Цього року ви кілька місяців залишалися без медичного страхування — між роботами, між планами або просто сподіваючись, що залишитеся здоровими. У федеральній декларації ця прогалина не коштує вам нічого. Але якщо ви живете в Каліфорнії, Массачусетсі, Нью-Джерсі, Род-Айленді або Вашингтоні, округ Колумбія, та сама прогалина може коштувати вам сотні або навіть тисячі доларів у декларації штату. А якщо ви керуєте бізнесом із працівниками в будь-якому з цих місць, ви можете бути винні штату паперову звітність, про яку ніколи не чули, з власними штрафами за її пропуск.
Ось як працюють мандати штатів, скільки кожен із них стягує, хто звільнений і яка звітність роботодавців стоїть за ними.
Федеральний мандат скасовано — але вимога більше не ваша проблема
Індивідуальний мандат Закону про доступне медичне обслуговування (ACA) колись вимагав від майже кожного американця мати мінімальне базове покриття або сплачувати штраф: більшу з двох сум — 2,5% доходу домогосподарства або фіксовані $695 за дорослого ($347,50 за дитину). Закон про скорочення податків і робочі місця 2017 року обнулив цей штраф, починаючи з податкового року 2019. Формулювання мандата технічно залишається в законодавстві, але зі штрафом $0 воно не має жодної сили.
Конгрес позбавив гостроти лише індивідуальну частину. Мандат ACA для роботодавців досі повністю чинний: підприємства з 50 або більше працівниками на повну ставку (еквівалент) зобов'язані пропонувати мінімальне базове покриття принаймні 95% працівників на повну ставку, інакше на них чекають федеральні штрафи. А п'ять штатів плюс округ Колумбія вирішили не дозволити індивідуальній вимозі відмерти — вони створили власні версії з реальними штрафами, що стягуються через декларацію штату.
П'ять штатів (плюс округ Колумбія), які все ще стягують із вас
Кожен штат із мандатом веде власний розрахунок. Наведені нижче суми — за податковий рік 2025 (декларація, яку ви подаєте на початку 2026 року), найновіший рік, за яким усюди опубліковані цифри. Очікуйте щорічних коригувань на інфляцію.
Каліфорнія: $950 за дорослого
Штраф у Каліфорнії — це більша з двох сум: фіксована сума або 2,5% валового доходу домогосподарства понад поріг подання декларації штату. На 2025 рік фіксована сума становить щонайменше $950 за незастрахованого дорослого та $475 за незастраховану дитину-утриманця. Штраф розраховується пропорційно за місяцями, тож тримісячна прогалина коштує приблизно чверть річної суми, і він не може перевищувати середньостатистичну премію за план бронзового рівня Covered California.
Податкова служба Franchise Tax Board (FTB) нараховує штраф, коли ви подаєте декларацію штату, і публікує Калькулятор штрафу за індивідуальну спільну відповідальність, щоб ви могли оцінити збитки до подання. Короткі прогалини у три послідовні місяці або менше звільняються.
Массачусетс: оригінал із власною ковзною шкалою
Массачусетс застосовує індивідуальний мандат із 2007 року — він існував задовго до ACA. Покриття має відповідати стандартам штату Minimum Creditable Coverage (MCC), які в деяких аспектах суворіші за федеральне визначення, і ви підтверджуєте його у Schedule HC, доданому до декларації штату.
Штраф за 2025 рік — це щомісячна ковзна шкала на основі доходу, що нараховується лише на дорослих:
| Дохід (у % від федерального рівня бідності) | Річний штраф за дорослого |
|---|---|
| 150% або нижче | Без штрафу |
| 150,1%–200% | $300 |
| 200,1%–250% | $588 |
| 250,1%–300% | $876 |
| 300,1%–400% | $1,356 |
| 400,1%–500% | $1,584 |
| Понад 500% | $2,244 |
Ніхто до 18 років не сплачує штраф, а прогалина в покритті у три послідовні місяці або менше прощається. Штраф ніколи не може перевищувати половину вартості найдешевшого плану, доступного вам через Massachusetts Health Connector.
Нью-Джерсі: від $695 до $4,908 за особу
Нью-Джерсі фактично скопіював стару федеральну формулу. На 2025 рік незастрахована особа винна від $695 до $4,908 залежно від доходу та кількості незастрахованих місяців, причому загальна сума домогосподарства зростає з кожним додатковим незастрахованим членом сім'ї. Як і старий федеральний штраф, це більша з двох сум: фіксована сума за особу або 2,5% доходу понад поріг подання, обмежена середньою премією за план бронзового рівня.
Род-Айленд: федеральна формула, заморожена на місці
Род-Айленд також дзеркалить колишній федеральний штраф: більша з двох сум — 2,5% річного доходу домогосподарства або $695 за незастрахованого дорослого та $347,50 за незастраховану дитину, обмежена середньою премією за план бронзового рівня штату. Ви звітуєте про покриття у Form IND-HEALTH разом із декларацією Род-Айленду, і будь-який штраф або зменшує ваше відшкодування, або збільшує суму до сплати.
Вашингтон, округ Колумбія: найвища фіксована сума
Штраф округу на 2025 рік — це більша з двох сум: 2,5% доходу домогосподарства понад федеральний поріг подання або $795 за незастрахованого дорослого та $397,50 за незастраховану дитину, з обмеженням для сім'ї $2,385. Ця фіксована сума є найвищою в країні, тож особи з високим доходом із цілорічною прогалиною відчувають версію округу Колумбія найбільше.
Вермонт і Меріленд: звітуйте, але без штрафу
Ще два штати запитують про покриття в податковій декларації, не стягуючи з вас за відповідь. Вермонт вимагає від резидентів зазначати свій страховий статус під час подання, а Меріленд включає позначку, яка спрямовує незастрахованих платників до Medicaid або субсидованого покриття на маркетплейсі через свою програму спрощеної реєстрації. Жоден із них не накладає фінансового штрафу. Кілька інших штатів ведуть подібні позначки спрощеної реєстрації. Сприймайте це питання як нагадування, а не як рахунок.
Звільнення: коли ви нічого не винні
Кожен штат із мандатом звільняє деяких людей. Деталі різняться, але ці категорії з'являються майже всюди:
- Дохід нижче порогу подання. Якщо ви заробляєте замало, щоб бути зобов'язаним подавати декларацію, ви зазвичай не винні штрафу.
- Недоступне за ціною покриття. Якщо найдешевший доступний план коштував би більше за встановлену частку доходу вашого домогосподарства (близько 8%, щорічно коригується), прогалина прощається.
- Короткі прогалини. Перерва в покритті у три послідовні місяці або менше звільняється в Каліфорнії та Массачусетсі, і подібне полегшення для коротких прогалин існує в інших місцях.
- Труднощі. Бездомність, виселення, домашнє насильство, стихійне лихо, банкрутство та подібні обставини кваліфікуються, зазвичай із заявою або підтвердженням.
- Релігійні переконання та членство в племені. Члени визнаних релігійних сект, які виступають проти страхування, та члени визнаних на федеральному рівні племен звільнені.
- Нерезиденти та часткові резиденти. Більшість штатів розраховують пропорційно або скасовують штраф за місяці, коли ви жили в іншому місці — це важливо, якщо ви переїхали посеред року.
Не припускайте, що ви кваліфікуєтесь; заявіть про звільнення в декларації або через процес подання заяви штату. Незаявлене звільнення — це те саме, що й відсутність звільнення, коли надходить повідомлення.
Сторона роботодавця: звітність штату, яку не можна ігнорувати
Ось частина, яку власники малого бізнесу пропускають. Ці мандати застосовуються за допомогою даних, і значна частина цих даних надходить від роботодавців і страховиків, які подають звіти про покриття до штату — не лише до IRS.
Федеральна база все ще діє
Якщо у вас 50 або більше працівників на повну ставку (еквівалент), ви є Великим роботодавцем, на якого поширюється вимога (Applicable Large Employer) згідно з досі чинним федеральним мандатом для роботодавців. Ви повинні подати Forms 1094-C і 1095-C до IRS та надати працівникам довідки 1095-C. Пропустіть це — і федеральні штрафи застосовуються додатково до всього, чого вимагають штати.
Чотири штати використовують федеральні форми
Каліфорнія, Нью-Джерсі, Род-Айленд та округ Колумбія приймають федеральні Forms 1094 і 1095 (B і C) для цілей штату — але ви повинні подати копії до агентства штату окремо. Подання до IRS не задовольняє штат. Типові строки для року покриття 2025:
| Штат | Надати працівникам до | Подати до штату до |
|---|---|---|
| Каліфорнія (FTB) | Початок лютого | 31 березня (автоматичне продовження до 31 травня) |
| Нью-Джерсі | Початок березня | 31 березня |
| Род-Айленд | Початок березня | 31 березня |
| Вашингтон, округ Колумбія | Початок березня | 30 квітня |
Тригер — це місце проживання ваших працівників, а не місце розташування вашого бізнесу. Техаська компанія з одним віддаленим працівником у Сакраменто винна Каліфорнії подання за цим працівником. Каліфорнія підкріплює свій строк штрафом у $50 за особу, чия інформація про покриття не подана — небагато на одну особу, але це швидко масштабується на весь персонал.
Массачусетс робить усе по-своєму
Массачусетс існував до інфраструктури ACA, тож зберіг власні форми. Роботодавці та страховики повинні надати Form MA 1099-HC резидентам Массачусетсу та подати її до штату до 31 січня — раніше, ніж у будь-якому іншому штаті з мандатом. До того ж роботодавці з шістьма або більше працівниками в Массачусетсі повинні подати форму Health Insurance Responsibility Disclosure (HIRD). Якщо Массачусетс — нова територія для вашого розрахунку зарплат, січневий строк — це той, що вкусить першим.
Що це означає для малих роботодавців на практиці
Навіть якщо ви набагато нижче федерального порогу у 50 працівників, ви, ймовірно, все одно стикаєтеся з цією системою: ваш страховик подає форми 1095-B для повністю застрахованих планів, а якщо ви самостійно застраховані за будь-якого розміру, ви подаєте їх самі. Підтвердьте у свого постачальника розрахунку зарплат або брокера пільг — письмово — хто подає копії до штатів і для яких штатів. «Ми займаємося звітністю ACA» часто означає лише федеральну, поки ви не запитаєте.
Що робити до кінця року
Чи ви захищаєте власну декларацію, чи подання своїх працівників, пройдіться цим контрольним списком:
- Підтвердьте безперервне покриття. Якщо в когось у вашому домогосподарстві прогалина довша за три місяці у штаті з мандатом, оцініть план на маркетплейсі зараз. Кілька місяців премій часто дешевші за штраф.
- Відстежуйте переїзди протягом року. Якщо ви переїхали до або зі штату з мандатом, задокументуйте дати. Більшість штатів розраховують пропорційно за місяцями проживання.
- Зберіть торішні 1095. Forms 1095-B і 1095-C — це ваш доказ покриття. Якщо якась так і не надійшла, запросіть її у страховика або роботодавця до сезону подання.
- Внесіть строки штатів у календар. Якщо ви спонсоруєте план, що покриває резидентів штатів із мандатом, поставте строки подання до штатів із січня по квітень на наступний рік у календар відповідності вже зараз, окремо від федеральних.
- Задайте постачальнику розрахунку зарплат пряме питання. «Чи подаєте ви копії щодо індивідуального мандата штату для CA, MA, NJ, RI та DC?» Отримайте відповідь письмово.
- Зберігайте документи про звільнення. Звільнення за труднощами та за недоступністю за ціною потребують документації. Підшийте її до записів податкового року, а не в шухляду.
Точні записи роблять усе це дешевшим. Премійні платежі, внески до HSA та будь-який сплачений штраф проходять через ваші записи, а чистий облік кількості працівників — це те, що доводить, ви вище чи нижче лінії у 50 працівників. Коли записи вже правильні, сезон мандатів — це вправа з подання, а не проєкт реконструкції.
Спростіть своє управління фінансами
Коли ви жонглюєте строками покриття, поданнями до штатів і паперами податкового сезону, ведення чітких фінансових записів тримає кожне зобов'язання видимим в одному місці. Beancount.io пропонує бухгалтерію у вигляді простого тексту, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у вигляді простого тексту.
