодних особливих пільг усередині корпорації, і що станеться, коли IRS перекваліфікує ваші розподіли як заробітну плату.

Основне правило: посадовці, які працюють, є працівниками​

Норма категорична: загалом посадовець корпорації є працівником корпорації. Три умови перетворюють ваш статус посадовця на зобов'язання з податків на зайнятість:

1. Ви обіймаєте посаду — президент, віце-президент, секретар, скарбник, CEO або будь-які інші титули, зазначені у ваших реєстраційних документах штату.
2. Ви виконуєте послуги для корпорації на цій посаді — керуєте операціями, підписуєте контракти, управляєте персоналом, виконуєте оплачувану роботу.
3. Ви отримуєте або маєте право отримати винагороду — зарплату, бонуси, розподіли, особисті витрати, оплачені компанією, або будь-що цінне, що надходить від корпорації до вас.

Коли всі три умови виконуються, виплати є заробітною платою, що підлягає податкам на соціальне страхування та Medicare, федеральному податку на безробіття та утриманню прибуткового податку. Суди послідовно підтримують таке трактування для посадовців, які надають більше ніж незначні послуги та беруть гроші з компанії.

Зверніть увагу на фразу «має право отримати». Ви не можете уникнути правила, відмовляючись від формальної зарплати, отримуючи при цьому розподіли, змушуючи корпорацію оплачувати ваше особисте страхування та комунальні послуги, або спрямовуючи гроші через незадокументовані акціонерські «позики», які ніколи не повертаються. Якщо цінність надходить від корпорації до працюючого посадовця, IRS може розглядати це як компенсацію за надані послуги — незалежно від того, як ви це назвали в бухгалтерських книгах.

Єдиний вузький виняток​

Норма передбачає рівно один лаз: посадовець, який не виконує жодних послуг або виконує лише незначні послуги і який не отримує і не має права отримати жодної винагороди — прямо чи опосередковано — не вважається працівником.

Обидві умови повинні виконуватися. Подружжя, зазначене як секретар, яке підписує один річний документ і нічого не бере від компанії, може кваліфікуватися. Віце-президент, який «лише відвідує засідання ради», але отримує щомісячні розподіли, — ні. Виняток стосується справді неактивних, неоплачуваних посадовців, а не перейменування активної роботи.

S-корпорації: пастка нульової зарплати​

Правило щодо посадовців найбільше б'є по власниках S-корпорацій, оскільки розподіли S-корпорації не підлягають податкам на зайнятість. Це звільнення є законним податковим плануванням — аж до моменту, коли зарплата, яка мала його супроводжувати, зникає.

Інструкції до Form 1120-S, декларації S-корпорації, чітко викладають принцип: розподіли та інші виплати S-корпорації корпоративному посадовцю повинні розглядатися як заробітна плата тією мірою, якою ці суми є розумною компенсацією за надані корпорації послуги.

Що насправді означає «розумна компенсація»​

У податковому кодексі немає ні формули, ні безпечного відсотка. Розумність — це тест на основі фактів і обставин, і фактори, які зважує IRS, включають:

• Ваші обов'язки та відповідальність — те, що ви фактично робите щодня, а не ваша посада.
• Час, присвячений бізнесу — операторам на повну ставку складніше захистити символічну зарплату, ніж тим, хто працює неповний день.
• Скільки платять порівнянні підприємства за подібні послуги на вашому ринку.
• Ваша кваліфікація, підготовка та досвід.
• Історія дивідендів і розподілів корпорації — роки великих розподілів з нульовою зарплатою є класичним сигналом для аудиту.
• Чи може бізнес дозволити собі цю зарплату — хоча неспроможність платити є захистом для struggling стартапу, а не для прибуткової компанії.

Один критичний момент: ваш намір не має значення. Федеральні суди встановили, що критерієм є те, чи були виплати, які отримав акціонер, справді винагородою за надані послуги — заявлений намір платника податків платити лише невелику зарплату, беручи решту як розподіли, не зобов'язує IRS. Якщо ви взяли $200 000 зі своєї S-корпорації та назвали $24 000 з них зарплатою, питання в тому, скільки коштували ваші послуги, а не в тому, як ви позначили кожен переказ.

Нюанс першого року діяльності​

Правило має розумну нижню межу. Якщо ви не отримали нічого від S-корпорації — ні готівки, ні майна, ні оплачених особистих рахунків — і не мали права нічого отримати, немає компенсації, яку можна кваліфікувати як заробітну плату. Засновник першого року, який залишає кожен долар у збитковій компанії, не зобов'язаний створювати зарплату з повітря. Але в момент, коли ви берете гроші, або прибуткова компанія заборговує вам гроші, які ви могли б зняти, застосовується аналіз розумної зарплати.

Чого вам коштує перекваліфікація​

Коли IRS визначає, що власнику S-корпорації недоплатили, він перекваліфіковує частину або всі розподіли як заробітну плату. Рахунок надходить шарами:

• Заборговані податки на зайнятість — як частка працівника, так і частка роботодавця в податках на соціальне страхування та Medicare на перекваліфіковану заробітну плату, плюс федеральний і зазвичай державний податки на безробіття.
• Відсотки, що нараховуються з початкових дат подання неподаних звітів із заробітної плати.
• Штрафи — за неподання та несплату звітів з податків на зайнятість, плюс штрафи, пов'язані з точністю, а в серйозних випадках — штраф за відновлення довірчого фонду проти відповідальних осіб.
• Виправлені звіти — виправлені Forms 941, державні звіти із заробітної плати, виправлені W-2 та виправлені особисті декларації, кожен з яких множить професійні витрати.

Податки на заробітну плату, які ви «зекономили» з нульовою зарплатою, майже завжди меркнуть порівняно з остаточним нарахуванням. Перевага S-корпорації щодо податків на зайнятість реальна, але це різниця між розумною зарплатою та загальним прибутком — а не дозвіл повністю пропустити платіжну відомість.

C-корпорації: дзеркальна проблема​

Власники C-корпорацій стикаються з тим самим правилом щодо посадовців із протилежного боку. Оскільки прибуток C-корпорації оподатковується двічі — один раз на корпоративному рівні, знову як дивіденди акціонерам — власники спокушаються вичерпати прибуток через відрахування зарплати та бонусів. Тут IRS контролює стелю, а не підлогу.

Розділ 162(a)(1) дозволяє відрахування лише для розумної винагороди за зарплату або іншу компенсацію за особисті послуги, фактично надані. Коли оплата власника-посадовця перевищує те, що платили б порівнянні підприємства за подібні послуги за подібних обставин, надлишок може бути перекваліфікований як замаскований дивіденд: невідраховуваний для корпорації, все ще оподатковуваний для отримувача.

Таким чином, два типи утворень створюють клешню:

• S-корпорація: зарплата занадто низька → розподіли перекваліфіковуються як заробітна плата → заборговані податки на зайнятість.
• C-корпорація: зарплата занадто висока → компенсація перекваліфіковується як дивіденди → втрачене відрахування плюс подвійне оподаткування.

У будь-якому випадку безпечна позиція однакова: документуйте оплату посадовця, яка відображає ринкову вартість послуг, підкріплену даними про порівнянні зарплати, протоколами ради, що затверджують компенсацію, і, в ідеалі, трудовим договором. Сучасна документація — створена тоді, коли було прийнято рішення, а не реконструйована під час аудиту — має набагато більшу вагу.

Директори відрізняються від посадовців​

Одна відмінність збиває з пантелику малі корпорації: директор, який діє виключно як директор, не є працівником. Плата за участь у раді, виплачена зовнішньому директору, відображається у Form 1099-NEC, а не Form W-2, і підлягає податку на самозайнятість, а не утриманню FICA.

Але більшість власників малого бізнесу носять обидві капелюхи. Якщо ви директор, який також виконує обов'язки президента та керує компанією щодня, ваші послуги як посадовця все одно роблять вас працівником щодо цих виплат. Ви не можете перетворити заробітну плату на директорські гонорари рішенням — суть того, що ви робите, контролює, а не ярлик, який присвоюють протоколи ради.

Члени сім'ї-посадовці не отримують пільг усередині корпорації​

Багато сімейних бізнесів вносять подружжя, дитину або батька до корпоративного реєстру — іноді для справжньої роботи, іноді з міркувань спадкування чи правонаступництва. Поширене і дороге припущення полягає в тому, що податкові пільги для сімейної зайнятості переносяться. Усередині корпорації — ні.

Коли бізнес є одноосібним власником, заробітна плата, виплачена дитині до 18 років, звільняється від податків на соціальне страхування та Medicare, а заробітна плата, виплачена подружжю, звільняється від FUTA, серед інших вузьких пільг. Але коли бізнес є корпорацією — навіть повністю належить батькові дитини — виплати за послуги члена сім'ї підлягають утриманню прибуткового податку, податкам на соціальне страхування, Medicare та FUTA незалежно від віку. Те саме повне оподаткування застосовується до батьків, найнятих корпорацією дитини.

Практичні наслідки для сімейних корпорацій:

• Літня робота вашого підлітка в сімейній C- або S-корпорації породжує повні зобов'язання з податків на заробітну плату, на відміну від тієї самої роботи у вашому одноосібному володінні.
• Подружжя, призначене посадовцем, яке виконує реальні послуги, має бути в платіжній відомості з утриманнями, навіть якщо домогосподарство подає спільно і гроші здаються такими, що переходять з однієї кишені в іншу.
• Номінальні члени сім'ї-посадовці, які нічого не роблять і нічого не отримують, підпадають під виняток для незначних послуг — але в момент, коли вони беруть розподіли або компанія оплачує особисті витрати, виняток руйнується.

Якщо член сім'ї справді працює в бізнесі, поставте його на платіжну відомість належним чином: Form W-4, своєчасні депозити, Forms W-2 та 941. Паперова робота така сама, як для будь-якого працівника, бо в очах системи податків на зайнятість це саме те, чим він є.

Як залишатися відповідним вимогам: практичний контрольний список​

Чи ви керуєте S-корпорацією, стурбованою занадто низькою зарплатою, чи C-корпорацією, стурбованою занадто високою, підхід до відповідності однаковий:

1. Поставте кожного працюючого посадовця на платіжну відомість. Жоден посадовець, який виконує більше ніж незначні послуги, не повинен брати гроші від корпорації виключно як розподіли, дивіденди або виплати на особисті витрати.
2. Встановіть оплату, використовуючи ринкові дані. Візьміть порівнянні огляди зарплат для вашої ролі, галузі та регіону, і зберігайте роздруківки в корпоративних записах. Дослідження компенсацій від авторитетних постачальників є золотим стандартом, якщо суми великі.
3. Задокументуйте рішення. Протоколи ради або письмова згода, що затверджують зарплати посадовців, трудовий договір і щорічні перегляди створюють паперовий слід, який виграє суперечки про розумність.
4. Запустіть справжню платіжну відомість. Це означає EIN, федеральні депозити з податків на зайнятість за правильним графіком, квартальні Forms 941, річні Forms W-2 та W-3, державну реєстрацію та звіти з безробіття, і страхування працівників там, де це потрібно.
5. Відокремте розподіли від заробітної плати в книгах. Розподіли повинні бути записані як розподіли — пропорційно до власності для S-корпорацій — і ніколи не кодуватися як витрати на зарплату або ховатися в різних рахунках.
6. Переглядайте щорічно. Оскільки прибуток, обов'язки та ринкові ставки змінюються, переглядайте оплату посадовця. Зарплата, яка була розумною при $150 000 прибутку, може не витримати при $600 000 прибутку з незмінними обов'язками.

Зв'язок з бухгалтерією​

Майже кожна суперечка про компенсацію посадовця починається як бухгалтерська невдача: вилучення акціонера змішані з зарплатою, особисті витрати проведені на нечіткі рахунки, незадокументовані позики, які ніколи не нараховують відсотки і не повертаються. Чисті, окремі книги — заробітна плата посадовця на одному рахунку, розподіли акціонерам на іншому, позики задокументовані векселями, умовами та платежами — це те, що дозволяє вам довести, що зарплата була реальною, а розподіли були справді розподілами. Якщо ваш план рахунків не може показати аудитору точно, що отримав кожен посадовець і в якому характері, виправте книги, перш ніж запитає IRS.

Тримайте оплату посадовця готовою до аудиту з першого дня​

Розумна компенсація посадовця — це не кінець року, це система заробітної плати, задокументоване рішення про зарплату та книги, які тримають заробітну плату, розподіли та позики на своїх окремих доріжках протягом усього року. Beancount.io забезпечує бухгалтерію у форматі plain-text, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові професіонали переходять на plain-text бухгалтерію.