Ваш пакет про поновлення надійде за кілька тижнів, ваш брокер хоче рішень до жовтня, а цифри цього року змінилися сильніше, ніж за останнє десятиліття. Поріг доступності за Законом про доступну медичну допомогу (ACA) щойно підскочив до найвищого рівня за всю історію, кожен ліміт HSA та FSA змінився, і щонайменше п'ять федеральних повідомлень мають потрапити до рук працівників за конкретним графіком — одне з них до 15 жовтня. Якщо ви спонсоруєте груповий план медичного страхування, цей рік — саме той, коли відкрите зарахування слід проводити як проєкт із дотримання вимог, а не як паперовий ритуал.
Цей контрольний список розглядає, що змінилося для планових років, які починаються 1 січня 2026 року, які повідомлення ви повинні розповсюдити і коли, а також графік поновлення, який убереже малого роботодавця від проблем.
Що змінилося для структури плану на 2026 рік
Перш ніж братися до матеріалів зарахування, переконайтеся, що ваш план відображає нові ліміти, скориговані на інфляцію. Помилки в цих цифрах означають, що відрахування із зарплати, внески до HSA або розрахунки доступності побудовані на торішніх показниках.
Доступність за ACA сягає рекордних 9,96%
Якщо ви є великим роботодавцем, до якого застосовуються вимоги (ALE) — зазвичай 50 або більше працівників на повну ставку, включаючи еквіваленти повної зайнятості, у попередньому календарному році — ви повинні пропонувати доступне покриття з мінімальною цінністю працівникам на повну ставку та їхнім утриманцям, інакше вам загрожують потенційні штрафи. Покриття вважається доступним, коли обов'язковий внесок працівника за найдешевший план із мінімальною цінністю лише для себе не перевищує 9,5 відсотка доходу домогосподарства, з поправкою на інфляцію щороку.
Для планових років, що починаються у 2026 році, IRS встановила цей відсоток на рівні 9,96 відсотка, різко зрослий з 9,02 відсотка у 2025 році та найвищий за всю історію. На практиці це дає ALE більше простору: ви можете попросити працівників платити більше за страхові внески у 2026 році й усе одно пройти тест на доступність. Оскільки ви рідко знаєте фактичний дохід домогосподарства працівника, IRS пропонує три безпечні підстави — заробітна плата за формою W-2, ставка оплати праці та федеральна межа бідності — щоб перевірити доступність за даними, які у вас справді є.
Максимуми власних витрат зростають — і вбудований ліміт усе ще діє
На 2026 рік ACA обмежує загальні витрати застрахованої особи на основні медичні послуги сумою 10 600 доларів для покриття лише для себе та 21 200 доларів для сімейного покриття. Ліміт лише для себе застосовується до кожної застрахованої особи, навіть до тієї, хто зарахований до сімейного плану — тож якщо ваш сімейний максимум власних витрат перевищує 10 600 доларів, план повинен вбудувати індивідуальний ліміт не більше 10 600 доларів у сімейний рівень.
Плани медичного страхування з високою франшизою, які зберігають право на HSA, мають жорсткіші обмеження: 8 500 доларів лише для себе та 17 000 доларів сімейний на 2026 рік.
Ліміти HSA, HDHP та медичного FSA зростають
Показники на 2026 рік, підтверджені вказівками IRS:
- Внески до HSA: 4 400 доларів лише для себе (зростання на 100 доларів) і 8 750 доларів сімейний (зростання на 200 доларів). Додатковий внесок у 1 000 доларів для власників рахунків віком від 55 років встановлений законом і не змінюється.
- Мінімальні франшизи HDHP: 1 700 доларів лише для себе та 3 400 доларів сімейна.
- Зменшення зарплати через медичний FSA: 3 400 доларів, зростання з 3 300 доларів. Ваш план може встановити нижчу межу, але не може перевищувати цю.
Телемедицина в рамках HDHP назавжди безпечна для HSA
Правило часів пандемії, яке дозволяло планам із високою франшизою покривати телемедицину до франшизи без втрати права на HSA, втратило чинність, а потім отримало остаточне порятунок: Закон One Big Beautiful Bill Act тепер дозволяє HDHP відмовлятися від франшизи для телемедицини та іншої дистанційної допомоги безстроково, починаючи з планових років, що починаються у 2025 році. Це полегшення є необов'язковим — ви все ще можете проводити телемедицину через франшизу — але якщо ваш план його використовує, повідомте учасників через оновлений Опис плану (SPD) або Резюме суттєвих змін (SMM).
Ліміт HRA з виключеними пільгами: 2 200 доларів
Роботодавці будь-якого розміру можуть пропонувати HRA з виключеними пільгами (EBHRA) для відшкодування медичних витрат з власної кишені поряд із пропозицією традиційного плану. Максимальна сума, що знову стає доступною, зростає до 2 200 доларів для планових років 2026.
Два огляди структури, які пропускають малі роботодавці
По-перше, профілактична допомога: плани, що не мають статусу набутого права, повинні покривати нові рекомендовані профілактичні послуги без розподілу витрат, починаючи з планового року, який починається в або після першої річниці рекомендації. На 2026 рік це включає розширене покриття з першого долара, пов'язане з подальшою візуалізацією після мамографії та послугами супроводу пацієнтів для скринінгу раку молочної залози та шийки матки. Підтвердьте у своєї страхової компанії або стороннього адміністратора, що план відображає поточні рекомендації.
По-друге, надбавки за тютюн і винагороди за оздоровчі програми: правила недискримінації за HIPAA вимагають, щоб оздоровчі програми, обумовлені станом здоров'я, пропонували розумний альтернативний стандарт і розкривали його в кожному документі, що описує надбавку чи винагороду. Надбавки до страхових внесків за тютюн викликали хвилю колективних позовів, тож якщо ви стягуєте більше з курців, переконайтеся, що формулювання про альтернативний стандарт справді є у ваших матеріалах до початку зарахування.
Повідомлення, які ви повинні розповсюдити (і коли)
Відкрите зарахування — природний момент, щоб об'єднати щорічні розкриття. Деякі повинні бути надіслані під час зарахування; інші — щорічні повідомлення, які ви можете включити для зручності. Згрупуйте їх, і ви надішлете пошту один раз замість чотирьох.
Резюме пільг і покриття (SBC)
Кожен заявник і зарахований отримує SBC під час відкритого зарахування або поновлення, використовуючи федеральний шаблон. Для страхових планів SBC зазвичай готує страхова компанія, а ви його розповсюджуєте; для самозабезпечуваних планів адміністратор плану виконує обидві роботи. Переконайтеся, що SBC відповідає плану, який ви насправді пропонуєте — зміни пільг, які так і не потрапили до SBC, є класичною знахідкою під час аудиту.
Повідомлення про сумісне покриття Medicare Part D — до 15 жовтня
Якщо ваш план включає покриття рецептурних ліків, ви повинні щороку повідомляти учасників, які мають право на Medicare, чи є це покриття сумісним — принаймні таким самим, як стандартний Medicare Part D. Штрафу за пропозицію несумісного покриття немає, але особи, які пропускають Part D, перебуваючи під несумісним планом, можуть згодом мати постійно вищі страхові внески за Part D, тож їм потрібні факти.
Повідомлення надсилається під час зарахування, коли статус сумісності змінюється, на запит і щороку до 15 жовтня, коли починається щорічний період вибору Medicare. Зразки повідомлень англійською та іспанською доступні від Центрів Medicare та Medicaid. Більшість роботодавців вкладають це повідомлення до пакета відкритого зарахування; регулятори вважають, що це охоплює наступні 12 місяців, якщо покриття ліків суттєво не змінюється.
Щорічне повідомлення про допомогу з преміями CHIP
Якщо будь-який працівник проживає у штаті, який субсидує покриття роботодавця для малозабезпечених дітей і сімей через Medicaid або CHIP, ви повинні надіслати цим працівникам щорічне повідомлення про допомогу з преміями. Міністерство праці регулярно оновлює свій зразок повідомлення — візьміть поточну версію замість повторного використання торішнього файлу.
Повідомлення WHCRA — під час зарахування та щороку
Плани, що покривають мастектомію, повинні розкривати права учасників на пільги, пов'язані з реконструкцією, згідно із Законом про права жінок у сфері охорони здоров'я та раку (WHCRA), коли вони зараховуються, і раз на рік після цього. Відкрите зарахування — стандартний щорічний момент.
Повідомлення про конфіденційність за HIPAA — перевірте трирічний термін
Плани медичного страхування повинні надати новим зарахованим Повідомлення про практики конфіденційності під час зарахування та принаймні раз на три роки або повторно розповсюдити його, або повідомити учасників, що воно доступне і як отримати копію. Спонсори повністю застрахованих планів, які не обробляють захищену медичну інформацію для адміністрування плану, зазвичай залишають цей обов'язок страховій компанії — але якщо ваша команда торкається PHI поза зарахуванням і зведеними даними, обов'язок ваш. Якщо ви не впевнені, коли востаннє надсилали таке повідомлення, цей сезон зарахування — саме час.
Повідомлення про спеціальне зарахування та захист пацієнтів за HIPAA
Працівники, які мають право, повинні дізнатися про свої права на спеціальне зарахування за HIPAA під час або до зарахування — зазвичай через SPD або резюме пільг від страхової компанії. Якщо ваш план вимагає від учасників призначити первинного лікаря, ви також повинні розповсюдити повідомлення про захист пацієнтів за ACA (вільний вибір PCP, прямий доступ до акушера-гінеколога) щоразу, коли надсилається SPD або опис пільг.
Початкове повідомлення COBRA та SPD
Плани роботодавців із 20 або більше працівниками зобов'язані надати новим учасникам початкове повідомлення COBRA протягом 90 днів після початку покриття; воно може міститися в SPD. Сам SPD надається новим учасникам протягом 90 днів після початку покриття, має оновлюватися кожні п'ять років у разі внесення змін (кожні десять років, якщо змін ніколи не вносилося), і будь-яка зміна пільг на 2026 рік належить до оновленого SPD або SMM. Не проводьте відкрите зарахування з застарілим SPD і не обіцяйте оновити його пізніше.
Повідомлення ICHRA — за 90 днів до планового року
Відшкодовуєте працівникам покриття на індивідуальному ринку через HRA для індивідуального покриття? Працівники, які мають право, потребують повідомлення ICHRA — включно з тим, як ця домовленість взаємодіє з податковими кредитами на премії — принаймні за 90 днів до кожного планового року. Для планів з календарним роком це означає до 2 жовтня. Матеріали відкритого зарахування можуть містити його лише за умови, що вони надсилаються вчасно.
Повідомлення про оздоровчі програми
Оздоровчі програми, обумовлені станом здоров'я, потребують розкриття альтернативного стандарту за HIPAA в усіх матеріалах програми, а програми, що збирають інформацію про здоров'я або вимагають медичних оглядів, потребують повідомлення за ADA, яке пояснює, що збирається, хто це бачить і як це зберігається конфіденційним. Надайте обидва до того, як працівники передадуть дані про здоров'я або прийдуть на обстеження.
Графік поновлення, який слід почати зараз
Рухаючись у зворотному напрямку від планового року, що починається 1 січня, ось реалістичний календар для невеликої команди без виділеного персоналу з пільг:
- Середина вересня (зараз): Підтвердьте ліміти на 2026 рік у свого брокера або страхової компанії — відсоток доступності, максимуми власних витрат, межі HSA та FSA, суму EBHRA. Вирішіть, чи ваш HDHP відмовляється від франшизи для телемедицини. Візьміть поточні зразки повідомлень (CHIP, Part D, COBRA, WHCRA, ICHRA) замість переробки файлів.
- До 2 жовтня: Надішліть повідомлення ICHRA, якщо ви його пропонуєте — правило 90 днів для планів з календарним роком.
- До 15 жовтня: Розповсюдьте повідомлення про сумісне покриття Medicare Part D усім учасникам, які мають право на Medicare.
- Жовтень–листопад: Проведіть відкрите зарахування. Включіть SBC для кожного варіанта плану, повідомлення CHIP, повідомлення WHCRA, формулювання про спеціальне зарахування та захист пацієнтів за HIPAA, а також повідомлення про оздоровчі програми. Підтвердьте, що SPD або SMM відображає кожну зміну структури на 2026 рік.
- Грудень: Зафіксуйте зарплату на січень — нові розподіли премій, вибори FSA з обмеженням у 3 400 доларів, вибори HSA на рівні лімітів 2026 року. Внесіть до календаря дедлайн внесення поправок до пенсійного плану, наведений нижче.
- До 31 грудня 2026 року: Ухваліть письмові поправки, що приводять кваліфіковані пенсійні плани у відповідність до CARES Act, SECURE 1.0 та SECURE 2.0. Більшість планів з календарним роком мають цей жорсткий дедлайн згідно з вказівками IRS, і сезон відкритого зарахування — правильний час, щоб підтвердити у свого реєстроутримувача, що документи вже в черзі — а не виявити в грудні, що ніхто їх не склав.
Ще один пункт на кінець року для фінансового календаря: спонсори самозабезпечуваних планів повинні підтвердити, що порівняльний аналіз паритету психічного здоров'я щодо некількісних обмежень лікування є актуальним на 2026 рік. Остаточне правило 2024 року, яке посилювало ці аналізи, призупинено в частині застосування, але основний законодавчий обов'язок його вести — ні; попросіть у своєї страхової компанії або TPA письмове підтвердження.
Відстежуйте гроші за пільгами
Відповідність вимогам щодо пільг — це наполовину паперова робота, наполовину розрахунок зарплати. Безпечні підстави для доступності базуються на зарплаті за W-2 або ставках оплати праці, межі FSA та HSA обмежують відрахування до оподаткування, надбавки за тютюн змінюють премії за кожну виплату, а відшкодування за ICHRA потребують чіткого обґрунтування. Коли ці цифри живуть у розрізнених таблицях, січневий розрахунок зарплати стає археологічним проєктом — а неправильно закодоване відрахування до оподаткування може тихо порушити ліміт, про який ви щойно повідомили працівникам.
Зберігання відрахувань на пільги, внесків роботодавця та рахунків відшкодування в одному прозорому реєстрі робить рішення щодо відкритого зарахування перевіряними через місяці. Якщо ви хочете мати цей запис у простому тексті, який ви повністю контролюєте — з версіонуванням, пошуком і готовий для вашого бухгалтера чи аудитора — Beancount.io пропонує бухгалтерію на основі простого тексту, створену саме для цього. Вивчіть механіку в документації або дослідіть дашборди та звіти у Fava.
Тримайте свою бухгалтерію пільг готовою до аудиту
Завершуючи вибори на 2026 рік, ліміти внесків і пакети повідомлень, підтримання чітких фінансових записів — це те, що перетворює відповідне вимогам відкрите зарахування на таке, яке можна захистити. Beancount.io забезпечує бухгалтерію на основі простого тексту, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію на основі простого тексту.
