Ви найняли свого першого працівника, повісили вивіску "Відчинено" та налаштували зарплату. Але чи розмістили ви правильні плакати на стіні в кімнаті відпочинку? Якщо завтра до ваших дверей постукає інспектор, відсутні або застарілі плакати на робочому місці — це один із найшвидших способів перетворити звичайний візит на припис — і кожен федеральний плакат доступний безкоштовно від уряду.
Ось точно, які федеральні плакати ваш бізнес має розмістити, де отримати їх безкоштовно, як правила змінюються з кількістю працівників і що далі на рівні штату.
Чому плакати важливіші, ніж здаються
Федеральні трудові закони не лише встановлюють зарплати та правила безпеки. Більшість із них також вимагають, щоб ви інформували своїх працівників про їхні права — постійно, у помітному місці, де працівники можуть легко побачити повідомлення. Саме це роблять плакати.
Відсутній плакат рідко стає самостійною причиною для перевірки. Але інспектори регулярно перевіряють стіни під час аудитів оплати праці та робочого часу, перевірок безпеки та розслідувань дискримінації. Гола стіна сигналізує, що дотримання вимог не у вашому фокусі, а деякі порушення несуть власні штрафи окрім усього іншого, що виявить візит. Хороша новина: це виправлення коштує вам лише принтера та двадцяти хвилин.
Федеральні плакати, які потрібні майже кожному роботодавцю
Три плакати стосуються практично кожного приватного роботодавця, незалежно від розміру. Почніть із цього.
Плакат про мінімальну заробітну плату згідно із Законом про справедливі трудові стандарти (FLSA)
Кожен роботодавець із працівниками, на яких поширюються положення про федеральну мінімальну зарплату, понаднормову роботу або перерви, має розмістити повідомлення FLSA у помітному місці в кожному закладі, щоб працівники могли його легко прочитати. На практиці це означає практично кожен бізнес із працівниками.
Плакат пояснює федеральну мінімальну зарплату, оплату понаднормової роботи в полуторному розмірі після 40 годин, обмеження для молоді, перерви для годування груддю та як подати скаргу. Вимог до розміру немає, але працівники повинні фактично мати змогу його прочитати — роздруківка на аркуші формату letter на дошці оголошень у кімнаті відпочинку підходить; плакат, захований за засобами для прибирання, — ні.
Отримайте його безкоштовно від Відділу заробітної плати та робочого часу Міністерства праці, який визначає точний вміст. Лише офіційний текст задовольняє вимогу.
OSHA: Безпека та здоров'я на роботі — це закон
Усі роботодавці, на яких поширюється Закон про безпеку та гігієну праці, мають розмістити плакат OSHA (Публікація 3165), що інформує працівників про їхнє право на безпечне робоче місце та як подати скаргу. Він розміщується в кожному закладі, де зазвичай розміщуються повідомлення для працівників, і його не можна змінювати, псувати або закривати іншими матеріалами.
Власники часто помиляються у двох речах. По-перше, вам не потрібно замінювати старі версії — попередні видання плаката все ще задовольняють вимогу. По-друге, ніколи не платіть стороннім постачальникам за цей плакат. Він безкоштовний від OSHA, яка прямо це зазначає, оскільки шахрайські схеми продажу плакатів, спрямовані на малий бізнес, є постійною проблемою. Завантажте його з сайту OSHA або замовте безкоштовну копію, зателефонувавши за номером 1-800-321-6742.
Роботодавці в штатах із власними затвердженими планами безпеки можуть розміщувати еквівалент штату замість федеральної версії.
Плакат Закону про захист працівників від поліграфів (EPPA)
Кожен роботодавець, на якого поширюється EPPA, має розмістити та постійно підтримувати повідомлення, що пояснює обмеження Закону щодо тестування на детекторі брехні. Вимог до розміру немає. Обов'язковим є англомовний плакат; розміщення іспанської версії є необов'язковим, але розумним, якщо частина ваших працівників читає іспанською краще, ніж англійською.
Мало хто з малих бізнесів коли-небудь проводить поліграф, але обов'язок розміщення діє незалежно. Це плакат, який найчастіше відсутній на інших повних стінах — перевірте свій.
Плакати, які залежать від кількості ваших працівників
Коли ваша команда зростає, додаткові повідомлення набирають чинності на певних порогах. Знайте ці тригери, перш ніж перетнути їх.
Плакат EEO "Знай свої права" (15 або більше працівників)
Роботодавці з 15 або більше працівниками мають розмістити повідомлення Комісії з рівних можливостей працевлаштування "Знай свої права: дискримінація на робочому місці є незаконною" у помітному місці, де зазвичай розміщуються повідомлення для кандидатів та працівників. Воно узагальнює федеральні закони проти дискримінації за расою, кольором шкіри, статтю, національним походженням, релігією, віком, рівною оплатою праці, інвалідністю та генетичною інформацією, а також пояснює, як подати скаргу.
Зверніть увагу на деталі, які часто викликають труднощі:
- Кількість включає працівників із неповною зайнятістю та тимчасових працівників у більшості випадків — рахуйте людей, а не еквіваленти повної зайнятості.
- Поточний плакат "Знай свої права" замінив старіший плакат "EEO — це закон". EEOC очікує, що роботодавці замінять його протягом розумного часу, тож якщо на вашій стіні все ще стара версія, оновіть її зараз.
- Плакат зазначає, що дискримінація за статтю включає стани, пов'язані з вагітністю, сексуальну орієнтацію та гендерну ідентичність, а домагання є забороненою формою дискримінації.
- Якщо у вас є віддалені працівники, EEOC рекомендує розміщувати повідомлення в електронному вигляді, де вони його побачать.
Плакат Закону про сімейні та медичні відпустки (50 або більше працівників)
Приватні роботодавці з 50 або більше працівниками мають розмістити плакат FMLA, підготовлений DOL (WH 1420), що узагальнює права працівників на відпустку та процес подання скарг. Плакат має бути в кожному місці — навіть у місцях без поточних відповідних працівників.
Плакат востаннє переглядали у квітні 2023 року, переформатувавши його у зручніший формат запитань і відповідей, але версії від квітня 2016 та лютого 2013 років все ще виконують вимогу розміщення. Якщо ви нещодавно перетнули межу в 50 працівників, це плакат, який варто додати першим.
Повідомлення про права USERRA (усі роботодавці)
Федеральний закон вимагає від кожного роботодавця — без мінімальної кількості працівників — повідомляти працівників про їхні права та обов'язки згідно із Законом про права на зайнятість і повторне працевлаштування військовослужбовців, який захищає цивільні робочі місця військовослужбовців, призваних на службу. Ви можете виконати вимогу, розмістивши офіційне повідомлення, підготовлене VETS, у місці, де ви зазвичай розміщуєте повідомлення для працівників.
Оскільки порогу за розміром немає, новим роботодавцям навіть з одним найманим працівником цей плакат потрібен з першого дня.
Де їх розміщувати (а що з віддаленими працівниками?)
Стандарт — це варіація "помітне", "видне" або "місце, де зазвичай розміщуються повідомлення для працівників". На практиці:
- Розмістіть усі федеральні плакати разом в одному місці з високим трафіком: кімната відпочинку, біля табельного годинника або біля входу, яким користуються працівники.
- Розмістіть у кожному фізичному місці, а не лише в головному офісі.
- Ніколи не закривайте, не псуйте та не накладайте інші папери поверх них.
- Для віддалених і гібридних команд інструкції DOL проводять межу: якщо всі працюють віддалено, електронне розміщення може виконати обов'язки постійного розміщення, за умови, що кожен працівник може легко отримати доступ до повідомлень без запиту спеціальних дозволів — і ви маєте активно повідомити людям, де їх знайти. Якщо лише деякі працівники віддалені, залиште фізичну стіну для офісного персоналу та додайте електронний доступ для телепрацівників. Інтранет-сторінка, спільна папка, яку кожен може відкрити, або доставка через вашу HR-систему — усе це працює.
Безкоштовне краще за платне: де отримати кожен плакат
Кожен федеральний плакат безкоштовний. Консультант із плакатів elaws Міністерства праці проведе вас через короткий опитувальник про ваш бізнес і точно скаже, які плакати до вас застосовуються, з посиланнями для завантаження кожного англійською та іншими мовами. Ви також можете замовити друкований пакет плакатів DOL, що охоплює повідомлення FLSA, FMLA, OSHA, EEO та EPPA.
Державні офіси з праці публікують власні обов'язкові плакати так само, зазвичай як безкоштовні завантаження. Національний "все-в-одному" плакат від приватного постачальника може бути зручним для роботодавців у кількох штатах, але він ніколи не є юридично обов'язковим — і оскільки вимоги до плакатів змінюються, ламінований "все-в-одному" застаріває, тоді як безкоштовні урядові PDF-файли залишаються актуальними. Якщо ви купуєте такий, перевіряйте його щороку.
Не зупиняйтеся на федеральному рівні: плакати штату, які будуть далі
Федеральні плакати — це лише половина стіни. Майже кожен штат вимагає власних повідомлень, зазвичай серед них:
- Мінімальна заробітна плата штату та правила понаднормової роботи
- Компенсація працівникам і як повідомити про травму
- Допомога з безробіття та як її отримати
- Повідомлення штату про антидискримінацію та справедливу зайнятість
- Повідомлення про оплачувану лікарняну, сімейну відпустку або адаптацію для вагітних, де штат їх надає
- Повідомлення про день виплати та прозорість зарплати в штатах, які цього вимагають
Деякі штати об'єднують це в єдиний комбінований плакат; інші видають кілька. Сайт офісу праці вашого штату перераховує точно, що застосовується, а багато штатів тепер публікують інструкції щодо повідомлення віддалених працівників електронною поштою або веб-сторінкою. Якщо ви працюєте в кількох штатах, кожне місце дотримується власних правил штату.
Галузеві повідомлення можуть діяти додатково: федеральні підрядники мають додаткові розміщення, сільськогосподарські роботодавці мають розміщувати захист прав мігрантів, а підприємства з державними контрактами стикаються з повідомленнями Закону Девіса-Бекона та Закону про контракти на послуги.
20-хвилинна процедура дотримання вимог
Ставтеся до своєї стіни з плакатами, як до детектора диму — перевіряйте її за графіком, а не коли щось уже горить:
- Сьогодні: порівняйте свою стіну з результатами Консультанта з плакатів DOL для вашого бізнесу. Роздрукуйте та повісьте все, чого бракує.
- Кожного разу, коли ви наймаєте понад поріг: перевірте ще раз. Перетин 15 працівників додає плакат EEO; перетин 50 додає FMLA.
- Кожного разу, коли відкриваєте локацію або штат змінює закони: оновіть плакати штату для цієї локації.
- Раз на рік: переконайтеся, що кожен плакат актуальний, читабельний і не закритий. Прив'яжіть це до того, що ви вже робите щороку, наприклад, до продовження бізнес-ліцензії або звітності за рік.
- Коли додаєте віддалених працівників: підтвердіть, що вони мають електронний доступ і знають, де його знайти.
Ведіть простий журнал — назва плаката, дата версії, місце розміщення, дата перевірки. Якщо інспектор колись запитає, цей журнал показує звичку до дотримання вимог, а не метушню постфактум.
Тримайте свої записи щодо дотримання вимог організованими
Дотримання вимог щодо плакатів — це один невеликий куточок ведення записів, яке приходить із наявністю працівників: платіжні записи, які підтверджують ваші обіцянки на плакаті FLSA, журнали травм за вашим плакатом OSHA, документація про відпустки за вашим повідомленням FMLA. Коли ці записи зберігаються в розкиданих електронних таблицях і коробках навіть простий аудит стає болісним.
Саме тут дисципліноване бухгалтерське ведення окупається. Відстеження трудових витрат, страхових внесків компенсації працівникам, зобов'язань за відпустки та витрат, пов'язаних із безпекою, у чистих контрольованих рахунках означає, що ви можете відповісти на запитання інспектора цифрами, а не здогадками. Beancount.io пропонує бухгалтерію у відкритому текстовому форматі, яка є прозорою, з версійним контролем і готовою для ШІ — вся ваша фінансова історія у файлах, якими ви володієте. Вивчіть робочий процес у документації або дослідіть панель Fava для візуального огляду. Почніть безкоштовно і створіть паперовий слід, перш ніж він вам знадобиться.
